《如何开会.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何开会.ppt（63页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、如何开会 吴 蓓 2010.12.12,会议是学习型组织的修炼场 深度会谈的艺术,会议的能力是现代人必备的团队工作能力.一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事.会议正是团队合作最常用的沟通协调方式.,前 言,2023/3/6,3,学习目标,您是否因为效率低下而错失良机？您是否每天应酬于无数的会议之中，常常分身乏数？本课将使各级管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助。,2023/3/6,4,2023/3/6,5,必需开会的五个如果,高效会议在开始之前就开始了,如果,必须把信息同时传递给很多人,要别人参与决策以集思广益,给小组委派任务,听取部门
2、汇报工作,有些事情需要当众表扬或批评,公司常见会议的种类与作用,经理例会与特别会议 经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，通常每月一次或每周一次，与会者和会议地点都相对固定。经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，做出相应的对策。,部门员工例会 是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。股东大会和董事会议 股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，一般
3、每年召开一次，有股东参加，决定股份公司的最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就要将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特别会议。,公司常见会议的种类与作用,公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的；有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难度较大，要求高。,公司常见会议的种类与作用,产品展销定货会 这类会议是企业经营
4、中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。业务洽谈会 是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。新产品新闻发布会 企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常常采用新闻发布会的形式进行宣传。,公司常见会议的种类与作用,会议效率不高的原因及具体表现,【举例】以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。,会议规范流程图,会 议 内 容,会议主题会议目的议程决议,成功的会议,有效藉蓍团队的集思广益,解决个人无法完 成或突破的问题,有效达到会议目标。和谐营造和谐的气氛,使成员对团队有安全 感、信任感、认
5、同感,展露个人才能。参与参与的人用心关注,才能让会议得到健 全发展。效率当一个会议成功的要素具备后,能在预 定的时间内完成开会,这就是效率。学习在参与开会的同时有更多学习的机会。,2023/3/6,15,高效会议成功法则（1）,会前做好准备，否则你将为会议失败 做准备,2023/3/6,16,会议准备工作核对清单,2023/3/6,17,与会者的守则与责任,会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结,2023/3/6,18,高效会议成功法则（2
6、）,选择合适的时间、地点、人物能够保证会议高效率运转,2023/3/6,19,高效会议成功法则（3）,会后跟进，将使会议事半功倍，转化为现实生产力,会议的管理,会议的成本会议召开的时机重要的、紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的,与会的资格,了解实况的人有权做决定的人重大关系的人(执行者或关心此会议的人),会议通知需知,会议名称:明确点出主题,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:应详尽说明,方便成员们做相关的资料搜集时间地点议程:应包含开会预定结束时间准备资料与会人员主办单位,会议通知范例,会议名称:业务会议目 的:公司本季营业额严重衰退,本次会议将 讨论营业额下降原因,并提出改善对策。
7、时 间:2002.03.18 AM10:00地 点:大会议室议 程:1.现况说明2.各部门报告 3.未来趋势分析 4.振兴方案准备资料:与会各单位相关报表、数据与会人员:客服课长、MTQC、MT制程、MT技转、设计人员主办单位:营业部,会议文件资料发放工作的基本方法,按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字体。分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密性内容的文件，还要注明密级。一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录。分发会议资料时要适时适量。准备会议资
8、料不能有多少代表就打印多少份，有可能出现临时增加与会者，或者出现代表丢失材料的情况，一定要留有充分的余地。内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达,决议追踪,什么事?什么时候完成?什么人负责?什么时候报告?如何报告?,议 程 设 计,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,与 会 规 则,要守时,坚持到底要做事前准备针对主题主动发发言,简短扼要对事不对人,不做人身功击予
9、以真诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的话代替消极发言以探询、谦虚代替主观论断,主席注意事项,独占发言避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。优柔寡断要思路清晰,对决议事项要果断、明确。加入冲突应站在中立的立场来化解冲突。操控议程应依照流程引导会议的进行,不可一人 操控整个会议的议程。,如 何 总 结,宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项,如何让大家愿意发言,塑造会议欢乐、和谐的气氛。建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发
10、问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。,倾听的技巧,注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪,记录的技巧,活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主词、动词、形容词明确数字运用key word列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之,2023/3/6,33,沟通漏斗,别人行动20,别人听懂40,别人听到60,你嘴上说80,你心里想100,会议中的问题,人身攻击 对策:对双方进行安抚 重申议事规则 重提主题进行讨论,离题对策:兜一圈切回主题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论。请
