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1、山东省建筑设计研究院,2010年度山东省工程建设（勘察设计）优秀QC小组申报材料,2010年度山东省工程建设（勘察设计）优秀QC小组成果报告,小组名称：图档管理信息化QC小组成立时间：2008年12月20日注册时间（编号）：2008年12月25日（QC02-2008）活动课题：提高CAD图纸收集和利用效率本课题周期：2009年 1月20日 2009年 9月 20日活动次数：有记录的活动为8次课题类型：管理型,一、小 组 概 况,QC小组成员情况表,1、我院CAD图长期疏于管理 CAD图纸在信息再利用方面有着固有的优势。CAD图可以直接修改，图标中信息可以作为生产经营、绩效考核的基础数据等等。我
2、院对于底图已经形成较完善的管理。然而对于CAD图长期疏于管理。2、我院CAD图纸管理中存在许多问题 实际CAD图纸管理工作中存在诸如延期上交CAD图纸光盘、CAD图纸收集不全面、CAD图版本不正确和CAD图纸信息无法有效利用等问题。这些问题的存在影响了CAD图纸的管理质量。3、我院信息化建设的重要内容 我院于2008年3月份正式出台了信息化建设5年规划。规划中将CAD图的管理和底图的电子归档作为图档管理信息化建设的重要内容。遵循“简捷、实用、有效”的指导原则，着力解决信息采集自动化的问题，减少人工干预，提高图档管理的科学性、规范性和先进性，提高工作效率。,二、选择课题,我们针对以上问题，配合我
3、院信息化建设的开展，为提升我院图档管理信息化水平，专门成立了QC小组，并选择提高CAD图纸收集和利用效率作为此次活动的课题，完善我院CAD图纸的管理。,三、现状调查,截止2008年12月份，已经收集大约200个项目的CAD光盘，QC小组成员从中随机选取150个项目的光盘，对光盘内容检查分析，咨询光盘收集记录中的联系人，并结合档案管理人员的实际工作情况，对CAD图纸管理情况进行了认真调查和分析，确定如下影响CAD图纸管理的因素。,1、收集和利用效率低,2、管理规定不细致,3、检查力度不够,4、设备介质兼容性差,三、现状调查,表1 CAD图纸管理质量影响因素统计表,三、现状调查,图1 CAD图纸管
4、理质量影响因素排列图,通过统计表(表1)和排列图(图1)我们不难看出CAD图纸收集和利用效率低的影响因素较多，其频数为109次，占72.67%，有待于进一步提高CAD图纸的管理质量。,四、设定目标,五、原因分析,小组成员从人员、机器、方法、材料和环境五个方面，认真分析研究了影响CAD图纸收集和利用效率低的原因，共找出13条原因，绘制成因果图。如图2所示。,五、原因分析,图2 CAD图纸收集和利用效率低因果图,六、确定要因,表2 主要原因验证表,小组成员采用调查分析和集中讨论的方法，对全部末端原因进行逐一验证，确认CAD图纸收集和利用效率低的4条主要原因。,六、确定要因,表2 主要原因验证表（续
5、）,七、制定对策,针对上述主要原因，小组成员进行认真研究和总结，按照每条主因制定了相应的对策，见表3。,表3 CAD图纸收集和利用效率低要因对策表（续）,七、制定对策,表3 CAD图纸收集和利用效率低要因对策表,八、对策实施,实施一增加图纸信息收集工具,1、需求分析 完整采集图标信息，需要采集的字段包括：工程名称、工程编号、子项名称、图纸名称、图纸编号、设总、设计人、审核人、绘图人、核对人、专业负责人、审定、图别、图幅等；信息收集自动完成，尽量减少人工干预。自动收集CAD图，并完成图纸信息和CAD图的对应。工具设置批量操作的功能，减少设计人员的工作量。软件公司按照我院以上需求，开发图纸信息收集
6、工具。,2、功能实现 图纸信息收集工具是在CAD平台上开发的插件。在打印环节完成图纸打包、信息收集、条形码生成和图纸信息上传至服务器等工作。底图归档时，通过条形码归档完成CAD图的收集。如图3所示：,八、对策实施,图3 图纸信息收集工具工作流程图,底图,八、对策实施,图4 图纸信息收集过程,八、对策实施,条形码用于底图和CAD图的对应，设计人员底图归档时，档案管理员在图档管理系统中，执行条形码归档操作即可完成CAD图纸的收集，图纸信息得到完整和正确的收集。生成的条形码如5所示：,图5 图纸信息收集工具工作流程图,八、对策实施,为了提高图纸信息收集的效率，提供了批量打印功能，对图纸进行批量操作，
