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1、海天网络协同办公系统2011管理员手册北京联杰汇佳信息科技发展有限公司2010年11月目 录1.概述32.登录33.系统管理员界面34.组织结构及用户45.角色管理56.数据字典57.模块管理68.工作流管理89.安全管理2010.系统设置2410.1.系统设置2410.2.公文管理2710.3.文档管理2810.4.考勤管理2910.5.日志管理3010.6.专题管理3110.7.联系人管理3210.8.用户管理3310.9.系统其它3411.系统其他模块351. 概述系统安装完毕后，为了保证系统的正常运行，系统管理员需要对系统进行初始化设置，设置包括以下内容：用户帐号、角色、启用模块、数据
2、字典、工作流设置、安全设置以及其它一些系统功能设置，下面逐一讲述。2. 登录系统管理员首次登录到OA 网络办公平台，使用默认的用户名和密码：用户名： sa密 码： sa1. 打开您的浏览器并输入正确的URL。2. 建立登录窗口的快捷方式。3. 在登录界面中输入系统默认的用户名称和密码（如下图）。4. 单击登录即可进入系统说明：如果开启了系统日志功能，系统会在系统日志中登记“用户的非法登录”信息。3. 系统管理员界面具有系统管理员权限的用户登录后，登录系统后如下图所示：单击【系统管理】超链接，进入系统后台进行设置：4. 组织结构及用户Falsh演示：维护部门及用户帐号4.1. 管理员根据本单位人
3、员实际情况，录入部门用户信息，建立用户登录帐号，还可以根据本单位的需要对系统用户进行排序，如下所示：修改或删除4.2. 维护用户信息，系统由下面几个菜单，基本信息、角色集、模块权限。l 基本信息：维护当前用户的登录信息以及部门信息l 角色集：查看当前用户所属的角色集和，在角色管理部分设置用户所属角色l 模块权限：查看该用户当前所授权的系统功能，模块权限是所有角色的并集5. 角色管理Falsh演示：如何自定义系统角色管理系统中的所有角色，管理员可以根据本单位的职位信息来建立用户角色，比如总经理、销售部负责人、财务部经理等名称的角色。选中当前角色，管理员可以执行三个操作：基本信息、所属用户、角色权
4、限。l 基本信息：修改当前角色的基本信息，比如角色名称、角色备注l 所属用户：设置具有当前角色的所有用户l 角色权限：设置当前角色的系统功能权限说明：在分配角色权限的时候，注意有一项叫做“临时模块”，这个项目是为了把系统中暂时不使用的功能放在该模块下，以便日后重新启用这个类别下的一些模块。6. 数据字典Falsh演示：如何自定义字典维护系统中用到的一些内容不经常变化，填写表单时可选择的字典内容。添加字典或者修改字典，如下图所示：l 提示：在本系统的基础上进行二次开发的时候，所有的字典维护信息也可以通过这个模块进行维护。7. 模块管理Falsh演示：如何向系统添加自定义模块7.1. 模块说明维护
5、系统启用的模块，您可以进行以下操作：u 设置系统启用的模块单位在启用系统的时候，有些单位由于人员多，计算机水平参差不平，掌握程度也不一样，所以，OA系统在开始实施的时候并不是所有模块同时启用，往往是随着用户对系统的熟悉程度的不断提高而开启新的模块，最终使用系统的所有模块功能。u 修改系统菜单显示位置海天OA提供给客户使用时，可能根据用户习惯或者行业不同，OA中的一些模块存放位置也有不同，管理员可以根据自身行业的特点进行模块位置调整。u 修改系统菜单显示名称各行各业对菜单的一些称谓可能不尽相同，例如：工作流模块，有些企业用户定义为“企业工作流”，有些机关单位则可能习惯于定义为“机关工作流”，诸如
