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1、沙县民间资本管理股份有限公司,行政人员日常工作培训,行政人员日常工作,1.常规性接待工作2.重要接待工作3.印章、重要证照的管理4.档案的管理5.办公用品的管理6.6S管理7.行政日常事务8.突发情况处理,1.常规性接待工作,接待工作概述 接待，是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是行政部门履行职能的重要体现。接待工作可以分为多种类型：按接待对象可分为外宾接待和内宾接待；按相互关系可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访接待；按接待内容可分为工作接待、生活接待和事务接待。,常规性接待工作-日常接待,1)引导、接待来访者或咨询者 访客进入接
2、待厅，应抬头行注目礼“您好，请问您找谁？”、“您好,请问您要咨询还 是办理业务?”,请示后引入相关区域，并 请访客入坐，在一分钟内端上茶水。（经过烧开的茶水，保证客户用水安全。）2)电话接听，并登记来电与去电记录；适当处理来电信息 铃响三声内必须接听，“您好，XX公司。来电找领导或其他部门，判定是广告类，应婉拒；如确有其事，可把座机电话号码告知；如无法判断，则留下对方电话、姓名，记录事情大概，及时为对方传达信息。3)接待频繁往来的相关人员：包括花店；送水公司；科力达公司；电信、移动等公司,2.重要接待工作,1.接待前准备工作会议前向相关负责人确认来客人数，必要时 电话或短信通知；为布置会议室准
3、备（电脑、相机、录音笔、茶水、水果）；引导来客进入会议室；2.会议中服务工作1）为开会人员添加茶水；2）按照领导要求提供会议支持；3.会议后完善工作1）会议后清理工作，将剩余茶水及茶杯清理干净，保持会议室卫生清洁；2）会议后器材的归库，将会议所用器材放回原处；,3.印章、重要证照的管理,印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，行政部负责管理公司所有印章（财务章除外）、证照的安全使用及管理。加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，才能保障公司的合法权益与经营活动的正常运行。,印章、重要证照的管理-印章、证照分类,1.公司印章、证照的分类 A.公司印章包括
4、公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门章、公司银行U盾等。B.证照包括企业法人营业执照（正本、副本）、组织机构代码证（正本、副本）、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税）、法人代表身份证（复印件）等。,印章、重要证照的管理-印章、证照的使用,1.所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章的手续均要OA填写申请表。2.按申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批盖章。3.主要用印文件审批流程：业务部合同：OA申请部门负责人OA确认 公司执行董事OA审核 行政部OA 确认盖章返回主办部门。对外合同及证明：OA申请部门负责人OA确认 公司执
5、行董事OA审核 行政部OA 确认检查并盖章返回主办部门 行政部留底归档。4.营业执照、组织机构代码证年检,印章、重要证照的管理-印章、证照的使用要求,1.印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。2.盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月。对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件，需由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务。3.公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明。,印章、重要证照的管理-附则,1.严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照，否则无论用于何种目的，都要严肃
6、追究责任。任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用。2.未严格履行印章、证照的保管与使用规定，由于保管不慎而导致印章、证照丢失，将追究保管人员及相关负责人的责任。3.若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。,4.档案的管理,公司档案，是指公司从事经营、管理、财务以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。,档案的管理-归档范围,1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外
7、的正式发文与有关单何来往的文书3、本公司的各项工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。,档案的管理-档案的管理和使用,1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，并填写借阅记录。重要文件的借阅需报部门或公司负责人审批。2、对借出的档案，借出部门要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应报办公室处理。有损坏或者遗失的，办公室应当要求借阅人修复完整，或者配合借出部门补办新的文档。3、档案参阅人不准随意泄露档案材料的内容。4、不准
