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1、,上海百润香精香料股份有限公司,内部控制鉴证报告,2012 年度,内部控制鉴证报告,信会师报字2013第 110117 号,上海百润香精香料股份有限公司全体股东：,我们接受委托，审核了后附的上海百润香精香料股份有限公司,(以下简称“贵公司”)管理层按照企业内部控制基本规范及相关规,定对 2012 年 12 月 31 日与财务报表相关的内部控制有效性作出的认定。,一、重大固有限制的说明,内部控制具有固有限制，存在由于错误或舞弊而导致错报发生且未被发现的可能性。此外，由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当，或降低对控制政策、程序遵循的程度，根据内部控制评价结果推测未来内部控制有效性具有一定的风险
2、。,二、对报告使用者和使用目的的限定,本鉴证报告仅供贵公司年度报告披露时使用，不得用作任何其他目的。我们同意将本鉴证报告作为贵公司年度报告的必备文件，随同其他文件一起报送并对外披露。,三、管理层的责任,贵公司管理层的责任是建立健全内部控制并保持其有效性，同时按照财政部等五部委颁布的企业内部控制基本规范（财会【2008】7 号）及相关规定对 2012 年 12 月 31 日与财务报表相关的内部控制有效性作出认定，并对上述认定负责。,四、注册会计师的责任,我们的责任是在实施鉴证工作的基础上对内部控制有效性发表,鉴证意见。,内部控制鉴证报告 第 1 页,五、工作概述我们按照中国注册会计师其他鉴证业务
3、准则第 3101 号历史财务信息审计或审阅以外的鉴证业务的规定执行了鉴证业务。上述规定要求我们计划和实施鉴证工作，以对鉴证对象信息是否不存在重大错报获取合理保证。在鉴证过程中，我们实施了包括了解、测试和评价内部控制设计的合理性和执行的有效性，以及我们认为必要的其他程序。我们相信，我们的鉴证工作为发表意见提供了合理的基础。六、鉴证结论我们认为，贵公司按照财政部等五部委颁发的企业内部控制基本规范及相关规定于 2012 年 12 月 31 日在所有重大方面保持了与财务报表相关的有效的内部控制。本结论是在受到鉴证报告中指出的固有限制的条件下形成的。,立信会计师事务所,中国注册会计师：肖菲,（特殊普通合
4、伙）中国注册会计师：王许,中国上海,二 O 一三年二月二十六日内部控制鉴证报告 第 2 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告上海百润香精香料股份有限公司关于公司内部控制的自我评价报告（截至 2012 年 12 月 31 日止）,一、二、(一)(二),公司基本情况上海百润香精香料股份有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）系 2008 年 11 月在原上海百润香精香料有限公司基础上整体变更设立的股份有限公司，根据公司 2010年第二次临时股东大会决议，并经中国证券监督管理委员会证监许可2011332 号文核准，公司向社会公开发行人民币普通股（A 股）增加注册资本人
5、民币 2,000 万元，变更后的注册资本为人民币 8,000 万元。公司于 2011 年 3 月 25 日在深交所成功挂牌上市，股票代码为 002568。根据本公司 2012 年第一次临时股东大会决议和修改后章程的规定，本公司申请增加注册资本人民币 8,000 万元，以资本公积向全体股东转增股份总额 8,000 万股，每股面值 1 元，合计增加股本 8,000 万元，变更后，本公司注册资本增至人民币 16,000万元。公司经上海市工商行政管理局批准取得注册号为 310225000125570 的企业法人营业执照。法定代表人为刘晓东。主要经营范围为：香精香料的制造加工。香精香料化工原料及产品批发
6、零售；经营本企业自产产品的出口业务和本企业所需的机械设备、零配件、原辅材料的进口业务（但国家限定公司经营或禁止进出口的商品及技术除外），本企业包括本企业控股的成员企业。（涉及行政许可的，凭许可证经营）。公司建立内部控制的目的和遵循的原则公司建立内部控制的目的建立和完善符合现代管理要求的内部组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,保证公司经营管理目标的实现;建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,保证公司各项业务活动的健康运行;规范公司会计行为,保证会计资料真实、完整,提高会计信息质量;确保国家有关法律法规和规整制度及公司内部控制制度的贯彻执行。公司建立内部控制制度遵循的原则公司遵循
