《ST 大通：合同管理规定（2011年7月） .ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《ST 大通：合同管理规定（2011年7月） .ppt（12页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、深圳大通实业股份有限公司合同管理规定1.总则1.1 目的 为了加强公司的合同管理（劳动人事合同除外）工作，预防经济纠纷，降低运营风险，依据有关法律法规，并结合公司的实际情况，制定本规定。,1.2 适应范围,本规定是公司合同管理工作的基本制度，适用于公司,各职能部门，以及子公司（以下称项目公司）有关合同的管理工作。但劳动人事合同适用其他规定。1.3 职责部门1.3.1 合同管理领导小组是公司合同管理的领导机构和议事机构，由总经理和相关人员组成，总经理任小组负责人，负责指导公司合同管理工作；评审合同管理制度；评审合同标准文本；评估合同管理的有效性；分析重大合同风险和提出应对措施等。合同管理领导小组
2、定期召开工作会议，如总经理认为有必要时，也可以召开临时会议。1.3.2 综合管理部是公司合同管理的日常管理部门，也是公司合同管理领导小组的办事机构，负责合同法等有关合同法规的宣传和培训；拟定、完善公司合同管理制度；合同审核、检查、统计；参与重大合同的谈判、签订工作；协助合同承办单位处理合同纠纷，处理因合同纠纷产生的诉,讼、仲裁等工作。,1.3.3 职能部门和项目公司,设合同管理员，根据规定参与合同管理，并直接与综合管理部对接相,关合同管理工作。负责或参与职责和授权范围内合同的谈判、起草、,审批、履行、归档、纠纷处理等工作；参与合同标准文本的起草、评,审工作；根据规定参与合同审查、评审、管理工作
3、；负责本部门合同,台账的登记和管理；根据职能规定监督合同的履行等；,1.3.4 合同管理员职责：综合管理部合同管理员（兼职），负责公司相,关合同的盖章、登记、归档、统计等工作，并指导各职能部门和项目,公司的合同档案管理工作；各职能部门合同管理员（兼职）负责本部,门的合同登记、台帐、档案收集等工作；项目公司合同管理员（兼职）,负责项目公司相关合同的盖章、登记、归档、统计等工作。,1.5 公司建立合同标准文本库，作为合同承办单位起草、签订合同的,参考模版，并根据经营发展适时予以修订、完善。,1.6 合同管理应充分利用公办自动化系统和管理软件等现代化工具和,方法，达到管理网络化、行为规范化、传递程序
4、化、履行全面化，经,营管理与合同管理一体化的标准，努力在公司建立起科学、高效、安,全的合同管理体系。,2.一般规定,公司的合同应遵循以下原则：,3.1 合法性原则：所有合同必须全面符合有关法律法规及行业规定，,使公司权益能够依法受到保护。,3.2 合同书原则：所有业务必须正式签署合同书以明确双方的权利、,义务和责任，禁止口头承诺、私自交易。除即时结清或者政府性收费、,公用事业收费外，应当采用书面形式，并首先参照公司发布的合同标,准文本格式，如公司未发布相同或类似合同标准文本的，可选用国家,相关合同示范文本格式。如没有合同标准文本和国家示范文本参照,的，合同承办单位可自行起草合同文本并提前与综合
5、管理部沟通合同,内容。对于房屋销售类和物业管理类等可以重复使用的格式合同或格,式条款，由合同承办单位起草并与综合管理部磋商后按照相关规定审,批后执行，非经审批，合同承办单位不得更改格式合同或格式条款内,容。,3.3 事前签订原则：合同应在业务交易发生前签署，禁止未签署合同,即先行交易、施工。,3.4 招标原则：委托服务和采购物料时，应按照公司招标相关制度执,行，特殊情形除外。,3.5 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以,杜绝模糊、歧义现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同,价款、结算办法及付款方式。,3.6 依合同付款原则：财务管理部见签署生效的合同办理付款，特殊
