《物业管理公司档案管理实施细则（试行稿）（DOC50）.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物业管理公司档案管理实施细则（试行稿）（DOC50）.doc（75页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、物业管理公司档案管理实施细则（试行稿）目 录第一章 总 则 . 1第二章 档案管理体系与管理职责 . 1第三章 档案管理范围 . 6第四章 档案的归档 . 8第五章 档案的整理立房地产E网 企管智库 范文汇 论文汇 卷 . 13第六章 档案的保管 . 20第七章 档案的移交 . 23第八章 档案的借阅和利用 . 25第九章 档案的鉴定与销毁 . 30第十章 档案的信息化管理 . 31第十一章 档案归档范围及编码调整更新 . 34第十二章 附 则 . 341第一章 总 则第一条 为规范公司档案工作，加强公司档案的管理，有效保护和利用档案，实现公司档案管理的标准化和规范化。根据中华人民共和国档案法
2、、国家相关法律、法规、标准及行政管理办法，结合公司实际情况，制定本实施细则。第二条 本细则所针对的档案是公司在日常经营活动中直接形成的各种具有保存、参考、备查、利用价值的文字、照片、录音、录像、光盘等以不同种形式、不同内容留存的原始记录性资料。第三条 本细则适用于集团总部及下属全资、控股子公司。第二章 档案管理体系与管理职责第四条 档案管理体系及档案管理机构职责一、档案管理体系及总体职责（一）档案管理遵循集团统一领导、各地区分散的管理原则。具体详见如下“档案管理组织架构图”2（二）各公司总经理为本公司档案管理的第一责任人，负责本公司档案管理工作；各级管线负责人为本管线专业档案的第一责任人，负责
3、本单位档案管理工作；各专业部门资料员为本部门档案管理执行人（即档案管理员）；各部门经办人为档案归档直接责任人。（三）如因归档不及时或保管不当造成档案资料丢失、损毁、泄密等情况，档案经办人员、保管人员及相关管线负责人均需承担相应责任；重要档案丢失的，公司总经理需承担主要责任。公司将依据奖惩制度对相关责任人作出处罚并追究由此而造成的经济及法律责任。若给公司造成经济损失的，无论在职与否，公司将对其追究经济及法律责任。3二、档案管理机构设置及管理职责（一）档案管理组织机构设置1、集团人力资源管线是档案管理的主责部门，负责所属单位的档案管理工作。2、集团总部人力资源管理中心职责：（1）负责制订档案管理的
4、制度和标准；（2）制定和完善各管线档案目录库；（3）具体负责集团总部的日常档案管理工作；（4）对全集团档案管理工作进行指导和检查；（5）组织跨地区的档案管理员业务知识交流与培训；（6）协调、处理跨集团、跨地区的档案借阅事宜。3、集团总部各中心职责：（1）配合集团人力资源管理中心制定和完善本管线目录库；（2）负责监督指导下级单位本管线的业务档案管理工作。4、各地区公司、专业公司人力行政部门职责：（1）负责本公司的档案管理工作；（2）对本公司各中心及所属项目/分公司档案管理工作进行指导和检查；（3）组织本公司档案管理人员业务培训。45、项目公司行政部职责：负责本项目的档案管理工作。（二）档案管理实
5、施、保管机构设置1、档案保管的三个阶段：（1） 第一阶段是在本中心/部门、项目保管：档案产生时，第一时间交本中心/部门、项目资料员保管，并将档案进行初步整理，确保档案不流失。（2） 第二阶段是在档案室保管：各中心、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本地区公司档案。（3） 第三阶段是在集团档案馆保管：当档案已不需要随时利用原件时，各档案室/资料室应将此部分档案移交到集团档案馆集中管理，确保历史档案的完整，同时为集团档案的编研提供保障。2、集团总部分别设立档案室和集团档案馆；地区公司设立档案室。3、距离地区公司较远的项目公司，经公司领导审批，可授权
6、在项目行政部设置档案室。项目结束后将档案整体移交地区公司档案室。4、各中心、各项目，专业公司各部门根据保管档案的需要可设置资料室。（三）档案管理人员配备1. 档案室和档案馆配置具备专业知识的专职档案管理人员。2. 集团各中心/部门、项目配备兼职档案员即资料员，工程管线资料员应持证上岗。5（四） 档案管理人员及经办人员职责1. 专职档案管理员（1） 熟悉公司业务及归档范围，督促所辖各中心、项目及时归档。（2） 负责对各中心、项目移交的档案进行接收、检查，确定档案组卷正确、档案齐全完整、档案管理系统著录与档案实体一一对应、档号及页码编写无误后归档。（3） 提供档案利用服务，并对库藏资源进行开发利用