7、合法性原则、全面性原则、重要性原则、有效性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则设计和建立内部控制制度体系。内部控制制度必须符合国家有关法律法规、财政部内部控制基本规范和上市公司内部控制指引,以及公自我评价报告 第 1 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告司的实际情况;内部控制制度约束公司内部所有人员,全体员工必须遵照执行,任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力;内部控制制度必须涵盖公司内部各项经济业务、各个部门和各个岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节;内部控制制度要保证公司机构、岗位及其职责权限的合理设置和分
8、工,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督;内部控制制度的制定应遵循效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果;内部控制制度应随着外部环境的变化、公司业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。,三、(一),内部控制环境公司内部控制结构,1、2、,公司的治理机构公司严格按照公司法等法律法规的要求,建立健全了股东大会、董事会、监事会等治理机构、议事规则和决策程序,履行公司法和公司章程所规定的各项职责。重大决策事项,如批准公司的经营方针和投资计划,选举和更换董事、监事,修改公司章程等,须由股东大会审议通过。董事会负责执行股东大会作出的决定,向股东大会负责并
9、报告工作。在重大投资项目、收购兼并、购置重要资产和签订重要合同、协议等方面的重要决策由董事会在股东大会授权范围内作出决议。董事长是公司的法定代表人,在董事会闭会期间,董事会授权董事长行使董事会部份职权。监事会是公司的监督机关,向股东大会负责并报告工作,主要负责对董事和高级管理人员执行公司职务时是否违反法律法规和侵害公司和股东利益的行为进行监督,对公司财务状况进行检查。为规范控股股东与公司的关系,控股股东与公司之间的机构、人员、资产、财务、业务分开,控股股东按照法律法规的要求只享有出资人的权利。公司建立董事会领导下总经理负责制。按照公司章程的规定,公司高级管理人员(包括总经理、副总经理、财务负责
10、人、董事会秘书)由董事会聘任和解聘。总经理是公司管理层的负责人,在重大业务、大额资金借贷和现金支付、工程合同的签订等方面,由董事会授权总经理在一定限额内作出决定。副总经理和其他高级管理人员在总经理的领导下负责处理分管的工作。公司的组织结构公司建立了的管理架框体系包括人力资源部、财务部、信息部、市场部、采购部、销售部、品控部、生产部、客户服务部、技术部、应用部、总务部,明确规定了各部门的主要职责,形成各司其职、各负其责、相互配合、相互制约、环环相扣的内部控制体系,为公司组织生产、扩大规模、提高质量、增加效益、确保安全等方面都发挥了至关重要的作用。自我评价报告 第 2 页,上海百润香精香料股份有限
11、公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告,(二)(三)(四),公司内部控制制度公司根据公司法、证券法、企业内部控制基本规范等有关法律法规的规定,制订了股东大会议事规则、董事会议事规则、监事会议事规则、总经理工作细则、信息披露管理制度、独立董事工作制度、重大事项处置制度、关联交易公允决策制度、募集资金管理细则等重大规章制度,确保了公司股东大会、董事会、监事会的召开、重大决策等行为合法、合规、真实、有效。公司制订的内部管理与控制制度以公司的基本控制制度为基础,涵盖了财务管理、生产管理、物资采购、产品销售、对外投资、行政管理等整个生产经营过程,确保各项工作都有章可循,形成了规范的管理体系。会计系统公
12、司设置了独立的会计机构。在财务管理方面和会计核算方面均设置了较为合理的岗位和职责权限,并配备了相应的人员以保证财务工作的顺利进行。会计机构人员分工明确,实行岗位责任制,各岗位能够起到互相牵制的作用,批准、执行和记录职能分开。公司的财务会计制度执行国家规定的企业会计准则和公司会计政策及有关财务会计补充规定,并建立了公司具体的财务管理制度,并明确制订了会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序,公司目前已制定并执行的财务会计制度包括:会计政策、财务部门职责、预算管理办法、固定资产管理办法、现金管理办法等。这些财务会计制度对规范公司会计核算、加强会计监督、保障财务会计数据准确,防止错弊和堵塞漏洞提供了有
