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1、肇 庆 市建设工程文件归档整理规范肇庆市城建档案馆二00四年三月前 言为贯彻国务院建设工程质量管理条例和建设部房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法等有关法规的精神，切实加强建设工程文件的归档整理工作，实现城建档案立卷、归档、验收、移交工作的科学化和系统化，进一步提高我市城建档案管理工作的水平。依照建设部建设工程文件归档整理规范的有关内容，结合我市的实际情况特制定肇庆市建设工程文件归档整理办法。肇庆市城建档案馆二四年三月目 录1、基本规定 . . . . . 12、工程文件的归档范围及质量要求. . . . 23、工程文件的立卷. . . . 34、工程文件的归档、验收与移交.
2、 . . . .6附录 A建设工程文件归档范围. . . .（另立）附录 B卷内目录式样及示例. . . .8附录 C卷内备考表式样及示例 . . .9附录 D案卷封面式样及示例. . .10附录 E案卷脊背式样及示例 . . .11一、基本规定1、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；（2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文
3、件，并应进行立卷归档；（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；（5）在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得肇庆市建设工程档案验收认可证，不得组织工程竣工验收；（6）对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向肇庆市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。3、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。4、建设工程项目实行总承包的，总包单位
4、负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。5、肇庆市城建档案管对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，出具肇庆市建设工程档案验收认可证。二、工程文件的归档范围及质量要求1、工程文件的归档范围对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。建设工程文件归档范围见附录A。2、归档文件的
5、质量要求（1）归档的工程文件应为原件。（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm 210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机
6、出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图章样式如下：（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。（10）不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.3- 89）统一折叠成 A4 幅面(297mm210mm)，图标栏露在外面。三、工程文件的立卷1、立卷原则：遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2、立卷宜遵循下列要求：（1）案卷不宜过厚，文字材料一
7、般不超过2cm，图纸不超过5cm。 （2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。3、立卷方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。4、卷内文件的排列：（1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5、案卷的编目：（1）卷内文件页号的编制规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。单面书写的文件在右下角，
8、双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）卷内目录的编制规定：A、卷内目录式样及范例见附录B。B、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。C、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。D、责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。E、文件题名：填写文件标题的全称。F、日期：填写文件形成的日期。G、页次：填写文件在卷内所排的起始页号；最后一份文件填写起止页号。H、卷内目录排列在卷
9、内文件首页之前。（3）卷内备考表的编制规定：卷内备考表式样及示例见附录C。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（4）案卷封面的编制规定：A、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面式样及示例见附录D。B、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案馆填写。C、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号，由档案馆填写。D、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名包括建设单位+地址+工程名称+卷内文件材料内容。E、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。F、编制日期应
10、填写案卷内全部文件形成的起止日期。G、保管期限分为永久（永久保存）、长期（保存期限等于该工程的使用寿命）、短期（保存 20 年以下）；同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。H、密级分为绝密、机密、秘密三种；同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。（5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。6、案卷装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。7、卷盒、案卷脊背：卷盒的外表尺寸为310mm 220
11、mm，厚度分别为2、3、4、5cm；卷盒应采用无酸纸制作。案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。案卷脊背式样及范例见附录E。 四、工程文件的归档、验收与移交1、工程文件的归档：（1）归档要求：归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程；归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。（2）归档时间：根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。（3）审查：勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城
