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1、中国移动（深圳）有限公司OA系统需求说明书目录1.概述41.1业务需求概述41.2使用人员与权限41.3系统总体设计要求42.总体需求52.1企业基本资料管理52.1.1组织架构管理52.1.2职位角色管理52.1.3人员管理52.2信息发布管理62.3工作流程管理62.3.1自定义流程62.3.2流程环节可控62.3.3人员选择62.3.4工作委派72.3.5附件处理72.4表单自定义功能72.5权限设置72.6查询功能72.7业务系统接口集成73.公文办公事务93.1公文处理93.1.1收文处理93.1.2发文处理103.1.3呈批件办理123.1.4公文查询管理134.人力资源办公事务1
2、44.1人力资源办事流程144.2考勤管理流程214.3人力资源自助系统244.4政策与制度（人力资源政策展示）244.5培训资源245.财务办公事务255.1费用报销审批256.国际清算部办公事务276.1信息披露276.2出国任务审批286.3国际清算事务签报296.4合同审批297.固定资产管理317.1.1固资申领317.1.2固资管理表格328.个人办公管理338.1工作管理338.1.1工作计划安排338.1.2各项事宜338.1.3短信通知348.1.4报表订阅348.1.5常用文件起草/各项申请348.2办公辅助管理348.2.1电子邮件管理348.2.2名片夹359.其他功能
3、361. 概述1.1 业务需求概述中国移动（深圳）有限公司在业务、内控、经营管理等诸多方面已实现信息化管理，在此基础上实施办公自动化管理，其目的在于：进一步提高办公效率，节约管理成本：办公自动化是高效率、低成本、跨区域管理，有效提高企业的内部管理和工作效率，降低经营成本。系统应该充分利用现有技术，节省支出，如：长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用等，使得信息在部门内部和部门之间传递效率极大提高，信息传递过程中耗费降低。充分节约成本提高沟通效率。通过系统实施固化规范高效的管理经验：将公司工作办理事务的流程及规范导入系统，便于将公司的工作制度和工作规范，以系统的方式固定下来，增值无形资产。辅助
4、领导层管理决策：系统不仅提供办公的辅助功能，还可以集成其他业务系统，基于有效基础业务数据，为管理者提供最为关心的一些宏观报表数据，以辅助管理决策。营造协同工作环境：提供良好的信息沟通，信息共享，简洁易用的交流环境，有效地促进协同工作。营造良好的个人办公环境：提供符合办公习惯，功能完善的办公辅助功能。1.2 使用人员与权限系统的使用人员包括深圳公司的全体员工。不同的人员进入系统后，能够办理完成自己的办公业务，系统对用户进行权限管理，使得用户按权限管理进行工作，不能进行权限外的操作，查看权限外的数据。1.3 系统总体设计要求符合业务规范：系统遵循公司的管理办法，按照规定的管理范围、职责分工、工作流
5、程进行安排各项业务处理功能。分角色个性化处理：系统应该能够按照各个岗位职责人员的不同工作情况和权限分配，灵活定制其业务处理的工作界面，满足使用该系统的各个角色分工人员的工作需要。使用者可以根据自身对信息获取的要求和个人习惯设置个性化工作区，如个人待办工作、待阅信息、常用文件起草等。数据全面完整：系统应能将可以规范化的数据，存档，方便列表统计。对于不能规范的数据，以附件方式提交保存备查。不遗漏资料数据。在一个步骤的工作完成时，数据即刻到达下一步骤，及时方便地通知下步工作人员新工作数据的到达。查阅方便：系统应该能够方便使用人员查询所关心的业务情况，如已办工作和待办工作等。灵活性要求：提供友好灵活的