13、力保证。控制程序公司在交易授权控制、责任分工控制、凭证记录控制、资产接触与记录使用管理、内部稽核控制等方面实施了有效的控制程序。,1、,交易授权控制公司按交易金额的大小及交易性质不同,根据公司章程及上述各项管理制度规定,采取不同的交易授权。对于经常发生的销售业务、采购业务、正常业务的费用报销、授权范围内融资等采用公司各单位、部门逐级授权审批制度;对非经常性业务交易,如对外投资、发行股票、资产重组、转让股权、担保、关联交易等重大交易,按不同的交易额由公司总经理、董事长、董事会、股东大会审批。自我评价报告 第 3 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告,2、3、4、5
14、、,责任分工控制公司为了预防和及时发现在执行所分配的职责时所产生的错误和舞弊行为,在从事经营活动的各个部门、各个环节制定了一系列较为详尽的岗位职责分工制度:如将现金出纳和会计核算分离;将各项交易业务的授权审批与具体经办人员分离等。凭证与记录控制公司在外部凭证的取得及审核方面,根据各部门、各岗位的职责划分建立了较为完善的相互审核制度,有效杜绝了不合格凭证流入企业内部。在内部凭证的编制及审核方面,凭证都经过签名或盖章,一般的凭证都预先编号。重要单证、重要空白凭证均设专人保管,设登记簿由专人记录。经营人员在执行交易时即时编制凭证记录交易,经专人复核后记入相应账户,并送交会计和结算部门,登记后凭证依序
15、归档。资产接触与记录使用控制公司限制未经授权人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险措施,以使各种财产安全完整。公司建立了一系列资产保管制度、会计档案保管制度,并配备了必要的设备和专职人员,从而使资产和记录的安全和完整得到了根本保证。内部稽核控制公司实行了内部审计制度,对公司的经济运行质量、经济效益、内控制度、各项费用的支出以及资产保护等进行监督,并提出改善经营管理的建议,提出纠正、处理违规的意见。,四、(一),内部控制制度的实施情况基本控制制度,1、,公司治理方面公司严格根据公司法、证券法、有关监管部门的相关文件和要求,不断完善法人治理结构,及时修改公司章程,制订并完
16、善了股东大会议事规则、董事会议事规则、监事会议事规则,建立了信息披露管理制度、投资者关系管理制度、独立董事工作制度、重大事项处置制度、关联交易公允决策制度、募集资金管理细则等,形成了比较系统的治自我评价报告 第 4 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告理框架文件,完善了公司的内部控制制度。,2、3、,日常管理方面公司控股股东严格遵循公司法和公司章程的规定,履行出资人的权利和义务。公司与控股股东在业务、人员、资产、机构、财务等方面完全做到“五分开”,具有独立完整的业务和自主经营能力。公司股东大会的召开严格按照公司章程规定的程序进行,及时披露相关信息,公司董事会、监
17、事会能够独立运作,客观、公正地行使表决权,确保所有股东的利益。人力资源管理方面公司对于人力资源这一影响公司内部控制的关键因素给予足够重视,选聘员工时重视其职业道德素养与专业胜任能力;对员工进行切合实际的培训;对价值取向和行为特征与公司经营指导思想和企业文化相同的员工将提拔或安排到重要、关键岗位,以保证公司内部控制制度能得到切实执行。,(二),控制程序公司主要控制程序包括：,1、,预算管理建立预算工作岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保预算工作中的相容岗位相互分离、制约和监督。预算工作不相容岗位包括：预算编制（含预算调整）与预算审批；预算审批与预算执行；预算执行与预算考核。预算管理部
18、门主要负责拟订预算目标和预算政策；制定预算管理的具体措施和办法；组织编制、审议、平衡年度预算草案；组织下达经批准的年度预算；协调、解决预算编制和执行中的具体问题；考核预算执行情况，督促完成预算目标。各部门在预算管理部门的指导下，具体负责本部门预算的编制、执行、控制、分析等工作，并配合预算管理部门做好企业总预算的综合平衡、控制、分析、考核等工作。明确预算编制、执行、调整、分析与考核等各环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节工作的开展情况，确保预算工作全过程得到有效控制。正式下达执行的预算后，不随意调整。在预算执行过程中，由于市场环境、经营条件、国家法规政策等发生重大变化，或出现不
