广州赛意应付帐款与操作培训.ppt

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1、,应付帐款管理系统,广州赛意企业管理咨询有限公司,应付业务概述 供应商的管理 发票的管理 付款的管理 预付款的管理 员工费用报销 创建日记帐分录,Oracle 应付帐款系统主要内容,应付业务概述,Oracle 产品和应付的集成,Oracle 资 产,Oracle 项目,Oracle总 帐,Oracle 人力资源,Oracle 现金管理,Oracle采 购,Oracle 应付,Oracle工作流,Oracle EDI,Oracle 应付概述,输入供应商,创建PO,输入发票,审批发票,付款,生成日记帐分录,和PO匹配,输入请购单,缺省值流程,财务选项,应付选项,供应商,供应商地点,发 票,发票分配

2、行,发票付款计划行,Unit 1:供 应 商,主要内容：建立新供应商查询供应商合并供应商,供应商:概述,输入供应商,创建PO,输入发票,发票审批,发票付款,创建日记帐分录,和PO匹配,输入请购单,供应商:集 成,Oracle 资产,Oracle 项目,Oracle总帐,Oracle 人力资源,Oracle 现金管理,Oracle采购,Oracle 应付,供应商设置,财务选项窗口供应商-应付款供应商分录 应付选项窗口供应商区域,Oracle 应付供应商信息信息 在供应商 在供应商 类型 处输入 地点输入采购 Yes Yes应收 Yes No应付 Yes Yes控制 Yes Yes 银行 Yes

3、Yes帐户 No Yes税 Yes Yes分类 Yes No通用 Yes No预扣税 Yes Yes地点 Yes No,供应商信息,缺省值流程,财务选项,应付选项,供应商,供应商地点,发 票,发票分配行,发票付款计划行,供应商和供应商地点设置,联系人,联系人,付款地点,采购地点仅限于 RFQ,Tokyo,New York,采购地点付款地点,联系人,供应商,Paris,避免重复供应商,在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中没有该供应商存在.提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商:供应商报表 供应商审计报表 定期审核供应商,以达到如下结果:为了防止生成重复发票为了提高系统执行速度为了

4、提供准确的供应商报表,合并供应商,运行供应商审计报表,审核合并结果,ABC Corporation,合并供应商,明确是否有重复的供应商,保留审计痕迹,合并供应商合并供应商时，发票和PO同时被更新。更新所有发票或者仅仅是未过帐发票。拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点。系统自动提交报表来记录合并信息。,合并供应商,保留报表作为审计线索,对于合并供应商记录,Oracle应付不保留在线的审计痕迹Oracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商合并报表将这些报表作为审计线索,设置供应商,财务选项窗口供应商-应付款供应商分录 应付选项窗口供应商区域,供应商报表,Oracle 应付供应商报表报表

5、名 说 明 供应商报表 查看供应商、供应商地点和供应商联系信息 供应商审计报表 可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商新供应商/新供应商 复核新供应商或新供应商地点地点报表供应商付款历史报表 查看单个或一组供应商付款历史，包括无效 付款 供应商已付发票 查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣历史报表 和部分付款,Unit 2:发 票,主要内容：发票处理流程、概念发票的输入发票和PO匹配应用费用报表资产发票经常性发票其他发票管理功能发票会计分录,发票的处理流程、概念,输入发票:概览,输入供应商,输入请求,创建PO,输入发票或发票批,审批发票,付款,创建日记帐分录,调节付款,和PO匹配,发票类型

6、发票总帐日期 发票税金 发票分布集,有关发票的几个概念,Oracle 应付发票类型,类型 描 述标准发票 是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票（标准发票 既可以和订单匹 配，也可以不匹配）贷项通知单 指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票借项通知单 对于已开具的发票供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票费用报表 指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票PO缺省 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码后，Oracle应付自动地提 供供应商信息。预付 支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票（视为发票）快速匹配 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码，Oracle应付自动地

7、提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配）混合发票 既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票（既可以输入正数，也可以输入负数）。,指定缺省的总帐日期,应付选项(总帐日期),发票,给每一个发票和发票批指定一个缺省的总帐日期,决定,发票日期、系统日期、或收到发票日期,缺省至,总帐日期,发票分配,缺省至,主要内容：设置系统选项-请求输入税名称（YES/NO）-税收自动计算（YES/NO）设置税名称-税类型-税名称-税率-税核算会计科目,发票税金,输入增值税（VAT）收费,税收类型 税 名 税 率,定义供应商赋予税名,定义税名,输入含增值税发票,检查税费,发票分布集,利用发票分布集可以快速建立发票

