政府OA系统方案.doc

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1、目录一、子系统划分方案31.1办公管理系统31.2公共信息管理系统31.3综合查询子系统31.4系统维护子系统4二 子系统设计42.1 公文管理系统422收文管理子系统42.2.1 业务描述42.2.2业务流程42.2.3 操作人员职责52.2.4功能特色72.3 发文管理子系统112.3.1 业务描述112.3.2 业务流程112.3.4 操作人员职责112.3.5 功能描述122.3.6 功能特色142.4 流程设置162.5 档案管理子系统172.5.1 业务描述172.5.2 业务流程182.5.3 操作人员职责182.5.4 功能描述192.6 签报管理子系统202.6.1 概述20

2、2.6.2 功能描述212.6.3 功能特色222.7 会议管理子系统242.7.1 业务描述242.7.2 功能描述2428后勤管理子系统26281车辆调度管理26282考勤管理子系统2729目标管理子系统27291业务流程27292功能描述272.10公共信息管理子系统282.10.1公共信息服务子系统292.10.2 电子公告子系统3021021概述3021022功能描述302103电子论坛子系统3121031概述3121032功能简介322106人事机构子系统3221061功能概述322.10.4 电子刊物子系统342.10.4.1 业务描述342.10.4.2 功能描述342.10.

3、5 情报资料查询子系统362.10.5.1 概述362.10.5.2 功能描述372.11 综合信息查询372.11.1 功能描述372.12 个人辅助系统382.12.1 日程安排子系统392.12.1.1 业务流程392.12.1.2 功能描述392.12.2 电子邮件子系统402.12.2.1 业务描述402.12.2.2 功能描述412.12.2.2 安全保密设计422.12.3 个人办公管理子系统432.12.3.1 系统特点432.12.3.2 系统功能432.13 系统维护子系统44三、工程实施463.1 项目人员安排463.2 质量保证与控制措施463.3 用户培训463.4

4、售后服务463.5 实施过程47一、子系统划分方案武汉市XXXXXX办公自动化系统应用软件包括以下几个子系统，大致如下：1.1办公管理系统1） 公文管理子系统a. 收文管理b. 发文管理c. 公文催办d. 流程设置2） 签报管理子系统3） 档案管理子系统4） 会议管理子系统5） 后勤管理子系统a.辆调度管理b.考勤管理6） 目标管理子系统1.2公共信息管理系统1） 公共信息服务子系统2） 电子公告子系统3） 电子论坛子系统4） 电子刊物子系统5） 情报资料查询子系统1.3综合查询子系统1） 日程安排子系统2） 电子邮件子系统3） 个人办公管理子系统1.4系统维护子系统以下对各子系统进行介绍：二

5、 子系统设计2.1 公文管理系统 本子系统用于对发文的草拟、下发、审批、归档、打印，对收文的签收、分类、分发、审批、归档等操作。其模块具体结构如图所示：公文管理子系统公文查询流程查询待办公文签报管理收文管理发文管理流程设置图 公文管理子系统22收文管理子系统2.2.1 业务描述 收文管理主要完成的工作有收文登记、文件采集、领导批示文件、部门传阅文件、催办文件、收文查询及统计、收文薄及办文单的打印等；2.2.2业务流程 目前武汉市XXXXXX的文件管理模式如下： 来文由机要室登记，采集，再由办公室领导填写拟办意见、会办意见及阅知单位等，然后发送给拟办人办理，拟办人在填写完办理意见后可以按照缺省的

6、办理流程提交公文，也可以自己填写协办人及阅知人，在公文的整个审批流程结束后，将自动发送到档案室由档案员归档入库。下面是这种办文模式下的管理流程图：收文登记 文件采集 主任签批 部领导签批 反馈 反馈 归档 主办、协办处室阅办并反馈图 收文流程2.2.3 操作人员职责 收文在办理过程中涉及面广，不同的人员在文件流传中的职责不同，下面就人员在收文中的职责做一定的说明。 收文管理中的人员职责如下表所示：部门/人员在收文流程中职责权限办公室主任拟办公文、批阅公文拟办、批示、流程设定、流程监控主办 处室领导处室 处室职员 填写主办意见、部门内拟办填写办理意见批示、部门内拟办、流程监控办理意见 处室领导协