19、可抗力的重大自然灾害、公共紧急事件等致使预算的编制基础不成立，或者将导致预算执行结果产生自我评价报告 第 5 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告重大差异，需要调整预算的，报经原预算审批机构批准。调整预算由预算执行单位逐级向原预算审批机构提出书面报告，阐述预算执行的具体情况、客观因素变化情况及其对预算执行造成的影响程度，提出预算的调整幅度。预算管理部门应当对预算执行单位提交的预算调整报告进行审核分析，集中编制企业年度预算调整方案，提交原预算审批机构审议批准，对于费用总额超出预算 5%以内的部门，董事会授权总经理批准，然后下达执行。,2、3、,货币资金管理财务部门
20、设立专职人员管理货币资产，严禁未经授权的人员接触与办理货币资金业务。公司已建立资金授权制度和资金收付审核批准制度，审核批准制度规定了货币资金从支付申请、审批、复核与办理支付等各个环节的权限与责任。开立公司银行账户，需经主管财务会计工作的领导人员批准并由财务会计部门统一管理，不存在非财务会计部门管理外的其他银行账户。每月末银行存款余额对账单的获取、调节表的编制与核对由银行存款出纳人员以外的其他指定人员实施。网上交易时，所用密码仅有经授权的人员使用，交易范围与金额均经授权后由相关人员进行。公司用于货币资金收付业务的印章分别有不同的指定人员保管与使用，并对使用情况进行完整且无遗漏的登记。公司所有商业
21、票据包括支票、商业承兑汇票等均有财务会计部门统一出具并保管未使用的空白票据。因填写、开具错误或其他原因导致票据作废的，均有财务会计部门统一存放保管，不随意销毁以供需要时查阅。已收取的商业票据转让时，视同货币资金支付并实施相应的核准程序。财务会计部门中办理货币资金收付的出纳人员实行定期轮岗制度，在不超过 3 年的时间内实施轮换。自评结果：经审计，出纳人员在收到对账单编制完银行余额调节表后，没有相关人员进行审核。自评意见：银行对账单及调节表需相关人员进行审核，保证资金的安全。采购与付款管理公司设置采购部专职从事原材料等采购业务。公司已制订的采购与付款管理制度包含:供应商评价制度与采购价格比质比价、
22、验收与付款、应付款项核自我评价报告 第 6 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告对。公司从事采购业务的相关岗位均制订了岗位责任制,并在请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的谈判与核准、采购、验收与相关会计记录、付款申请、审批与执行等环节明确了各自的权责及相互制约要求与措施。采购计划依据生产部门提供的生产计划与年度(季度)预算编制,并按季度预算实施采购。对超预算和预算外的请购事项,按照预算外付款或预算调整程序实施审核批准。对主要原料的供应商在决定向其采购前实施评价制度。由公司的采购、品控部门定期共同实施评价,所评价的内容包括所供商品的质量、价格、交货及时性、付款
23、条件、供应商资质、生产能力与其经营状况等。依据评价结果确定供应商或按评价结果进行调整。对小额零星、紧急需求,公司确定基本的供应商范围,如无特殊情况则在确定的范围内选择供应商实施采购。主要原材料的采购付款条件的确定由采购部门与财会部门共同商定。如须预付采购款项的,按照货币资金支付的审核批准程序实施审核批准。采购所需支付的款项按照合同约定条款支付的,根据合同规定的结算期限和对应采购发票金额，由负责应付账款的管理人员提出付款申请,经财务部经理审核后根据支付金额的权限范围分别报相关负责人审批后交财务部出纳支付。自评结果：经审计，采购内控方面，原料价格发生变动后，由采购部填写原料价格异动表，随后由部门领
24、导、分管领导、技术部门领导、总经理领导审批后进行修改，但目前为止，该操作流程仍然有滞后现象，会在审批环节进行耽搁。自评意见：要求由采购部门直接在 K3 系统中进行价格修改，随后由部门领导、分管领导进行系统内审批修改。,4、,对外投资管理建立了对外投资业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理对外投资业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。对外投资不相容岗位包括：对外投资项目的可行性研究与评估；对外投资的决策与执行；对外投资处置的审批与执行；对外投资绩效评估与执行。配备了合格的人员办理对外投资业务，办理对外投资业务的人员应当具备良好的职业道德，掌握金融、投资、财会、法律等方面的专业知