7、，编写大事记与专题。（4） 对档案目录库进行补充和完善。（5） 对库藏档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。（6） 对重要档案进行整理立卷。（7） 定期到项目、中心检查和指导档案管理工作。（8） 组织开展档案管理工作培训与各地区公司间的档案交流。（9） 应熟练操作档案管理系统，并组织档案系统培训，积极提供网络化档案利用服务，提高公司整体档案工作水平。（10） 根据档案系统利用情况，提出功能需求，配合信息办对系统的功能进行更新和完善。2.兼职档案管理员（1） 督促本中心/项目/小区经办人员将办理完毕的档案及时归档。6（2） 全面熟悉本中心/本项目/本小区的具体业务流程及档案的归档范围、立卷标准
8、。（3） 根据本中心/项目/小区工作进展及时督促经办人对档案进行归档，负责本中心/项目/小区档案的整理立卷和临时保管。（4） 地产板块的兼职档案管理员还需根据档案归档期限标准，及时将档案移交到地区/集团档案室。经专职档案管理员检查不符合归档要求的应针对修改意见及时进行修改，直至符合要求。（5） 监督、指导下属公司同职能部门的档案管理工作。（6） 应熟练操作档案管理系统，及时在档案系统著录整理好的文件目录。3.经办人员职责（1） 经办人员应及时将办理完毕的档案进行归档，不得私自留存；（2） 在档案归档前做好档案的保管工作，不得故意损毁；（3） 对于不及时归档、私自留存档案及故意损毁情况将给予绩效
9、扣分，视情节轻重可追究其法律责任。第三章 档案管理范围第五条 档案管理范围凡是公司在生产经营过程中取得或形成的、具有查考利用价值的证照、文件、内部资料、电话记录、会议记录、会议文件，编印的出版物原稿（附印本）以及编制的图表、簿册，照片、录像带、电子文档、光盘、奖杯、奖状类实物档案及各业务系统生成的数据等，均需7立卷归档保存。需作为档案保存的文件包括但不限于以下各种载体的文件资料：（一）行政文档：公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类文件(包括各类公文、公司大事记、年终工作总结、年度工作计划等)。（二）企业注册登记文件：工商注册和变更登记文件、营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证
10、、商标注册证、章程、决议、股权合同、核准文件等。（三）合同文件：公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类经济合同（包括项目各类合同、综合合同等）。（四）声像档案：凡是集团本部及各下属公司在实际工作中形成的具有查考利用价值的，反映公司经营管理活动等的照片、底片、录音带、录像带、影片等声像材料。（五）实物类：奖牌、奖杯、锦旗、捐赠牌匾、荣誉证书、名人字画及其他贵重物品。（六）电子文件：公司各部门在信息化办公环境中生成的文本、图形、图像等类型电子文件、个人工作电脑中的重要电子文件。8（七）项目生产经营文件：1. 地产项目经营类：前期开发报建资料、工程勘探、测量资料、预算、结算文件、设计文件、招投
11、标文件、施工文件、竣工文件、保修终结资料、销售策划管理资料等；2. 物业经营类：物业与经营类、基础管理类、房屋管理与维修养护类、共用设施设备管理类、保安、消防、车辆管理类、环境卫生管理、精神文明建设类、绿化管理、效益管理类等；3. 酒店经营业务类：客房类、餐饮类、会所类等。（八）财务类文件：会计凭证、账簿、报表及其他文件。（九）人事类文件：招聘规划、薪酬福利、绩效考核、员工关系等文件资料。（十）审计文件：内部审计资料、必须上报监事会、审计部备案的文件资料等。第四章 档案的归档第六条 归档时间规定（一）地产类归档时间规定1. 凡属归档范围的纸质文件，原则上经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将
12、原件交由本部门资料员归档。2. 一般行政文档、标准库类文件，由本部门资料员整理立卷后次年三月前将档案移交档案室保管，如当年形成档案较多，可缩短移交时间，在当年分批分次进行移交。3. 企业注册登记文件、开发报建资料、无形资产文件，经办人员须在取得证照、资料后五个工作日内送本公司档案室归档保存；档9案员在收到上述重要资料后，一个工作日内整理完并录入档案管理系统。4. 合同类文件由经办人办理完毕后一个工作日内移交法律室资料员，由法律室资料员统一每周移交档案室，档案室负责整理立卷。5. 重要活动的声像档案和实物档案都须在五个工作日内归到档案室，由档案室整理立卷，归档时都必须附有文字说明，相关后期制作资
13、料，原则上在一个月内归档。6. 专业管线的声像档案和实物档案由本中心资料员整理立卷，于次年三月前移交档案室。7. 电子文件归档：员工个人工作中形成的重要电子文档每年12 月进行一次整理。各中心/部门指定专人负责收集、整理工作，并于次年一月份刻录成光盘后交所属公司档案室归档。8. 各项目公司的工程档案整理立卷后于项目期区工程竣工后三个月内向所属地区公司档案室移交。项目营销、项目工程管理、监理工程管理及项目行政文档则在项目结案后三个月内移交地区公司档案室。9.财务类文件归档时间（1）财务档案中的会计凭证、报表、账簿等国家规定的会计档案，由于利用频率高且数量庞大，由财务资料员整理立卷后存放在财务部门