7、办 处室 处室职员 填写办理意见填写办理意见办理意见办理意见部领导公文拟办、批示意见拟办、批示、流程修改、流程监控档案室填写收文单、文件归档公文登记、归档表 收文管理中的人员职责功能描述 面向领导、办公室、各部门有关人员多个层次，以办公室或主办部门为中心对收文处理的全过程进行计算机辅助管理。彻底改变过去人工传递纸章文件进行文件的批办流转的传统做法，实现网上无纸办公，同时支持异地远程上网办公；大大加快公文的流转，提高办公效率。其功能模块化如下：收文管理子系统代码维护公文查询办理公文公文流转来文登记公文归档图 收文管理功能模块系统主要功能包括：1）、来文登记收文文书签收和登记收文，要登记的公文信息

8、如下：信息类别信息名称收文信息收文单位、收文日期、收文号、紧急程度、成文日期、页数、来文分类、分类序号、来文单位、来文文号、标题、主题词、正文、附件（附件编号、附件类型、附件叶数、附件成文日期、附件文号、附件标题、附件发文单位）档案信息文种、请示/批复文号、密级、解密期限、分类号、保管期限、年终文件去向表 收文登记信息列表2）、来文拟办档案室在登记完毕后，将来文发送到办公室主任处拟办该文，即办公室主任选择批示领导、主办单位和传阅单位，并设置流程、指定环节停留时间。办公室为系统默认的主办人员。3）、领导批示公文根据拟办意见发送到相应的领导处，领导在阅文后填写批示意见，填写完毕后，公文有两种流向：

9、一是回收文文书处根据领导批示进行公文传阅和主办，二是根据主办意见直接送文到主办部门或下一传阅人。4）、部门传阅 对于阅件在传送到主办部门后，部门领导可以决定该文在本部门内的传阅人员，即部门内传阅。5）、主办部门承办 对于办件在传送到主办部门后，部门领导批示主办意见，也可以责成本部门内相应的专人办理该文。6）、催办 公文在流转过程中，如有逾期未办的，系统将自动发送催办单催办该文。7）、来文归档 公文在办理完毕后将自动成为公文档案，该档案包括公文正文、附件和处理的全过程记录（拟办意见、处理意见、催办记录等）。8）、查询、统计 根据需要系统提供收文薄；收文处理单；收文正文和相关统计数据的报表打印功能

10、。2.2.4功能特色 本子系统的设计特点：1） 多种录入方式并存系统提供了四种录入方式：扫描输入 对于纸质公文，可以在收文登记时直接将原件扫描输入。原文引入对于电子公文，可以通过原文引入的方式录入原文，引入支持多种文件格式。从电子邮件中直接转入 对于用电子邮件发送来的公文，收文文书可以通过转为收文操作，直接将电子邮件转为收文正文。手工录入 对于内容较少的收文，收文文书可以委托打字员直接将正文打印录入。2） 自动标引入主题词系统提供了行业内的主题词库，收文文书在登记完来文标题后，系统可以从中提取出相应的主题词。3） 自动产生总流水号和分类流水号总流水号 系统给所有的来文一个总流水号，标引来文数量

11、。收文顺序号由机器自动给出，不可修改。收文顺序号=S+*+* 分类流水号 将来文单位分为相关的大类，在登记公文时可以根据不同的分类给出相应的分类流水，标记该类来文数量。4） 广泛提供数据字典，减少录入工作量系统提供了如下的数据字典：来文单位列表：按照来文分类表列出来文单位。来文单位文号表：列出来文单位常用的文号格式来文文种类表：列出所有的来文文种分类号列表：给出所有的公文分类列表，收文员可以从中选择相应的来文分类号。公文密级：普通、秘密、机密、绝密公文紧急程度：普通、平急、加急、特急5） 可视化流程设置工作流程可由使用人员按需配置，并提供可视化界面，方便用户操作。主要设置如下几项：机构规模：X