25、识。建立对外投资授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理对外投资业务根据对外投资类型制定相应的业务流程，明确对外投资中主要业务环节的责任人员、风险点和控制措施等。自我评价报告 第 7 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告,5、6、,固定资产管理公司总务部及信息部负责管理固定资产。公司已制订的固定资产管理制度包含:固定资产购建审批、固定资产处理、固定资产盘点。公司在固定资产管理制度中规定了严格的固定资产财务会计处理程序,对固定资产的取得、验收付款、编码、折旧计算、变动、转移、报废、处置的财务会计处理进行了明确的规范。从事固定资产管理业务的相关岗位均制订了
26、岗位责任制,并在请购与审批、审批与执行、验收与付款、保管与记录、处置申请与审批等环节明确了各自的权责及相互制约要求。公司已制订固定资产业务流程,规定了固定资产采购、验收、付款、移交使用部门等各环节的权限与责任。所有的固定资产均编有识别编码,并建立相应台账与目录实施管理。固定资产在公司范围内需要移动的,由移出与移入部门共同办理交接手续。固定资产的日常维护保养包括大修理均按照内部控制制度予以实施。如需要进行技术改造与改良的,由固定资产使用部门提出申请,按规定程序经可行性论证与报经批准后实施。公司所有固定资产按保险日上一月月末原值向保险公司投保。由财务部提出保险申请,按规定程序批准后,由固定资产管理
27、部门办理投保手续并采用招标方法确定承保的保险公司。如已投保的固定资产发生因增减、转移或处置等情况时,及时调整相关保险金额,调整事项的批准程序按原保险批准程序执行。对不需使用而封存的固定资产由专人负责进行管理、定期检查,确保资产的完整状态。固定资产处置时,由固定资产使用部门提出申请,经固定资产管理部门核实后按规定程序予以处置，原值 1 万以内由分管领导审批，原值 1-200 万由总经理批准，200 万以上及使用未满年限报董事会批准。自评结果：实际操作中很多电脑报废处理后或变卖后，单据传递至财务部有所滞后，导致账面结存与实物不符。自评意见：处置固定资产（普遍是电脑）时应先填写设施仪器报废单，经过各
28、领导审批后，单据及时传递给财务部，做到帐实相符。筹资管理自我评价报告 第 8 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告公司设立财务部门专职管理筹资业务。在筹资方案的拟定与决策、筹资合同或协议的订立与审批、与筹资相关的各种款项偿还的审批与执行、筹资业务的执行与相关会计记录等环节明确了各自的权责及相互制约要求与措施。筹资业务已制订相关业务流程,业务流程中明确主要环节的责任人员、风险点及控制措施、控制要求、相关责任追究等事项,按照授权制度的规定由各级人员实施审批。重大筹资经股东大会(或董事会)批准后按筹资计划实施。筹资前由财务部门负责制订筹资方案,进行筹资风险评估。经股东
29、大会(董事会)批准的筹资方案由董事会指定专人负责实施,包括与方案确定的对象进行谈判并初步确定筹资合同或协议的各项条款,按规定的程序报经批准后正式签订。筹资所得货币资产由财务会计部门收取。筹资所得资产均由财务会计部门负责记录与核算。筹资如须经中介机构验证的,由财务会计部门聘请中介机构进行验证并出具验资报告。变更原签订的筹资合同或协议,按照原批准程序履行重新审批。支付与筹资本金与相关的利息时,按规定程序经授权人员批准后支付。财务会计部门对筹资本金与利息定期与债权人核对帐目。,7、,销售与收款管理公司设置直销部、综合事业部和客户服务部专职从事销售业务以及销售后勤管理工作。公司已制订的销售与收款管理制
30、度包含:岗位与权限设置,销售预算,客户信用评估,客户资料的记录与保管,合同谈判、记录与核准,合同保管,发货、收款程序,业务费用结算。已制订的财务会计管理规范包含:对帐、催收与收款、帐龄分析,商务票据的收取、贴现与逾期追索,坏帐损失批准。公司从事销售业务的相关岗位均制订了岗位责任制,并在客户信用调查评估与销售合同审批签订;销售合同的审批、签订与办理发货;销售货款的确认、回收与相关会计记录;销售退回货品的验收、处置与相关会计记录;销售业务经办人与发票开具、管理;坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批等环节明确了各自的权责及相互制约要求与措施。业务针对特殊情况（客户破产，债务重整，超过 3 年以上无
31、法追回）提出坏账申请，由销售分管领导提出意见，经财务总监审核，100 万元以下报总经理批准，100 万元以上报董事会审批。财务部根据坏账审批单做相应的账务处理，其他应收款项如发生坏账情况，也参照上述流程执行。自我评价报告 第 9 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告公司已制订销售信用政策,并由销售管理部进行日常管理。每年定期对客户的信用情况进行评估,以此确定其信用额度、回款期限等。公司依据上一年度的实际销售情况结合对本年度生产能力与市场分析情况制订本年度的销售计划,明确销售业绩目标、责任人员与考核要求。公司制订并实施了定价控制制度、产品价格目录、折扣标准及收款政
