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1、工作分析,前言:,工作分析是人力资源管理活动的基础，它也是企业内建立职位评价的必要过程，而工作说明书与工作规范，又是职位评价确保组织内每一职位相对价值的基本依据，是建立薪资制度的前置作业不可或缺的步骤。,贰、工作分析概念:,企业组织的一个基本原则，是让工作者去适应工作，而不是让工作去迁就工作者，也就是说，先建立职务，然后针对这项职务，再去指派及训练人员。,工作分析的目的，在解决以下几个问题:(一)人力资源规划与组织研究:藉由工作分析对各部门、职位之工作责任进行确认和划分，以奠定日后运行之顺畅，并可以辅助预测变革后的工作绩效。,(二)作为职位评价与分类的依据:工作分析系提供某特定工作需要的所有、
2、职务内容，还有各个组织层级工作之间的关系，而职位评价的先决条件，就是要做工作分析，作为公司经营与人力资源规划的基础。,(三)人员招募、甄选、任用与配置:工作分析在叙述专业知识、技能的标准，以及相关工作经验的要求，可作为任用某个职位新进员工考量标准，达到人才选用性，并对招募遴选制度加以调整与补充。,(四)员工培训的基础:工作分析说明的内容，需要将这个职务所需具备的资格，还有应该承担的责任，而所欠缺的专业予以培训，以利企业组织运作的正常化。,(五)员工职涯发展的规划:工作分析具有预测的效果，帮助员工有机会在进行纵向的升迁或横向的轮调时，了解其角色、定位与未来发展路径与条件，但员工的职涯发展规划需与
3、公司的前景结合一致，否则员工的流动提高。,(六)影响绩效评估的效果:藉由各职位工作分析的过程与结果，使部属与主管明确知道彼此工作内容与目标，作为绩效考核依据之标准，并且设定各项加权比重，然后结合绩效考核制度与公司经营总目标，落实在员工个人调薪之中。,(七)薪资调查与建立薪资结构:依据工作内容及考核标准建立公平性与激励性之薪资制度。,工作分析,工作职责,人力资源管理主要职能,任职资格,工作说明,工作内容,工作职权,工作关系,工作条件,职涯规划,薪资管理,绩效评估,培训,招聘,工作技能,任职培训,工作经验,基本资格,特殊要求,调查分析,工作说明书,参、工作分析考虑项目：,工作分析考虑项目包括：一般
4、资料分析、工作规范分析、工作环境分析、任职条件分析四大项。一、一般资料分析：（一）工作名称：工作名称标准化，按照有关职位分类、命名的规定或通行的命名方法和习惯确定工作名称。,（二）工作地点：各项工作的所在地区。二、工作规范分析：（一）工作任务分析：明确、规范的工作行为。如：工作内容、工作的独立性和多样化 程度、完成工作的方法和步骤、使用材料和设备等。,（二）工作责任分析：通过对工作相对重要性的了解，配备相应权限，保证责任和权力对应。（三）督促与组织关系分析：了解工作的合作关系和隶属关系。包括：直属上级、下级。（四）工作量分析：工作量分析的目的在于确定标准工作量。如：劳动的定额、工作量基准、工作
5、循环周期。,三、工作环境分析：（一）工作的物理环境：工作环境的湿度、温度、照明度、噪音、粉末等及工作人员接触的时间。（二）工作的安全环境：工作危险性、劳动安全卫生条件、职业病等程度。（三）聘用条件：工作时间、工资结构、支付工资方法、福利待遇、组织位置、晋升、进修等。,四、任职条件分析:(一)教育培训情况:包括受教育、培训课程、学历、资格等。(二)必备知识:包括对使用的机器设备、材料性能、工艺过程、操作规程操作方法、企业管理知识等。,(三)经验:完成工作任务所必须的操作能力和实际经验。包括过去从事同类工作的工资和业绩等。(四)心理素质:完成工作要求的职业性向。包括体能性向(任职人的身体健康与否)
6、、气质性向(任职人的耐心、细心、主动性、责任感等。,肆、工作分析的过程：,工作分析过程可分为：工作分析准备、工作分析设计、工作调查、工作信息分析及编制工作说明书等五个步骤。一、工作分析准备：（一）获得管理阶层的支持：不论在任何企业在进行工作分析之前一定要获得最高管理阶层的支持，,用人单位部门才会乐于配合，人力资源部门的推动才不费力。（二）取得员工的认同：员工对工作分析的认同相当重要，若与员工没沟通好会导致反面影响，因为很多员工对为什么要做工作分析感到疑惑与误解。,（三）确认工作分析的目的：确定工作分析资料到底用途做什么及要解决什么管理问题。（四）建立工作小组：分配进行工作分析活动的责任和权限，
7、以确保分析活动的顺利进行。,二、工作分析设计：决定要分析哪些标竿职位（选定容易与竞争行业比较的职位），以保证分析结果的品质，确定工作分析的项目与工作调查的方法：（一）制定工作分析规范：工作分析的规范用语、工作分析项目标准书。,（二）选择信息来源：任职人、管理者、客户、工作分析人员。（三）选择工作分析人员：工作分析人员应具备一定的经验和学历，保证调查分析活动的独立性。,三、工作调查：（一）准备工作调查提纲和各种调查问卷：包括工作日程的安排及问卷的格式。（二）确定工作调查方法：在多种工作调查方法中，选择对本次工作调查最为适合的调查方法。（三）收集有关工作的特徵，以及所需的各种信息数据：,需要任职人