12、XXXXX的十三个处室，及相应的人员编制。办文模式：分发主办还是主任拟办；拟办权设置：设置收文文书是否有拟办权，若有在文书拟办后是否送主任拟办；文件传阅模式：部门文书传阅还是文书传阅；收文流水号：部门流水还是总流水；文件流转方式：阅件流转方式和办件流转方式设置；各级办文单位：设置各级办文单位人员；部门公文人口：设置公文在拟办后是直接送主办领导，还是送主办部门兼职文书；公文转出设置：设置公文在一个部门内办理完毕后，公文是回兼职文书处转出，还是直接转出。公文终结设置：设置公文终结后的流向：包括：是否给文书和拟办部门发送回执、是否需督办部门等。流程模式设定：可根据实际情况设定流程模式。6） 办理人是

13、否出差处理办避免公文流转到已出差人员处，延误公文的办理，在模型中添加了办理人是否出差处理，其过程是：工作人员在出差前一定要在个人事务予系统的离开办公室模块中填写何时出差和何时返回；这样，在选择办理人时，先扫描离开办公室模块，查看该人员是否离开，若已离开，给出相应的提示；如此便不会将公文发往已出差人员处。7） 驳文回文处理为防止拟办有误的情况下主办部门驳文和退文，设计了这样原则：从哪来回哪去；公文在返回后，拟办人可以重新拟办，或上批阅人可以在填写完意见后再次发给该办理人办理；8） 办文委托管理办文人员出差时可以在外出管理单中填写有权代替自己办文人员名单，当拟办人选择到自己时，弹出自己已经出差，某

14、某可以有权处理自己的文件提示框，这样一来，拟办人便可以将文件发往委托人，以免延误文件的办理。9） 自动记录功能人员填写意见时，系统自动记录下批注入的姓名、批注时间等信息，并不允许更改。 10）多种查询和检索方式为参与办文的人员提供了多种查询方式，可以快速查找到有关文件；主要提供有如下查询方式：按来文单位查询按收文总流水查询按分类流水查询按来文单位查询按主题词查询按分类号查询按成文日期查询按密级查询按保管期限查询除此之外，系统还提供了全文检索功能，只要提供相应信息，系统将把所有相关文件检索出来。 11）统计管理 提供收文的查询和统计功能、统计收文数量、办文效果、办文率等指标、并提供可设置的多种报

15、表，用户可以随时打印各种统计报表。12）公文档案一体化管理 在收文登记时为收文文书提供了档案信息录入口，在办文终结后，公文将自动汇总到公文档案库，根据立卷。13）灵活的权限管理 收文管理中的权限控制包括公文密级控制和用户操作权限控制： A)密级控制 有密级的公文在流转过程中只有参与处理的人员才可以阅读，其他人无权查看。 B)用户操作权限控制 在用户操作权限的控制上采用了角色化设置，通过给用户设置不同的角色来控制在收文流程中用户的操作权限。14）、个性化的用户界面 系统通过给每一个用户赋予不同的角色，来判断用户的身份，从而给出不同的用户界面。2.3 发文管理子系统2.3.1 业务描述 发文是指以

16、XXXXXX名义发出的公文，发文管理完成的工作有文件拟稿、核稿、发文登记、会签登记、文件登记、发文送文、发文归档、发文查询及统计、发文单和发文薄打印等。2.3.2 业务流程 各处室在起草完文稿后填写一公文拟稿单，在拟稿单中需填写会签处室、公文密级、附件数及拟稿人等，填写完毕后文稿将被发往会签处室或办公室（办公室一般先有秘书审稿，再由主任审核），会签处室或办公室可以填写意见也可以在原稿中用不同的笔色修改文稿，之后可以选择会办人名单，在填写完会办人后，文稿将被发送到各会办人，会办人在会签完毕后文稿将自动发送到有关领导签发，文稿在签发后将发送到打字室打印及发送到档案室归档入库。 这种办文模式下的管理