6、此类，可以通过该功能进行设置。u 在系统中添加用户自己开发的模块（二次开发）海天OA提供了强大的二次开发功能，有强大的可扩充性能。用户在使用的过程中可以将针对本单位开发的其他应用软件或者管理软件，整合到本系统中，所增加的模块统一接受OA管理权限设置。u 工作流菜单（二次开发）在工作中涉及到的申请审批等行政事务，都可以作为一个工作流程，增加了工作流类型后，可以在菜单中添加一个工作流程，比如：系统需要增加一个使用公章申请流程，增加了相关工作流的类型、表单以及审批处理流程以后，如果需要在此创建一个独立的模块-用章申请模块，则参照公文收文/发文的方式定义，其中有一个参数叫做 SysFlowType，该
7、参数就是传递当前的工作流类型，多个工作流类型则用“,”号隔开，如SysFlowType=1,2,3,4 。如果没有传递该参数，默认情况下，系统显示的是全部的工作流。7.2. 使用说明修改模块（新建模块）如下图所示：定义说明：n 名称：填写菜单显示名称n 上级模块：定义该模块所属类别系统中模块分为三级模块：第一级模块显示在屏幕上面的工具栏中，此时定义的图标生效，同时URL、权限代号是空。第二级模块显示在屏幕左边的工具栏中，此时定义的图标无效，同时URL、权限代号是空。第三级模块显示在屏幕左边的工具栏中，此时定义的图标无效，同时URL不能为空，权限代号根据实际情况定义。n URL：该模块的访问地址
8、n 图标地址：该模块名称前面显示的图标名称n 权限代号：该模块的权限代号，以便判断用户是否有该模块的访问权限。n 是否默认：一般选择“否”。l 提示：1. 本功能操作请谨慎，已经定义好的模块不要修改权限代号以及URL，否则系统会出错。2. 第一级模块中，URL可以包含如下的信息：a) 包含“http:/”，点击该菜单项时，系统自动导航到某个网址。b) 包含“m:”，点击该菜单项时，系统不显示左边的工具栏。8. 工作流管理Falsh演示：如何自定义工作流程 Falsh演示：如何进行手写签名Falsh演示：如何定义条件流程Falsh演示：如何设置流程节点的表单字段编辑权限8.1. 模块说明海天OA
9、所有的申请审批的表单、流程、节点以及操作权限设置，均通过此模块进行设置，一个完整的新的工作流程的设计，需要执行 表单类型流程表单工作流处理流程 这三个步骤。下面以定义一个用章申请为例来说明工作流的使用。比如，我们打算在系统中增加一个模块叫做用章申请，可以按照下面的操作来进行8.2. 定义表单类型系统中默认已经定义了公文收文流程、公文发文流程、企业工作流，您可以定义新的表单类型，表单类型是流程分类的依据。8.3. 定义工作流表单8.3.1. 定义表单基本内容我们定义一个新的用章申请表单：申请公章表单，如下图所示：简要说明：u 是否自动归档：在海天OA系统中,所有的工作流最终都要归档，以便于领导查
10、询，归档方式分为自动或者手动归档两种方式，管理员可以根据实际需要决定该表单是否自动归档。归档目录，就是文档资源的公共文档目录。u 归档人：设置表单最后的归档人员。系统如果不是自动归档，则由归档人进行归档，归档人不会对文档内容进行修改。u 正文格式：正文格式分为：Word格式，用户在填写完成表单基本内容后，可以选择是否保留正文格式，这主要是针对公文等类型表单提供的功能，。Word格式：提供痕迹保留、签名验签、电子印章等功能不启用正文：若不需正文内容，则不需要启用正文。在我们的这个例子中，不需要启用正文。8.3.2. 表单设计1) 表单字段设计申请单定义完成后，回到表单列表，如下图所示：表单设计点
11、击表单设计图标，进行表单字段以及表单显示界面的设计，如下图所示：点击“字段维护”按钮，对表单需要的字段进行维护，如下图所示：系统在维护字段之初，已经自动建立了几个初始字段，根据需要，我们可以自定义各种类型的表单字段。l 定义字段的界面如下： 显示名称字段的显示名称，用以标示某一字段，显示名称可以是数字、汉字或者英文字母，不能包含空格。 字段类型字段类型分为字符型、数字型、选择型、真假型、附件型、图片型、备注型、超链接型、电子邮件型、选择用户型、选择部门型、日期时间型、下拉列表型；数字型：可以应用在条件判断中，比如在报销流程中报销金额的多少，可以定义为数字型。真假型：如果是领导审批的同意或者不同