6、用户管理和使用界面，便于操作的维护。人员、组织、角色等信息，可以由业务人员进行维护。对各个业务的表单信息，办事流程等可以调整配置，包括办事流程、工作步骤的人员安排、各步工作的填写数据等。集成性和可扩展性要求：系统能方便灵活的集成现有的业务系统，并保证展示风格的一致性，系统对将来可能要集成的业务系统预留接口，满足可扩展性要求。实用性和美观性：系统切实满足业务的需要，系统性能可靠，易于维护并且网络及系统各方面指标切合实际需要，系统配置设计充分满足业务需求。界面的规划应力求实用性，使门户充分为使用者办公带来方便。在保证实用性的同时，应力求界面的美观、大方。可靠性和安全性：为了保证系统能稳定可靠的运行
7、，在系统设计时，必须充分考虑系统的可靠性，通过选择优秀的产品和采用必要的技术手段确保系统的可靠性。提供较强的管理机制和控制手段，具备网络安全保密、数据加密等技术措施。为保证OA系统安全可靠，运作不被中断，该备份系统应提供界面友好、功能齐备的备份手段和策略。存储系统应有良好的备份策略和恢复计划。系统数据和业务数据可联机备份、联机恢复，恢复的数据必须保持其完整性和一致性。为保证数据传输过程中的安全，应考虑在数据传输过程中增加对数据传输的加密2. 总体需求2.1 企业基本资料管理2.1.1 组织架构管理功能概述系统管理组织的级别资料和组织间的关系。按照组织的行政关系，为树型。详细功能和界面处理系统对
8、组织提供灵活的增、删、改的功能，并能灵活的对组织中的成员进行增、删、改操作。2.1.2 职位角色管理功能概述角色是工作中，工作人员的职务和职称等定义。可录入员工的姓名（英文、中文）,工号，email地址和电话号码（含座机、移动电话两个号码）。这些人员是角色定义的基本单位。可以根据需要自定义角色，如部门经理人、合同保管员等，这些角色可方便放入流程的多个环节中。详细功能和界面处理系统对角色提供增、删、改的功能，并能灵活的对角色中的成员进行增、删、改操作。2.1.3 人员管理功能概述系统提供人员的基本资料管理，按照实际的管理要求，管理人员在多个组织中的多个角色任职，管理人员负责多个组织的工作，管理人
9、员对其他人员的直接领导关系。数据描述域说明编号唯一区别的用户代号名称工号开始工作时间开始日期，对司龄管理有用身份证号(其他证件号)性别登录密码Email地址联系电话手机号工作状态在岗工作、休假、离职等人员编号组织编号角色编号描述2.2 网络和接入平台网络和接入平台包括公司的局域网络和各种网络接入应实现Intranet、Internet、WLAN等多种接入方式，提供多种手段满足员工远程办公、并考虑未来移动办公的需求。对各种接入应加密和认证。2.3 信息发布管理新闻公告、市场信息、常用信息、通信录等信息及时发布；系统提供一个发布各种公共信息如公告、通知或启事等需周知性文件的场所。各类通知或公告的发
10、布平台，对通知公告的后台编辑修改灵活方便，并有权限限制，只有授权人员才能操作。2.3.1 公告与通知通知发放模块包括被通知人（可能为多人）、通知内容和时限等内容。2.3.2 规章制度规章制度用于将企业内部的有关人事、劳资、财务、保密和其它管理制度、工作准则及其它政策在企业内部发布，供员工随时查阅。包括规章制度编号、规章制度名称、制订日期、解释单位、密级、正文等信息。系统将实现对已有规章制度的更新和新制度的发布。2.4 工作流程管理2.4.1 自定义流程可根据工作需要定义、修改不同的工作流程。支持复杂流程定义，如支持多种可能的流向选择、支持主办/协办相互协作的活动、支持汇流（会签）、支持并发任务
11、的处理及汇总、支持子流（子工单）等，可以追踪相关的工作办理情况。对于已经定好的工作，可以自动实现工作调度流转。某些环节，可以指定后继工作的办理人员。2.4.2 流程环节可控支持任务回退，可回退到以前的任何一步；支持跳转，某些角色可以选择越过某些处理环节。重定向功能：为了防止因为行文出错或者误 操作等细小错误而重新走一遍流程，在公文处理过程中可以赋予授权重定向功能。2.4.3 人员选择流程中可手动选择下一步办公人员也可自动选择下一步办公人员。2.4.4 工作委派用工作流平台的指派他人处理功能，使得工作处理人员可以将自己的待办事宜委派或指派给其他工作人员完成，从而完成工作交接。2.4.5 附件处理
