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1、港华集团企业董事会秘书工作手册V1.O,董事会事务办公室编制,目 录,1,2,3,4,董事会秘书由董事会任免，对董事会负责。,原则上与应届董事会任期同步。,产生,任期,1,要求本企业有关人员积极配合工作。参与董事会运作。,权利,1,忠实。勤勉。信息保密。同业竞争禁止。,义务,1,协助董事会运作。,职责,1,提前一个月提交书面辞职报告。,参照财务交接制度办理交接手续。,辞职,离职交接,1,主要工作,协调会务,日常事务,非会议决策事项,登记备案,档案管理,2,会议命名-协调会务,股东会,2,会议命名-协调会务,董事会,2,会议形式-协调会务,正式集会,2,会议形式-协调会务,电话、视频,2,会议形
2、式-协调会务,书面通讯,2,会议形式-协调会务,会议召开形式应有法律依据。,2,会议流程-协调会务,计划,提案,通知,到会,记录,签署,发布,跟进,2,会议流程-协调会务,计划,协调各方拟定定期会议计划。,2,会议流程-协调会务,提案,收集、汇总各方提出的议案及其附件。协助审核议案及附件形式合规性。协助确定议程。,2,会议流程-协调会务,通知,内容,时限,对象,附件,证明,2,方式,会议流程-协调会务,2,到会,保障后勤,布置会场,核对身份,收存证明,制作签到簿,引导签到,分发会册,会议流程-协调会务,2,记录,召集情况,召开形式,会议议程,发言要点,表决情况,会议流程-协调会务,2,记录,弃
3、权,表决意向：,反对,同意,会议流程-协调会务,2,记录,搁置审议,表决结果：,通过,否决,会议流程-协调会务,2,记录,书面,影音,纪要,决议,会议流程-协调会务,2,签署,页签,时限,代签,协调与会人员签署、确认会议记录文件。,会议流程-协调会务,发布,2,签署完毕之日起三日内，向会议指定执行人员提供记录副本。,会议流程-协调会务,跟进,2,收集、整理执行情况,并及时反馈,非会议程序决策事项-日常事务,根据法律明文规定，股东会以书面形式一致表示同意的，可以不召开会议，直接做出决定。,如章程有明文规定，董事会以书面形式一致表示同意的，可以不召开会议，直接做出决定。,2,非会议程序决策事项-日
4、常事务,2,登记备案-日常事务,范围,名称住所法定代表人姓名注册资本实收资本公司类型经营范围营业期限公司发起人的姓名或者名称，以及认缴和实缴的出资额、出资时间、出资方式,2,登记备案-日常事务,董事、监事、经理、公司章程应当向公司登记机关备案。,2,登记备案-日常事务,于公司登记事项发生变更之日起五日内办理有关变更登记。于变更登记事项完成之日起五日内向股东、董事、监事反馈结果。,2,档案管理-日常事务,会议文件,议案和附件（或会册）通知回执签到簿身份证明授权委托书任免文件签字确认纪要和/或决议,登记备案文件,股权出资协议或合资合同章程及附件营业执照和外商投资企业批准证书验资报告登记机关出具的书
5、面文件董事、监事、高级管理人员任免文件和有效证件复印件,2,档案管理-日常事务,其他,股东往来函件与董事会事务有关的政府部门批件燃气资质证书特许经营权文件,2,档案管理-日常事务,管理流程,收集,确认,处理,保管,使用,2,档案管理-日常事务,按公司档案管理制度分类、编号、登记、装订。其中，会议文件按会议的次数单独装订成册，形成档案，按会议名称连续编号并注明开会时间。扫描签字文本形成电子文档。提取信息，分类填写企业董事会事务信息表。会议及相关事务完成后十五日内，将形成的文件报送给股东（或股东指定人员/机构）。,处理,2,档案管理-日常事务,处理,下列报送文件应为原件：,2,编制依据,章程,法律,行政法规,部门规章,集团制度,公司法,外资企业法,中外合资经营企业法,中外合作经营企业法,实施条例,实施细则,公司登记管理条例,自治原则,3,3,公司法 第二百一十八条 外商投资的有限责任公司和股份有限公司适用本法；有关外商投资的法律另有规定的，适用其规定。,3,“另有规定”,为什么？,有哪些？,3,股东,监事,经理,董事,协商会议组织,中外合资企业法,公司法,外资企业法,一人公司,最高权力机构,3,储备基金、职工奖励及福利基金、企业发展基金,法定公积金,任意公积金,常规提案列举,3,常规提案列举,3,常规提案列举,3,常规提案列举,3,4,董事会文件制作,谢 谢！,