12、意，或者性别的男女，均可以采用此种字段类型。附件型：每日的生产情况日报、每月的计划、总结、周报等情况文件，均可以定义为附件型，提交给相关领导进行审核、查阅。选择型：需要在字典维护部分定义与该字段相同名称的目录，在此目录下定义选择的数据项，选择型的字段在填写表单的时候，会在表单后面加上一个选择图标，点击图标会弹出选择框。日期时间型：可以定义是否包含日期/时间，日期时间型的字段在填写表单的时候，会在表单后面加上一个日期图标，点击图标会弹出日期选择框。下拉列表型：需要在字典维护部分定义与该字段相同名称的目录，在此目录下定义下拉的数据项，在填写表单的时候，表单以下拉列表的形式显示定义的数据。HTML编
13、辑器型：选择该类型的字段后，前台会显示HTML编辑器，在编辑期内任意输入内容。选择用户型：该类型系统自动生成一个选择用户的选择框。选择部门型：该类型系统自动生成一个选择部门的选择框。意见型：该类型办理人员可以在线填写办理意见，系统自动保存班里人的姓名以及办理时间、办理意见。 字段值字段的初始值。 字段值:SQL当字段类型为下拉列表框、初始值选中的是SQL、选中SQL数值为下拉列表填充值这三个条件同时满足的时候，字段值文本框中的SQL脚本自动转换为下拉列表的填充数据的SQL语句。比如：如果下拉列表填充用户姓名，可以使用如下的SQL语句：Select tureName from vo_userIn
14、for order by orderNumber按照用章申请的实际需求，我们定义了如下图所示字段：2) 表单样式设计点击【页面设计】按钮，进入表单的页面设计。点击 图标，向表单页面中插入表单字段。表单的页面设计，我们可以使用DreamWaver、FrontPage、Interdev等常用的网页设计工具设计出表单格式，然后拷贝到我们的设计界面，当然您可以使用系统提供的页面设计工具实现非常漂亮的页面显示结果，这些设计工具可以根据您的需求进行选择，下图是我们的设计结果：8.4. 定义工作流表单系统中所有定义完成的工作流程如下所示：l 创建一个新流程提交后返回如下界面：l 设计流程点击上图中的按钮，进
15、行流程设计。海天OA流程图完全基于图形化设计，简单、明了，设计界面如下： 设计界面说明流程开始设计之前需要了解清楚一个流程的实际工作中具体需要哪些节点，我们作为示例，在用章申请中加上了三个节点填写表单申请、部门领导审批、行政办公室审批。添加节点的方法就是点击上图中的按钮。节点与节点之间的流向关系，就是点击上图中的按钮。 定义节点办理信息在上图中，点击某一个节点，可以编辑该节点的办理信息，如下图所示：A. 节点通用说明a) 办理方式分为办理式、分发式，办理式可以填写表单意见，可以在下面上传附件，分发式不做任何处理，只是判断下一步的处理人。b) 激活方式分为或方式、与方式两种。或方式就是本节点的办
16、理人有一个办理完毕，流程就可以继续执行下面的流程。与方式指本节点有多人共同办理时，需要全部办理完成后，系统才能执行下一步流程。c) 意见汇总是否允许该节点的办理人查看汇总意见。d) 停留时间该办理节点允许的办理时限，如果超出该时限，流程监控人可以监控该流程，执行催办操作。e) 开始节点指定该节点是否为第一节点，流程中必须有一个节点是开始节点，这样，流程才能够顺利往下执行。B. 节点用户说明节点的办理人员有四种可选方式，如下图所示：可以由上一节点指定办理人、可以指定一个角色或用户，当指定为一个用户时，可以设置该用户的代理人是否有效。申请人部门负责人，当前的办理人为申请人的部门负责人，负责人可以选