12、工作办理、说明时可以贴附件进行详细说明，系统可对附件进行统一管理。对每项工作，可以查看其每步工作产生的附件。2.5 表单自定义功能可以对工作的表单进行定制，以便业务要求变化调整或者加入新功能时，系统能快速响应新的需求。可增加表单，对表单各个域的填写数据，编辑方式，步骤中所需要填写修改的数据编辑方式进行定制。2.6 门户展示平台建立门户展示平台，实现企业级、部门级、项目组级、个人级等多层面的员工信息门户，主要功能包括页面设置、信息搜索、访问安全控制、个性化展现管理、内容应用聚集、统一登录管理等功能。页面设置功能：提供灵活的页面设计方案。信息搜索：提供方便灵活的搜索引擎，对站内信息进行搜索查询。访
13、问安全控制：提供用户访问门户展示平台的身份认证手段、信息传输加密及访问授权等功能。使用者从内网访问门户展示平台，采用静态密码的认证方式。个性化展现管理：对各不同部门，不同角色的人员，设置不同的权限，显示不同的功能界面，操作不同的内容。用户可定义个性化的内容、布局及风格等页面设置；展示管理在用户浏览信息时根据其定义的个性化设置展示个性化的页面。单点登录管理功能：用户通过平台首页认证后，在访问系统各种业务应用时，不需要进行二次登录。2.7 查询功能对于任意报表，应该可以对其数据列进行排序处理，可以选择需要显示的列，不显示的列。可以设定报表数据的过滤条件，让用户选出希望看到的数据。对于查询，要求能够
14、通过可查询字段的任意组合进行查询，不需要必填项。对于需要输入的查询字段，应支持模糊查询且不区分英文大小写字母。对于各类查询统计结果和报表，系统都应支持在线打印功能，且支持打印和另存为EXCEL文件的功能，且EXCEL表格式应与打印版格式和数据都保持一致。系统还应支持导入excel文件的功能，且导入后的表格格式与excel表格式保持一致，与打印格式保持一致。报表、查询、统计都涉及到大量数据的处理、显示和保存，因此系统应该提供优化机制以提高显示、打印和保存的速度，并在等待的过程中系统应给予友好的人机交互提示。系统的任一查询、统计模块的速度要求，以遍历一个月数据量的速度为参照。查询一个月内的数据，从
15、业务人员点击按钮开始，到数据显示在界面上，时间不超过15秒。将报表保存为EXCEL文档，系统要提示能够选择文件存放路径，每页报表数据的保存时间应在5秒以内，且不会因为此期间运行其他程序而导致出现无法打印和保存的情况。系统对于查询统计结果或报表的保存结果应给出提示。2.8 系统接口整合系统应该留有接口，可以与各个业务系统进行数据连接和数据交换，系统应能从各个业务系统中提取相关数据进行呈现，呈现风格与系统总体风格保持一致。系统支持从业务系统抽取业务数据并形成报表，提供给管理人员查看。目前的业务系统主要有，工单系统， MIS系统，合同管理系统，库存管理系统等。系统应预留接口，保证将来与集团公司OA公
16、文网关的整合，与集团公司收发文的自动化。3. 公文办公事务 依据现有的办公室业务，进行网络办公管理。主要有公文处理等。3.1 公文处理公文流转包括了收文处理、发文处理、呈批件处理等。按照现有的办公收、发文处理过程进行。3.1.1 收文处理业务描述：收文处理是对收到的外来公文的签收、登记、传递、催办、归档、借阅。处理流程：一、公司收文内容：行政部接收外单位（主要指上级单位）通过邮件或邮寄来的文件。内容：行政部秘书将来文录入档案管理系统，形成文件处理单。送达行政部经理拟办。 文档：文件处理单。（格式见附件） 完成时间：即时内容：秘书根据行政部经理拟办意见，呈报公司领导批示。 文档：文件处理单。 完
17、成时间：急件立即办理内容：秘书根据公司领导指示，呈相关领导传阅，交办理部门阅处，并 督促落实。 文档：文件处理单 完成时间：当天内容：秘书归档，送档案室存档 完成时间：每年一次，在次年的六月份前。二、部门收文部门收文是指部门收到的公司领导的批件或相关部门的会签、阅知文件。 内容：部门收到行政部分发的领导批示文件、相关部门传来需要会签、阅知文件，由部门内相关人员登记后送部门领导批示。 文档：批示文件 完成时间：每一环节当天 内容：部门领导批示意见后，传送相关室或具体人员落实，将落实的结果反馈给行政部登记。 文档：批示文件 完成：每一环节当天3.1.2 发文处理业务描述：公司发文分为公司文件、部门
