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1、文员专题培训,2013年7月,质检培训部,文员职位说明,职位概述 Job Overview工作职责 Job Description应达到标准和要求 Standard任职资格 Job Specification,职位概述,工作职责,任职资格,素质要求,口严、耳灵、心细,懂得电话礼仪,电脑熟练,思维严谨,沟通能力,文字功底,闹钟,传送信息者,小喇叭,文件夹,扫描仪,记事本,请问在坐：把自己怎样定位的,形象塑造办公礼仪电话沟通及接听技巧文书档案及资料管理技能上级行程、会议安排及工作跟踪管理时间管理态度管理,仪容穿着姿态礼节,形象塑造,文员是各部门的形象代言人,职场禁忌,把办公室当作私人场所孤立新上司
2、把私人情绪带进办公室不满上司的待遇越位过分注重自我形象使用公共设施时缺乏公共观念,职场禁忌,零食不离口衣着不得体、妆化得太浓把办公室当成自家居室高声喧哗，旁若无人随便挪动他人的东西议论他人隐私对同事的客人表现冷漠,办公礼仪,准备好杯子、杯垫、托盘、奶精、糖、抹布等器具。各项器具要洁净、完好无缺。不管份数多少，一律使用托盘端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡洒在桌面上时，可以立即擦拭。先将托盘放在桌面上，再端送给客人。若会客室关着门，应先敲门再进入。进入时面带微笑，点头示意。奉茶或咖啡的顺序：客人优先；职位高者在先。留意奉茶或咖啡的动作：双手捧杯，视状况从客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便
3、取用处。双手拿起托盘，后退一步，鞠躬或致意说一句“打扰了”，然后退出，把门关上。,访客礼仪,接待预约访客看到客户后，微笑着打招呼。如坐着，则应立即起身。握手和交换名片。将客户引到会议室。奉茶或咖啡。会谈。会谈结束。送客。,电话沟通及接听技巧,自己打电话前的准备工作笔、记录本准备打电话大纲（就是你给他人打电话的目的）注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间接听电话的同时在纸上做记录,对方要找的人不在时 对方要找的人你不认识时 对方要找的人不想接听时 指定人正在接打电话时.指定人正在忙时(如接客,会议)讨论：自己一般用什么方法使用留言技巧,代接电话基本礼仪,文书档案及资料管理技能 文书档案工作四
4、步,收集,整理,保管,检索和利用,档案管理原则,易查找完整性时效性保密性安全性,上级行程、会议安排及工作跟踪管理,按时提醒上级行程安排，当制定行程内外部因素发生变化，要主动地与上级沟通，经与相关单位协调后，变更行程安排，并知会相关单位与人员,会议记录顺序,会议描述,与会者姓名,会议类型时间日期地点,按照职务排序,缺席者和缺席原因,会议结果,宣读上次会议记录,其他事项,通过议案新提议会后落实决议,按会上顺序记录,下次会议日期,记录人签名,会议记录整理日期,做好会议记录准备提前到达会场，安排会议记录位置准备足够会议记录笔、纸张如有必要准备录音笔以补充手工记录会议记录三要素完整简洁准确会议记录技巧一快二要三省四代,会议记录,时间管理,人最容易掉进的时间陷阱,工作欠缺目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织能力外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议,时间管理,态度管理,工作性质的辅助性与工作要求的主动性文员同领导工作目标的同一性和职权任务的差异性文员与领导政治地位上的平等与工作分工上的幕后台前,文员在职场中的位置,态度管理,专业文员应具备的素质职责,文档管理,商务写作,会务组织,信息管理,保密意识,有效沟通,访客接待,时间管理,计划管理,自我培训与提高,办公室管理,Thank You!,