14、的资料室；（2）融资类、税务类等非国家规定的会计档案类型，需由资料员整理立卷后归档到档案室集中保管，次年三月前移交档案室。（3）财务证照在办理完毕后五个工作日内向档案室归档，由档10案室整理立卷。10. 人力类文件归档时间（1）人力部门中员工人事档案由于涉密且本部门利用频繁，由资料员整理立卷后存放在人力中心的资料室；（2）其余招聘类、培训类、绩效考核、人员编制等类型档案需由资料员整理立卷后归档到档案室集中保管，次年三月前移交档案室。（二）酒店、物业、设计公司等专业公司归档时间规定酒店、物业、设计公司的档案原则上要求集中管理，如目前尚未设立档案室的，可暂时采取分散在部门保管的模式，但最终需集中保
15、管。酒店、物业、设计公司各部门文件经办人需将办理完毕的文件在一个工作日内归档到部门资料员处。由部门资料员将档案整理立卷和临时保管。物业公司各小区的档案采取在小区集中保管的模式，各经办人需将办理完毕的文件在一个工作日内归档到小区资料员处。由小区资料员将档案整理立卷和集中保管。（三）违反归档时间规定的处罚条款1. 不及时、完整地将重要文件归档，逾期1 个月以上的，对相关经办人处以100-200 元的罚款；2. 重要文件因未及时归档，导致文件遗失或损坏，给公司造成损失的，将给相关经办人处以记大过处分，并处以1000 元的罚款。第八条 归档文件质量要求11（一）归档文件必须是办理完毕的正式文件，尚未办
16、理完毕的文件不能归档立卷。（二）归档文件应完整、齐全。1. 文件需把领导审批页、正文、底稿、附件放在一起装订。（1）正本与定稿装订在一起，正本在前，定稿在后；（2）正文与附件装订在一起，正文在前，附件在后；（3）原件与复制件装订在一起，原件在前，复制件在后；（4）转发件与被转发件装订在一起，转发件在前，被转发件在后；（5）来文与复文作为一件时，应装订在一起，复文在前，来文在后。2. 合同需包含合同正本、合同会签（审）表、会审稿及合同附件。3. 招标资料按照招标资料目录归档齐全。4. 结算资料按照结算书目录将结算资料归档齐全。5. 竣工档案需成套归档；总包单位向甲方移交施工资料、竣工图，需同时移
17、交施工资料和竣工图的案卷目录、卷内文件目录及相应的卷内文件电子版。6. 纸板档案如有扫描件或电子版，归档时应将扫描件或电子文件一并移交到档案室。7.图纸类电子文件向档案室移交时，应刻录成光盘，用光盘笔在光盘上填写本张光盘的项目名称、档号、图纸分类、图纸名称、日期，12并由项目建筑师签字确认此版图与下发的纸版图纸内容及版本完全一致。光盘内附图纸的案卷目录及卷内文件目录。（三）归档的文件材料应真实可靠，原则上档案室保存原件，一般不用复印件代替原件存档，因故无原件的可归文件材料的复印件。（四）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（五）归档文件材料的载体和字迹应
18、符合耐久性要求。归档材料的文字须是铅印、胶印、或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。（六）易褪色的材料如热感纸传真文件，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。（七）案卷整理的幅面应以A4 纸为准，小于A4 幅面的粘贴在A4 幅面的纸上并留出左侧装订线；材料过宽应按A4 的幅面折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件。（八）文件材料归档后不得更改。严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。需进行装订的文件，应采用不锈钢钉装订，避免文件生锈。（九）对于归档的纸质档案同时检查扫描文件的格式，通常为TIFF、JPEG、PDF、等几种格式。要求扫描件的字迹清晰、幅面标准、命名规范。（十）归档光盘的要求：1. 对于归档的光盘需检
19、查外观是否有划痕，光盘里存储的文件是否全部能打开，影音资料是否全部能播放。2. 归档的光盘需附说明，该说明包括存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性与准确性等。133. 归档的光盘需附存储文件的案卷目录及卷内文件目录。4. 要求用于存储的光盘质量好，容量大（4.7G 左右），能支持无限次的读取。第八条 档案归档手续办理规定1.档案室收到归档文件后，应对材料进行审核，以符合规范的标准要求，如达不到规范标准，应给予退回，要求归档部门进行完善后归档。2. 对符合要求的归档文件移交时须履行手续，填写移交清单，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方要签名。3. 移交清单