12、建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。（4）套数：工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套 （原件)移交肇庆市城建档案馆。 （5）手续：勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。2、工程档案的验收与移交（1）列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案馆出具的肇庆市建设工程档案验收认可证，不得组织工程竣工验收。（2）城建档案馆在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：A、工程档案齐全、系统、完
13、整；B、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；C、工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；D、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；E、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；F、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。（3）列入城建档案馆接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。（4）停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。（5）对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档
14、案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆移交。（6）建设单位向城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。卷 内 目 录序号文件编号责任者文 件 题 名日期页次备注1端发改字200714号肇庆市端州区发展和改革局可行性研究报告批复2007.07.122-肇庆市端州区发展和改革局审批部门核准意见2007.07.183SF 2007018广东省肇庆市城乡规划局红线图2007.04.294肇规勘字第2007-12号肇庆市城市规划设计院钻探队岩土工程勘察报告2007.065聚科源2007S03号（端州区）东莞市聚科源建设工程咨询有限公司、肇庆市建设局施工图设计文件程
15、序性审查表2007.08.226聚科源2007S03号（端州区）东莞市聚科源建设工程咨询有限公司、肇庆市建设局施工图设计文件审查意见书2007.08.287聚科源2007S03号（端州区）东莞市聚科源建设工程咨询有限公司、肇庆市建设局施工图审查合格书2007.08.288-肇庆市端州区方元投资开发有限公司、汕头市建安实业（集团）有限公司施工承包合同2007.10.189肇建交（公）中字200750号肇庆市建设工程交易服务中心中标通知书2007.10.1510GF-2000-0202肇庆市端州区方元投资开发有限公司、高要健城建设监理有限公司建设工程委托监理合同2007.07112007肇规市政证
16、字第093号肇庆市城乡规划局建设工程规划许可证2007.07.09122007108肇庆市建设局建筑工程施工许可证2007.12.1813-肇庆市端州区方元投资开发有限公司工程质量监督登记表2007.11.2014AQ4.1.1肇庆市端州区方元投资开发有限公司建设工程安全监督登记表2007.11.2815-肇庆市端州区方元投资开发有限公司验收人员名单2008.09.16卷内备考表本案卷共有文件材料 页，其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 0 张。说明：立卷人：2009年05月15日审核人：2009年05月15日档 号 档案馆代号 案卷题名 端州区方元投资开发有限公司 二桂渠改造工程（玑东路
17、铁路桥底） 雨水规划 工程准备阶段文件 编制单位 肇庆市端州区发展和改革局、肇庆市城乡规划局等 编制日期 2007.04.29-2008.09.16 密 级 秘密 保管期限 长期 共 8 卷 第 1 卷档号案卷题名肇庆市三榕工业园12区15米支路工程综合性文字材料肇庆市建设工程档案报送规定肇城档【2002】1号为进一步规范我市的建设工程档案报送工作，结合近年来我市城市建设实际和城市建设工程档案管理经验，针对城市建设管理和城建档案管理的新的需求，特制定此规定。工程档案报送条件：全部工程竣工档案材料手机齐全，按肇庆市城建档案馆肇庆市建设工程文件归档整理办法规定进行分类、组成案卷、排列卷内文件，并经
18、建设、监理、施工单位自审合格。工程档案的报送程序：一、档案送馆初审：审查报送的全部档案材料是否齐全、真实、有效，档案组织是否符合规定。发出建设工程档案初验意见书，提出整改意见，限期整改补充。二、报送方领回全部工程竣工档案材料，根据档案初审意见进行整改，并根据肇庆市建设工程文件归档整理办法进行编目、装订。三、档案送馆复核认可：城建档案馆对全部工程档案进行复验，并对案卷质量进行验收。验收合格的，签发肇庆市建设工程档案验收认可证，办理工程档案交接手续；验收不合格的，再发整改意见书退回整改。本规定自2002年5月1日执行。办理程序：工程档案分类、组成案卷、排列卷内文件送馆初审发出建设工程档案初验意见书
19、 领回档案整改补充 编目、装订 送馆复核认可 签发肇庆市建设工程档案验收认可证 办理交接手续肇庆市城建档案馆2002年4月23日竣工图编制规定一、竣工图的概念竣工图是建设工程在施工过程中所绘制的一种“定型”图样。它是建筑物、施工结果在图纸上的反映，是最真实的记录，是城建档案的核心。二、竣工图的编制职责范围竣工图编制的组织由建设单位负责，建设单位在工程设计、施工合同中应对竣工图编制的有关问题按下列规定予以明确。竣工图原则上由施工单位负责编制，因重大变更需要重新绘制竣工图，由责任方负责编制。即：因设计原因所造成的由设计单位负责重新绘制；由施工单位所造成的，由施工单位负责重新绘制；由建设单位所造成的
20、，由建设单位会同设计单位及施工单位协商处理。三、竣工图文件的收集1、全部施工图，修改图，变更图2、所有的设计变更文件3、施工图纸会审记录4、质量事故报告及处理记录四、竣工图编制要求1、建设工程竣工时要编制竣工图，竣工图编制必须按照国家制图标准或有关标准、规定进行。竣工图必须时新蓝图，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实地反映工程验收时的实际情况。2、凡按施工图施工没有变动的，则由施工单位在原施工图上加盖并签署竣工图章后，即作为竣工图。3、凡在施工中，虽有一般性变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在施工图上完成修改内容，并标注修改依据（即标明更改依据文件
21、的名称、日期、编号和条款号），加盖并签署竣工图章后，即作为竣工图。修改方法有以下几种：（1）杠改法：文字、数字更改一般是杠改；（2）叉改法：线段、图表更改一般是叉改；（3）圈改法：局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地方重新绘制。4、凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。重新绘制的竣工图应在图标栏内注明“竣工图”，加盖和签署竣工图章后即作为竣工图。有下列原因之一，必须重新绘制竣工图：（1）建设工程平面、结构内容等重大变化。（2）变更部位超过1/3。（3）内容不完整、表达不清。管线工程有下列原因之一，也必须重新绘制竣工图：（1）平面位置变动。（2）竖向位置变动。（3）断面变化。（4）埋设深度位置变化。五、竣工图章1、竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理等内容。竣工图章的内容填写应齐全、清楚，不得代签。2、竣工图章应使用不易腿色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。六、竣工图整理立卷竣工图的整理立卷应按照肇庆市建设工程文件归档整理办法要求，竣工图按专业组卷，同专业图纸按图号顺序排列，不需要的图纸应剔除，增加的图纸用补图图号，修改后重新编目，应作说明。肇庆市城建档案馆2004年4月5日