17、流程图：办文单位拟办 处室领导审批 办公室审核 部领导签发 校对、封文 其它处室会签 其它处室会签 其它处室、领导会签 归档 分发 打印 编号 发文登记图 发文流程图2.3.4 操作人员职责在发文中，不同的人员有不同的操作职责，下面是详细列表：部门/人员流程中的职责权限档案室编文号、文件归档公文登记、归档办公室主任审核、填写审核意见、确定审批领导流程修改、修改稿件、流程监控、驳回秘书 审核、驳回修改稿件、驳回、流程监控部领导填写审批意见、驳回审批、流程修改、流程监控、修改稿件、驳回拟稿处室处室领导审稿、确定会签处室、主送单位、提交会签、提交秘书审核流程监控、审稿、设定流程处室职员拟稿拟稿会签处

18、室会签会签、流程监控表 发文中操作人员职责2.3.5 功能描述 发文管理的功能模块大致可划分为：发文管理发文设置发文归档发文办理发文印刷图 发文管理的功能模块系统要完成的功能有：1）、拟稿拟稿部门拟稿人编辑发文原文、填写发文稿纸中的发文单位、拟稿日期、拟稿部门、拟稿人、发文类型、紧急程度、页数、标题、主题词、正文、附件等内容。2）、核稿 拟稿人拟完稿件后进入核稿阶段、包括两种情况： 在部门内核稿； 秘书和领导核稿。3）、会签 对于需会签的发文，主办部门领导可以选择会签部门签发，会签部门可以填写会签意见和修改意见，但无权修改原稿。4）、审核 会签结束、稿件送拟稿人整理、整理完毕（随同会签部门意见

19、）后送办公室（主任或秘书）复核稿件，主任或秘书有权修改、作废、驳回稿件或再送其它处室会签，并确定发文种类。5）、签发 对于XXXXXX发文、办公室在复核完毕后，填写会签意见，送XXXXXX领导签发稿件，XXXXXX领导有权修改、驳回稿件给办公室或拟稿单位或再送其它处室会签，并修改发文种类。6）、校对、封文、给文号 稿件在签发后，系统自动编给文号，并送档案室登记发文及相关信息、自动产生发文台帐；确定文件生成并封文。7）、成文 在给完文号后，稿件本送到打印室印制，印制完毕的公文由相应的部门盖章。8）、发文 发文包括两种：电子公文和纸质公文；电子公文在发文文书登记发文后直接送主送单位，纸质公文在盖章

20、后封发出去。9）、归档 以上步骤结束后，发文的所有副本及实际文件副本一同存档。10）、统计查询 提供发文的多种指标查询及各种报表如：拟稿单、发文薄等单据的打印等。2.3.6 功能特色本子系统的设计特点：1） 稿件批阅的版本保存功能在版本保存中设计了两种方案：Notes中的版本保存 该方案设计了版本副本保存和审批笔色相结合的方法，即在审批过程中，审批人可以用一种固定的笔色审批稿件，审批完毕的稿件成为原稿的一个副本保存，如此，查看时可以通过稿件副本和审批笔色来判断审批人所做的修改。MS Word 中的版本保存 该方案将MS Word中的版本保存功能集成到本系统中，即通过系统与MS Word的数据交

21、换，实现稿件在Word中的修改和版本保存。2） 自动标引主题词与收文管理相同，发文管理设计了自动标引主题词功能。3） 自动生成文号及顺序号根据有关编号规则，自动给出文号；4） 可设置审批流程在发文的审批过程中设计了如下的流程控制方式；可设置是默认流程还是自定义流程；可设置部门会签传文方式为顺序传文还是同时传文；会签时可设置是先将文发到会签部门，由其在部门内传文处还是直接送会签部门领导；可设置部门会签时除填写会签意见外，有无权修改原文；可设置文件传出是回文书转出给拟稿单位、还是直接转出给办公室；可设置在发电子文时，是否需主送单位回执；无邮件地址的主送单位给总文书是否报软盘选项；5） 办理人是否出

