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1、项 目 管 理,了解项目 项目的计划 项目的执行 项目的监督,大 纲,Agenda,提出自己的看法或意见，在这堂课里应该是完全公开的 keep an open mind and say your own opinion 参与者不应将别人的发言带出室外，以引起不必要的负面影响 dont be intimidated amd you should be exempted尊重他人的看法，尤其是与你持不同看法的“第二意见”respect others opinion especially“second opinion”鼓励参与讨论及意见分享：他山之石，可以攻错 encourage groups par
2、ticipation to share thought and ideas让我们以开阔的胸襟来面对问题及提出看法 be honest with your questions and comments,讲师的期许及要求,Ground Rules,1.项目的计划,2.项目的执行,3.项目的监督,完成成功项目，赢得客户满意,完成成功项目，赢得客户满意,1.1.定义愿景 define the vision,1.项目的计划,1.1.2.检验思考examine the idea 有野心是好的，但必须切乎实际 项目愿景要写得精确，不可模糊不清 同伴们能认同这个项目愿景吗？检验这个项目愿景是否值得要投入的成本
3、,1.1.1.定义欲见的变化define desirable change 发掘出作改变的需要 与重要的相关赞助人（sponsor）及团队成员商讨 定义项目所希望（ideally）达成的改变 评估项目愿景的可行性 写出可行的项目愿景（vision statement）,1.项目的计划,1.2.订出目标 set objectives,1.2.2.订定指标 define indicators认清指标与目标、目标与愿景间的关联性。,1.2.3 订定轻重缓急 set pirority低优先度的项目有必要时可以放弃80/20法则,1.2.1 定义目标 define objectives清楚的（speci
4、fic）可衡量的measurable)达得到的（attainable)合理的(reasonable)具体的(tangible),1.项目的计划,1.3 评估限制（assess constraints）,1.3.2 检验资源的限制（examine resource limitations）认清哪些资源是必需的，它们的成本以及我是否能付得起确定是否有法律、安全、环保等外在的限制考虑是否外包（outsource）比较划算,1.3.3.善用现有的管道（use existing process）调查一下是否别人有作过类似的案例（case）调查一下是否别的部门有正在使用或采购类似的资源尽量不要从零开始（s
5、tart from scratch）,1.3.1 评估时间的压力（assess time constraint）宁做快速但不完美的决定，也不要慢而完美 quick but imperfect decision is better than slow but perfect decision.,1.项目的计划,1.4.列出工作（list activities）,1.4.1.脑力激荡（brainstorm a comprehensive list）,1.4.2.由下往上作组合（group activities into a logical order）运用KJ法，把工作由下往上作组合及归类,1.4
6、.3.检查是否有遗漏（check that nothing has been missed）运用MECE法，检查是否有遗漏或重复的工作,1.4.4.给予有意义的编号（name each group and aactivity）,1.4.5.纪录工作总表（document the activity list）把工作总表上的工作作完之后，是否便达成了项目的目标是否每一项工作都是必要的？有没有锦上添花？,1.项目的计划,1.5.敲定资源（commit resources）,1.5.1.人力评估（estimate manpower）先考虑工作所需要的知识、经验、技术、资源，才去找最适合的人选，不可因人
7、而设事,1.5.2.评估其他的资源（identify other resources）再考虑场地、器材、耗材、特殊资源以及财源资源的不足或过多都可能导致项目的失败,1.5.3.沟通协调（make compromises）理想上我会在预算之内拿到所有的资源，实际上很难如此考虑是否有替代的资源或工作，一样可以达成项目的目标,1.5.4.记录资源（document resources）用资源投入表（commitment matrix）来记录及沟通所有的资源记得要拿到掌握资源者与项目赞助人的签署,1.项目的计划,1.6.工作排序（order activities）,1.6.1.考虑优先级（consid
