秘书的知识与能力.ppt

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1、第六章 秘书的知识与能力,2023/3/6,2,本章学习要点与要求,掌握秘书应具备的知识和能力，不断提高秘书从业人员的业务水平和工作能力熟练掌握秘书的思维方法，能够在实际工作中运用秘书思维方法创造性地开展秘书工作,2023/3/6,3,第一节 秘书的知识结构,一、知识结构的涵义及类型 秘书的知识结构就是指秘书人员为适应秘书工作的需要而应具备的全部知识的门类及其组合方式。人们的知识结构大致可分为以下几种类型：（一）横式结构：知识面广，但没有专长。（二）纵式结构：虽知识面狭窄，但在某一特定领域具有相当的知识深度。,2023/3/6,4,第一节 秘书的知识结构,（三）平行式结构：在几门专业知识上均有

2、一定的 深度，但精通的各门知识间基本没有直接性的联系。（四）交叉式结构：在若干专业上有精深的知识，且这些专业知识之间又有着直接的联系。（五）纵横式结构：知识面很广，且在其中某一个（或几个）专业上有相当的深度。（六）金字塔式结构：知识面很广，且知识基础坚实，又是某一方面的专家，而且各种知识又按照一定的规律递增排列，即与专业愈近的知识越扎实。,2023/3/6,5,第一节 秘书的知识结构,以上各种知识结构类型可用下图表示：,横式结构 纵式结构 平行式结构 交叉式结构 纵横式结构 金字塔式结构,2023/3/6,6,第一节 秘书的知识结构,二、构建秘书知识结构的原则（一）适应性原则 是指秘书的知识结

3、构应符合秘书职业活动的需要。（二）比例性原则 是指要根据各种知识在秘书工作中所使用的频率和发挥的作用，来确定其在秘书知识结构体系中所占的比例。（三）整体性原则 是指秘书的知识结构必须是显示主体特征的、多元素和多系列知识的结合。,2023/3/6,7,第一节 秘书的知识结构,（四）层次性原则 一个合理的知识结构，不是杂乱无章的凑合，而应呈现出由低到高或由内到外的层次组（五）动态性原则 是指秘书的知识结构是开放的、动态的，处于不断新陈代谢的状态，即秘书的知识结构不是一成不变的，而是随着社会的发展、科技的进步以及秘书工作的发展变化而不断地更新和优化。（六）个性原则 是指秘书的知识结构应从内容组合到结

4、构比例呈现出与其他职业不同的、鲜明的个性特点。,2023/3/6,8,第一节 秘书的知识结构,三、秘书知识结构的组成 一般来说，理想的知识结构应由三个层次构成，即基础知识、相关知识和专业知识。（一）秘书应具备的基础知识 1科学文化基础知识（1）汉语知识。（2）科学知识。（3）历史知识。（4）外语知识。,2023/3/6,9,第一节 秘书的知识结构,2政治经济理论基础知识（1）马克思主义基本理论。（2）经济学方面的知识。（3）党的基本政策。3法律法规基础知识（1）法律基础知识。（2）基本法律法规。（3）与秘书工作有关的法规。,2023/3/6,10,第一节 秘书的知识结构,（二）与秘书工作相关的

5、知识 1管理学知识。2心理学知识。3领导科学知识。4公共关系学知识。5社交礼仪知识。6社会学知识。7传播学知识。8其他相关学科知识。,2023/3/6,11,第一节 秘书的知识结构,（三）秘书的专业知识 1秘书的职业知识（1）普通秘书学和分支秘书学。（2）文书学。（3）秘书写作学和公文写作学。（4）档案管理学。（5）秘书的其他职业知识。,2023/3/6,12,第一节 秘书的知识结构,2秘书所在单位的业务知识（1）了解所属行业的总体知识构成和知识门类。（2）了解所属部门工作的内容、任务和特点。（3）掌握工作中使用频率较多的行业知识。（4）熟悉所属行业的管理知识。,2023/3/6,13,第二节