22、差处理工作人员在出差前一定要在个人事务子系统的离开办公室模块中填写何时出差和何时返回；这样，在选择办理人时，先扫描离开办公室模块，查看该人员是否离开，若已离开，给出相应的提示；如此便不会将公文发往已出差人员处。6） 驳文处理为防止拟办有误的情况下主办部门驳文和退文，设计了这样原则：从哪里回哪去；公文在返回后，拟办人可以重新拟办，或上批阅人可以在填写完意见后再次发给该办理人办理；7） 办文委托管理办文人员出差时可以在外出管理单中填写有权代替自己办文人员名单，当拟办人选择到自己时，弹出自己已经出差，某某可以有权处理自己的文件提示框，这样一来，拟办人便可以将文件发往委托人，以免延误文件的办理。8）

23、提供多种公文查询方式为参与办文的人员提供了多种查询方式，可以快速查找到有关文件；主要提供有如下查询方式：按主办单位查询按发文类型查询按发文流水查询按发文文号查询按主送单位查询按主题词查询按分类号查询按拟稿日期查询按密级查询按保管期限查询除此之外，系统还提供了全文检索功能，只要提供相应信息，系统将把所有相关文件检索出来。9） 公文档案一体化管理在发文在发文文书填写完有关信息后，将自动转到发文库中，根据立卷规则自动立卷。 10）多种权限管理 发文管理中的权限控制包括公文密级控制和用户操作权限控制： 密级控制 有密级的公文在流转过程中只有参与处理的人员才可以阅读，其他人无权查看。 用户操作权限控制

24、在用户操作权限的控制上采用了角色化设置，通过给用户设置不同的角色来控制在发文流程中用户的操作权限。 11）自动计算发文页熟12）个性化的用户界面 系统通过给每一个用户赋予不同的角色，来判断用户的身份，从而给出不同的用户界面。2.4 流程设置是可配置流程的集中体现，包括：办文模式设置：设置本单位是集中办文还是分发主办；拟办权设置：设置收文文书是否有拟办权，若有在文书拟办后是否送主任拟办；文件传阅模式：部门文书传阅还是总文书传阅；收文流水号：部门流水还是总流水；文件流转方式：阅件流转方式和办件流转方式设置；各级办文单位：设置各级办文单位人员：部门公文入口：设置公文在拟办后是直接送主办领导，还是送主

25、办部门兼职文书；公文转出设置：设置公文在一个部门内办理完毕后，公文是回兼职文书处转出，还是直接转出。公文终结设置：设置公文终结后的流向：包括：是否给文书和拟办部门发送回执、是否需督办并选择督办部门等。设置部门会签传文方式为顺序传文还是同时传文；会签时可设置是先将文发到会签部门兼职文书，由其在部门内传文处还是直接送会签部门领导；2.5 档案管理子系统2.5.1 业务描述档案管理业务包括档案资料的接收征集、整理、编目、保管、签定、数据统计、利用管理等工作。档案管理大体上分为文档、科档、会档三大部分，其管理大体上也是按文档、科档、会档划分管理到人的。文档在收发文至档案的转化过程中，有的单位由单位总文

26、书立卷、有的单位由各处室文书立卷、有的由档案室统一立卷，其立卷原则、业务流程各不相同。1） 文档管理文档管理的工作中，首先是档案资料的收集、整理、立卷，文档的立卷是以年为单位，在一年终结时，收集一年的文件，包括单位发文、收文、各部门收发文，上年遗漏文件或上年无批复的请示文件等，根据各文件的内容确定其去向：归档、保存、销毁。对归档的文件给定文件的保管期限和分类号，然后按部门或分类组卷。 文档立卷可能有以下三种方式： 部门文书组卷，交档案部门保管； 档案部门统一立卷。 立卷部门不一样，立卷原则也不一致。同时，不同的单位其案卷的排架方式、档号的格式也不一样。2） 科技档案管理科技档案的管理主要是接收

27、工程部门和其它有关部门移交进馆（室）的档案资料，并予以编号、分门别类将其保存、打印相应的检索工具，以备日后检索。3） 会计档案管理会计档案管理的主要工作是接收财会部门按年度组卷后的会计凭证，会计报表、会计帐薄等档案资料，并将其分门别类将其保存以备使用。 除以上三种档案外，还包括声像档案、照片档案、实物档案的管理。2.5.2 业务流程档案管理的业务流程各种类型的档案管理不尽相同，其中以文档的组卷管理最为烦琐。武汉市XXXXXX档案管理的基本流程如下：发文登记文 卷内目录装订编制目录立卷文件收集编制案卷目录收文登记本 案卷目录上架统计借阅检索 图 档案管理流程2.5.3 操作人员职责档案材料是一个