18、文件、部门内文件（通知、通报）处理流程：一、公司文件：公司文件是以中国移动（深圳）有限公司名义发文。发文对象是上级机关、政府相关部门、公司各部门及公司全体员工。由总经理签发。内容：主办部门主办人拟稿文档：草稿内容：主办部门经理审核文件内容，送相关部门或副总经理会签后，送行政部 审核文件格式。文档：文件签发单（格式见附件）完成时间：每个环节当天完成内容：主办人员将会签后的文件送至公司领导签发（总经理）文档：文件签发单完成时间：急件当天内容：主办人员将文件送至行政部，由行政部文书排版、编号、打印，由主办人员校对，无误后印发，并用印后发送。文档：文件签发单、文件原件完成时间：当天内容：拟稿部门留存一
19、份，行政部留存后归档。二、部门文件1、部门文件：以部门名义发文。发文对象是公司相关各部门，由主管领导签发。部门不对外发文。2、部门内文件：部门内发文。部门根据工作需要对部内以通知、通报形式发文。由主管领导签发。内容：部门内主办人拟稿。文档：草稿内容：主办部门经理审核文件的内容后，交由主办人送到相关部门会签，最后送至行政部审核文件格式等。文档：文件签发单完成时间：每个环节当天完成内容：行政部审核后将文件交到主办人，由主办人将文件送至主管领导签发（总经理或副总经理）。文档：文件签发单完成时间：急件当天 内容：主办人员将文件送至行政部，由行政部文书排版、编号、打印，由主办人员校对，无误后印发，发送。
20、文档：文件签发单、文件原件完成时间：当天内容：拟稿部门留存一份，行政部留存后归档。3.1.3 呈批件办理呈批件主要是指公司内部、部门内部的请示、报告、通知等文种的呈报审批。1、公司内部请示：用于各部门向公司领导请求指示、批准；部门内部请示：用于员工向部门领导请求指示、批准。2、公司内部报告：用于各部门向公司领导汇报工作，反映情况，提出建议或意见；部门内部报告：用于员工向部门领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议。3、公司内部通知：用于全公司范围内的通知；部门内部通知：用于各部门范围内的通知。内容：承办部门拟稿呈报室经理提出意见后，报部门领导审核，再根据需要提给相关部门会签，存档或呈报公司领导批
21、示。文档：文件呈报审批表（见附件）及附件。完成时间：每个环节当天内容：部门领导及相关部门会签后，呈报公司领导批示，批示后送部门领导落实，且归档于本部门。文档：文件呈报审批表及附件。完成时间：急件当天。注：框内流程为部门内部呈报审批流程。3.1.4 公文查询管理系统应提供灵活的分类统计、查询公文的功能。包括收(发)文总量、收文分发总量、收(发)文归档情况、部门的收(发)文量等。系统应可以通过多种分类浏览各类信息，统计公文情况。如可以按公文状态，处理人或是标题等组合查询公文。3.1.5 催办功能当公文在某一部门滞留时间过长时，系统应提供催办功能。公文流转发起者应能看到公文的流转状态，随时督促公文处
22、理。3.1.6 加急功能为提高公文流转速度，对于紧急度较高的文件，可以在流转中设定办理期限，系统会对办理期限已过还未处理的文件进行自动的催办4. 人力资源办公事务4.1 人力资源办事流程（1）新员工入职流程业务描述：新员工入职办理流程。处理流程：处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明发起新员工入职手续入职报到清单人力资源部部门领导见面后签阅部门领导行政部办理入职手续给新员工发放文具用品及工卡行政部系统管理部办理入职手续给新员工配置公司的统一邮箱系统管理部党总支办理入职手续办理党组织关系转入手续党总支财务部办理入职手续留存新员工的银行卡账号信息财务部人力