20、由归档部门与档案室各自存档，档案室对归档文件进行登记。具体参见（附件6-8：归档文件登记表）第五章 档案的整理立卷第九条档案的分类（一）大生产管线建立三级档案库（标准库、项目生产库、行政文档库）。1. 标准库档案：指公司各管线业务的标准文件，包括制度、标准图、合同范本等。2. 项目生产库档案：指公司各管线针对项目生产的主营业务生成的档案，包括设计图纸、施工图纸、项目证照、项目技术文件、项目合同、竣工档案、招标资料、预算与结算资料、项目营销资料、房屋买卖合同等。143. 行政文档库档案：指公司各管线形成的行政文书类档案，包括公文发文、来文处理、会议纪要、工作台帐等。（二）其他业务管线根据业务需求
21、建立档案标准目录库框架。（三）物业公司、酒店公司、设计公司根据本公司的业务建立档案标准目录库。以上档案分类详见附件2：各管线档案标准目录库第十条 档案的立卷（一）立卷原则：1. 及时对归档的文件进行立卷处理，切忌拖拉积压。2. 行政文档、实物档案、非项目合同文件以及非项目声像资料按年度立卷。3. 企业注册登记文件按注册公司立卷；酒店证照按酒店公司名立卷。4. 项目档案立卷：（1）原则上项目档案不按年度立卷；（2）项目的内部管理工程文件、项目合同文件按项目立卷；（3）主体施工资料、竣工图纸按各地城市建设档案馆要求按楼栋立卷；（4）园林、市政等无法清晰划分楼栋的按项目立卷；（5）物业集团的项目库档
22、案按小区立卷5. 人事档案的立卷：15（1）员工关系档案按“人”立卷，即以员工个人为单位立卷。（2）招聘、培训、考核等非员工关系档案，按年度立卷。6. 财务会计档案：根据国家档案局及财政局联合下发的会计档案管理办法的有关规定，结合公司的管理实际，财务会计档案按注册公司/项目或按年度立卷。审计文件的立卷参照财务会计档案。（二）立卷年度的确定：文件按年度立卷的，必须正确区分文件的所属年度，对于跨年度进行的，或立卷年份和内容针对年份不完全一致的,应具体分析后确定放在哪一年度立卷。具体如下：1. 一般文件放在文件的成文年度立卷。如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。2
23、. 年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针对性很强的文件，一般放在针对的年度立卷。3. 跨年度的或多年计划，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年度立卷。4. 经过跨年度办理完毕的文件，可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷。5. 为某项工作或某次会议收集的有关材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷，而应放在使用的年度。（三）档案编号1、档号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，不得重复。档案的档号一般用铅笔编写在每份文件首页上方空白处。遵照集团档16案管理办法的统一规定，档号结构为：全宗号类别号案卷号件号。示例如下：档案编号示例（以设计管线行政文档库为例）：JT01
24、2011SJWD010011件号（第1 件）案卷号（第1 卷 收文台帐）管线年度分类号（设计管线 2011 年 行政文档库 文件管理）（不按年度组卷的此处不写年度）全宗号（集团）档号的编制方法详见附件1：档号编制规则。2、集团对各级公司设立了统一的全宗代码、注册公司代码及项目代码，不宜随意修改。如有新增公司及项目，应在集团给定的代码后顺延编号，并报集团备案，以免混淆。具体参见（附件1：全宗代码一览表公司、项目代码一览表）（四）案卷、档案盒封面的编制案卷封面（参见附4-2：档案案卷封面）主要应填写案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。1. 案卷题名：指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定