28、企业的家当记录，极具保密性。不同操作人员对档案的处理范围、权限是不一样的。全部人员具体上可分为档案管理员、各部职员、各部门领导、形成档案的部门领导、XXXXXX领导。其中XXXXXX领导可以看到全部档案的内容。档案管理员：负责全部档案资料，数据的维护、录入，具有所有操作权限。各部门职员：只有查询本部门或经办过文件的权限，遇有密级的档案不可直接调读文件的内容各部门领导：对本部门形成的档案或经办过的文件具有直接阅读的权限，但对其它部门形成的带密级的档案需确认使用权限。XXXXXX领导：可查询、阅读全部文档。2.5.4 功能描述档案管理系统在办公自动化系统中应具有的功能如下：1）、自动组卷的功能：

29、对文档而言，应具有自动立卷或辅助立卷的功能。自动立卷前，应对本年度的公文进行合法性检查，对不满足立卷要求的公文提醒用户修改或作不归档处理。2）打印的功能 年打印出档案部门所需的各种规格的报表，其规格参见相应的标准。其中有案卷外封面、案卷内封面、案卷目录、卷内目录、总目录、分类目录、著录卡片、专题目录、全引目录、移交、销毁、接收清册等等。其标准有的是国际，有的是行标、有的是企业标准。 在选定的数据库中按“打印”按纽，可选择要打印的项目或报表，选中后可以直接打印，也可以先预览后打印或者只预览不打印。3）统计的功能 可以按时间、类别、保管期限统计。要求统计口径相对灵活、多样。提供常用的统计口径，用户

30、也可以根据需要指定自己的统计口径。4） 查询的功能档案保存的目的是提供查询，因此要求有较灵活的查询，可以提供多途径的查询，可以作全文搜索和只做指定范围的搜索，对不在馆内的档案提供去向和下次进馆的时间。如移交出馆（室）提供移交的时间和接收方名称；对已外借的档案提供借出的时间和应归还的时间；对已销毁的档案提供销毁的时间等等。查询时可以用浏览的方式显示，只显示概要信息，也可以显示一个文档的详细信息。预先提供常用的检索途径，对于不同的档案有不同的检索途径，如文档可以预置主题词、文号、标题、成文日期的范围等检索途径。同时提供按任意条件组合的检索。检索后可以即时打印出调卷单，同时向档案部门提交调卷申请。对

31、已外借的档案也可以向档案部门提出调卷申请，档案部门收到调卷申请后，在该卷（件）档案归还时，向申请人发出受理答复，通知调卷人借阅档案。对检索后直接阅读文件内容的检索，系统自动记录对文件的使用次数、检索人的有关信息，以便于统计。5） 数据的输入与编辑功能：档案数据的录入有多种渠道，系统应提供满足各种渠道的数据录入。对档案部门已经组卷但尚未录入计算机的可以逐条手工录入，全文数据可以直接启动用扫描仪扫描，也可以将预先扫描的文件或其他方式产生的文件直接引人。对收发文过程中产生的数据自动立卷后转储成档案数据。对全文信息可以用图形的方式存储，也可以转换成纯文本后存储。系统支持录音录象的多媒体存储，多媒体存储

32、的档案资料可以在工作站上播放。对声音、图象多媒体数据不提供编辑功能。输入时，对全文可以直接输入，也可以点击“全文引入”按钮而引入任意类型的文件内容，点击“扫描”则启动扫描仪进行扫描，并自动将扫描后结果拼接在一起进行存储，也可以将扫描后文字图象的结果按要求转换成纯文本后存储。输入时，保管期限、库位号、单位名称等信息可以取缺省值，也可以从前一个文档中复制从而减少数据的输入量。2.6 签报管理子系统2.6.1 概述签报是指内部公文流动，主要流程为：意见反馈 签报起草 上级签署意见 归档 会签人员意见表 签报流程图签报数据项：顺序号+签报字号+签报日期+缓急+会签单位+签报人+XXXXXX领导批示+会