6、,情形除外。,3.7 共同参与原则：与合同相关的需求部门、经办部门、财务管理部、,会签部门应充分协作，履行各自在合同审查中的义务，不应出现推诿、,扯皮现象。,2.3 合同一般由以下几个部分组成：,首部：合同名称，合同签订各方的名称（姓名）、地址、法定代表人、,联系电话、传真等。,正文：标的（数量、规格、型号、商标等）；价款和支付方式；质量,标准和验收方法；提出质量异议的期限；履行期限、地点和方式；保,修承诺；安全责任；担保条款；违约责任；解决争议的方法；生效条,件和合同份数等。,尾部：单位盖章和代表人签名，签约日期。,2.4 拟定合同条款时，应着重注意以下几个问题：,2.4.1 合同标的、质量
7、标准、履行期限和地点要描述准确、具体；,2.4.2 价款支付方式要能起到控制、督促合同对方履行义务，降低风,险的作用；,2.4.3 违约责任要根据可能出现的违约行为，分别约定相应责任和后,果；,2.4.4 解决争议的方式，除协商解决外，应选择诉讼方式解决，而不,选择仲裁方式，并尽可能约定由公司所在地法院管辖。一般可约定为,由合同签订地法院管辖并将合同签订地注明为公司所在地。,2.4.4 合同首部的单位名称或姓名应与尾部的盖章、签名完全一致，,并在合同中记载对方详细的通信地址、邮政编码、电话、传真等联络,信息。,2.5 公司和项目公司公章和合同专用章设专人保管并按规定使用，除,董事长或者董事长授
8、权的人书面同意，不得向任何人出借。,2.6 根据公司经营范围和特点，公司合同可分为项目类合同、管理类,合同、物业类合同，其中项目类合同包括项目开发、项目前期、规划,设计、工程施工、材料设备、营销服务等子类，管理类合同包括行政,管理、财务管理、人力资源、审计法律、资本运作等子类。项目类合,同的的规划设计、工程施工、材料设备、营销服务（不包括销售合同）,又统称采购类合同。,3.合同签订,3.1 公司正常经营管理中对外发生的交易或往来，各职能部门和项目,公司根据职责规定、采购计划、招投标计划等洽谈、报批合同（根据,规定必须采用招投标方式确定合同对方的应先进行招投标程序）；如,发生正常经营管理之外的业
9、务而需要对外签订合同的，合同承办单位,应先就该事项是否可行进行审批，经批准后再洽谈、报批合同。,3.2 签订合同之前，合同承办单位必须认真调查合同对方的情况，包,括但不限于以下内容：签约主体资格，经营状况，履约能力，资信记,录，委托代理人资格等，并做出恰当的风险评估。要做到只与具有良,好履约能力和商业信誉的单位签订合同，只签订与对方履约能力相符,合的合同。,3.3 公司和项目公司可以自己的名义对外签订各类合同，公司各职能,部门以及未经授权的个人不得代表公司对外签订合同。合同对方应是,能够独立承担民事责任的自然人和具有法人资格的企业或其他组织，,或者是经授权的非法人组织或个人，法人组织的分支机构
10、可以签订与,其能力相当的经营类合同，但未经法人组织授权不得签订担保合同。,3.4 合同各方须在合同文本上签字并加盖企业印章（公章或合同专用,章）。合同对方签字代表人须是担任一定职务或负责合同履行的人，,重大合同、经过招投标后签订的合同，合同对方的签字人员必须是法,定代表人或经法定代表人书面授权的人。公司一方的签字代表一般为,职能部门负责人或项目公司部门负责人以上职务人员签字，如有特别,规定或需要则由董事长、总经理签字或经其授权的人签字。,3.5 合同各方对合同的效力可以约定附条件。附生效条件的合同，自,条件成就时生效。附解除条件的合同，自条件成就时失效。合同需要,登记、批准才生效的，应将合同的
11、登记和批准手续约定为合同的生效,条件。,3.6 合同份数一般一式四份或更多，应保证公司至少留有两份合同原,件。合同应由双方同时签字盖章，不能同时签字盖章的，应尽量由对,方先签字盖章，然后公司再签字盖章。合同页码在一页以上的，双方,均应在合同上加盖骑缝章。合同附件也应盖章。,3.9 签订合同实行会签和审批制度，按照各类合同审批流程和批准权,限经批准后方能签订。,3.10 需要公司审批的合同，合同承办单位应在内部统一意见后，再提,请审批，而且应预留不少于 3 个工作日的会签和审批时间，如合同紧,急，合同承办人员应主动联系相关审批人员，并做出解释说明。,3.11 合同经会签和审批后，综合管理部负责审