23、资源部办理后续的报到工作回收入职报到清单并留下新员工的联系电话人力资源部（2）员工离职流程业务描述：员工离职办理流程。处理流程：处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明员工离职需提前一个月递交书面申请及填写员工离职申请审批表离职申请及员工离职申请审批表员工部门领导签署意见签署意见部门领导人力资源部签署意见及发放员工离职交接清单签署意见及发放员工离职交接清单人力资源部员工填写员工离职交接清单及办理户口和档案迁出事宜填写员工离职交接清单及办理户口和档案迁出事宜员工系统管理部办理离职交接工作检验电脑、便携设备、固定资产、设备及工具是否完好，以及撤消公司邮箱系统
24、管理部行政部办理离职交接工作检验办公家私及钥匙是否齐全完好，回收工卡，结算通讯费用及餐费行政部财务部办理离职交接工作财务清算财务部人力资源部办理后续离职交接工作清算工资等相关费用科目；办结所有离职交接手续后，人力资源部开具离职证明人力资源部（3）员工试用期转正流程业务描述：员工试用期转正办理流程。处理流程：处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明试用期满后，并通过部门考核后，提交试用转正申请提交申请新员工部门审批给出意见部门领导人力资源部审批考核通过后，人力资源部审批，确定转正时间、聘任岗位及薪资级别人力资源部公司领导审批审批及签署意见公司领导签订劳动合
25、同由人力资源部安排签订劳动合同的事宜人力资源部（4）员工培训管理流程（拟调整）业务描述：员工培训管理办理流程。处理流程：处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明人力资源及各部门进行培训管理的前期准备工作前期准备工作人力资源部及各部门人力资源部及各部门确定培训目标，拟定培训计划和方案确定培训目标，拟定计划和方案人力资源部及各部门公司领导审批审批及签署意见公司领导人力资源部确定年度培训计划确定年度培训计划人力资源部培训实施部门进行实施培训实施培训培训实施部门人力资源部及培训实施部门确定培训的具体事宜确定教育培训师资、时间、设施、场地、课程设置、教学方法的运用
26、等，并进行调控人力资源部及培训实施部门人力资源部、培训实施部门及培训学员进行培训效果评估进行培训效果评估人力资源部、培训实施部门及培训学员人力资源部进行培训收尾工作分析反馈信息，相应调整下一轮培训计划的拟定和实施；建立培训档案，签订服务期协议，进行相关费用报销人力资源部4.2 考勤管理流程考勤管理中的业务流程主要包括加班申请流程、休假申请流程。（1）加班申请流程业务描述：管理员工的加班申请、核定等工作流程。业务步骤：处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明提交加班申请提交加班时间员工部门经理审批审核意见部门经理主管副总经理审批审核意见部门主管副总若发放加
27、班费则由部门主管副总审批，否则，加班将转换为调休。人力资源部审核审核意见人力资源部人事管理员模块功能描述l 根据加班的性质，员工可事前或事后录入加班申请单；l 各级领导按权限对下级的加班申请单进行审批确认；l 数据管理、统计分析，根据查询个人历史加班数据、加班申请审核状况、按部门、按时间查询加班状况；l 手机和邮件通知可定制；l 手机审批可定制；l 流程可定制。需要注意的问题 未核定的加班时间不能用于调休或核发加班薪酬； 加班需事先申请，待流程审批同意后可以加班，加班申请中加班时长为预计时长，“加班类型”牵涉到是否发放加班费用问题，“加班原因”需填写； 加班结束后，需填写“加班核定申请”，输入
28、实际加班时长，由直接上级审核确认； 核定后的加班时长才可以用于调休或核发加班费； 加班费发放、加班调休等依公司相关规定办理； 申请调休时，已核定加班时长需大于调休申请时长； 调休申请由直接上级审核确认； 所有调休的时长都将从“累计加班时长”中扣除。（2）请销假审批流程业务描述：通过此流程完成对员工年休假、事假、病假、调休等各类假期的申请审批流程。业务流程：处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明提交休假申请提交休假类别及天数员工填写休假原因部门经理审批审核意见部门经理主管副总经理审批审核意见部门主管副总若员工申请3天以上事假、病假，需履行此步骤。人力资源