33、签意见+标题+正文+归入卷号+保管期限2.6.2 功能描述签报管理子系统提供签报的拟稿、批阅、传阅、打印、归档的一体化管理，其功能模块划分如下：签报管理系统查询统计调档入库批示承办部门拟稿签报起草图 签报管理功能模块图1） 拟稿部门人员编辑签报原文、填写签报送稿纸中的拟稿人、密级、起草日期等信息、填写完毕后送部门领导审批。2） 审批部门领导可以填写审批意见也可以直接在原稿中修改，修改有痕迹保存。3） 签批单位领导在收到签报后，签署批示意见，签署完毕后，系统将其送到承办处室或直接返回拟稿人终结流程。 4）承办承办处室收到签报后，根据领导的批示意见和签报内容办理，在填写完办理意见和办理结果后系统自

34、动给拟稿人发送回执。5）终结归档 在承办单位办理完毕后，该流程即为终结，系统将自动把签报和审批痕迹归档，并定期送档案室立卷。6） 统计查询及报表打印提供对历史签报的全信息查询、包括原文、修改意见、拟办意见、处理意见和承办结果的查询；提供签报办文率、数量的年报、季报等统计数据报表，并提供签报收文薄、登记表的打印。2.6.3 功能特色系统主要特点为：1） 稿件批阅的版本保存功能在版本保存中设计了两种方案：A、 Notes中的版本保存该方案设计了版本副本保存和审批笔色项结合的方法，既在审批过程中，审批人可以用一种固定的笔色审批稿件，审批完毕的稿件成为原稿的一个副本保存，如此，查看时可以通过稿件副本和

35、审批笔色来判断审批人所做的修改。B、 MS Word中的版本保存该方案将MS Word中的版本保存功能集成到本系统中，即通过系统与MS Word的数据交换，实现稿件在Word中的修改和版本保存。2） 签报催办和回收处理为及时提醒办理人办理签报，该模型中设计了催办处理模块；其方法是：在签报配置表中配置签报缓急的四种级别在办理人员处停留的时间和提前几天发催办函；文书在登记时确定签报的缓急程度；这样，签报在发到办理人处达到催办天数时，系统自动给办理人员发送催办邮件，督促其办理；当该签报在办理人处停留时间达到规定的回收时间后，系统将把该签报自动发回文书，重新拟办该签报。3） 办理人是否出差处理为避免签

36、报流转到已出差人员处，延误签报的办理，在模型中添加了办理人是否出差处理，其过程是：工作人员在出差前一定要在个人事物子系统的离开办公室模块中填写何时出差和何时返回；这样，在选择办理人时，先扫描离开办公室模块，查看该人员是否离开，若已离开，给出相应的提示；如此便不会将签报发往已出差人员处。 4）驳文处理 为防止拟办有误的情况下承办部门驳文和退文，设计了这样原则：从哪来回哪去；签报在返回后，拟办人可以重新拟办，或上批阅人可以在填写完意见后再次发给该办理人办理；5）办理委托管理 办理人员出差时可以在外出管理单中填写有权代替自己办理人员名单，当拟办人选择到自己时，弹出自己已经出差，某某可以有权处理自己的

37、签报提示框，这样一来，拟办人便可以将签报发往委托人，以免延误签报的办理。6）流程跟踪管理 所有参与签报处理的人员都可以随时查看签报的处理情况和当前处理人信息；7） 多种查询方式为参与办件的人员提供了多种查询方式，可以快速查找到有关签报；主要提供有如下查询方式：按拟稿部门查询按拟稿人查询按拟稿日期查询按主题查询按分类号查询按密级查询除此之外，系统还提供了全文检索功能，只要提供相应信息，系统将把所有相关文件检索出来。 8）查询统计管理 提供收文的查询和统计功能、统计签报数量、签报办理效果、签报办理率等指标、并提供可设置的多种报表，用户可以随时打印各种统计报表。 9）签报档案一体化管理 在签报登记时