11、他做归纳或替他做归纳。事先请将规则讲清楚发言限定时间,会议中的问题,争议不下对策:暂停会议休会20分钟以上。参与第三者的意见将双方意见列表比较。进行不记名投票。重整双方意见提出新的方案。重申共同利益。,会议中的问题,抱怨对策:同情其不满的情绪。归纳其不满的原因。寻求解决的方法。上级指导员发言过于投入对策:装傻发问重新提出问题幽默有技巧的提醒长官。,会议中的问题,短话长说对策:适时的制止发言。清其具体的想法。时间不足对策:选择重要的议题进行讨论。限制发言人数(可事先登记)限制发言时间。,会议中的问题,争功诿过对策:主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都
12、能受到适当的肯定。为反对而反对对策:请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周延。,会议中的问题,独占发言对策:主席制止其行为。说明规则并强制执行。消极的话对策:发言者的情绪表示理解提振士气,拟定共同目标。呼喊精神口号。,会议中的问题,如 何 发 言,积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题,报 告 的 种 类,工作完成的报告:你完成了什么工作,何时完成?完成的重点?工作异常的报告:工作的预定进度、现在进度、差异进度、差异原因、处置对策及何时会赶上进度?请示报告:背景状况、建议内容、事情的经过。需要支持的报告:什么事?原因?对策?现况如何?需要哪些支持?,论证的误导
13、,权威的误导经验的误导约化的误导参考点的误导倒果为因的误导引信的误导采因的误导,感觉与事实,感觉即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。事实即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件相符。,感觉与事实演练,昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗内的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。,判 断 问 题,以下问题你认为是事实者请打 为感觉者请打1.店主正在收拾店面时,有一个男人出现。2.那个男人是强盗。3.此事件发生于昨晚九点过后。4.打开橱窗的男人是店主。5.强盗
14、抓取橱窗内物品后迅速跑出店外。6.有人打开橱窗。7.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。8.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。9.强盗威协店主并进行抢劫。10.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。,问 题 答 案,1.客人未指明是男女 2.没有明确的线索显示是强盗。3.未指明是白天九点还是晚上九点 4.没有明确提出店主的性别 5.没有指明是强盗抓取橱窗内的物品 6.7.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 8.只说有宝石,没有指明是金饰 9.均没有在文中提到过 10.没有明确的数字或说明显示参与的人数,抱怨的种类,复杂性的抱怨 人身攻击,在他人身上贴标签 算旧
15、帐 消极性的抱怨,如 何 抱 怨,抱怨的内容应包括:到底发生了什么事、这造成何种困扰?希望别人怎么做或协助?或可以套用一个公式来作为抱怨的模式:我了解只是它会是不是可以另外可以采用更和缓、柔软的抱怨方式,是从感谢或自责开始,2023/3/6,50,达成决议,用足够多的时间检视困难所在，并使与 会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督,2023/3/6,51,决策类型及应用,无异议决策,权威决策,少
16、数服从多数,共识决策,确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和及冲突的发生率最低,保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见；复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量的决议,允许多数人对问题发表自己的意见；保证大多数人获胜；决议可以通过简单唱票，相对迅速和高效地做出,决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权利界限明显的地方最有效,2023/3/6,52,会议记录与会后跟进技巧,会议记录者应具有的技能与会者会后跟进主持人的会后跟进,跟,跟,跟,2023/3/6,53,会议记录的技巧,重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间主持人，不要兼任会议记录者
17、工作。会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；工作分派情况及完成日期尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者,2023/3/6,54,与会者会后跟进,拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的信息做标记分析一下会议的过程，不同与会者对同一问题的不同态度和表现分析一下人际关系的状态考虑会议上所分派给自己的任务完成方案将会议精神贯穿到下一步的工作中,跟,跟,跟,2023/3/6,55,主持人会后跟进,请大家填写会议评估表针对评估意见采取改进措施联络缺席的同事，询问缺席的原因跟进计划，如有需要立刻召集 另一次
18、会议会议后检讨得失，如有需要找高层协助,跟,跟,跟,什么是习惯,如何改变旧时的习惯,2023/3/6,58,任何技能只有不断实践反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。,主持会议的原则,以人为本主席应尊重、肯定与会人员,让每 位与会人员受尊重且能够自我发展。停止操控应在会议中集思广益、促成组织 学习、培养与会能力。不可用职权 来控制议程、只求个人决议。目标与过程兼得在过程中达到目标,让每 个人享受到学习的过程。对事不对人感觉与理性兼顾解决问题也处理情绪,庆祝(Celebration)的时机,实时真诚明确学习与成果结合情感之交流变化的正式、非正式场合鼓励与自我庆祝共同庆祝回归生命之真相,查核(Check)的时机,上对下单向沟通被动否定强调错误对事不对人严苛、自我防卫,标竿学习的特点,自动:有技巧的引导学员,让学员自动提升己的能力。与自己比较:引导学员作自我比较,与目 标作比较,以随时检讨与提高。过程:共同讨论如何达到所设定的目标,引导学员 思考用何方法达到目标。找参考点:寻找标竿做为自己追求的目标。肯定:引导中予以适当鼓励与肯定,促进学员不断 学习成长。,THE END!,Thank you!,