6、 秘书的能力结构,一、秘书能力与能力结构秘书能力，是指秘书人员在实践中完成秘书工作的本领。而秘书的能力结构就是指秘书人员能够顺利完成本职工作所应具备的各种能力的组合方式。秘书工作的全面性和复杂性，要求秘书人员应具有多种能力，概括地说，秘书应具备的能力包括基础能力、专业能力和职业技能。,2023/3/6,14,第二节 秘书的能力结构,二、秘书的基础能力 基础能力，是指从事秘书工作所应具备的最起码的能力，是从事秘书工作的基本条件。具体包括：观察能力、记忆能力、思维能力、想象能力和注意能力。（一）观察能力,2023/3/6,15,第二节 秘书的能力结构,1秘书观察力应具备的品质（1）目的性。（2）客

7、观性。（3）全面性。（4）敏锐性。（5）理解性。2秘书观察力的培养（1）培养兴趣，养成习惯。（2）制定计划，明确目标。（3）讲究方法，注意细节。,2023/3/6,16,第二节 秘书的能力结构,（二）记忆能力1秘书记忆力应具有的品质（1）记忆的准确性。（2）记忆的敏捷性。（3）记忆的持久性。2秘书记忆力的培养（1）明确目的，培养兴趣。（2）深入理解，掌握技巧。（3）熟悉方法，灵活变通。,2023/3/6,17,第二节 秘书的能力结构,（三）思维能力1秘书思维力应具备的品质：（1）思维的宽阔性。（2）思维的深刻性。（3）思维的敏捷性。（4）思维的新颖性。（5）思维的准确性。（6）思维的逻辑性。（

8、7）思维的灵活性。,2023/3/6,18,第二节 秘书的能力结构,2秘书思维力的培养（1）阅读报刊和文件时，在理解的基础上要能提出自己的观点和看法。（2）社会活动中，在观察的前提下要善于主动地对客观现象进行分析和综合。（3）能够在工作中灵活运用多种思维方法。,2023/3/6,19,第二节 秘书的能力结构,（四）想象能力1秘书想象力应具备的品质（1）想象的现实性。（2）想象的丰富性。（3）想象的新颖性。（4）想象的科学性。,2023/3/6,20,第二节 秘书的能力结构,2秘书想象力的培养（1）要勤于学习，不断丰富秘书的学识和经验。（2）要热爱秘书事业，勇于开拓进取。（3）要善于动脑，勤于思

9、考。,2023/3/6,21,第二节 秘书的能力结构,（五）注意能力1秘书注意力应具备的品质（1）注意的稳定性。（2）注意的广阔性。（3）注意的分配性。（4）注意的转移性。2秘书注意力的培养（1）调动热情，培养兴趣。（2）不断修养，增强自制力。,2023/3/6,22,第二节 秘书的能力结构,三、秘书的专业能力专业能力，指秘书人员从事秘书工作所应具备的职业能力，是秘书能力结构中的核心部分，是完成秘书工作的重要条件和保证，也是秘书区别于其他职业人员的重要方面。秘书的专业能力包括以下几个方面：,2023/3/6,23,第二节 秘书的能力结构,（一）阅读能力 阅读是从事秘书工作的的一种经常性的活动，

10、离开了阅读，秘书的知识结构无从建立；离开了阅读，秘书的工作任务也无从进行。（二）表达能力 秘书人员在工作过程中传递和反馈信息，为领导出谋献策，充当参谋助手等，时时刻刻都离不开表达能力的运用。秘书的表达能力主要包括口头表达能力、书面表达能力和身势表达能力三种形式。,2023/3/6,24,第二节 秘书的能力结构,（三）办事能力 秘书的办事能力是指独立完成领导交办的任务和处理日常事务的能力。（四）协调能力 秘书的协调能力是指运用协调原理和协调方法使组织系统的各个方面保持秩序化和科学化的能力。（五）调研能力 调研能力是指完成调查研究活动的能力，即运用各种方法了解实际情况并加以分析综合的能力。,202