29、部审核审核意见人力资源部人事管理员模块功能描述l 员工录入休假申请单或录入续假、销假申请单，提出假期申请；l 员工假期核定功能；l 可设定固定假期；l 假期状况查询功能，包括休假历史状况、审核结果等；l 休假情况的汇总、统计分析；l 手机和邮件通知可定制；l 手机审批可定制；l 流程可定制；4.3 人力资源自助系统 该系统为集团HRMS自助模块项目，年内可实施上线，员工、经理人员可登陆该系统查看及实时动态维护个人、员工信息。4.4 政策与制度（人力资源政策展示）4.5 培训资源（1）、课件分享（2）、在线学习5. 财务办公事务5.1 费用报销审批费用报销流程：费用报销审批详细流程：步骤说明如下
30、：步骤名称处理数据办理人员说明填写报销凭证参考报销单据内容员工报销人、时间系统自动填写部门经理审核审核意见部门经理财务审核审核意见（待补充）出纳？会计？部门经理？主管部门副总审核审核意见主管部门副总财务部判断是否需要总经理审批（待补充）出纳？会计？部门经理？总经理审批审批意见总经理付款出纳？6. 国际清算部办公事务6.1 信息披露业务描述：信息披露审批是国际清算部用于对主要通过ARCH网站、报纸电视或其他方式进行的，公司对外宣传信息、公司动向、ARCH服务、产品介绍信息及其他不涉及生产及敏感内容的一般信息的披露审批流程。处理流程：填写审批表部门经理审批主管副总经理审批总经理审批归档处理过程目前
31、如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明填写审批表见对外披露信息审批表信息披露申请人部门经理审批给出办理意见部门经理主管副总经理审批给出办理意见主管副总经理总经理审批给出办理意见总经理归档归入披露信息归档表信息发布员6.2 出国任务审批业务描述：出国任务审批是对国际清算部计划因公出国（境）人员的任务审批。处理流程：填写审批表相关部门会签主管副总经理审批总经理审批人力资源审批流程部门经理审批处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明填写审批表见因公出国(境)团组任务审批表申请人部门经理审批给出办理意见确定会签部门部门经理相关部门会
32、签给出办理意见会签部门经理主管副总经理审批给出办理意见主管副总经理总经理审批给出办理意见总经理人力资源审批流程转入人力资源对出国人员的审批审查流程6.3 国际清算事务签报业务描述：国际清算事务签报是国际清算部将需要报公司领导审批的事务进行签报的流程。处理流程：填写审批表部门经理审批主管副总经理审批总经理审批归档处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明填写审批表见国际清算事务签报审批表签报人部门经理审批给出办理意见部门经理主管副总经理审批给出办理意见主管副总经理总经理审批给出办理意见总经理归档归入记录表文档管理员6.4 合同审批业务描述：合同审批是国际清算
33、部与客户签订商务合同向公司领导报批的流程。处理流程：填写审批表相关部门会签主管副总经理审批总经理审批归档部门经理审批财务部审批处理过程目前如上，可根据实际管理进行调整。步骤说明：步骤名称处理数据办理人员说明填写审批表见合同审批表申请人部门经理审批给出办理意见确定会签部门部门经理相关部门会签给出办理意见会签部门经理财务部审批给出办理意见财务部门经理主管副总经理审批给出办理意见主管副总经理总经理审批给出办理意见总经理归档归入记录表合同管理员7. 固定资产管理按公司目前固定资产的管理办法进行管理，可以扩展功能。包括固定资产的卡片维护、使用情况维护及固资申领使用管理等。 7.1.1 固资申领步骤说明如
