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1、金华市房地产市场交易管理所 档案数字化加工项目实施筹备方案杭州网新颐和科技有限公司2010/12/3一、现状描述1.1项目委托方 金华市本级、金东区、婺城区、经济开发区房地产交易市场管理所。1.2项目建设内容1.2.1需加工数量需要数字化加工处理的现有库存房产档案数量约54.5万份（按一证一档计），以20页/份计，则总页数为1100万页，其中金华市本级约30万份档案，600万页，经济开发区约20万份档案，400万页，金东区约2万份档案，40万页，婺城区约2.5万份档案，50万页。1.2.2档案存放地点金华市本级与经济开发区档案都存放在市本级大楼5楼档案库房内。金东区档案分别存放在金东区行政服务
2、中心大楼的A幢2楼与B楼3楼中。婺城区档案分别存放在该所档案库房内。1.2.3场地现状场地面积楼层电梯水电电源插口网络照明办公桌椅市本级500平7只达6层接通1个未接入有无金东区50平4A幢无B幢有接通4个未接入有无婺城区未知未知未知未知未知未知未知未知1.3项目建设周期 合同签定后17个月内。1.4现电子数据情况1.4.1市本级及经济开发区情况08年后使用的软件所产生的电子数据，不需要进行数据补录和楼盘表补建，只可能对部分信息进行修正，且08年后使用的软件有数码拍摄功能，业主方已将新增的档案都拍摄成彩色影像数据，该部分档案只需要检查，不需要扫描和录入。08年前使用当地公司开发软件，有电子数据
3、，无楼盘表，但数据关联错误较多。总体上说，该所档案基本都对应有电子数据，只存在少数老档案需要补录。1.4.2金东区情况 09年左右开始使用软件，已录入部分电子数据，已补建部分楼盘表，数量不明。存在较大部分需要补录的数据。1.4.3婺城区情况 不明。1.5现有实物档案情况1.5.1市本级及经济开发区情况档案按照一证一档存放，产权档案按照私房、房改房、单位产三种类型区分后按流水号存放，抵押档案按照流水号存放。09年后，新增的档案均未上架，在库房地面排放。已上架的档案均按照排序标准产生了卷内目录，且打上了页码章，装订成册，案卷封面内容完整。未上架的档案均按照排序标准产生了卷内目录，未加盖页码章，未装
4、订，无案卷封面。1.5.2金东区情况 无统一存放标准，同一格中档案类型一致。均使用档案袋封装，袋内资料顺序未按标准排序，未加盖页码章，未装订，部分无卷内目录，无案卷封面。1.5.3婺城区情况不明二、项目实施方案2.1项目加工流程设计第一步：档案出库金东区档案存放位置有两个档案库房，各类档案未区分存放，需要先将产权与抵押档案区分开，先做产权档案，在有完整产权电子数据的基础上再做抵押档案，形成抵押与产权数据的关联。产权档案最好按照年度从低到高的顺序出库，这样在建立上下手关系时，上手先补录完成，下手直接关联上手即可，不会出现下手补录完成后，发现上手未补录的情况。市本级档案室内产权档案与抵押档案已区分
5、存放，产权档案分为私房、单位产、房改房三种类型区分存放。09年至10年新增档案未装订，未上架，都统一放置在地面。在档案出库时，尽量按照年度顺序出库，产权档案先行出库，以一个档案格中可上架份数为单位作为一个批次，装载在整理箱中进行搬运。在档案出库时，由业主方档案管理人员清点数量、登记台账，由服务方在档案交接单上签字，交接单一式三份，双方各执一份，另一份与档案一起放置在档案整理箱中。 第二步：档案发放接收组人员从库房接收出档案后，将档案运至临时库房内，填写档案发放记录单。由各组组长视本组情况向接收组申请领取档案，接收组查阅其领取与归还记录，确定该组档案积压量小于额定最大值，则发放档案。申请人在档案
6、发放记录单上签字，领取档案。第三步：档案清分档案发放至生产线后，开始正式加工流程。由档案整理员拆卷，按照资料排序标准对实物资料进行排序。清除档案上的金属装订物，对于档案资料破损的进行黏贴修复，对于无法修复的，需要在工单上进行备注。档案整理好一份后，将整理好的资料夹在封面中，并用夹子固定整份资料。整理好一个批次后，由整理员在工单上档案整理一栏中签字，填写组别，并填写每一份的受理编号，整理日期等信息。完成后，将整个批次档案用伸缩带固定，将流水工单放在该批次最上方。将该批次档案转交给下一环节编页人员。注：市本级档案无清分岗位，只需扫描时直接拆卷即可。第四步：档案编页按照整理好的档案资料顺序，使用打码