25、的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、地理位置、文件名称等。一般由立卷人自拟，要求简明、准确揭示卷内文件的内容；2. 编制单位：编制本案卷的直接作者单位；3. 保管期限：指国家规定的档案保管期限（永久、长期、短期）；（1）永久是指反映公司重大发展历程、重大决策、具备永久凭证与参考价值的档案；（2）长期是指在较长一段时间内具备凭证、参考价值，反映公17司经营历程的档案；（3）短期是公司一般性、事务性的文件，在短期内有一定历史价值的档案。4. 密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级。包括普通级、秘密级、机密级。（1）普通级，是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成
26、损害；（2）秘密级是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使公司权益遭受损害；（3）机密是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到严重的损害。（五）案卷目录的编写案卷目录主要应填写全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、卷内文件、起止时间、页数、保管期限、备注等。具体参见附件4-3：档案案卷目录；在档案系统中对档案对应字段进行著录后，可由系统自动生成卷内目录1. 全宗号：集团档案室指定给立档单位的编号。2. 分类号：档案分类的编码或顺序号。3. 案卷号：目录内案卷的顺序流水编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。4. 案卷题名：同案卷封面上的案卷题名。5. 卷内文件起止时间：指卷内文件材料中最早和最晚形
27、成时间，按照八位数字格式填写日期。如：20010111-20011211，这个著录事18项表明该案卷内最早形成的出版文件材料为2001 年01 月11 日，最晚形成的出版文件材料为2001 年12 月11 日。6. 页数：卷内文件材料的实际页数。7. 保管期限：案卷的保管时限。8. 备注：案卷需要说明的事项。（六）案卷、档案盒脊背的编制案卷脊背：应标注全宗号、年度、保管期限、类别、卷号、起止件号、盒号。（参见附件4-4：案卷脊背）1. 项目/注册公司：项目档案、财务档案、注册档案等分项目或分注册公司保管的档案填写相应的单位名称。2. 全宗号：案卷所属全宗的全宗编号，由集团人力与行政中心编写；3
28、. 管线：生成档案的管线；4. 年度：案卷所属年度（不按年度组卷的档案此处不填年度）；5. 保管期限：该案卷的保管期限；6. 类别：案卷的类别或类别号；7. 卷号：案卷的顺序流水编号；8. 起止件号：案卷内文件的件号；9. 盒号：同一案卷内档案装盒的盒号。（七）卷内文件目录的编制卷内目录包括卷内顺序号、文件编号、责任者、题名、日期、页次及备注。（参见附件4-5：卷内文件目录；在档案系统中对档案19对应字段进行著录后，可由系统自动生成卷内目录，不需自行设置表格编写）1. 盒内顺序号：盒内文件的顺序号，应用阿拉伯数字从l 起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；2. 文件编号：是指文件本身的编号
29、或图号；3. 责任者：应填写文件的形成单位或制发机关、署名者、主要责任者；4. 题名：即公文标题。一般应照实抄录。没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名，。5. 日期：应填写文件形成日期，按照八位数字格式填写日期，如20100909；6. 页数：应填写每份文件页数；7. 备注：应填写文件所要说明的情况时填写。（八）卷内备考表的编制卷内备考表(参见附件4-6：卷内备考表)要说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明卷内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见；（示例：文字材料20 件，100 页，照片10 张，附图1 张）1. 立卷人：由组成
30、本卷的责任者签名；2. 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名；3. 立卷时间：指立卷人完成立卷的时间；204. 检查时间：指检查人检查案卷的时间。第六章 档案的保管第十一条 档案的载体与装具（一）档案载体分为纸质、实物、光盘、系统档案（由集团信息化系统产生的档案）等。（二）为保证档案实体的长期保管，各级单位必须设立专门档案室，档案应放置在专门的档案柜或密集架进行管理，如业务部门不具备条件，也应相对独立安全的空间，并存放在装有锁具的专用柜内。（三）纸质档案应采用专门牛皮纸档案盒管理：1. 标准规格为外表尺寸310mm 高x220mm 宽，卷盒厚度尺寸一般为50mm、30mm 两种（特殊档案可