17、择级别，以方便垂直管理的流程，负责人的设置：系统设置-部门负责人管理 定义流向条件点击节点与节点之间的连线，可以设置该流向的条件，如下图所示：a) 点击定义按钮，定义当前的流向条件，如下图所示：b) 点击确定按钮，保存当前的设置节点流向c) 点击删除按钮，删除当前的流程节点l 流程字段控制点击流程信息中的【字段控制】按钮，设置各个流程节点能够修改的表单字段，如下图所示：点击编辑，选择当前字段允许编辑的节点列表，如下图所示：l 统计设置选择报表统计中对此工作流程的统计中显示的节点信息；系统默认的情况下，显示全部节点。9. 安全设置系统的安全设置为管理员提供了宽泛的、灵活的安全选项，依据本单位的安
18、全需求可以选择相应的安全设置。1) 概要说明安全设置部分包括以下几个域：安全限制 IP 地址限制 编辑IP 安全控制IP 限制使管理员指定个别的IP 访问系统，增加允许访问的IP 或者在系统中加以限制。如果IP地址被增加到“允许访问”的部分，则系统只允许这些IP地址访问系统。如果IP地址被添加到“拒绝访问”的部分，则除此IP地址之外的IP地址都能访问系统。允许或者拒绝访问的IP地址设置方法可以是 IP 地址的一部分，如“192.168”则代表IP地址是“192.168.*.*”的所有 IP地址访问时间限制从hh:mm 到hh:mm如果需要的话，可以设置在每天规定时间内允许访问系统。星期限制 启
19、动星期限制 星期一，星期二，星期三，星期四，星期五，星期六，星期日 如果需要的话，可以设置在每周指定的几天内允许访问系统。连接超时当用户连接超时将被自动注销(防止他人在您离开后非法操作OA 系统，保护系统安全)系统日志 记录非法访问日志(安全日志) 记录应用程序日志(应用日志) 记录正常用户正常登陆系统后的操作信息（使用报告）2) 编辑安全设置点击安全设置菜单，进入安全设置界面，如下图： 如果使用IP 限制，选择启动IP地址限制选项 如果需要控制系统被访问的时间，选择启动访问时间限制，设定一个时间范围 为了控制系统每周访问的天数，可以启动星期限制域3) 编辑 IP 地址控制表点击上图中的IP地
20、址控制表超链接，进入IP地址限制设置界面，如下所示：4) 设置连接超时点击左边菜单 连接超时，设置连接超时的时限，连接超时的定义为当用户在限定的时间内没有做任何操作的时候系统自动返回登录窗口。5) 系统日志为了跟踪非法访问和系统使用情况，选择系统日志菜单进行设置，如下图所示：6) 查看日志查看系统的访问信息7）IP地址绑定10. 系统设置设置系统的一些数据访问权限，维护系统的基础数据，包含以下几部分功能：10.1. 系统设置n 单点登录设置n 数据访问权限设置以下系统功能模块的用户访问权限：值班安排、员工信息卡维护权限、查看用户信息卡-今日日程、查看用户信息卡-参与协作、资讯内容维护、通知公告
21、维护、文档资源文档导出、万年历公共纪念日维护、维护超级链接（公共）、在线会议室维护（添加、删除、修改）、手机短信常用语维护（公共）、资料管理-资料列表维护、密码用户提醒。n 系统客户化说明：1、 刷新频率，是影响OA系统相应速度的一个重要参数，管理员可以根据服务器硬件设置的情况进行调整。2、 邮件账号设置：设置系统对外发送邮件所使用的邮件服务器信息。n 用户密钥管理用户采用USB Key 方式登录的时候，管理员用此功能设置Key 信息。n 管理系统表单管理海天OA有别于其他同类产品，提供了强大的模块生成功能，定义的模块有增加、删除、修改、查询等功能。用户可以使用海天OA生成各类MIS管理系统的