8、er order）先考虑是否有逻辑上的先后关系再考虑是否有资源上的冲突,1.6.2.估计工期的长短（estimate duration）由工作的承办人来评估工期（duration）如果可能，先试验一小段（trial run）,1.6.3.网络图（network diagram）把所有的工作依照优先级画出网络图依照工期来找出关键路径（critical path）,1.6.4.找出空档（look for slack）在每个非关键路径中，找出它所有的空档,1.项目的计划,1.7.确定进度（agree dates）,1.7.1.计算日期（calculate dates）给定开工或完工日期，把所有的工作
9、依照网络图画出甘特图（gantt chart）在甘特图上标出关键路径,1.7.2.找出撞期（look for overlap）在甘特图上标出所需要的资源，检查是否有撞期要求项目团队提报假期/训练/岁修，把它们也排入甘特图，之后再检查一次甘特图，要尽量合于现时的状况（be realistic）,1.7.3.赢得认同（gain agreement）加上时间之后，再次取得资源、掌握资源者与项目赞助人的签署与别的项目经理讨论共有的资源的调度,1.项目的计划,1.8.未雨绸缪（bullet prove the plan）,1.8.1.找出威胁（identify threat）有哪些问题会造成项目目标的失
10、败？会错在什么地方？优先检查关键路径上的工作考虑可能性、严重性与应变度,1.8.2.事先预防（pre-empty problem）有哪些状况会造成上述问题的发生？我们可以作些什么预防措施来阻止这些状况的发生,1.8.3.应变计划（contingency plan）一旦问题真的发生，我们该怎么办？把预防措施与应变计划所需要准备的工作，也列入项目工作应变计划需要事先演练,完成成功项目，赢得客户满意,2.项目的执行,2.1 检验自己角色（examine your roles）,2.1.1.定义责任（define your responsibilities）项目经理要能够彻底地了解项目计划，并且能有权
11、威地答复任何问题仔细考虑如何将项目计划转化成行动,2.1.2.领导团队（take the lead）遴选及确定团队成员，并付予责任顺利地推动项目的展开继续不断地鼓励团队成员，以确定项目目标的达成,2.1.3.自我评估（assess yourself）我是否真的对本项目有兴趣我是否能把项目的工作授权团队，以团队力量来完成项目目标？我是否会提拔人才，培养未来的领导干部？,2.项目的执行,2.2.建立团队（build a team）,2.2.1.评估谁能出马（assess availability）用资源投入表（commitment matrix）及行事历来敲定所有的资源公司不是只有我的项目在进行，
12、记得要与掌握资源的人作好沟通,2.2.2.敲定团队成员（select final team members）我对某团队成员认识多少，我能信任他吗？团队成员是否皆具备了必要的知识与技能，还是需要再训练？团队成员是否能够互相合作，愉快共事？,2.2.3.定义角色与责任（define roles and responsibilities）常见的重要团队角色：协调人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（idea person）、执行人（implementer）、公关（external contact）、纠察（inspector）、团队辅导人（team builder）要能因材适用，
13、不要削足适履，或强人所难,2.项目的执行,2.3.好的开始（start positively）,2.3.1.主动地促进了解（start actively）办一个项目誓师大会（kick-off party），并邀请高阶长官致词鼓励多与团队成员沟通，使他们了解本项目对公司及他个人的好处在项目一开始时，便要趁早订定工作规则及考核标准鼓励团队成员表达意见，有问题之处要尽快解决,2.3.2.纪录项目的开始状态（write a start-up report）愿景（vision）：项目完成后，公司所希望迈入的境地目标（target）：总结本项目的目标、指标，指标目前与未来的表现里程碑（milestone）
14、：本项目所预定完成的特别事件或成绩风险与机会（risk and opportunities）：项目的风险管理与plan B相关人士（stakeholders）：项目的关系人名单,2.项目的执行,2.4.有效领导（lead effectively）,2.4.1.了解各种的领导风格（understand styles）专制型（dictatorial）：当面临危机或没时间讨论时适用分析型（analytic）：当面临时间压力或需迅速作正确决定时适用谘商型（opinion-seeking）：当需要建立团队共识及长官支持时适用民主型（democratic）：应该作为项目的正常模式，以灌能团队成员,2.4.