12、查会签意见和审批意见,是否落实并定稿，确定最终签约稿。综合管理部部和各项目公司印章,管理人员在最终签约稿上办理盖章手续。,4.合同履行、变更和终止,4.1 合同订立后，合同各方当事人均应按照合同约定的内容及时、全,面地履行合同义务，以实现订立合同的目的。,4.2 在合同履行中，如有确切证据表明合同对方不履行或无能力履行,合同时，合同承办单位应及时中止履行合同，并报公司综合管理部和,相关领导，待对方恢复履行能力或提供担保后方能继续履行合同。,4.3 因履行合同的条件发生变化，合同各方可以在协商一致的情况下,变更或解除合同。变更或解除合同应采用书面形式，并按原合同审批,流程提交审批。合同承办单位在
13、提交审批时，应在申请中说明原合同,的基本内容，需要变更或解除的内容，以及变更或解除后合同各方的,权利义务，给公司造成的影响和后果等。,4.4 合同签订后，合同对方提出把合同的全部或者部分义务转让给第,三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人,的，由合同承办单位按照合同签订的有关程序办理审批。,4.5 法律、法规规定变更、转让、解除合同应当办理批准、登记等手,续的，合同承办单位应当及时办理有关手续。,5.合同纠纷的处理,5.1 合同承办单位是处理合同纠纷的主办部门。根据公司授权或领导,委派，其它部门或人员也可以作为处理合同纠纷的主办部门或人员。,5.2 合同纠纷包括合同各方因
14、合同的订立、履行、变更、解除等事项,产生的争议。,5.3 发生合同纠纷后，合同承办单位应及时向有关领导汇报并通知综,。,合管理部，尽量与争议方协商解决。如能协商解决纠纷的，应以书面,形式明确解决纠纷的方法和处理结果。,5.4 不能协商解决合同纠纷的，合同承办单位应按法律纠纷处理流,程的规定报批。需要通过司法途径解决或合同对方已提诉讼、仲裁,的，由公司法务人员具体承办相关司法程序，合同承办单位给予协助,并与法务人员共同研究诉讼方案或和解意见等。,5.5 在与争议对方协商解决纠纷或需要通过司法解决纠纷时，合同承,办单位应提供但不限于下列证据材料和必要的协助：,（1）合同书（包括变更、解除合同的协议
15、），与合同有关的附件、传,真、电报等；,（2）收发货凭证、验收证明；,（3）与合同有关的会计收支记录；,（4）有关的质量标准、数据；,（5）有关违反合同的情况说明和证据。,（6）其他需要提供的材料。,（7）合同承办单位的处理意见和建议。,5.6 公司各部门和项目公司收到人民法院、仲裁机关等送达的法律文,书后，应立即通知相关领导和法务人员，并在两日内准备好 5.5 条规,定的相关材料（重大案件可适当延长）,5.7 在处理合同纠纷过程中，各承办人员和相关人员对获悉的有关信,息、证据材料、处理方法和解决方案等，未经批准，不得向公司内部,无关人员和其他单位或个人泄露、散布。,5.8 合同对方违反合同约
16、定或者侵害公司权益的，合同承办单位应当,在知道合同对方违约行为或公司权益被侵害后的二年内提请公司诉,讼或仲裁，但延付或拒付租金的诉讼时效期间为一年。诉讼时效因提,起诉讼、当事人一方提出要求或者同意履行义务而中断。从中断时起，,诉讼时效期间重新计算。,5.8 合同承办单位因变更、解除合同，或提出索赔或向对方提出其它,主张而需要向对方发出书面函件时，应采用中国邮政特快专递（EMS）,方式，并办理送达回执查询连同邮寄凭证一并存档。,6.合同登记、台帐、评价,6.1 合同盖章之前，合同承办人员应在合同档案管理员设置的纸质合,同签订登记表上登记，记录合同名称、合同当事人、签约时间、合,同金额、合同期限等
17、基本内容。合同管理员应按期将纸质合同签订,登记表上的内容上载为电子档案，并将电子档案报综合管理部备案。,6.2 公司每个职能部门均应设立合同台帐，由各职能部门合同管理员,负责记录合同订立和履行有关情况；项目公司依据内部机构设置情况,分别建立合同台帐，并按期将合同台账汇总到项目公司合同管理,员，再由合同管理员报综合管理部备案。,6.3 合同履行完毕或由于其它原因终止后（不考虑保修），合同承办单,位应组织相关部门对合同履约情况进行评价，通过履约评价便于将来,优选合格供应商。履约评价的具体操作可按公司采购管理和供应商管,理相关制度执行。,7.检查监督,7.1 综合管理部负责对各职能部门和项目公司落实