8、员就调查项目做出如实的填写或回答，以及采用某一调查方法不能将工作资料收集齐全时，及时运用其他方法补充。（四）工作调查要点：工作调查前要做十分准备（召开说明会或座谈会使所有工作调查关系人了解工作调查的方法、步骤、以及相关配合事项）、对调查人员进行培训（,必须使全体员工达成对工作分析的认同）、突出工作调查重点（针对调查的重点先行收集分析）,四、工作信息分析：将工作分析所得的资料予以整理记录。（一）审核收集到的各种工作信息。（二）分析、发现有关工作和任职者的关键成分。（三）归纳、总结出工作分析的必要要素。,五、编制工作说明书：将工作分析的结果，以书面的形式表达出来，形成工作说明书，按照统一的规格和要
9、求进行编制。,伍、工作分析的方法：,一、观察法：系工作分析人员在工作现场运用感觉器官，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字或图表、图像等形式记录下来，来取得整体作业周期的执行作业。但实施观察法时需注意下列几点:,(一)取得调查对象的信任。(二)不要影响到工作的进行。(三)详细记录有关资料。如:需要体力的消耗、努力的程度、噪音、高温等。(四)观察完成时，向工作者表示感谢。(五)和该职位的主管讨论观察的结果。(六)将观察的结果汇总整理。,二、访谈法:系通过工作分析人员与任职人员面对面的谈话来收集工作信息数据的方法。它以较深入的讨论来了解他们在做什么工作?为什么要做这些工作?以及如何来做这
10、些工作?可用一对一访谈或集体访谈来进行。但实施访谈法时需注意下列几点:,1.开始：取得共识，先讨论范围较广泛，而且一般性的问题。如：工作程序。2.进行:问一些特定与工作有关的问题。3.结束:向受访谈人表示感谢。,三、工作日志法:主管是针对管理者、研发科技人员、专业人员及事务。承办人的人员，约一个月期间内每天把整个工作活动细节加以记录，然后分析之，以得到一张工作明细表及其频率。,四、问卷调查法:是收集大量职位信息最简单、最快捷的方式，同时也可能是最经济的方法。(一)它系由任职人员填写经过特别设计的调查问卷，来获取工作信息的方法。,(二)它系经过特别设计、任职人员填写问卷前，最好在填写前进行必要的
11、辅导，让任职人员亲自填写。(三)它的内容要简明、扼要，不能过于复杂、繁琐。,工作问卷调查表设计，不仅要保证所需要的信息涵盖每个职位，而且要保证可以从中获取准确的工作说明(描述)与工作规范。其包括:(一)序言:介绍工作分析之进行的目的，以及作答者能精确完整与及时作答的重要性。,(二)填答者资料:包括员工姓名、员工编号、职称、所属部门、直属主管、填答日期、在职时间、以前职务、在组织中的服务年限等。(三)工作作业:包括对目前职务及职责说明，以及对职务作业增减的看法与建议。此外并请填答者依职务之重要性，或已发生频率(百分比)，作辅助说明。,(四)执行该项工作所需之知识与技能:系指能满足执行该项工作的所
12、需资历。包括证书、执照、特殊技术、语文能力在内等。工作调查表填写完成后，由主管审核、查证所填写内容的正确性，必要时加以变更或修改，然后就可以研拟工作说明书。,五、特殊事件法:是记录工作中有效或无效的员工行为，当记录数量够多时，即可提供相当信息。六、实作法:为分析者实际参与工作，以了解工作的内容，所以，所获得的信息较其他方法获得的资料可用性较高，但实施上所需发费的人力、财力及培养专门技术人员较多，它主要用在劳力性的工作分析较适用。,七、综合法:是以上说明的各种工作信息方法中，任何两种以上的方法合并使用儿收集信息的方法。,陆、工作说明书,通过工作分析程序所得到的信息，可作成两种书面记录，一为工作说
13、明书，一为工作规范，前者说明工作之性质、职责及资格条件等，后者则是由工作说明书演变而来，着重在工作所需的个人特性，包括工作所需之技能、体力及能力等条件，这些是人力资源管理的基础,工作说明书的主要用途，在以有系统地记录一些资料，以便比较各项工作:(一)作为职位评价的基础(二)作为人力规划的基础，预测从事某特定工作人的培训课程(三)招聘人员之依据(四)让新进人员熟悉工作并予以培训(五)轻易得知员工的工作职责,(六)澄清各工作间的关系，以避免发生责任重叠或无人负责的现象(七)员工绩效考核之基准(八)拟定员工未来职涯发展(九)各部门内各阶层设定升迁途径(十)让新任主管参考了解管辖范围(十一)薪资调查时
14、的参考依据,(十二)预测将来企业所需的技术、知识以利长期人力资源开发(十三)助于组织重整规划之参考与改善工作流程(十四)作为惩戒怠忽职守之依据,二、工作说明书记载的资料:(一)职位名称:是用于区别不同性质的职位，使人一看即知该份工作说明书描述何种工作。(二)工作摘要:系对各职务工作内容、性质、任务处理方法的简单描述，其目的在于说明该职位的工作内容，使有关人员通过此说明对于职位目的有综合性及概括性了解。,(三)职责说明:系就工作摘要所描述的工作内容更详尽的说明。,三、工作说明书的撰写者:(一)由工作分析人员填制工作说明书。(二)由在职者填报工作说明书之问卷。(三)由主管填报部属之工作说明书。,结语:,工作分析、工作说明、工作规范是现代人力资源管理的平台和基础设施，若企业不重视相关作业此人力资源管理就是无源之水，无本之木。,