22、功能，如下图所示：l 定义表单的过程类似工作流表单定义，此处不再重复。l 使用时，请自定义模块，URL= INData/main.asp?id=信息ID，如下图所示：n 部门负责人设置海天OA工作流管理，流程的流转条件可以是负责人，海天OA的负责人级别可以是 20级，方便垂直管理，有利于流程流转条件的建立。n 负责人级别权限不同级别的部门负责人，权限有可能不一样，此模块功能就是划分各个级别的负责人相应的权限，如下图：10.2. 公文管理 发文文号初始化设置设置发文登记中发文编号的初始值，在系统开始正式使用后执行一次初始化操作，文号可否更改设置调整一般发生在跨年度的时候，允许用户自行调整文号。
23、文档套红：维护公文的套红模板，有打印要求的表单，同样可以制作套红进行打印。 签章管理维护公文中的电子印章文件，此功能模块上传定义好的电子印章文件，以便于有权限的用户盖章操作，关于如何制作电子印章文件，请参考“如何制作电子印章文件.swf”。Falsh演示：如何制作电子印章文件 签名图片管理10.3. 文档管理管理公共文档目录，公共文档目录，每级目录均可以设置发布文档权限与查询文档权限，有发布文档权限的用户同时具有目录文档查询权限： 公共文档目录管理n 文档发布权限设置当前目录的文档维护用户，界面如下：提示：如果文件夹目录有图标标示，表示当前的目录没有设置文档的发布/查询权限。 文档模板管理10
24、.4. HTML编辑模板 类别管理 模板管理10.5. 考勤管理 考勤参数设置设置考勤时间及日期格式，如下图所示：提示：1、 登录办公系统，系统可以设置为自动签到，设置方法参考“系统客户化部分”2、 开始考勤时间就是当天开始算考勤的时间，即最早签到时间；结束考勤时间是当天终止考勤的时间，即最晚签退时间。 其他情况设置在员工的考勤登记中，不属于请假、外出的登记，都登记在其他情况登记中，在进行考勤统计的时候，系统根据本功能设置的出缺勤类型判断用户的出缺勤状态。10.6. 日志管理 日志参数设置用户可以修改日志的日期范围，默认可以修改一周内的日志信息。10.7. 专题管理专题类似文档管理的公共目录的
25、部分，便于管理本单位的文档资料信息，比如下载中心、知识管理、驱动程序、规章制度、领导讲话、重要批示、工作动态、通知通报、各地最新动态、宣传工作、治安管理信息化、工作简报，这些内容都可以以专题的形式进行管理。 专题类别每一个专题类别名称，都可以作为一个模块进行显示，比如上面定义的两个专题，可以定义两个模块。 专题目录维护维护专题中的资料目录结构。10.8. 联系人管理公共联系人类别管理，维护公共联系人类别。菜单说明：n 类别访问权限设置类别访问权限，界面如下：n 系统的其它菜单项说明请参照个人联系人提示：如果类别目录名称右侧有图标标示，表示当前的类别没有设置发布/查询权限。10.9. 用户管理
26、用户排序设置按照本单位实际情况对用户的显示先后顺序进行排序。 系统帐号列表列出系统中所有的帐号信息，方便打印编辑，一般在开始实施OA系统的时候，打印出一张帐号表发给各部门，此时统一初始密码，如123，用户登录系统后自行修改密码。10.10. 系统其它 资讯类别维护新闻资讯的分类。 在线投票管理在线投票管理，可以制作出各式各样的投票项目，设置是否允许多项选择，系统限定每个用户只能投票一次，投票结果以表格，饼形图、直方图显示。 在线播放文件维护维护在线播放文件列表，播放是一个网址；文件类型是asf、rm等流媒体文件类型。 论坛类别管理管理在线论坛的分类。 论坛版主管理11. 系统其他模块n 海天OA应用服务器海天OA应用服务器，负责处理用户的日程提醒，日程到了提醒时间，系统会自动发送邮件提醒用户。当用户定义了日程手机短信提醒的时候，该服务程序并不负责发送手机短信，而是将提醒信息发送到短信发送列表中进行排队等候发送。如果您需要执行日程提醒操作，您必须启动该程序。n 海天OA短信服务器负责发送手机短信，短信信息来源于新邮件到达提醒、会议通知、工作流催办、手写短信、日程提醒等不同模块。