7、机进行页码编制，按照正面右下，反面左下的原则编制页码。编制完成后，在流水工单上编页一栏中签字，填写每一份的页数，编制日期等信息。完成后，将整个批次档案装入整理箱中，将流水工单放入其中。将该批次档案转交给下一环节扫描人员。注：市本级未打码的新增档案业主方档案室主任承诺由他们打码后交给我方。因此，打码岗位不单独设置，但市本级档案资料中大于A4幅面的资料只编制一个页码，需要合页，每份案卷中需要合页的页数在2页左右。第五步：档案扫描接到档案后，将所需纸介质文件进行高速扫描成数字图像，按TIFF的格式保存；对产权证原件、纸张老化、历史久远易造成损坏的档案，直接使用平板扫描仪进行扫描。对老的厂房档案中存在
8、的大幅面地籍图，可使用工程扫描仪或数码相机长距离拍摄。文件目录建立：对扫描后的电子文件，按受理编号建立电子档案目录，文件目录结构为：E：scan-日期 -受理编号 如存在实物资料不清晰的，需要在流水工单上标注出页码，并注明原件不清晰字样。扫描完成后，在流水工单上扫描一栏签名，填写扫描图像的文件所在位置，并填写每一份的扫描页数，扫描日期等信息。完成后，将整个批次档案装入整理箱中，将流水工单转交图像修整人员。将实物档案放置在该组临时存放位上，待全流程结束后由装订人员进行装订。后续环节已扫描资料为准，不再接触实物档案。注：以上扫描岗位设计是基于我方自行开发软件的基础上，如使用业主方现有档案管理软件，
9、由于其无法实现图像对照录入，只能单独打开图像，或单独打开录入界面，因此后流程中的著录仍需接触实物，在这个情况下，需要将著录环节前置，配置在拆卷前，通过翻看成卷资料进行数据检查、数据录入。而在扫描环节则通过受理编号建立每份档案文件夹的同时将每个扫描好图像文件手工更改命名，如001改为1-001，1-002(1代表申请书)，或者直接输入申请书001，002.然后通过图像批量导入数据库，利用受理编号与属性数据关联，通过图像文件名自动生成收件列表及对应页数。第六步：图像修整 通过工单上扫描人员所填写的扫描图像文件所在位置将该批次图像文件复制到本地，在本地通过修整软件进行图像修整。消除扫描图像文件的污渍
10、，纠正因扫描时纸张没有放正造成的偏斜，进行图像亮度、对比度等图像处理。 通过修整软件修整完成后，在加工系统中将该批次图像文件上传至服务器图像文件夹中，同时在数据整理系统中产生该批次中每一份档案的受理编号，通过受理编号与图像及属性数据进行关联。完成后，在加工系统中将数据提交至下一环节修整，并在流水工单上修整一栏签名，填写扫描图像的文件所在位置，并填写每一份的修整页数，修整日期等信息。然后将工单转交给下一环节数据整理人员。第七步：数据整理数据整理人员按照工单上的受理编号，在加工系统中打开数据整理界面，通过受理编号调取出相应的属性数据。通过卷内目录图像，在系统中建立收件目录条目，并输入起止页数，实现
11、图像文件与收件名称的匹配。如无属性数据，则通过图像资料比对进行手工录入。如有属性数据，则检查数据有无错误或缺失。如录入标准中为必录字段，而图像资料中无此信息，则在工单上标注出缺少的实物资料名称。如调取出的属性数据中信息与图像资料中信息不符，则作为问题件交项目总质检员处理，总质检员如按照规则标准可确定为明显错误，就直接更正，如无法辨明，则交业主方问题件处理员问询后处理，更正后，在工单上注明更正内容。在进行数据录入时，通过档案位置号生成规则自动产生该份档案的物理位置号。注：每个区档案位置号按坐落区域判断，自动在号码前加上地区前缀。如使用我方自行开发软件，则按照从前架次到后架次的顺序生成位置号，业主
12、方使用软件中每日新增档案按照从后架次到前架次顺序生成位置号，或不生成位置号，待加工完成后批量产生位置号；如使用业主方软件，可以通过修改程序实现只在档案录入中生成位置号，在日常受理登记时不生成位置号，如果无法修改程序，则有可能需要手工录入位置号。数据完整性整理完成后，通过上下手关联功能，构建上下手关系。如发现上手未录入，则系统自动记录下上手受理编号，在下次录入上手时自动进行提示。如发现原数据中上下手关联错误，则取消关联，重新进行构建。数据整理完成后，将数据在加工系统中提交至下一环节质检，并在工单的数据整理一栏签名，填写整理日期，填写该批次档案的物理位置号，并将工单交给下一环节组内质检。第八步：组
13、内质检质检人员通过工单依次在加工系统中调取出各份档案的属性数据及图像数据。检查图像的清晰度、资料排序是否正确，页码是否完整，数据是否完整，数据关联是否正确。检查如发现错误，则退回出错环节更正，如未发现错误，则在加工系统中将数据按批次提交给总质检人员。则在工单上质检一栏签名，填写日期。将工单转交给装订人员。第九步：档案装订装订人员按照整理箱中的接收单与工单批次号确定需装订批次。原有封皮的，只需重新穿线装订即可。原无封皮的，需要打印封皮，用打孔机打孔后装订。原无卷内目录的，需要打印卷内目录，再进行装订。 装订完成后，将工单、接收单与档案放入整理箱中，并在工单的装订一栏签名，填写装订日期。将整批次档