34、下：步骤名称处理数据办理人员说明固资申领申领人申领时间申领原因业务部门需要申领的人员如果是部门公共的申领，为部门固资管理员申领人、时间系统自动填写部门经理审批审批意见部门经理固资管理部门经理审批审批意见目前是系统部经理固资管理员办理办理意见处理情况固资管理员检查存货如果有进行领用如没有做其他处理归档完成归入固资管理表固资管理员7.1.2 固资管理表格系统以固资管理表格进行固资登记、状态记录、查询等。固资管理表格由固资管理员维护。其他员工可以查询自己的固资领用情况，固资管理部门的负责人可以查询整个固资情况。数据描述域类型说明资产编号名称品牌型号摆放地购买日期领用日期责任人备注8. 个人办公管理系
35、统应该给个人一个良好的办公环境。如同实际在工作时，给与一个个性化的工作平台，可以方便的办理自己的各项工作，可以根据日期安排工作计划，记录和查阅各项工作的办理情况，等等。8.1 工作管理8.1.1 各项事宜各项事宜包括待办工作、已办工作、关注工作等。数据描述域类型说明工作名称任务编号到达时间日期时间期望完成时间时间描述工作内容简述工作的详细情况完成情况完成时间日期时间附件文件数据描述大体如上，可以应要求扩展。其实，对于一个任务的办理，可能会有多种情况：基本的就是填写办理意见，有可能对于某些需要表达同意与否的说明，或者需要附件详细说明，或者要安排其他工作处理步骤的人员，或者要提出相关子工作任务，继
36、续完成。系统应该能够满足这些要求，并对这些工作有完整的记录。系统应支持对办理意见可定制可选择。待办事宜对于当前需要办理的工作，系统以待办事宜的方式通知用户办理。对于待办工作，在办理时，用户可以查看之前办理过程以及对于整个工作的描述。用户按照系统的要求，填写相关的业务数据，或者办理情况等完成办理情况。完成办理情况的事情，列入该用户的已办事宜。已办事宜自己已经办理完成的工作。如果对一工作，办理几次，则每次的办理是一条独立的记录，系统可以分组显示办理情况，以清楚地表达是同一任务。由于已办事宜可能非常多，所以一定要支持过滤查询功能。对于已办事宜的列表查询遵循总体要求描述2.5。关注事宜对于某些工作，有
37、权查看的，可以选择为自己的关注事宜，在这些工作有进展情况时，系统会以关注事宜的消息发出通知，使得关注人员及时得到消息。8.1.2 短信通知对于各类待办工作，系统提供短信通知功能，通过发送短信至用户手机，以提醒用户及时处理待办工作，要求短信及时准确。8.1.3 报表订阅业务目标：主动推送有价值信息给管理人员。业务过程：使用人员对于自己关系的各类数据，可以安排定期报表订阅。在订阅周期到达时，系统会应订阅规则生成所需要的报表，并提交给用户。系统提示用户没有看过的报表，用户可以方便查阅各个时期的报表。涉及接口：报表订阅的数据来源可以是各个生产系统，管理系统。系统需要从各个生产管理系统中抽取有效数据以支
38、持本功能的实现。8.1.4 常用文件起草/各项申请系统提供用户常用文件起草或常用各项申请的快捷操作，常用操作项可灵活定制和取消8.2 办公辅助管理8.2.1 电子邮件管理业务目标：系统提供接口，集成现有的电子邮件系统，用户登录OA系统后可直接登录电子邮件系统。系统支持管理用户需要代理的其他个人邮箱。功能要求：用户可以将自己需要系统代理管理的邮箱资料提交给系统，如：服务器地址，邮件地址，登录密码等。服务器根据用户要求，定期收取用户邮件，记录在系统中。新邮件到达在系统中相应的提示。用户可以查看自己各个邮件信箱的邮件。用户可以通过本系统进行发送邮件。虚拟内部邮件系统：系统应提供专门为内部交流的邮件系统，由于在一个系统中，可不必实现真的邮件发送接收，但必须在使用上，与邮件收发无异。可以利用人员组织管理，给组织、角色人员进行群发。8.2.2 名片夹业务目标：提供用户管理查阅名片资料的方便性。功能要求：目录安排可以分5层。目录管理基本同文件目录管理等，要求可以增删改，移动目录到其他目录中作为子目录。可以在目录中对名片资料进行增删改。9. 其他功能
