办公室工作规范与技巧培训班（PPT 80） (1).ppt

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1、2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,1,办公室工作规范与技巧培训班,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,2,培训专题内容,第一专题：公文写作基本规则第二专题：常用公文起草要领第三专题：办公室建设与管理,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,3,第一专题：公文写作基本规则,一、认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强 受领导之命，代机关立言。“以文辅政”目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。内容：真实地反映事实，排斥文学手法。格式：具有规范体式，符合公文格式标准。表达：采用应用文体，

2、恰当运用公文术语。时限：在领导规定的时间内完成任务。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,4,二、遵循公文格式规范,依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999)眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密 期限；缓急时限；签发人标识；份号。主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标 识；成文日期；附注。版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日 期；印数。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,5,三、公文写作基本步骤与方法,（一）做好准备工作 思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的？主题？文种？公文重点？材料准

3、备：围绕主题收集材料。方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方 式，拟制提纲，确定各部分的基本 框架。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,6,三、公文写作基本步骤与方法,（二）正式起草阶段（操作要领）拟写规范标题；设计好开头和结尾；安排主体结构；确定表达方式。注意事项：（1）接受任务后抓紧办理。（2）根据提纲有条理地写作。（3）联合发文做好协商工作。（4）处理好材料和观点的关系。（5）遵循公文格式规范。（6）符合文字表达规范。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,7,三、公文写作基本步骤与方法,（三）加工修改阶段作用：保

4、障文稿更加准确、鲜明、简练。范围：审读内容：主题、观点、材料、数据等。推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒 方法：拟稿人读改法；请人代改法；集体讨论法；冷处理法。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,8,四、公文写作的基本要求,（一）目的明确，行文有据，主旨单一。1、明确“为了”；2、明确“根据”；3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？（二）内容合法、务实、符合领导意图。1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，这是制定决策和发文的根据。2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）,2023/2/2

5、5,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,9,四、公文写作的基本要求,（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）得体（文体要求、书面语言、术语规范）（四）合理组织语言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；语序得当。组织 修改,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,10,五、把握公文写作的基本规律,（一）提高逻辑思维水平。常用思维方法如下：模式化思维（从不同文种角度思考）对象化思维（从收文机关角度思考）辩证思维（

6、全面、发展、变化地思考）散点思维（多角度地思考）求同存异思维（思维与领导趋同）,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,11,五、把握公文写作的基本规律,（二）找好角色定位与行文角度 总原则：受领导之命，代机关立言。代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；区别文稿应用范围，内外、上下有别。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,12,五、把握公文写作的基本规律,（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求题文相符，首尾呼应，前后贯通横向（并列）结构 没有严格的顺序要求，重要内容前排。纵向（递进）结构 务虚

7、到务实 或 务实到务虚 提出问题分析问题解决问题 为什么干什么怎样干纵横结合结构（总结、领导讲话稿）因果结构（查清问题的调查报告）总分结构（外在的表达形式）,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,13,五、把握公文写作的基本规律,（四）认真处理好三种关系 作人和作文的关系 先作人，后作文。文如其人，人如其文。有定法和无定法的关系 文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运 用和掌握规则。文中无我和文中有我的关系 代表机关发言，不能有“我”的看法。反映个人修养，有时要突出体现“我”的看法。,2023/2/25,来自 WWW

8、.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,14,第二专题：常用公文起草规范,请示的起草 报告的起草 通知的起草 怎样编写计划 怎样起草总结 编写会议纪要的要领 领导讲话稿的起草,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,15,请示的起草,（一）应用范围1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位 情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、指示与认可。2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预 算以及对人员或事故的处理。4、请求协调解决本机关无法解决的问题。5、根据规定必须履行审批手续的事项。,2023/2/25,来

9、自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,16,（二）请示的分类,1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。接2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”的问题。接3.请求批转：解决“我们请求有关单位这样做”的问题。接,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,17,（三）请示正文的写作方法,（1）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。（2）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。（3）结尾：恰当使用结语

10、。“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转执行。”,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,18,（四）起草请示的注意事项,1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文；5、请示与报告不能混用。接范文 接病文,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,19,报告的起草,（一）报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：报告与请示的联系与区别。接（二）报告的分类 按照内容划分：综合报告；专

11、题报告。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,20,（三）工作报告正文的写作方法,开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资

12、料库下载,21,（四）注意事项,采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。报告中不能写请示事项。接,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,22,通知的起草,（一）熟悉用途 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（二）把握特点 1.内容单纯，行文灵活简便