38、为文书提供了档案信息录入口，在签报办理终结后，签报将自动汇总到签报档案库，根据立卷规则自动立卷。 10）灵活的权限管理 签报管理中的权限控制包括签报密级控制和用户操作权限控制。 A、密级控制有密级的签报在流转过程中只有参与处理的人员才可以阅读，其他人无权查看。 B、用户操作权限控制在用户操作权限的控制上采用了角色化设置，通过给用户设置不同的角色来控制在收文流程中用户的操作权限。2.7 会议管理子系统2.7.1 业务描述会议管理主要包括会议的申请、审批、会议资源安排、会议通知单发放、会议文件及会议记要的生成等过程。以下是召开一个办公会议的全过程描述：开会前可先由会议召集人拟定会议申请单，并送有关

39、领导审批，领导能直接对它进行修改或打回给拟稿人并提出意见。若开会需要会议室的由会议召集人向会议室管理员（如秘书）申请会议室。申请通过后，填写会议通知单（在拟定会议单时可查找与会人员的空闲时间）。会议通知可以直接发送给个人、处室。发给个人，可在他的信箱中收到通知单。收到通知单后，与会人员要进行回执。若发给处室由兼职文书指定与会人员，并予以回执（外单位以发形式通知，收文形式回执）。会议召集人根据回执决定会议是否更改，若有变动另行通知。会议结束后，有关人员草拟会议纪要，讨论后修改、拟定会议纪要、会议现场摄像，最后由文书科或相关部门进行归档。2.7.2 功能描述会议管理系统主要针对武汉市委办公会议的特

40、点提供：会议的申请、审批。对会议室、会议资源进行计算机管理，合理的安排、分配会议室及会议资源。能自动发送会议通知，也可根据需要直接送大屏幕播放，与会人员能根据通知进行回执。对会议的取消、变更能做合理的处理。可对会议进行多种方式的查询、浏览、统计功能。用户还可根据要求对会议机要进行录入、归档。 由管理员给不同用户灵活设置权限。 会议摄像，归档。 会议管理子系统的功能模块划分如下：办公会议管理子系统权限设置会议纪要管理会议取消变更会议统计查询会议通知及回执会议室管理会议申请审批图 会议管理功能模块划分下面对系统所能够提供的功能做更进一步的说明：1）、会议申请、审批会议安排人申请会议要填写会议申请单

41、，在填写会议申请单时，须输入会议的时间、与会人员、主题及召开会议的部门。输入完后在通讯录中选择或直接输入审批人，领导审批时若觉得还应送其他领导审批，可继续选择审批人审批。可根据情况自动判断审批状态是否结束，若已结束可向申请人发回执。在审批过程中，申请人可查看到审批情况。2）、会议室管理用户在向会议室管理员申请会议室前，需先填写会议室申请单，包括会议起止时间、是否需要现在摄像、与会人数、会议人数、会议的紧急程度、并自动获取申请人姓名。管理员在会议市管理邮箱中收到申请单，他可按会议的起止时间查询空闲会议室。若没有空闲会议室则说明在其间有哪些会议召开，管理员可根据会议紧急程度做出合理安排。3）、发送

42、会议通知及回执 发通知者首先应填写会议通知单，通知单内容包括：会议地点、会议时间、与会人员、召开会议的部门、会议主题及备注。可根据以上信息自动生成一段会议通知。用户可以在它的基础上进行修改成文，并可将成文通知打印出来或送大屏幕播放。会议通知还能直接加到个人办公日历中，提醒用户准时开会。 与会人员杂各自的邮箱中收到通知，通知中包括同意、不同意按钮。若选择同意按纽则表示与会人员能按时参加会议，若选择不同意将弹出对话框，便于用户申明理由。回执信息将自动发送给会议通知人。4）、会议的取消及变更 若会议临时有变，则可及时向会议管理员及与会人员发送变更通知，过程与上一步骤相同。5）、会议的查询、统计 会议信息以分类的方式