15、2.因材施教，正确地领导（lead appropriately）督导型（hand-on）：对新手要多予以示范与鼓励授权型（hand-off）：对老手要多尊重他们的想法，避免干预太多,2.4.3.目标领导（obtain result）在项目目标不受影响下，尽量给人方便，要抓大方向赏罚分明，多作建设性的批评与鼓励,2.项目的执行,2.5.开发团队（develop teamwork）,2.5.1.鼓励团队精神（encourage teamwork）项目经理须公平对待团队成员，以免造成团队的分裂对个人与团队都要作适当的鼓励，避免凸显英雄主义,2.5.2.了解团队的发展（understand team
16、development）团队的发展可分为四个阶段：成形期（form）、震荡期（storm）、整合期（norm）与表现期（perform）适当地管理好震荡期，反而能够开创团队的创造力发展的阶段是可以退步的，团队会因为成员的改变而改变阶段,2.5.3.保持冲劲（maintain momentum）要适当地轮调成员的工作，因为成就感会随着时间而递减的技巧地处理人事更动，以减少对士气的打击,2.项目的执行,2.6.用团队来作决策（make team decision）,2.6.1.定义评分标准（define the ideal）定义到底是要选择什么？什么样的特质的东西是我们在寻找的？把评分标准分为“必
17、要”与“想要”,2.6.2.评估各项方案（evaluation options）先由“必要”来淘汰不合格的选择再由“想要”来比较最高分的选择,2.6.3.订定SAFE的决策（make SAFE decisions）适当的（suitable）：这是目前状况下最适当的决策吗？可被接受的（acceptable）：这个决策可以被所有的相关人接受吗？可行的（feasible）：这个决策可行吗？资源与时间足够吗？耐考验的（enduring）：这个决策足够撑到项目完成，甚至更久吗？,2.项目的执行,2.7.管理信息（manage information）,2.7.1.评估信息（assess informat
18、ion）不同种类的信息有不同的处理方式信息随时在进来，尽量别打断了正常的工作流程用浏览、研读或委派别人的方式来处理信息想想这信息是否对别的项目或部门也有用,2.7.2.整理资料（organize data）把工作的信息分为“完工”、“进行中”及“未开工”三类用待办档（pending file）来存放暂没空读的信息保持信息的时效，今天的新闻便是明天的历史,2.7.3.指定一位协调人（appoint a coordinator）让团队成员有一个信息联络中心，以避免多头马车,2.项目的执行,2.8.沟通清晰（communicate clearly）,2.8.1.分享知识（share knowledg
19、e）检查项目开始时的项目的关系人名单，想想谁需要什么信息？要用哪种格式？何时何处会需要？运用网络作知识管理（knowledge management）,2.8.2.倾听别人的想法（listen to others）您认为我们可以如何来把本项目做得更好？对于您已完成的工作，您认为有些什么改善的空间？客户满意我们的工作与进度吗？我们可有发现项目中有什么问题在发生的迹象？,2.8.3.欢迎别人的建议（inviting feedback）与团队成员作个别或小组的访谈，鼓励大家实话实说如果建议不可行，也要告知提案人理由为何,3.1追踪进度,3.2开会检讨,3.3解决问题,3.4适应改变,3.5扩大战果,
20、完成成功项目，赢得客户满意,3.项目的监督,3.1.追踪进度（track progress）,3.1.1.有效监督（monitor effectively）经常要核对实际状况与原订计划的异，尤其要注意进度与预算的掌握对于任何计划上的变更，都要仔细考虑出合理的理由与行动计划，以及对后续工作的影响,3.1.2.善用报告（use reports）要求团队成员严谨地填写报告，并准时缴交报告的内容应包括项目目前的状况、从上次报告以后重要的成绩，以及已发生或潜在的问题与机会项目经理需要汇整团队的报告，并定期向上报告,3.1.3.监督的时机（consider timing）项目越大越复杂，监督与回报的频率要