7、打印参数一次设定，多张图纸和信息均可通过一次操作完成，大大提高了出图效率。,图6 批量打印设置界面,八、对策实施,为了管理CAD图纸，我院在已有图档管理系统的基础上，建立CAD图纸目录树。目录树按照“年份-设计单位-工程-子项-阶段-专业-图纸”的表现形式来保存CAD图纸。同时利用系统中原有的统计查询功能，方便查询CAD图纸目录树中的项目信息、设计资料信息和图纸信息，方便准确的定位图纸位置，以便浏览或下载。利用系统已有的权限管理功能，为CAD图的浏览和下载等操作提供灵活的用户授权。,实施二 增加CAD图纸管理功能,1、图纸信息查询。,2、图纸的浏览和设计参考。,实现的功能如下：,3、资料统计准
8、确无误,八、对策实施,图7 树形目录,图8 自定义查询,八、对策实施,图9 图纸在线浏览,图10 CAD图纸信息统计,八、对策实施,QC小组根据图纸信息自动收集的需要，确定在图标中增加审定、审核和校对的印刷体输入栏，技术处审查通过后发布实施。,实施三 调整图纸标题栏设置,原图纸标题栏如图11所示：,图11 原来图纸标题栏,八、对策实施,QC小组根据图纸信息自动收集的需要，确定在图标中增加审定、审核和校对的印刷体输入栏，技术处审查通过后发布实施。,实施三 调整图纸标题栏设置,原图纸标题栏如图11所示：,图11 原来图纸标题栏,八、对策实施,原图纸标题栏如图11所示：,图11 原来图纸标题栏,调整
9、后的图纸标题栏如图12所示：,图12 调整后的图纸标题栏,八、对策实施,QC小组根据CAD图纸信息收集的需要，提出标准化图纸目录的建议，技术处审查通过后发布实施。标准化后的A2“目录示例”如图13所示：,实施四 图纸目录标准化,图13 标准图纸目录,九、效果检验,组成员对本次QC小组的成果进行了检查论证，证明了其有效性，达到了预期目标，提高了CAD图纸收集和利用效率，为设计人员设计参考、管理人员数据统计提供了极大地便利，同时提升了我院图档管理工作的信息化水平。1、已有图档管理系统增加CAD图纸管理功能后，CAD图和图纸信息均已实现自动收集。共计收集CAD图纸2万多张，收集过程在归档图打印环节同
10、步完成，极大提高了CAD图纸收集的效率。2、我院要求各设计单位采用收集工具收集CAD图纸。除个别驻外分院由于网速慢等客观原因导致无法利用收集工具收集CAD图纸以外，其他设计单位成功实现CAD图纸的自动收集，图纸收集率达85%。小组成员从已经收集的2万张CAD图中，随机抽查了1000张，将收集到的图纸信息和图纸上的信息进行比对，发现只有20张图纸个别信息没有成功采集，图纸信息收集的完整率和正确率达到98%。3、设计人员设计参考，查阅图纸信息自助完成，生产管理处工作量统计、出图统计等统计工作，均可由系统自动完成，提高了效率，同时保证了信息统计的正确性。两项操作均可在10分钟内完成。通过图档管理系统
11、的日志分析，有46%的项目被访问和浏览过。,十、巩固措施,本次QC小组的活动，使我院在图档管理信息化方面迈进了一大步。课题活动除了达到预期确定的目标外，还进行以下巩固措施：,1、数据备份 为了保证数据安全，信息中心人员制定了数据备份计划，定期执行数据备份，保证数据安全。,2、规范化 我院已将电子归档系统使用规程，写入我院2010年质量管理体系文件，其中明确约束了CAD图纸管理的相关内容，如标准标题栏的使用、打印管控、条形码生成、权限分配和数据备份等内容，这为CAD图纸的管理提供了制度保障。,3、技术培训 QC小组活动过程中和活动结束后，信息中心对设计人员、档案管理员、打图人员，分别培训给予技术指导。,十一、活动体会及下一步打算,在今后的信息化管理工作中，我们将在已有工作的基础上，把认真研究“图档基础数据的使用”作为活动内容，在不断完善图档管理系统的同时，充分利用已经积累起来的数据资源，辅助生产设计和管理决策。,1、活动体会,（1）提高了团队成员协同,（2）勘察设计行业的信息化是个趋势，其中涉及许多方面的问题，比如办公自动化、项目管理、协同设计和图档管理等等。QC小组活动中，小组成员在活动中分工协调，掌握了调查分析的方法，增强了解决实际问题的能力和信心，在技术思想层面、信息化思路层面受到了良好的启发，也较好实现了QC小组的目标。,（3）综合素质提升,2下一步打算,谢谢大家！,
