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1、企业科技事业归档文件的整理,黔江区档案局 冉丽芳,什么是企业档案,一、企业档案的定义企业档案是在企业活动中形成的原始历史记录，对今后具有一定的查考利用价值，保存起来的信息材料（包括文件、技术图纸、影片、照片、录音带、录像带等），或者简单地说企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。,企业档案的分类1,党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工类。党群管理工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类，这类文件材料我把它划成一个大类（文书档案整理类）。按 重庆市企业事业单位归档文件整理规定（渝档发【2009】39
2、号文件）执行。产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类，这四类划成一个大类（科技档案类按卷整理）,企业档案的分类2,会计档案类（按渝档发【2010】26号执行）、干部职工类（按干部档案管理整理）各为一大类。企业档案我把它分为这四大类（文书档案类，科技档案类(生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类)，会计档案类，干部职工类）。今天首先讲文书档案的整理方法,按“件”整理业务规范,归档文件整理规则（DA/T 22-2000）。2006年12月8日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。重庆市企业事业单位归档文件整理规定（渝档发【2009】39号文件
3、）,“件”的确定,归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程,“件”的确定,件：件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件（正式印件、领导签发手续、原始底稿）正文与附件为一件（正文提及的“附件1”、“附件2”等）,“件”的确定,原件与复制件为一件（因原件纸张或字迹不耐久，故需复制）转发文与被转发文为一件报表一套为一件名册、图册等一册为一件,“件”的确定,外单位来文与本单位复文可为一件（最好各为一件）本单位去文与外单位复文可各为一件（最好各为一件
4、）简报、会议纪要等一期一件会议文件每份一件会议记录原则上以一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件（以本为单位时，最好是同一种类型的会议）,企业档案整理流程,收集-装订-（分年度）-分类别-划定保管期限-排列-盖、填归档章-编制归档文件目录-装盒-上架,一、文件材料的收集,将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文，编了文号的文件，没编文号的文件，会议文件、记录等等；所谓完整就是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都收齐。,收集的方法,将应归档所有文件材料收集齐全、完整。可参照企业档案工作规范附录A：企业文件归
5、档基本范围与保管期限参考表,1.收文登记簿所列文件2.发文登记簿所列文件3.外出参加会议的文件4.本单位各种会议记录5.本单位各种统计报表,每份文件的正件、附件、底稿、签发单（签字、公章）、处理单、领导批示,收集要求,载体和书写材料适合长期保存纸型规范：A4 16K书写材料：碳素墨水 蓝黑墨水禁用红墨水、复写纸、圆珠笔。永久保存的禁用复印件打印件：推荐使用颜料墨水喷墨打印、激光打印，不推荐使用针式打印传真件不适合长期保存,二、装订（一）,一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、字迹模糊或易退变的文件需复制、纸张过大的需折叠。对划定为永久、30年和10年保存的文件将左、下侧对齐后分别按“件”用不
6、锈钢钉或线左侧三孔一线进行装订。文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；收文处理单在前，收文在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。,二、装订（二）,永久保管的，去掉金属物，线缝装订。防止金属物锈蚀后损毁档案三孔一线法装订。薄的文件材料：缝纫机线缝装订,三、（分年度针对积存档案）,按文件材料的形成年度集中如2007年度的统计报表，于2008年1月25日形成，则归入2008年度的档案，于2009年整理归档跨年度的成套会议文件，放在闭幕年归档来文与复文作一件时，放在复文年归档,四、分类别,归档文件一般采用年度大类或大类年度进行分类。
7、黔江统一采用年度大类进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。归档文件量大的企业、事业单位可设置多级类目或增设大类，归档文件量小的企业事业单位可以合并设置大类。黔江区统一要求只设一级类目，排列顺序可按二级类目顺序排列，也就是工业企业档案分类表上的二级类目排列。年度是指文件形成年度。,五、划定保管期限（一）,参照企业档案工作规范附录A：企业文件归档基本范围与保管期限参考表和工业企业档案分类试行规则中的工业企业档案分类表制定本企业文件材料归档范围和保管期限表此表一经确定，不要轻易改动，要保持相对稳定性。,五、划定保管期限（二）,按照文件材料的内容，对照本单位制定的文件材料归档范围和文书档案保管期限表
8、，确定每一件文件材料的期限（永久、30年、10年）保管期限划分体现“以己为主”原则。,五、划定保管期限（三）,永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交，以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护，为国家积累有历史财富和文化财富。（主要有年度工作计划、总结、大事记、组织沿革、年度统计报告、职工花名册、党员花名册、涉及机构设置、人员工资、职务、表彰等有关材料）。,五、划定保管期限（四）,国家档案局令第9号第七条规定“省级以下档案馆接收保管期限为永久和30年（含30年）以上的档案”30年以下的档案不进馆，主要由单位自己留存，以备日常工作查考利用，保管期限满后，经鉴定，或销毁或延长保管期限