32、策等销售管理制度。公司指定专职人员就销售事项与客户进行谈判与确定销售意向,谈判中的重要事项商谈过程均有书面记录,按规定程序经授权人员的批准后正式签定销售合同。销售管理部依据经规定程序批准正式签定的合同,向生产管理部门提出生产计划,由生产管理部门安排生产,仓储部门在收到产品验收入库后,根据ERP 系统中销售管理部下达的发货通知单组织发货,客户服务部在收到发货回执后,编制销售开票通知单送交财务会计部门,由财务会计部门专职人员根据销售开票通知单和发货凭证，审核无误后开具发票。财务部应收账款记账人员根据销售发票、发货凭证、销售合同进行相关会计记录。财务部依据会计记录对超过合同约定未收回的款项督促销售部
33、门催收。客户服务部建立客户销售台账,记录对每年、重要客户记录其采购信息包括采购数量与金额、销售回款过程、应收款项余额变动及信用额度使用情况,评估其信用情况与失信风险。销售部门业务人员定期与客户核对应收款项余额,核对过程包括书面对账单等，信息均妥善保存。,8、,成本与费用公司由财务部的专职人员核算成本费用。公司的成本核算采用实际成本法核算,存货实行永续盘存制;购入原材料以买价加运输、装卸、保险等费用作为实际成本;自制半成品和产成品以制造和生产过程中发生的各项实际支出作为实际成本;领用和销售原材料以及销售产成品采用加权平均法核算。公司经营业务发生的各项费用按权责发生制原则核算。成本费用核算方法按照
34、会计准则和公司会计政策确定与核算，以实际金额列示,不随意改变成本费用的确认标准及计量方法。办理成本核算业务的相关岗位均制订了岗位责任制,并在成本费用定额、预算的编制与审批、成本费用支出与审批、成本费用支出与会计记录等环节明确了各自的权责及相互制约要求与措施。根据本单位历史成本费用数据、同行业同类型企业的有关成本费用资料、料工费价格变动趋势、人力、物力的资源状况，以及产品销售情况等，自我评价报告 第 10 页,上海百润香精香料股份有限公司董事会关于公司内部控制的自我评价报告进行成本费用分析。,9、,人力资源管理,建立岗位责任制度，明确所有岗位的主要职责、资历、经验要求等，并定期组织内部各单位、各
35、部门对工作岗位进行分析，确保各岗位配备胜任的人员，避免因人设岗，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。对于在产品技术、市场、经济、管理等方面涉及或掌握企业知识产权、专有技术、商业秘密等的工作岗位，如有必要，企业可以与该岗位工作人员签订有关岗位保密协议，明确其特殊的权利和义务。建立良好的人力资源政策反映渠道，确保有关人力资源政策的建议得以传递和落实，保证人力资源运用效率的提高和人员任用的公平合理。根据自身经营管理实践经验，对某些控制薄弱、易发生舞弊行为的岗位实行轮岗制度或强制休假制度。内部各单位、各部门应当根据岗位设置现状，结合工作开展之需要及时向有关部门提交人力资源需求计划，注明所需人员的职位、
36、数量、专业胜任能力、时间要求以及其他的备注事项。制定人力资源需求和培训计划，注意与企业战略目标、发展方向、生产经营要求、组织机构的变更等相适应，并考虑进行一定的人才储备。10、财务报告编制管理建立财务报告编制的岗位责任制，明确相关部门和岗位在财务报告编制过程中的职责和权限，确保财务报告的编制与审核相互分离、制约和监督。董事长及全体董事对本企业财务报告的真实性、完整性集体负责。财务部是财务报告编制的归口管理部门，负责制定年度财务报告编制方案；收集并汇总有关会计信息；编制年度、半年度、季度、月度财务报告等。内部参与财务报告编制的各单位、各部门及时向财会部门提供编制财务报告所需的信息，并对所提供信息
37、的真实性、完整性负责。没有授意、指使、强令企业编制虚假的或者隐瞒重要事实的财务报告之情形，建立保密通报制度。11、对外担保公司由财务部门专职管理公司对外担保事项，负责担保受理及审核批准、对外担保的日常管理以及持续风险控制。自我评价报告 第 11 页,上海百润香精香料股份有限公司,董事会关于公司内部控制的自我评价报告,实施对外担保的相关岗位均制订了岗位责任制,并在担保业务的评估与审批、担保业务的审批与执行、担保业务的执行与核对、担保财产的保管与业务记录等环节明确了各自的权责及相互制约要求与措施。禁止未经授权的人员办理担保业务。公司制订了对外担保政策,明确担保的对象与范围、方式与条件、审批程序担保