18、合同管理制度的情,况进行定期或不定期检查监督，以发现合同管理管理制度是否存在缺,陷或实施中是否存在问题。,7.2 检查完成后，综合管理部应将各单位的执行情况及发现的制度缺,陷和异常事项、改进建议等形成书面报告，报总经理和董事长审阅。,董事长或总经理认为有必要进行改进的，可批转相关部门予以改进或,纠正。,8.合同档案,8.1 合同档案的范围包括合同审批表、合同书，变更、解除合同的,协议，以及因处理合同纠纷形成的补充协议等（司法裁决书、判决书,等作为诉讼档案保管），合同的附件、合同当事人之间的函件、传真、,电子邮件、招投标书等，也是合同档案的组成部分。,8.2 合同档案保管应遵循及时整理、分类、归
19、档、保存，以便复查。,8.3 用印完毕后合同承办人员应立即进行合同文件及资料的存档。承,办人转交财务管理部（或项目公司财务人员）一份合同原件，其它合,同原件留存档案管理人员，合同承办人员使用合同复印件。,8.4 在合同履行中形成的供货单、验收单、质量说明书、付款凭证等,与合同有关的文件，以及各方往来的函件、传真、电子邮件等，按照,工程、行政、财务等相关档案管理要求存档。,8.4 合同原始档案资料原则上不允许借出档案管理部门和借给公司外,的单位或个人，确需借阅、复印合同原始档案的，申请人须填写借,阅/复印合同档案申请单，经公司分管领导或项目公司负责人同意后,予以办理。有特别规定需要董事长批准的，
20、应报董事长批准后方能办,理借阅和复印。,8.5 有关合同档案的管理工作，本条未作规定的，依照公司档案管理,规定和有关法律规定执行。,9.奖罚,9.1 公司每年对各职能部门、项目公司的合同管理进行一次评比，对,于管理规范、风险可控、争议较少的单位及其相关人员，公司进行表,彰和适当的物质奖励。,9.2 因合同纠纷而使公司被诉至法院或仲裁机构，且由于缺少事实和,理由或证据不足等原因导致公司败诉并给公司造成经济损失的，可酌,情扣减合同承办单位负责人和经办人的绩效分数。,9.3 违反本规定有关审批、档案、登记、台帐等规定的，可视情况对,相关责任人处以 20-50 元罚款或扣减绩效分数。,9.4 严重违反
21、本规定或在签订、履行合同过程中严重失职、渎职，给,公司造成重大经济损失的，公司可向相关责任人索赔，触犯法律的，,依法追究其法律责任。,10附则,10.1 在符合本制度规定的前提下，项目公司可制订本单位内部适用的,合同管理作业指引并报综合管理部备案。,10.2 本规定的解释权归董事会。,10.3 本规定自发布之日起生效执行。,11附件,项,类,合,同,管,理,类,同,11.1 合同分类表。附件 1合同分类表,类别,主要合同名称,土地出让合同、土地招拍挂相关文件、项目合作协议、股权转让协议项目开发等测绘、日照分析、规划技术服务、施工图审查、地质勘察审查、容积项目前期率提高评估、环评、抗震评价等概念
22、规划、修建性详规、单体方案、建筑施工图、景观方案及施工图、,目,规划设计工程施工材料设备,室内、人防、市政、综合管网等总包、监理、太阳能、土石方、桩基础、基坑支护、止水帷幕、地质勘察、室外环境、小区智能化工程、室内装修、通风和空调工程、单元门入户门、塑钢门窗、供电、供暖、供水、供气、招标代理、防雷、临时围档、消防、样板房施工、售楼处施工等电梯、钢筋、电线电缆、外墙砖、层面瓦、泵类等,营销策划代理、定金协议、商品房买卖合同格式文本、广告发布、沙营销服务盘模型、家具采购等办公用品、设施设备采购、办公室装修、办公场所（宿舍）租赁及物行政管理业管理、停车场、工商登记等,财务管理,借款、抵(质)押合同、信托合同、融资租赁合同、审计业务约定书等劳动合同、聘用合同、临时用工合同、猎头服务合同、保密协议、竞,合,人力资源,争限制协议、培训协议、管理咨询协议等,造价咨询协议、外审委托协议、常年法律顾问协议、案件委托代理协审计法律议、专项法律事务委托协议等。,资本运作物业类合同,资产评估协议、中介服务合同等前期物业服务合同、物业服务合同、装修管理协议、停车位委托管理和出租协议、停车位租赁协议、维修合同、物业租赁合同等,注：1、分类表中的规划设计、工程施工、材料设备、营销服务（销售合同除外）又称采购类合同2、未列入分类表中的合同，由综合管理部进行解释归类。,