21、越高项目中头一次尝试的工作，要特别加强监督,3.项目的监督,3.2.开会检讨（hold review meeting）,3.2.1.检讨会的计划（plan a review）定期会议：至少每月要召开一次正式的项目团队检讨会议专题会议：在到达项目里程碑或特殊事件发生时召开事先订定检讨会的议程与所希望的目标，不要为开会而开会,3.2.2.谁该与会？（select attendees）这个人是否能在会议中提供有价值的贡献？这个人如果不来参加，是否会影响会议顺利地进行？是否可以分梯次开会，不必每个人都得全程参与？,3.2.3.领导检讨会的进行（chair a review）依照议程领导会议，保持大家都
22、能专注在正在讨论的议题适时地整理会议中提出的问题与点子，并作出必要的决定永远用鼓励与肯定来正面地结束一个检讨会,3.项目的监督,3.3.解决问题（overcome problems）,3.3.1.有麻烦要尽早讲（raise concerns）小问题不处理可能会变成大危机，越早发掘问题越好解决鼓励团队成员提出问题，并要求他们同时也考虑解决方案,3.3.2.处理问题（deal with problems）聆听团队成员提出问题，并讨论可能的影响在了解问题全貌之前，不要就跳到解决方案尽量由团队来决定解决方案，再共同讨论出项目应作的改变找出造成问题的根源，永远避免问题的再次发生,3.3.3.更新项目计划
23、（update the plan）要及时向长官与项目的相关人士沟通项目计划的重要改变所有的改变都要作好纪录（documentation）,以当成日后的参考必要时项目可以认赔停工，不是非硬撑不可,3.项目的监督,3.4.适应改变（deal with changes）,3.4.1.有效地面对改变（tackle change effectively）与团队成员讨论改变对项目在各方面的影响：目标、行动、进度、预算、资源等等如果影响重大，则考虑项目的替代方案记录项目计划的改变，并且寻求长官的同意尽速将改变通告项目团队、客户、供货商及其它相关人士,3.4.2.沟通改变（communicate change
24、）与团队成员及相关人士沟通改变对他们的影响解释改变背后的理由，以及理由的正当性与改变的必要性同步更新项目的目标、进度、预算、资源的运用等等如果发现有人对改变不爽，私下再与他讨论尽可能把改变化为具体的好处（benefits）,1、不是井里没有水，而是你挖的不够深。不是成功来得慢，而是你努力的不够多。2、孤单一人的时间使自己变得优秀，给来的人一个惊喜，也给自己一个好的交代。3、命运给你一个比别人低的起点是想告诉你，让你用你的一生去奋斗出一个绝地反击的故事，所以有什么理由不努力!4、心中没有过分的贪求，自然苦就少。口里不说多余的话，自然祸就少。腹内的食物能减少，自然病就少。思绪中没有过分欲，自然忧就
25、少。大悲是无泪的，同样大悟无言。缘来尽量要惜，缘尽就放。人生本来就空，对人家笑笑，对自己笑笑，笑着看天下，看日出日落，花谢花开，岂不自在，哪里来的尘埃!25、你不能拼爹的时候，你就只能去拼命！26、如果人生的旅程上没有障碍，人还有什么可做的呢。27、我们无法选择自己的出身，可是我们的未来是自己去改变的。励志名言：比别人多一点执着，你就会创造奇迹28、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。29、人生就像一道漫长的阶梯，任何人也无法逆向而行，只能在急促而繁忙的进程中，偶尔转过头来，回望自己留下的蹒跚脚印。30、时间，带不走真正的朋友；岁月，留不住虚幻的