38、限额及禁止担保的情况并定期检查担保政策的执行情况及效果。,公司规定了担保业务的评估、审批、执行等控制要求,并设置相应记录记载各环节业务开展情况。所有担保事项必须报经董事会审核，股东大会批准后执行。,被担保公司在对外提供担保时要求被担保方以资产抵押方式提供反担,保。,定期检查担保业务的执行情况及效果。,对外提供担保事项在财务报告中详尽披露。,12、合同管理,建立合同管理岗位责任制,不相容岗位（或职责）应包括：合同的谈判与,审批；合同的审批与执行。,建立合同授权委托代理制度，明确企业内部各单位、各部门授权范围、授,权期间和被授权人条件等。,对外签订合同应当由董事长签章或者授权委托他人代理签章。授权
39、代理签章的，企业董事长应当签署授权委托书。具有民事行为能力的代理人应当在授权委托的范围内签订合同，不得转委托。,财产保险合同、房产评估合同由财务根据资产状态及属性编制预案，分管领导审核，拟定投保机构并进行寻价，制定方案，分管领导审核确认，法人授权分管领导签订，财务执行，分管领导监管。,借款合同年度累计净余额在8000万元以上或单笔金额在3000万元以上的银行借款、授信协议由股东大会决定；借款合同年度累计净余额在1000万元8000万元且单笔金额在300万元以上的银行借款、授信协议由董事会决定；,借款合同年度累计净余额在1000万元以下且单笔金额在300万元以下的银行借款、授信协议由由总经理决定
40、，并报董事会备案，但贷款银行要求公司董事会作出借款决议的除外。,采购员与客户拟定采购合同，5万元以下部门经理审核并被授权签署，5-20,万分管领导审批并被授权签署，20万元以上法人签署。,自我评价报告 第 12 页,上海百润香精香料股份有限公司,董事会关于公司内部控制的自我评价报告,销售员与客户拟定销售合同，5万元以下部门经理审核并被授权签署，5-20,万分管领导审批并被授权签署，20万元以上法人签署。,零星采购及其他劳务合同，部门经理审核，5万以下分管领导审批，5万以,上总经理审批,设备合同由业务谈判，部门经理审核，1万以下分管领导审批，单项设备,1-200万总经理批准，200万以上董事会批
41、准。,重大工程项目合同（招投标、设计、施工、监理、审计）由项目筹建组提,出方案，董事会审批，董事长签署。,劳动合同的标准格式合同由人事起草，分管领导审核，总经理审批，董事会审批执行。具体劳动合同人事根据面试记录拟定，部门经理审核，法人签字。,其他合同（旅游、培训、人生保险），人事部门提出，5万以下分管领导审,批，5万以上总经理审批。,根据本单位经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理制度。属于上一级合同管理单位权限的合同，下一级单位不得签订。如下一级单位认为确有需要签订超越权限的合同，应当提出申请，经上级合同管理单位批准后，依授权或委托签订。,根据合同管理需要，指定合同归口管
42、理部门，负责对本级及下级合同管理单位的合同管理工作进行规范。归口管理部门管理人员由具有法律专业知识的人员担任。,对于以上合同金额不确定的合同由法人或其授权签署。,13、工程项目管理,建立工程项目业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确,保办理工程目业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。,工程项目业务不相容岗位包括：项目建议、可行性研究与项目决策；概预算编制与审核；项目决策与项目实施；项目实施与价款支付；项目实施与项目验收；竣工决算与竣工决算审计。,根据工程项目的特点，配备合格的人员办理工程项目业务。办理工程项目业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。配备专门的会计人员办理工程项目
43、会计核算业务，办理工程项目会计业务的人员应当熟悉国家法律法规及工程项目管理方面的专业知识。,建立工程项目授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理,自我评价报告 第 13 页,上海百润香精香料股份有限公司,董事会关于公司内部控制的自我评价报告,工程项目业务。,制定工程项目业务流程，明确项目决策、概预算编制、价款支付、竣工决算等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保工程项目全过程得到有效控制。,14、计算机信息系统管理,信息部对计算机信息系统实施归口管理，负责信息系统开发、变更、运,行、维护等工作。,公司利用 ERP 系统来提高会计信息的完整性、准确性
44、和及时性,实际应用,于会计核算及其他管理领域。,信息系统使用中已制订了保护措施,如权限设置、输入核对、专人输入和修改;明细账信息资料存档;计算机防病毒措施;有效文件备份;系统开发、维护与业务处理人员分开等。,ERP 系统经财政局确认。已制定正式的计算机应用系统开发和维护规程,并有效地执行。对网络安全方面采取了必要的防卫措施。,系统开发包括自行设计、外购调试和外包合作开发。企业在开发信息系统时，已充分考虑业务和信息的集成性，优化流程，并将相应的处理规则（交易权限）嵌入到系统程序中，以预防、检查、纠正错误和舞弊行为，确保企业业务活动的真实性、合法性和效益性。,15、存货管理,建立存货业务的岗位责任