13、。2.表述具体，可操作性强。3.时效性强，需要及时周知或执行。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,23,（三）明确分类,1.指示性通知 2.规定性通知 3.知照性通知 4.事务性通知 5.批转、转发、公布性通知 6.任免性通知,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,24,（四）事务性通知（会议通知）,篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议 要素：时间、地点、参加人、会议名称等。接分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重 要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内 容、注意事项、联系

14、方式等。结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。接,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,25,（五）指示性通知（分层表达式）,导语部分 说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。注意：针对性、表述政策与法规依据。主体部分 围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。通常包括：基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,26,结尾部分 1.意尽言止。2.请认真贯彻执行。3.围绕主题发出号召。4.说明注意

15、事项。,（六）撰写通知的注意事项 1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。4.注重发文时限，,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,27,怎样编写计划,（一）计划与管理职能密不可分 管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。计划的种类、称谓很多。（二）计划的重要功能 1、指明努力方向，协调行动步调。2、预测未来变化，减少不利因素

16、影响。3、减少浪费现象，避免利益损失。4、加强行为控制，避免无序状态。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,28,（三）计划的编写方法,1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种 例如：区人事局2002年军队转业干部培训工作计划,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,29,2、正文写法（5 W，1 H）做什么？为何做？何时做？何地做？谁去做？如何做？,开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。目标（做什么：具体工作内容）措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作

17、时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。描绘前景，鼓舞士气。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,30,（四）主体内容表述方式,开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。（适合于大型综合性计划）展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要 求、实施步骤、依次展开编写。（适合于单项计划）接阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。（适合于阶段性明显的工作）接图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依 次填写。（单独或作为附件均可）,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,31,（五）如何增强计划的操作性,内容方面：制定科学合理的目标和指标。总

18、目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,32,（五）如何增强计划的操作性,形式方面：要做到表达简要、条理清晰、要素完整程序方面：坚持民主集中制原则，自下而上，自上而下相结合，要发挥上下两方面的积极性；善于听取专家意见。注意制定预案，以防不测。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,33,怎样起草总结,（一）含义目的与实质 总结是对以往一段工作的回顾与反思

19、,并以书面形式表达的事务性文件。目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：对人类社会实践的再认识。（二）功能 1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。,34,2023/2/25,怎样写总结,一、含义目的与实质 总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以 书面形式表达的事务性文件。目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：对人类社会实践的再认识。二、功能 1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导,2023/2/25,来自 WWW.Z

20、QZL.CN 中国最大的资料库下载,35,（三）总结写作要领,做好写前准备 1.调查研究，占有资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习理论，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,36,总结正文的起草要领,前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处。今后的努力方向。结尾：简要说明今后工作的意见。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,37,（四）主体内容表述方式,1.两段式写

21、法（采用叙述议论方式)2.概述式写法（情况成绩经验问题意见）3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,38,（五）如何发挥总结的指导作用,1、避免为了总结而总结的做法。2、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取 得成绩的主观因素。这是总结的重点。3、在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。4、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多 写工作中的理性思考。5、加强总结交流工作。6、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。7、注重经验的传播，不能以归档为目的

22、。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,39,（六）写好总结的注意事项,1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。只有上级认真读，才有下级认真写。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结机关工作。3、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,40,编写会议纪要的要领,（一）会议纪要

23、的用途与类型 用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。类型：按照会议纪要性质分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、学术性纪要；4、消息性纪要。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,41,按照会议纪要内容划分,1、综合性会议纪要 2、专题性会议纪要（二）会议纪要的格式要素文头部分：纪要名称、编制单位名称、编制日期。主体部分：标题、正文。文尾部分：主题词、报送单位、印制部门、印发日期。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,42,（三）衡量会议纪要质量的基本标准,1、会议基本

24、概况交代得清楚；2、会议主要精神传达得完整。抓住领导人和权威人士的发言。注意听取主持人的总结性意见。区分讨论性意见和表态性意见。以多数人意见为结论性意见。学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。3、会议决定事项记载得准确。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,43,（四）会议纪要正文写作要领,开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、议题等。（概述或分项式）主体：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。结尾：1、号召干部群众落实会议精神；2、强调落实会议精神的关键问题；3、对会议作简要说明。,2023

25、/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,44,（五）正文主体部分表述方式,概述式：将会议主要精神归纳为几个部分概述。适合内容较简单的办公会议。条款式：将会议决定事项用条款方式简要说明，以便会后检查落实，明确责任。适合现场办公会和协调会。归纳分类式：根据会议讨论内容进行归纳集中，分列标题。适合专题会议或理论研讨会。发言记录式：根据发言记录整理而成，较多保 留发言原貌，以备查考。适合日常办公会、例会。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,45,（六）编写会议纪要的注意事项,1、写作之前做好必要的准备工作。2、忠实于会议内容，准确反映会议决

