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1、办公自动化系统简介办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化到人以外的各种现代的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。一办公自动化系统的一般功能组成为：1 收发文管理收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程处理。现有起草人起草公文，之后通过网络发送给审批人，审批合格后签发。当收到一份公文时，先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人后，公文将自动发送到批办、
2、承办人处，最后由专人将公文归档。各类公文拥有相应的安全机制，具备相应的保密级别，通过指定不同级别人员具有的不同权限，还可以实现网上公文查询。发文管理用来实现内部文档从拟稿、批阅、签发、到最后的整理、归档的发文流程的计算机自动化控制，达到文档发文自动化。2 外出人员管理外出人员管理主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理。外出人员利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出时联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知有关人员。外出归来后再通过网络撤销外出通告。3 会议管理在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头痛不已，而在方式下则要轻松得多，可
3、实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、管理会议。4 领导活动安排主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可据此安排日程，以便安排相应工作，不至于发生冲突。5 论坛管理所谓论坛类似现实生活中的公告牌，用于系统内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，比如信息分类、更新等等。公告牌可以用来发布各种通知或其他公用信息。可在内部开通电子邮件，并具备和系统外部乃至国际互联网的信息交流能力。各级领导和业务人员可以在统一的图形化环境里，方便地得到几乎所有与其工作相关的资料、信息和其他数据，即使是在家中或
4、出差也可不间断工作。6 个人用户管理个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，例如安排日程、活动，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、纪录等。此外个人用户还可以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。7 电子邮件电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。8 远程办公每一个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。当远离办公室或出差，而又非常需要了解单位的某些数据信息时；当想在离本单位较远的地方设立几个办公点时，可通过电话网、专线等连接的远程计算机，完成所有的有关办公的功能。9 档案管理办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。把员工资料与考勤制度、工资管理、
5、人事管理相结合，有效提高工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。10 综合信息提供单位职工的电话号码查询，增进职工与单位和外界的沟通；提供国内外相关法律、法规查询，并提供相关咨询服务。公共信息服务不仅能使本单位内部共享其他信息资源的信息，也使社会各界能共享政府、企事业单位可公开的信息，如企业形象宣传等。二办公自动化设备为了具备和完善办公自动化系统的功能，除了进行办公人员的相应知识培训外，必须配备相应的办公硬件设备和软件资源。在现代办公管理中的主要业务中，如文字编辑、信息处理、信息传输、信息检索等都离不开计算机，它是办公自动化的一名主角。所以，在办公自动化系统中，计算机使必不可少的核心
6、设备。办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中实际装置和设备，而软件是指用于运行、管理、维护和应用开发计算机所编制的计算机程序。通信设备：局域网，电话，电传等。输出设备：图像扫描仪，复印机，传真机等系统软件：操作系统，语言翻译程序等支持软件：数据库管理系统通用软件：文字处理系统，图形处理系统等专用软件：工资管理系统，图书管理系统等三办公软件介绍待添加的隐藏文字内容1Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件，Office XP是最新的版本（第四代）。Word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作，可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排版等一些文字集中的工作；
7、Excel主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等，甚至可以制作贺卡、流程图、组织结构图等；Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；Outlook是一个桌面信息管理的应用程序，可以用于联系人列表、日程安排等；FrontPage主要用来制作和发布Internet的Web页面。这几个软件之间的内容可以互相调用，互相连接，或利用复制粘贴功能共享数据资源。Lotus公司的Smartsuite是另一个流行的办公套件，商业办公领域应用广泛。WPS我国珠海金山软件股份有限公司推出。OpenOffice一家名为Star的德国公司开始
8、致力于开发一个跨平台的办公软件StarOffice并提供免费下载。它是世界上唯一一个非常接近Microsoft Office而又可以跨平台的产品。2年前Sun公司收购了Star软件公司，并继续开发，直至2000年10月13日传出惊人消息：Sun开放了StarOffice的绝大部分源代码，并且成立了OepnOffice.org组织专门从事开放源代码办公软件的开发工作。现在基于OpenOffice开发的软件遵循两种协议：要开放源代码的GPL协议或不开放源代码的SISSL商业版权协议，RedOffice就是遵循后者的。以上介绍了办公自动化的基本概念、办公自动化系统的主要功能，使大家了解办公自动化的相关概念和基础知识，为后面的操作应用打下基础。
