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1、工程电子图纸的整理与批量挂接工程电子图纸的整理与批量挂接,是指将工程项目的电子图纸按其形成的规律和特点,以成套性特征为主线,以与纸质文件配套管理为原则进行科学整理,利用图档管理系统的功能,实现条目与电子图纸的一次性录入和链接.Jiliiili实现电子图纸的批量挂接,是对电子图纸整理质量的检验,更是企业信息化建设水平和管理能力的体现,需要我们在实践中不断探索电子图纸管理的新理念,新方法,促进档案信息化建设的可持续发展.一,批量挂接前的准备工作1,图纸的整理.第一,确定电子图纸的命名规则.电子图纸批量挂接,要求电子图纸的命名要有一定规则,一般都选择基名+个数的命名方法.第二,要进行图纸的拆分.第三
2、,图纸的”合并”.第四,图纸的排序.将整理完毕的图纸按”卷”组合,属于同一卷的集中在一个文件夹里,文件夹用卷号,卷名标识均可.再将属于同一项171的若干”卷”集中在一个文件夹里,用项目名称或项目代号命名.2,条目的整理.条目的整理要以纸质文件为依据,将卷内电子图纸信息以”件”为单位建立Excel表格,用以批量转换及电子图纸的批量挂接.目录的条理要清晰,整理标准要统一,与电子图纸相辅相成.3,电子图纸的审核.为把好电子图纸整理的质量关,档案部门在接收项目电子图纸过程中,要坚持电子图纸与纸质文件对照检查,发现拆图,标识不合格的,与纸质文件不相符的,与条目不匹配的形成者要重新整理,直到合格为止.二常
3、见问题分析1,电子图纸标识不规范.一是因为工程人员在制作CAD文件图纸时,按照自己的习惯随意给电子图纸及文件夹起名,有的用图表名称,有的用日期,有的用汉字,有的用汉语拼音.二是拆图不彻底,一个电子图纸中包含多”件”图纸,根本无法给电子图纸做出规范的标识,只能是随意起个名应付了事.三是图纸排序混乱,整理时没按成套性特征分别排序,文件夹套文件夹没有任何规律.四是条I71的建立与电子图纸的一一对应关系不明确.对这些标识不规则且整理不到位的电子图纸,无法实施批量挂接.2,电子图纸信息失真.在项目设计,施工中,电子图纸始终处于动态过程,内容不断修改,工程人员常常忘记将修改过的信息进行保存,致使电子图纸与
4、纸质文件不相符的现象时有发生,利用者对电子图纸的真实有效性产生质疑,降低了对档案信息化建设的信任度.这样的电子图纸即使是挂接到数据库中,也失去了真正的意义.3,前期指导与设计,施工工作脱节.一方面,是档案人员对设计,施工流程缺乏系统了解,不能有效介入指导着录工作;另一方面,是工程人员对于统一标准要求不适应,缺乏配合意识,设计,施工,档案三个部门也没有明确的责任.因此,电子图纸在前期管理中处于无序状态,所有的遗失和缺陷,只有等到项目结束时才会被发现,给归档整理带来很大的压力,有的损失已无法挽回.三提高成功率的主要举措1,统一标准,规范管理过程.电子图纸管理过程中要制定统一的标准,更要强调标准的权
5、威性,重视每一个细节.如电子图纸命名符号,图纸拆分程度,文件夹的设置层次,条目的建立等,规范清晰,整齐划一,使电子图纸在前期管理中处于有序状态.不仅归档后能实现信息的一次性录入,方便查找利用,而且对于提高工程人员的业务能力和工作效率及企事业单位信息化,现代化建设水平都能起到积极的推动作用.2,明确责任,整合信息资源.电子图纸的整理工作是设计部门,施工部门与档案部门共同担负的责任,要明确各自的职责,扬长避短,有针对性的开展工作,才能有效整合电子图纸的信息资源,取得事半功倍的效果.电子图纸的整理由工程人员负责,条目中的字段由工程人员,档案人员共同完成.其中,项目名称,文件题名,图号,作者,编制时间
6、等由工程人员负责;在归档前不能确定的字段及档案着录标引特殊要求的字段,由档案人员在归档后补充完整.项目结束后向档案部门移交电子图纸时,由档案人员负责对电子图纸整理质量进行审核.3,前置管理,实现三位一体.工程建设属于系统流水作业,涉及的专业很广,工程人员众多,形成的电子图纸数量庞大,内容复杂.实行前置管理,可以利用工程人员熟悉电子图纸的优势,最大限度地发挥他们的潜能,使他们能有效地将科学的态度充分融入到设计与施工流程的每个环节,将影响电子图纸质量的各种隐患控制在萌芽之中;档案人员可以通过前置介入,对整理的要求做出事先指导,及时解决疑难问题,在源头上下功夫,设计,施工,档案管理三位一体,把电子图纸的整理工作落到实处.(作者单位:吉林省公路勘测设计院吉林省高等级公路建设局)0