8、分配行。,分布集行 50 012003000 50 031402600,分布集行 0 011003000 0 022002600 0 032004000,发票分布行 0 011003000 0 012002600 0 022004000,发票分布行 50 012003000 50 031402600,完整分布集,架构分布集,或,供应商,指定分布集给供应商,发票,1000,完整分布集,架构分布集,只有会计科目信息，没有具体的金额分配比例,有会计科目信息和具体的金额分配比例,发 票 输 入,使用工作台模式,发票批,发票(工作台),发票查询,付款批,付款(工作台),付款查询,付款,发票,付款工作台,

9、发票工作台,输入批:概览,发票批,输入一个发票批,批文件,接收邮寄发票,准备批控制形式,复核批控制报告,更新批控制形式,批控制 形式,批控制形式,批名:JS03041998 日期:03/04/98,控制发票数量:20控制发票总额l:$2,600.78实际发票数量:19实际发票总额l:$2,200.78计数差额:1合计差额:$400.00输入人:John SmithEntry Time(elapsed):15 minutesNotes:Invoice#300941 for supplier ABC Corporation was a duplicate.,发 票 信 息,明细信息,缺省信息,基本

10、信息,信 息,供应商信息,发票信息,付款计划行,发票分配行,缺省值流程,财务选项,应付选项,供应商,供应商地点,发 票,发票分配行,发票付款计划行,类 型 描 述 项目记录向供应商购物或劳务收费金额 税记录购买商品或劳务而产生的税额 运费 记录供应商的运输费用 杂项费用记录一张发票的各项杂项费用,发票分配类型,输入发票运费,您可以使用以下几种方式记录运输费用:自动创建运费分配在发票分配行按比例分配运费手工输入运费分配行,复核和维护发票批,提交批控制报表以审核处理的准确性和效率；查看职员输入发票批的数量和批实际总额和控制总额之间的差异。,将发票与采购订单匹配,发票和采购订单匹配:概要,发票批,输

11、入发票,审批发票,发票和采购订单匹配,发票归档,过帐发票,复核发票,匹配设置选项,二维匹配三维匹配四维匹配,发 票数量 4价格 150.00,订 单数量 4价格 150.00,二维匹配,订 单数量 3价格 150.00,接 收数量 3价格 150.00,三维匹配,发 票数量 3价格 150.00,订 单数量 2价格 150.00,接 受数量 2价格 150.00,四重匹配,发 票数量 2价格 150.00,接 收数量 2价格 150.00,详细内容,采购订单结构,采购订单,页眉,项目行,项目行,项目行,装运行,装运行,采购信息,供应商信息,装运行,分配行,分配行,分配行,匹配选项,保存发票,选

12、择匹配,输入供应商信息,输入发票日期、编号、和金额,完成,完成,完成,如果匹配采购分配,选择分配和输入分配数量或匹配金额,输入发票数量和匹配金额,输入附加发票头信息,输入采购定单编号,选择采购定单,选项 A 标准发票、费用报表、混合发票,选项 B采购定单缺省,选项 C快速匹配,应用费用报表,费用报表处理,输入费用报表,应用预付款,通过提交应付发票引入建立发票,支付员工款,设置费用报表分录,定义费用报表模板,输入员工、地址,定义雇员作为供应商,资产类发票,资产发票,资产标识,发票批准、过帐,经常性发票,经常性发票:概 览,您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金）输入发票.输入经常性发票:定

13、义特殊会计日历定义经常性发票模板生成基于模板的发票通过经常性发票模板，您可以:指定经常性发票生成的时间间隔.创建最多两个非标准金额的一次性特殊发票额,例如定金或飘浮式付款，定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票,其他发票管理功能（挂起、审批、调整、取消）,帐户挂起原因 No资金挂起原因 Mixed信息不足 No发票挂起原因 Yes匹配挂起原因 Mixed期间挂起原因 No采购请求挂起原因 No差异挂起原因 Mixed,挂起类型,查看在审批发票时系统自动置于的挂起类型,预先定义 用户定义手工释放 挂起类型,帐户释放原因 资金释放原因 足够信息 发票释放原因 匹配释放原因 期间释放原因 差

14、异释放原因 挂起快速释放原因发票快速释放原因,释放挂起,释放类型 系 统 用户定义 设 定,帐户挂起原因 No资金挂起原因 Mixed信息不足 No发票挂起原因 Yes匹配挂起原因 Mixed期间挂起原因 No采购请求挂起原因 No差异挂起原因 Mixed,手工释放挂起,查看可手工释入的起起类型.,系统设置用户定义 手工释放 挂起类型,审批发票,输入发票,审批发票,和采购定单匹配,发票文档,发票过帐,发票查询:概览,发票批,输入发票,审批发票,和 PO 匹配,发票文档,查看发票,接收发票,发票过帐,借 方 资产或费用,贷 方 负 债,1，和PO匹配2，使用发票分布集3，手工输入,1，财务级缺省

