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1、档案管理制度为加强档案工作业务建设，不断提高管理水平，充分发挥档案在社会主义现代化建设和企业经济建设中的积极作用，更好地为各部门生产工作服务，为国家积累档案史料，保守党和国家机密，根据档案法、机关档案史料、科学技术档案工作条例的有关要求，特制定本公司档案工作管理制度。一、档案制度1归档范围1.1 根据本单位制定的文件归档范围，凡部门和个人在公务活动中形成的反映本单位职能活动，具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围，任何部门和个人不得因故拒交，更不得据为已有。1.2 根据“科技档案集中统一管理”的原则，凡是记述和反映我公司的基本建设，生产技术管理，一、二次线路图，机电设备、电气安装
2、图，各次检修总结和竣工图，厂房、厂区枢纽、地形图，地质图，防洪、防雷、事故安全、调度计划以及供用电历史资料等具有保存价值的技术文件、资料、图纸，在一项工程工作完成时，应由项目主办单位专人整理完整，及时向生技科报送资料，生技科审核后将定稿后的正式图纸资料归类存档。1.3 文书、档案的各类文件资料统一由工程公司综合办收集、整理、立卷归档。2归档时间2.1 本公司当年形成的文书材料，必须在第二年一季度内统一由工程公司综合办收集整理，三月底前将整理好的案卷由领导审核后归档保存。2.2 基建工程、技改项目及课题研究，在任务完成后或告一段落后的一个月内由生技科归档。2.3 根据本公司具体情况，购进设备的档
3、案，由财供科的资料人员随开箱验收后，先归档后借阅(借阅时提供复印件)。3归档要求：3.1 归档的文件材料必须齐全、完整，能反映本公司各部门职能活动和基本的历史面貌。3.2 归档文件的格式应符合国家机关公文处理办法的要求，具有永久、长期保存价值的材料，凡是用铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸等书写易变字迹的都必须复制后归档。3.3 做到“五不”，即：归档文件资料做到及时整理，不积存；对号入座，不混乱；安全卫生，不脱落；字迹清楚，不麻杂；严防虫咬、鼠啃，不蛀烂、损坏。3.4 归档的图纸、资料必须完整、准确、齐全，并系统地加以整理，写好标题与保管期限。3.5凡是归档的技术文件材料和图纸必须字迹、线条清楚，
4、有主办和审核人签字，归档的案卷必须编制移交目录，交接双方应履行点交和签字手续。二、档案管理制度1凡本公司已构成的文书档案、科技档案，均应按照年度组织机构或年度问题分类排列，编制必要的指导性存放索引或示意图，做到档案排列系统，存放有序，整齐美观，查找方便，维护档案的完整与安全。2档案资料存放应设有温度计、灭火器、电风扇等防火、降温、去湿设施。搞好八防(防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫)，实现五无(无虫蛀、无鼠咬、无霉变、无损毁、无杂物)，严防危及档案的事故发生。3每月对档案的安全，完整情况进行一次全面检查，发现案卷、文件有短少或虫蛀、损毁、字迹退变时，要及时查明原因，向有关领导汇
5、报，并采取相应的修补、复制、杀虫等补救措施。4坚持经常性的清洁工作，保持档案室、柜内外的整洁。三、保密制度1要严格执行中华人民共和国保密法，坚决同违反保密纪律的行为作斗争。2未经领导同意和档案人员允许，任何人不得进入档案室，更不能在档案室会客、闲谈和进行其他活动。3正确处理保密与利用的关系，凡属档案和外单位利用档案，必须经本单位分管领导批准，方可查阅，利用时不得翻阅、摘抄不属于利用范围的图纸资料。4对档案材料的内容不得外传，更不能将档案带出室外，以防散失。四、鉴定销毁制度1科技档案鉴定的标准是根据利用价值，确定保管期限，对超过保管期限和推动利用价值的科技档案，经鉴定小组鉴定后进行销毁。2鉴定时
6、档案室应会同有关部门的专业人员成立鉴定小组，对过期和失去利用价值的档案，提出鉴定报告，并附上销毁清单，并请公司领导批准后由科技档案员执行。3销毁档案时，应指定专人销毁和监毁，监毁人应在销毁清单上签字。五、借阅使用制度1凡本公司职工需借阅文件科技资料，可直接到档案管理部门办理借阅手续，如需借阅重要资料时，必须经主管领导批准方可办理借阅手续。2借阅的时间一般不超过一个月，到期时因工作需要不能归还者，应办理续借手续。3已经归档的设计底图，不得借出档案室，确因工作需要的，需经领导批准。4借出的档案，借阅人必须妥善保管，不得任意涂改、圈点、画线、拆叠和污损，严禁私抄、私传，用后要按时如数归还。5借阅者因
7、公外出、病休、工作调动，应将所借出的档案资料归还档案室。6外单位查阅档案材料，必须持有关单位介绍信，经我单位主管领导批准。7外单位索取有关资料须经有关领导批准，并按规定付款交财务。8归还档案时，应由本人当面办理注销手续。六、档案利用制度1档案人员应努力熟悉“家底”，了解需要，编制必要的检索工具(分类大纲、卷内目录、案卷目录等)，并根据利用者需要，积极、主动、及时、准确地为利用者提供利用档案。2档案人员对提供的档案、资料，应及时登记，如有损毁情节，应及时查明原因和向领导汇报，并按照档案法有关规定，酌情处理。3查档人员必须爱护档案，不得在档案图纸资料上圈点，划道、拆卷、调换和抽取材料。4查档人员不
8、得擅自摘录、复制档案内容，需要摘录、复制的，应在办理审批手续时注明，摘录材料经校对无误并经有关领导允许才能有效。未经本公司同意，任何组织个人无权公布档案内容。5档案人员要注意收集利用效果，分析总结利用工作经验不断改进利用工作。七、档案人员岗位责任制1认真学习宣传、贯彻档案法及党和国家关于档案工作的方针、政策、条例，不断增强法制观念，提高政策水平。2加强政治理论和专业知识学习，提高思想觉悟和专业技术水平，增强“四职观念”，树立良好的职业道德。3坚守岗位，忠于职守，管理好本单位科技档案(包括收集、整理、立卷等工作)。4努力做好利用工作，充分发挥档案资料的作用，为本公司各项工作服务。5积极做好档案资料的保管、保护、鉴定、移交等工作，确保档案的完整与安全。6建立统一台帐，搞好档案资料的统计工作，做到数据准确，报送及时。7严格按档案法、保密法及有关制度办事，主动向专业主管机关反映情况接受其监督管理。