45、制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。存货业务的不相容岗位包括：存货的请购与审批，审批与执行；存货的采购与验收、付款；存货的保管与相关会计记录；存货发出的申请与审批，申请与会计记录；处置的申请与审批，申请与会计记录。,建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。,仓库管理人员应统一管理厂区内各类存货仓库登记实物账、盘点各类仓储存货，收、发仓储物资，申请处理废品材料，接收清点工程退回物资，接受生产中退回的各类剩余物资、材料，月底对仓储物资进行盘点，做好各
46、种单,自我评价报告 第 14 页,上海百润香精香料股份有限公司,董事会关于公司内部控制的自我评价报告,据报表的归档管理工作，处理其他与存货相关的业务,制定了存货采购、验收、保管、领用等相关控制程序，并有效执行。制定详细的盘点计划，合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整，及时处理盘盈、盘亏。仓库日常盘点差异，由财务复核，差异单项 500元以内，由分管领导审核，500 元以上报总经理批准。定期盘点，由仓库制定盘点计划（范围、人员、时间），分管领导审批并落实，财务负责监盘，生成盘点及差异表给财务核对，差异总额 2 万以内分管领导审批，差异总额 2万以上报总经理批准。盘亏处置，2 万以内分管领
47、导审批，其他处置（过期、质量、呆料），仓库提出库存检验申请，品控出具检验结果，技术处置意见，仓库提出处置申请，1 万以内分管领导批准，1 万以上报总经理批准。仓储部与财务部应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提减值准备。经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。自评结果：对于已售商品退换货处理方面，虽然操作流程跟内控制度相一致，但在实际操作中存在一定的衔接问题，会出现货已退入仓库，但单据还没有处理的问题，这就对实际库存监管方面存在一定的漏洞。,自评意见：商品的退换货处理，仓库在收到退货后，应及时联系客服，客服应要求销售人员及时出具相关处理单据，以便处理。,16、信息
48、披露,建立信息披露岗位责任制和授权审批制度，确保披露信息的真实性，避免,出现虚假记载、误导性陈述等情形。,董事会对披露信息的真实性负责，董事会秘书（以下简称董秘）负责组织协调，相关责任人向董秘提供信息，董秘汇集信息上报董事会，董事会审批，董秘复核并对外发布，董秘关注信息发布情况，董秘归档。未经董事会授权和批准，任何部门及个人不得擅自对外披露信息。,建立重大信息对外披露制度，明确规定重大信息的范围和内容，确保在成,本效益原则的基础上披露所有重要信息，避免出现重大遗漏。,建立信息披露的信息收集和内部报告机制，创建并维持有效的信息内部报告和外部披露渠道，确保披露的及时性。出现、发生或即将发生可能需要
49、对外披露的事件或交易事项时，负有披露义务的人员应当及时将相关信息向有关部门进行报告，并提供相关的文件和资料。经董事会审批后，确需对外披露的，应当及时将有关资料报监管部门予以公告。,建立公平信息披露管理制度，保证所有信息使用者可同时获悉同样的信,自我评价报告 第 15 页,上海百润香精香料股份有限公司,董事会关于公司内部控制的自我评价报告,息，不私下提前向特定对象单独披露、透露或泄露，确保披露的公平性。,17、研发项目,研发部门依据相关部门所提供信息，展开提案评估活动,审核产品功能特性及客户需求，作为设计开发的基础，完成其中的可行性评估。可行性评估应由研发部门召开审查会议，并征询销售、生产等相关
50、部门的意见后做成决议，对于不具有可行性的方案予以否决后，将方案退回到各部门，由各部门对新产品开发方案进行改进。若审查决议通过，则由研发人员完成新产品开发方案。新产品开发方案必须经过部门主管、分管副总及总经理的审批。由研发部门负责管理组织内外各种业务的设计工作，以分派任务和进行项,目跟踪考核。,研发部门试作手工样品与工程样品。对样品进行检测与试验，研发部门必要时应针对样品召开内部讨论会议，以确保样品符合需求的规格标准。如果通过审查则进行批量试生产，否则重新进行设计开发。,新产品开发需经过批量生产试验和试验检测，才能进行设计验收和大批量生产。批量试品应由研发部门依各项需求及标准进行测试。若批量试品