26、定事 项和主要精神。3、抓住要点，体现“要”字。4、语言简明，讲究逻辑性和条理性。接,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,46,领导讲话稿的起草,（一）讲话稿的性质与文体特征 讲话稿是领导人在会议或相关公务活动中，发表正式讲话的直接依据，是为了集中而有条理地表达思想、传达信息、部署工作、阐明观点、增进友谊等目的，事先撰制的具有特定效用的讲话文稿。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,47,领导讲话稿的起草,（一）起草讲话稿的几个重点问题 1、准确把握领导意图是关键领导意图是秘书思维的原点和立意根据。把握领导意图，主要包括几

27、个方面的内容：（1）领导的整体工作思路及基本的思想观 点和意见。（2）讲话所要达到的基本目的。（3）领导者对行文的具体要求。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,48,（一）起草讲话稿的几个重点问题,2、做好资料收集工作是基础 收集资料应注意的几点：（1）勤于收集（2）善于收集（重点突出、分门别类）（3）及时整理 收集整理资料范围包括以下几个方面：（1）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。（2）有关领导人的重要讲话。（3）有关会议重要信息和相关网络信息。（4）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大

28、的资料库下载,49,做好资料收集工作是基础,要力争“全”，包括以下七点要求：（1）客观与主观材料相结合（2）感性与理性材料相结合（3）正面与反面材料相结合（4）内部与外部材料相结合（5）直接与间接材料相结合（6）全局与局部材料相结合（7）纵向与横向材料相结合,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,50,（一）起草讲话稿的几个重点问题,3、加强个人修养是必要条件（1）注重理论学习和政策学习。（2）既要博览群书，又要针对工作需要，突出学习重点，不断开拓视野，作到厚积薄发、运用自如。（3）注重广泛涉猎各种知识。（4）注重积累工作阅历。,2023/2/25,来自 WW

29、W.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,51,（二）掌握写作要求与技巧,1、全面正确地把握领导意图，明确讲话的背景，务必求得与领导意图的一致性。2、主动丰富和完善领导意图，体现参谋助手 价值。3、认真构思和锤炼提纲，征询领导意见。4、努力增强措施和要求的可操作性，突出体 现现行效用。5、站在领导角度考虑问题，主动换位思考。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,52,如何站在领导角度考虑问题,从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）从实践的角度看问题。（目前可以立即解决的问题

30、，怎样解决问题）从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔接，明确主要差距）,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,53,（三）讲话稿的格式规范与文体特征,五大要素1、讲话标题2、讲话日期3、讲话人姓名4、称谓5、正文（前言、主体、结尾）符合讲话稿的文体特征 明显的口语化特征 饱满的感情化特征 多彩的艺术化特征符合不同场合讲话需要,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,54,第三专题 加强办公室建设与管理,一、办公室人员岗位认知与基本职责二、加强办公室建设三、办公室办会工作基本规范四、加强办公室的日常管理,2023/2/25,来

31、自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,55,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作 人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表 社会组织的形象。职能定位：行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,56,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（二）办公室工作内容与特点工作内容：按性质分：程序性工作；

32、智囊性工作；临时性工作。按内容分：办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,57,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（三）办公室人员角色定位 办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊（四）办公室工作对人员的要求 2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：一、要讲事业心和责任感；二、要认真细致；三、要讲究程序(不要打乱仗)；四、要讲工作效率。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,58,（四）办公室工作对人员

33、的要求,1、思想素养 热爱本职。干一行，爱一行，专一行。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。踏实肯干。舍得为工作投入。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,59,（四）办公室工作对人员的要求,2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。调研能力。善于通过调研掌握大量情况。思维能力。善于思考问题，抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN

34、中国最大的资料库下载,60,（四）办公室工作对人员的要求,3、心理素养 心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。调控力(控制情绪的能力)。意志力。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,61,（四）办公室工作对人员的要求,4、角色意识 做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识 全局意识 责任意识 创新意识奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,62,（五）领导对办公室人员的期待,领导测评办公室人员的20道题目1他知道你在

35、组织中的职责范围和全部活动吗?他是否了解你的目标和意向?他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?2你外出23周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?3他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?他是否很会安排时间?4别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,63,领导测评办公室人员的20道题目,5他对待你的同事、来访者是否有礼貌?能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?6他是一个富有想象力和创造力的人吗?能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?能否制订新的工作制度或工

36、作程序?他的工作有条理吗?7他是一个机智的人吗?能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?8他能否提高文件运转效率?能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,64,领导测评办公室人员的20道题目,9他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?10他在危急关头是否沉着冷静?当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?11他对你的忠诚值得信赖吗?你能把一些机密信息资料委托给他吗?12他是否有较广的阅