11、3/3/6,25,第二节 秘书的能力结构,（六）管理能力 秘书作为辅助领导实施管理的人员，有时要根据领导者的授权，独立地从事某项活动的组织管理，或者担负办公室的行政管理、机关的事务管理以及领导班子的时间管理等职责，这就要求秘书人员要具备一定的组织管理能力。,2023/3/6,26,第二节 秘书的能力结构,（七）社交能力 秘书的工作性质和工作范围决定了秘书要面对各种各样的人际关系，这就要求秘书人员要善于与人打交道，要具有良好的人际交往能力。,2023/3/6,27,第二节 秘书的能力结构,（八）应变能力 应变能力是指面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘书其他能力和素质在特殊情况

12、下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。,2023/3/6,28,第二节 秘书的能力结构,四、秘书的职业技能 操作技能是并不需要深厚的理论基础而主要靠反复练习获得的运用某项专门技术的能力，它是当代秘书高效率实现秘书活动所必须具备的能力。现代秘书需要掌握的操作技能主要有以下几方面：,2023/3/6,29,第二节 秘书的能力结构,（一）文字处理技术（二）文件印制与装订技术（三）现代通讯技术（四）网络办公技术（五）现代办公设备的使用与保养技术（六）汽车驾驶技术（七）书法和速记技术,2023/3/6,30,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,第三节 秘书的思维能力与创造性思维一、秘书思维的特点秘书

13、的思维主要有以下特点：（一）思维形式的逻辑性（二）思维对象的稳定性（三）思维过程的超前性（四）思维方法的灵活性（五）思维目的的功利性,2023/3/6,31,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,二、秘书的一般思维方式及其运用 秘书工作的一般思维方式主要包括逻辑思维方式、形象思维方式和灵感思维方式等，秘书工作的复杂性，决定了秘书人员在工作中要综合运用多种一般思维方式。（一）逻辑思维方式在秘书工作中的运用1归纳推理法2演绎推理法3类比推理法4直接推理法5分析与综合相结合的方法,2023/3/6,32,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,（二）形象思维方式在秘书工作中的运用 形象思维方式是通过感性形

14、象来反映和把握事物状态的思维方式，它是用具体的形象来反映事物的本质。,2023/3/6,33,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,（三）灵感思维方式在秘书工作中的运用灵感思维方式又称直觉思维方式，是人们在认识事物的过程中，借助直觉启示而使问题豁然开朗，得到突如其来的顿悟和理解。在秘书工作中，除了运用上述思维方式外，常用的一般思维方式还包括发散思维方式、设置问题思维方式、系统思维方式、结构思维方式和层层推进思维方式等。,2023/3/6,34,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,三、秘书的特殊思维方式及其运用秘书工作有着特定的业务范围和职业规范，这就要求秘书人员除了要准确掌握和运用秘书的一般思维

15、方式外，还要结合秘书工作的特殊要求，熟练掌握和运用秘书的特殊思维方式，只有这样，才能更好地发挥其职能作用。,2023/3/6,35,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,（一）秘书工作中几种不同层次的思维1与领导同层次的思维2与领导不同层次的思维3多层次思维（二）秘书工作中几种不同节奏的思维1同步思维2超前思维3滞后思维,2023/3/6,36,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,四、秘书的创造性思维及其培养（一）秘书的创造性思维及其特点秘书的创新性思维是指在秘书的思维活动中那些没有有效方法可以套用，也不存在确定规则可以遵循的思维活动。秘书的创造性思维具有以下主要特点：,2023/3/6,37,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,1独创性。2预见性。3全面性。4怀疑性。5敏捷性。6联想性。,2023/3/6,38,第三节 秘书的思维能力与创造性思维,（二）秘书创造性思维能力的培养1要不断解放思想，更新观念2要有开拓进取的工作热情3要有争先求效的使命感4要有科学务实的态度5要有广博的知识和实践经验6要有丰富的想象力和联想力7要有不畏艰辛刻苦钻研的勇气8要有积极竞争的意识,2023/3/6,39,1什么是知识结构？秘书人员应该具备怎样的知识结构？2结合秘书工作的内容谈谈秘书应具备哪些能力和技能？3秘书的创造性思维能力有何特点？针对秘书创造性思维能力的培养，谈谈你的看法？,复习思考题,