31、制定专门的装具）；2. 日常借阅利用较为频繁的证照类档案，为便于取用，可临时放在抽屉柜的挂捞上保管。（四）单片光盘应装入光盘盒，竖立存放，且避免挤压，如具备条件应放在专用的光盘柜或防磁柜中。（五）数据档案应由数据管理部门统一保管硬盘，并做相应备份处理后，保管在防磁柜中。第十二条 电子档案保管归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：（一） 电子档案应采用稳定安全的数据库进行保管，对于重要的电子档案应定期分专题刻录光盘。光盘的管理应注意防磁和定期复制，并作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。21（二）档案室应对电子文件的载体进行检查，每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情
32、况进行一次检查登记。（三）设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3 年。（四）保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。（五）随着系统设备更新或系统扩充，应由信息部门对归档电子文件进行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表（见附件6-7）。第十三条 档案柜（架）管理（一）档案柜排列与编号1. 档案柜（架）都要统一编号，编号应按档案柜（架）的排列顺序从外到里的顺次编号；2. 普通文件柜编号的组成为柜号+层号/抽屉号，以自然数编号，例如第1 号柜的第4 层，编号为“14 柜”。密集架编号组成
33、为柜号+列号+层号，例如第1 号柜的第1 列第4 层，编号为“11-4 柜”（密集架两面均需编写柜号）。（二）档案柜（架）中的每层/抽屉都要贴指示标签，以指示所存资料的内容；需编制档案存放地点索引，在档案存放位置表注明各柜号中所存档案内容，以便快速取放档案。（三）档案柜（架）的排列，要避开强烈光线直射，同时还要注意勿使档案架、柜的排列有碍通风。第十四条 库房管理22（一）档案室必须做好防火、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防盗、防震工作。（二）防火：1. 要求档案装具、电器及其线路须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火设备；2. 为尽量减少档案在灭火过程中受到损害，灭火器材宜选用二氧化
34、碳灭火剂，在条件允许的情况下应安装防火报警器和自动灭火装置。（三）防水、防潮、防高温：1. 档案室内及附近不能有水源；2. 档案室温度应控制在14-24之间，相对湿度控制在45%-60%之间；3. 电子文件的环境温度选定范围： 1720；相对湿度选定范围：35%45%；4. 档案管理员应对库房温湿度进行登记，定期除湿、除潮。（四）防光：1. 窗户配置不透光的窗帘，尽量遮蔽户外阳光中的紫外线照射；2. 档案库房宜安装白炽灯，尽量不要安装日光灯，防止光照对纸质档案的损害。（五）防尘、防虫：1. 档案管理人员应随时擦试档案柜，维护档案清洁。2. 可根据实际情况对档案室定期除虫。23（六）档案不得擅自
35、带离办公场所，档案在库房外被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，一般不超过半小时，应及时放入库房或专用的档案柜中锁好。（七）进出档案室时随手锁门、关灯、关窗；严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不允许在档案室逗留。（八）档案库房盘点1. 档案员每年需对档案库房进行盘点；2. 统计库存档案的数量，鉴定和处理保管期满的档案，检查纸质档案与档案管理系统中所保存档案的一致性；3. 检查档案库房的硬件设施，并将缺失损坏的硬件设施报修或更换。第十五条 未设立档案室的公司，应根据现有的档案库房空间和设备配置，尽量做到对档案的集中、安全、有序保管。第七章 档案的移交第十六条 集团内部档案移交（一）地区公司
36、内部各项目公司、各中心向档案室移交或地区公司向集团集中（整卷）移交档案：1. 由项目公司、中心将档案整理立卷并填写档案移交清单（见附件5-4）；2. 经档案室对移交的档案审核无误后，双方签字确认，并各留一份档案移交清单存档。3. 接收方应在档案管理系统中找到清单所列档案对应的录入条目和原文，检查其数量和内容。24（二）由项目公司、中心向档案室零散移交档案的（如开发证照、财务证照等）：1. 由移交经办人填写文件移交清单（见附件5-5）；2. 经档案室对移交的档案审核无误后，双方签字确认，并各留一份文件移交清单存档。（三）各级公司之间移交档案：1. 经双方确定移交内容后，由档案保管单位档案员填写档案移交审批表（见附件5-3），如接收单位出具相关移交申请需一并附上，并编制档案