14、案交给总质检人员。第十步：抽检抽检人员通过工单抽取出各份档案的属性数据及图像数据。并检查实物装订情况。检查图像的清晰度、资料排序是否正确，页码是否完整，数据是否完整，数据关联是否正确。检查如发现错误，则整批退回组内重检，并填写抽检单，列明错误类型及内容。如未发现错误，则在加工系统中将数据按批次提交给业主方质检人员。并将档案放置入临时仓库的入库位置。第十一步：业主方质检业主方质检拟采用全检的方式。业主方质检人员通过工单依次在加工系统中调取出各份档案的属性数据及图像数据。检查图像的清晰度、资料排序是否正确，页码是否完整，数据是否完整，数据关联是否正确。检查如发现错误，则整批退回总质检重检，并填写质
15、检单，列明错误类型及内容。如未发现错误，则在质检单中填写通过，并将质检单转交给总质检人员，由总质检人员转交给接收组人员。第十二步：档案上架接收组人员安装已通过业主方质检的质检单将档案运回库房。通过每个整理箱中的工单中所载的物理位置号，将档案放置到相应的物理位置中。并与业主方档案管理人员办理好移交清单。第十三步：楼盘表补建在产权档案全部加工完成后，在开始抵押档案加工的同时同步进行楼盘表的补建。在楼盘表补建前，需要先在产权数据库中分析，先将存在房号的房间通过脚本统计出来，去除其中已经存在楼盘表的数据，将剩余的数据通过整理并记录项目名称、总幢数及幢号。房改房由于实物档案是单独存放的，可由档案管理人员
16、将房改房的楼盘进行汇总，无项目名称的以坐落作为项目名称。汇总出需补建楼盘清册后，交楼盘表处理专员，开始补建楼盘表。在数据整理时，由于坐落位置都按统一标准进行修正，使坐落可以作为有效查询条件。因此，在楼盘表补建时，先通过查询项目名称及该幢号将该幢的房间全部罗列出来，再对房号进行分析，取最小及最大确定每层的户数。再将每个房间通过房间编号挂接到楼盘表中。每层户数不一致，则要检查房号的排列顺序是否完整，如房号排序完整，且楼盘明显不符合实际情况，则作为问题楼盘提交业主方问题处理员，有可能需要外业调查。2.2加工流程岗位人员及额定标准设计2.2.1金东区设计方案岗位 人数额定量（人/日）备注出入库及上架0
17、.5清分2250份金东区由于资料未排序需要按标准顺序排序编页1.57000页扫描24500页修图19000页著录3150份需要补录数据较多，平均需录入及不需录入的量预计得到该值质检1.5300份装订2.5180份需要打印卷内目录及案卷封面工序：8人数：14每日产量：9000页人均日产：642页2.2.2市本级及经济开发区设计方案岗位 人数额定量（人/日）备注出入库及上架2拆卷11800份扫描84500页修图49000页著录/质检9200份基本都有电子数据，在检查修改电子数据的同时，将其他环节成果一并检查装订9200份抽检2400份工序：7人数：35人每日产量：36000页人均日产：1028页2
18、.2.3婺城区设计方案暂无。可参照金东区方案。2.3项目进度计划2.3.1金东区进度计划步骤内容人员配备开始时间结束时间可完成产量1开工准备（含前期人员招聘、住所租用、设备清运、办公用品采购）312月10日12月17日无2软件、设备安装调试，场地电源、网络布线412月18日12月18日无3开工试运行612月21日12月31日按每日完成80%计可完成30816页4正式运行141月4日2月28日前37万页合计14除春节8天，共45个工作日40万页注：金东区周六业主方不愿意加班，由于地处偏僻，公交车每日停运时间较早。需按照业主方上下班时间作息。2.3.2市本级及经济开发区进度计划步骤内容人员配备开始
19、时间结束时间可完成产量1开工准备（含前期人员招聘、设备清运、办公用品采购、场地物理隔间及简单装饰）31月17日2月18日无2软件、设备安装调试，场地电源、网络布线42月19日2月21日无3开工运行302月22日1月1日1000万页合计30共约280个工作日1000万页注：市本级周六允许加班，每日下班时间可以稍微延后，应该不能超过19时。2.3.3婺城区进度计划婺城区将在市本级开始后一段时间内（预计在暑期档），同步开始运行，在婺城区开始前必须先培养出一到两个项目管理人员，能够满足婺城区同步开线的需要。进度计划暂无，可参考金东区计划。注：总体完成时间需要13个月左右。三、项目预算3.1薪资预算3.