9、,六、排列,归档文件依据分类方案设置的类目，同一类目下编一个通号，先永久、再30年，最后10年。同一期限的文件材料，内容相同或相近的集中一般情况下，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。来文与复文为一件时，放在复文年，会议文件放在闭幕年。,七、盖、填归档章（一）,加盖位置：自制文件：文件首页上端空白 收文：在文件处理单上端空白处印泥：用红色印泥,七、盖、填归档章（二）,全宗号：填写档案馆给定的代号。纳入地方国家档案馆接收范围的企业事业单位，其全宗号由地方国家档案馆给定，未给全宗号的暂空缺不填。,七、盖、填归档章（三）,类目名称：填写分类方案设置类目的名称或代字、代号。代字、代号由单位自行设
10、定并保持稳定，采用阿拉伯数字、英文大小写字母、汉字均可。如：党群或DQ,七、盖、填归档章（四）,年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字，如：2008。件号：填写分类方案最低一级类目下归档文件的排列顺序号，用阿拉伯数字从“1”开始标注。保管期限：填写该归档文件保管期限，“永久”、“30年”、“10年”页数：填写该件归档文件的总页数。文件中有图文页面为一页。,八、编制归档文件目录（一）,归档文件按照“年度大类”分类别、按件号顺序逐件编制（同一年度、同一类目下，永久、30年、10年编一个通号）。归档文件目录设档号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等项目 归档文件目录，应采用A4纸型,
11、八、编制归档文件目录（二）,在录入时，应遵循渝档发200649号“关于印发重庆市文书档案条目录入细则的通知”的规定，确保录入内容准确和规范,八、编制归档文件目录（三）,八、编制归档文件目录（四）,填写全宗号分类号件号。分类号由“年度.类目代号”构成。年度和类目之间用“”隔开，分类号与件号之间用“”隔开。如：2011.DQ-10表示鸿业公司2011年党群类第10件。,八、编制归档文件目录（五）,责任者：填写文件的发文机关或署名者。,八、编制归档文件目录（六）,文号：填写文件的发文字号。包括发文机关代字、发文年度（用“”括入）、发文顺序号。黔江档案发201121号,黔江档案发201121号 电子公
12、文专用章 核收：重庆市黔江区档案局（馆）关于进一步加强机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作的通知各街道、镇乡党政办公室，区直副处级以上单位：为更好地贯彻国家档案局令第8号机关文件材料归档范,八、编制归档文件目录（七）,重庆市黔江区档案局电子公文黔江档案发201121号 电子公文专用章 核收：重庆市黔江区档案局（馆）关于进一步加强机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作的通知各街道、镇乡党政办公室，区直副处级以上单位：为更好地贯彻国家档案局令第8号机关文件材料归档范,八、编制归档文件目录（八）,题名：填写文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”。如【关于研究XX
13、X问题的会议纪要第2期】,黔江档案发201121号,八、编制归档文件目录(九),重庆市黔江区档案局（馆）关于进一步加强机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表编制工作的通知,八、编制归档文件目录（十）,日期：填写文件的形成时间，以8位 阿拉伯数字标注年月日，如20080909。,八、编制归档文件目录（十一）,页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。,八、编制归档文件目录（十二）,保管期限：归档文件的保管期限，如永久、30年、10年等。,八、编制归档文件目录（十三）,备注：注释文件需说明的情况。,八、编制归档文件目录（十四）,归档文件目录编制完成后，分类别装订成册，有几大类管理性材
14、料每年就有几本归档文件目录。并制作归档文件目录封面。,归档文件目录全宗名称：年 度：类目名称：,九、归档文件目录索引表,归档文件目录索引 永久-125 30年-2687 10年-88-121,十、装盒（一）,将归档文件按照室编件号的顺序装入档案盒。装满为止，无页数限制。填写备考表。放于盒底。1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 2.整理人：负责整理归档文件的人员姓名 3.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名 4.日期：归档文件整理完毕的日期。,十、装盒（二）,填写档案盒封面：5个项目全宗名称：单位全称（盖章）全宗号：有全宗号的填全宗号 保管期限：填“类目代
15、码-保管期限”年 度：盒内材料的归档年度室编起止件号：盒内材料的起止件号,全宗名称：盖单位全称章。黑色印泥,全宗号：档案馆给定的编号,保管期限：盒内档案的类别-保管期限,年度：盒内档案所属归档年度,室编起止件号：盒内档案的起止件号,馆编起止件号：不填,十、装盒（三）,填写档案盒脊背：全宗号、保管期限、年度、起止件号：填写内容与封面相同。盒号：从开始按件整理的年度起，每个类目编制一个通号。,十、装盒（四）,举例：2010年党群类3 盒，编盒号为1、2、3，2011年党群类4盒，编盒号4、5、6、7，2010年行政类5盒，编盒号为1、5，2011年行政类6盒，编盒号为6、11 注意：1.脊背项目的
16、填写位置应在每个项目所印的实线上，以保证整齐美观。2.文书档案盒脊背所有项目均用铅笔书写,十一、上架,按党群管理、行政管理、经营管理、生产管理四个序列分别上架排列。今年的接上一年的同类档案排列。即：2010年党群2011年党群2012年党群 2010年行政2011年行政2012年行政2010年经营管理2011年经营管理2010年生产管理 2011年生产管理,十一、上架,排架时，每一序列后面应预留一定的空位，以备今后几年内形成的同期限档案的排列所需。,十二、归档时间,1.按照新办法6月底前完成文书档案、会计档案的整理。,黔江档案信息网 网 址：http:/电 话：85086860 13594124799（冉丽芳）黔江兰台人QQ 群号：132991700黔江档案管理交流群：61334841,谢 谢,