15、2，供应商级缺省3，供应商地点级缺省4，发票级缺省,生成方法,生成方法,发票会计分录,利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录,Unit 3:付 款,主要内容：付款概览手工支付、执行付款批预付款管理执行停止、无效付款设置现金控制,概 览,输入供应商,生成PO,输入发票,发票审批,付 款,生成日记帐分录,和PO匹配,输入请购单,付款调节,设置付款银行,主要内容：银行名称 分行名称 银行帐户 会计信息 付款单据,Oracle 应付支付方式,支付方式,支票,Clearing,电子资金转帐,电汇,手工远期付款,定 义,远期付款,给供应商的付款票据,公司内部主体间付款，不用产生付款文档,要求银行在指定未来

16、日期付款的支付单据,通过电子传递付款至供应商银行,联系银行将资金要求通过电汇付款至供应商银行,供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据,使用工作台模式,发票批,发票(工作台),发票查询,付款批,付款(工作台),付款查询,付 款,发 票,付款工作台,发票工作台,手工付款、执行付款批,手工付款,手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款方式:支票电汇,选择发票-(建立付款),格式化付款,确定付款,打印支票,付款批：概览,预 付 款 管 理,预付款管理内容,预付款输入确定预付款何时应用输入预付款分配信息审批、支付预付款使用发票去核销或取消核销预付款应用费用报表核销预付款,预付款 步骤

17、：概览,输入预付款状态=未审批,审批预付款状态=未付,支付预付款发票状态=可用,选择发票核销一或多张预付款,选择预付款并应用于一或多张发票,审批、支付预付款,输入预付款状态=未审批,审批预付款状态=未付,支付预付款状态=可用的,选择发票核销一或多张预付款,选择预付款并应用于一或多张发票,使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细.复核供应商的未核销预付款以及未付或部分支付发票.提交该预付款状态报表仅得到未核销预付款列表明细及余额使用供应商类型、唯一供应商、日期范围去提交该报表.,确定并检查可用的预付款,输入一将来结算日期.将预付款挂起以防止付款.将预付款已计划付款挂起.,控制一可应用于发票的预付

18、款,在发票工作台取消预付款.如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预付款.除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取消的.在发票界面查看预付款取消信息.,取消预付款,停止、无效付款,停止和取消付款:概览,在付款界面停止付款,付款文档被占用?,付款文档已被记录？,No,No,在设置银行界面撤消未使用单据,Yes,在付款窗口取消付款,Yes,付款设置,设置 Oracle 财务系统选项付款缺省值.设置 Oracle 应付系统选项付款默认值.设置 Oracle 应付供应商缺省值.设置银行和银行帐户.定义付款组.定义付款期限.设置将来日期付款.设置Oracle 应付与 Oracle 现金管

19、理集成.,利用选择或缺省值来自动生成付款会计分录,借 方 负 债,发票负债科目,生成方法,贷 方 现 金 获得折扣,系统级设定科目,银行会计科目,生成方法,生成方法,付款会计分录的生成,Unit 4：报表、会计、和审计,主要内容：报表、报告集完成AP会计周期,报 表,报表和报表集,报表,请求集,报表是特定 Oracle 应用产品信息的有组织的文稿.你可以联机查看报表或将其发送至打印机。报表内容包括从摘要信息到完整的值列表.报表可以作为并发程序在 在Oracle 应用产品中运行.,请求集是分在一组的报表和程序的集合.您可以一次提交请求集中的所有报表和（或）程序.,完成AP会计周期,传送资产明细信

20、息至Oracle 资产传送帐户明细至总帐关闭应付会计周期调节周期应付事项清除记录,主要内容,AP 周期循环,检查、解决AP 问题,转移未解决问题至下一会计期,关闭应付周期,调节应付事项,日记帐分录过帐,检查传送结果解决过帐问题,在应付输入资产信息,提交成批增加程序,检查结果,将附加过入资产,将资产信息传送至FA：提交成批增加,调节周期应付帐款活动,使用以下报表调节已过帐付款、发票与应付帐款试算平衡:已过帐发票登记已过帐付款登记应付帐款试算表 应付试算表（本期）=应付试算表余额（上期）+已过帐发票登记-已过帐付款登记,使用文档序列号,手工或自动输入发票和付款文档序列号输入发票和付款的单据明细根据连续文档号明细产生日记帐分录,以下几类单据必须自动生成文档序列号：应付发票引入生成的发票 经常性发票模板生成的发票 付款批产生的付款,总 结,在AP流程培训中，覆盖以下内容：建立和管理供应商输入、检查、批准发票支付发票和调节银行付款记录输入、应用预付款将资产发票信息传递至FA模块生成日记帐分录并过至总帐了解Oracle 应付的外币处理等功能,