20、1.1金东区薪资预算岗位人数基本工资岗位津贴全勤奖餐补合计组长11200/月300/月100/月150 /月1750/ 月岗位人数基本工资岗位津贴全勤奖餐补合计操作员301000/月无100/月150/月20700/月金东区薪资：组长薪资=1750*1.5个月=2625 操作员薪资=14*1250*0.3个月+18*1250=27750元 项目管理员薪资=4000*1.5个月=6000元总薪资支出=2625+27750+6000=36375元平均每页人员成本=0.09元3.1.2市本级及经济开发区薪资预算岗位人数基本工资岗位津贴全勤奖餐补合计组长11200/月300/月100/月150 /月1
21、750/ 月岗位人数基本工资岗位津贴全勤奖餐补合计操作员301000/月无100/月150/月34500/月市本级及经济开发区薪资：组长薪资=1750*11个月=19250元 操作员薪资=1250*11个月*30人=412500元 项目管理员薪资=4000*11个月=44000元总薪资支出=19250+412500+44000=475750元平均每页人员成本=0.0476元3.1.3婺城区薪资预算 暂参考金东区薪资预算。3.1.4总薪资合计 总薪资合计=36375+475750+36375=548500元 平均每页人工成本=548500/11000000=0.0499元四、项目应急预案如业主方
22、最终不同意我方使用其软件，我方将在金东区先期开始做前处理工作。最后通过影像在市本级场地内完成影像的对用属性数据录入工作。但我方需要在3月左右拿出自行开发的录入系统和数据整理软件。楼盘表软件也需要自行开发，因为业主方如果不同意我方使用其软件，我方补建楼盘表也无软件可用。此外，使用业主方软件存在一定的知识产权纠纷风险，原软件合同内约定在业主单位内部使用的条款，未必能够解释为在业主单位内部供其他单位使用。产生纠纷的可能性极大，对我方不利。唯一可行的办法是，我方人员使用其软件时，名义上为业主方招聘人员，而非我方人员。这样在名义上我方只负责扫描，不负责数据整理。但该办法需要业主方绝对的支持。现在看来，可
23、行性不高。另外，我方在数据整理前，需要对现有数据库中的所有数据进行排查，将存在关联性错误、重复号、关键字段缺失的电子数据交给业主方处理，并作为非我方原因造成的依据。因此，我方需要加快速度对其数据库结构进行分析。在数据整理过程中，必须尽量规避数据导入导出，因为采用数据导入导出的方式无法解决数据同步的问题，有极大的纰漏。而不采用数据导入导出的方式，只能采用数据直连得方式。姑且不谈业主方是否同意直连的方式，使用我方软件直连其数据库等于重新开发一套程序，成本较高，且存在其数据库升级后我方程序无法使用的风险。而且楼盘表程序开发难度较大，存在较多不确定因素。如采用奥维软件作为数据整理平台，可以减轻开发压力，但同样要基于其数据库做二次开发，二次开发的工作量暂无法估算。但我认为，现在来看，该方法是较为可行的办法，值得尝试，且我方也需要精通房产数据库和房产程序的技术员支持。而且本次合作后，该版本代码就被我方买断，可以作为之后房产档案加工的底版。现需要软件部论证能否通过受理编号或产权证号建立扫描的文件夹，通过软件修改每个图像文件的名称的方式将加工好的影像上传至其数据库中，这样可以实现存在电子数据的档案就可以在其系统中看到加工成果，避免业主方长期无法看到加工成果带来的风险。