26、拥有。时光转换，体会到缘分善变；平淡无语，感受了人情冷暖。有心的人，不管你在与不在，都会惦念；无心的情，无论你好与不好，只是漠然。走过一段路，总能有一次领悟；经历一些事，才能看清一些人。31、我们无法选择自己的出身，可是我们的未来是自己去改变的。32、命好不如习惯好。养成好习惯，一辈子受用不尽。33、比别人多一点执着，你就会创造奇迹。50、想像力比知识更重要。不是无知，而是对无知的无知，才是知的死亡。51、对于最有能力的领航人风浪总是格外的汹涌。52、思想如钻子，必须集中在一点钻下去才有力量。53、年少时，梦想在心中激扬迸进，势不可挡，只是我们还没学会去战斗。经过一番努力，我们终于学会了战斗，
27、却已没有了拼搏的勇气。因此，我们转向自身，攻击自己，成为自己最大的敌人。54、最伟大的思想和行动往往需要最微不足道的开始。55、不积小流无以成江海，不积跬步无以至千里。56、远大抱负始于高中，辉煌人生起于今日。57、理想的路总是为有信心的人预备着。58、抱最大的希望，为最大的努力，做最坏的打算。59、世上除了生死，都是小事。从今天开始，每天微笑吧。60、一勤天下无难事，一懒天下皆难事。61、在清醒中孤独，总好过于在喧嚣人群中寂寞。62、心里的感觉总会是这样，你越期待的会越行越远，你越在乎的对你的伤害越大。63、彩虹风雨后，成功细节中。64、有些事你是绕不过去的，你现在逃避，你以后就会话十倍的精
28、力去面对。65、只要有信心，就能在信念中行走。66、每天告诉自己一次，我真的很不错。67、心中有理想 再累也快乐68、发光并非太阳的专利，你也可以发光。69、任何山都可以移动，只要把沙土一卡车一卡车运走即可。70、当你的希望一个个落空，你也要坚定，要沉着！71、生命太过短暂，今天放弃了明天不一定能得到。72、只要路是对的，就不怕路远。73、如果一个人爱你、特别在乎你，有一个表现是他还是有点怕你。74、先知三日，富贵十年。付诸行动，你就会得到力量。75、爱的力量大到可以使人忘记一切，却又小到连一粒嫉妒的沙石也不能容纳。1、这世上，没有谁活得比谁容易，只是有人在呼天抢地，有人在默默努力。2、当热诚
29、变成习惯，恐惧和忧虑即无处容身。缺乏热诚的人也没有明确的目标。热诚使想象的轮子转动。一个人缺乏热诚就象汽车没有汽油。善于安排玩乐和工作，两者保持热诚，就是最快乐的人。热诚使平凡的话题变得生动。3、起点低怕什么，大不了加倍努力。人生就像一场马拉松比赛，拼的不是起点，而是坚持的耐力和成长的速度。只要努力不止，进步也会不止。4、如果你不相信努力和时光，那么时光第一个就会辜负你。不要去否定你的过去，也不要用你的过去牵扯你的未来。不是因为有希望才去努力，而是努力了，才能看到希望。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人
30、生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天
31、赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有
32、幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。21、每个人都有潜在的能量，只是很容易：被习惯所掩盖，被时间所迷离，被惰性所消磨。22、不论你在什么时候开始，重要的是开始之后就不要轻言放弃。23、恨别人，痛苦的却是自己。24、每天醒来，敲醒自己的不是钟声，而是梦
33、想。25、你不能拼爹的时候，你就只能去拼命！26、如果人生的旅程上没有障碍，人还有什么可做的呢。27、我们无法选择自己的出身，可是我们的未来是自己去改变的。励志名言：比别人多一点执着，你就会创造奇迹28、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。29、人生就像一道漫长的阶梯，任何人也无法逆向而行，只能在急促而繁忙的进程中，偶尔转过头来，回望自己留下的蹒跚脚印。30、时间，带不走真正的朋友；岁月，留不住虚幻的拥有。时光转换，体会到缘分善变；平淡无语，感受了人情冷暖。有心的人，不管你在与不在，都会惦念；无心的情，无论你好与不好，只是漠然。走过一段路，总能有一次领悟；经历一些事，才能看清一些人。31、我们无法选择自己的出身，可是我们的未来是自己去改变的。32、命好不如习惯好。养成好习惯，一辈子受用不尽。33、比别人多一点执着，你就会创造奇迹。,