37、读面和知识面?是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,65,领导测评办公室人员的20道题目,13他是否成为本单位有价值的信息来源?而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?14他是否有个人学习计划?是否学习管理方面的知识或参与管理活动?是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?15他语言表达是否清晰?能否以书面或口头方式简要汇报情况?能否准确地传达你的指示?能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?16他是否按时完成每天的工作?是否根据需要自愿在休息时间加班?,2023/2

38、/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,66,领导测评办公室人员的20道题目,17他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?18在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?19在调研工作中他是否称职?能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?20他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?启示,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,67,二、加强办公室建设,（一）办公室建设方向 1、不断优化硬件和

39、工作环境 2、积极推进建章立制工作 3、努力营造和谐人文氛围 4、大力倡导团队精神（二）建设“形象工程”办公室礼仪常规 良好的礼仪形象 良好的电话形象 良好的文字形象 良好的语言形象,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,68,二、加强办公室建设,（三）人人争作办公室受欢迎的人员 1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；5、随时让同事知道你对他的感激；6、尊重个人隐私，公私之间分明；7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；8、不居功自傲，有容人雅量。

40、,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,69,三、办公室办会工作基本规范,（一）会议服务的基本内容会前准备工作1、设立会议承办部门和服务机构2、协助领导确定会议目标和议题（1）确定会议目标（2）拟订会议议题3、拟订会议财务预算和会议方案（1）拟订会议财务预算（2）拟定办会方案,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,70,（一）会议服务的基本内容,会前准备工作4、确定会议的议程、日程和程序5、分工撰写会议文件6、确定与会人员名单以及会议编组方案7、会场的布置工作 营造会议气氛 会场格局与座次 主席台的布置 悬挂会标 设施准备8、

41、食宿、交通、医疗、保健等准备。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,71,（一）会议服务的基本内容,会中服务工作1、报到与接待工作2、会议签到3、会场服务与管理 会前检查会场 引导座位、维护秩序 做好会场事务工作 会后检查会场4、做好会议记录5、编写会议简报6、安全保密工作,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,72,（一）会议服务的基本内容,会议善后工作 1、做好相关文字工作 整理会议记录 编写会议纪要、简报 会议文件制发 文件整理与保管 2、认真做好会议总结 3、做好会议的宣传报道工作 4、会议决定事项的催办工作 5、会

42、议收尾工作,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,73,（二）做好会议服务工作的技巧,其一：领会“一个精神”指的是领导对于举办会议的指示精神。办会人员要主动、全面了解领导的指示意见、思想意图，了解得越透彻、越准确、越详细越好，切实做到全局在胸。其二：构思“一个方案”指的是筹办会议的具体依据。方案要思路清楚，详细周到，简洁明快，科学可行。1整体性原则 2动态性原则 3超前性原则,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,74,（二）会议服务技巧,其三：拟定“一个程序”是指把握整个会议进程，确保会议环环相扣，合理有序，开得紧凑，开出气

43、氛。要把握好三个环节：1、把握重点程序。2、把握会场布置。3、把握会议细节。其四：准备“一套文件”是指准备好会议文件，这是筹办工作的重要内容，也是会议成功召开的主要标志，应尽早准备。其五：保证“一支队伍”有一支素质高、业务精、作风好、善合作的队伍。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,75,（三）会议服务与管理要求,服务要求1准备工作要细致充分2组织工作要严密协调3服务工作要周到热情 4善后工作要及时稳妥 管理要求 1要精简可开可不开的会议2要提高会议效益与效率3要努力改变会议作风4要努力降低会议成本,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最

44、大的资料库下载,76,四、加强办公室的日常管理,（一）办公室管理的三维空间 办公室管理的实施环节 办公室管理的基本方式 办公室管理的条件保障 改进和完善办公室的管理，提高办公室管理水平，必须围绕上述三个维度思考和实践。,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,77,四、加强办公室的日常管理,（二）严格按照领导意图办事 1、领导意图的含义 领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。2、获取领导意图的途径 从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。3、明确领导对于办公室人员的期待,2

45、023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,78,四、加强办公室的日常管理,（三）处理与领导关系的原则、方法与艺术 办公室人员既要为领导者服务，也要为领导集体服务。他们与领导者形成了一种特定的人际关系。要为领导提供满意的服务，就必须善于处理与领导关系。要讲究的方法与要领：了解上级领导 适应上级领导 尊重上级领导 支持上级领导,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,79,四、加强办公室的日常管理,（四）加强机要管理，保证安全运转（五）加强时间管理，实现双效合一（六）办公室工作的基本规则,2023/2/25,来自 WWW.ZQZL.CN 中国最大的资料库下载,80,衷心感谢各位领导和同志,欢迎大家批评指正愿与大家更多交流,