8、拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、参阅人必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、借阅人不准随意转借档案，必须专人专用。7、借阅人应当按时归还档案，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。,5.办公用品的管理,行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的
9、各种办公家具及办公设备。办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。,办公用品的管理 流程,办公用品申购 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，价值较高的需向领导申请购买（日常办公用品除外）办公用品采购 采购要本着节约、合理、适用的原则。货比三家，经过对比、协商价格后购买。办公用品入库 所有购买的办公用品、办公耗材需及时入库，并记录时间、价格、数量等。办公用品领用 领用人上OA申请，行政部OA审核确认后进行发放。办公用品盘点 办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。办公用品报废 对决定报
10、废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。,6.6S管理,6S就是指：清理、清洁、整理、整顿、安全、素养；目的：为创造整洁、舒适、有序的工作、学习环境，改善和提升员工工作效率，延伸企业文化教育，保障员工在一个健康、舒畅、安全工作环境下工作。,6S管理,6S管理的内容：整理：首先，对工作现场物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等；整顿：对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使工作现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙
11、脚乱；清扫：对各自岗位周围、办公设施进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污；清洁：维护清扫后的整洁状态；修养：将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯；安全：上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一；,6S管理,标准：1办公室内干净无垃圾。垃圾得到及时收集、清除,无破旧、过期、不用物品2 室内外地面和立面平整干净，无蛛网、无污、无洞、无剥落3 室内通道畅通、干净，线缆、网线排列整齐4室内通风良好、无异味5玻璃透明、光洁、无尘、无污、无损6墙壁悬挂张贴物牢固、端正、整齐、美观7 光线良好，灯具正常照明8 办公桌椅、设施排列整齐、合理9物品文件分类摆放整齐、无堆积、无积尘,6S管理,10 消
12、防设施齐全有效11 设施、物品、工具定位摆放，随时可找到12 设施、器材使用说明清楚，有目视化标签指示13 办公电器保持良好使用状态，外表无尘无迹、内部定期清理清洗14 办公桌、工作台表面整洁无尘、无污迹、无杂物、垃圾15 办公桌、工作台、柜厨内部物品分类整齐摆放16物品定期清理整顿，不断改进，日常耗品消耗完及时更换 17 个人卫生习惯良好，令人感觉愉快18礼仪规范，文明。接打电话使用公司标准用语，接待来访人员及公司员工耐心细致等。19需充电使用的电器定期检查电源情况，电量不够及时充电。,7.行政日常事务,1.保证办公设备的正常使用2.车辆管理3.协助部门组织协调公司内部活动4.后勤保障工作5
13、.OA系统管理6.安全管理,行政日常事务-办公设备,保证办公设备的正常使用办公设备包括：网络设备、电话、电脑、打印机、传真机、复印机等。若机器出现故障，及时联系维护人员解决问题；若无法及时解决，行政人员应进行跟踪处理，直到设备能正常使用为止。定期对不经常使用的电脑进行漏洞修复和杀毒处理，确保电脑随时使用能正常运转。,行政日常事务-车辆管理,车辆的高度管理。用车通过OA流程进行管理。车辆油卡管理。安排车辆年检。0021下次年检时间：2015年4月前 83000下次年检时间：2015年7月前安排定期保养、日常维修。车辆保养维修应监督行政司机填写相关 记录，留档备查。安排车辆保险。0021车险到期时
14、间：2015年3月 83000车险到期时间：2015年7月,行政日常事务-组织协调,协助部门组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，观念和消息的互相了解过程，整个过程是一种持续性与互动性的过程，其目的在于创造一致性。良好有效地沟通协调能够化解矛盾、赢得合作、促成工作的顺利开展。办公室的主要任务就是为领导、为基层、和部门服务。,行政日常事务-后勤保障工作,1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理。2）负责公司的日常用品、办公用品的供应和资产的管理工作；3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修。4）办公室内部环境的优化。,行政日常事务-安全管理,企业日常安全检查及消防管理。使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作，以保障用电安全。下班后电热器具（热的快、茶具等）、电脑、空调、复印机，检查关机；关闭所有电源，负责关好门窗。,谢谢！,
