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1、优户云POS零售系统解决方案 深圳市优户科技有限公司 优户分销零售系统 连锁便利店方案书深圳市优户科技有限公司 深圳市优户科技有限公司 深圳市优户科技有限公司 目 录 1 前言 . 3 2 软件的功能框架 . 4 2.1 功能总体框架 . 4 2.2 方案总述 . 5 2.3 方案优势 . 6 2.3.1 实用性 . 6 2.3.2 易用性 . 8 2.3.3 可靠性 . 9 2.3.4 安全性 . 9 2.3.5 扩展性 . 9 3 方案核心功能 .10 3.1 总部系统 . 10 3.1.1 基本信息 . 10 3.1.2 采购管理 . 12 3.1.3 仓库管理 . 15 3.1.4 促
2、销管理 . 18 3.1.5 财务管理 . 22 3.1.6 会员管理 . 24 3.1.7 连锁配送 . 29 3.1.8 决策分析 . 31 3.1.9 组织架构管理 . 33 3.1.10 系统管理 . 34 3.2 门店系统 . 37 3.2.1 销售收银 . 38 3.2.2 会员优惠 . 39 3.2.3 班次管理 . 39 第 1 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 3.2.4 硬件支持 . 39 3.3 数据同步服务 . 40 3.3.1 总部数据服务 . 40 3.3.2 门店同步组件 . 40 4 方案实施计划 .41 4.1 项目组织结构 . 41 4.2 实施步骤
3、. 43 4.2.1 各阶段任务及工作内容 . 43 4.2.2 项目启动 . 43 4.2.3 需求调研阶段 . 44 4.2.4 需求分析与概要设计阶段 . 44 4.2.5 详细设计阶段 . 45 4.2.6 系统编码和测试阶段 . 45 4.2.7 系统的安装配置和整体测试阶段 . 45 4.2.8 系统培训阶段 . 46 4.2.9 系统试运行阶段 . 46 4.2.10 项目进度计划 . 46 5 硬件 .47 6 关于优户 .48 深圳市优户科技有限公司 第 2 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 1 前言 便利店是从大中型超市中分化出来的另一种零售业态，便利店兴起的主要原因
4、是在超市逐渐规模化后，给顾客带来在距离、时间、服务等多方面的不便利。便利店是既有杂货铺便利，又要超市的先进的销售方式和经营管理技术，以“便利”来吸引顾客，以先进的管理来提高企业的竞争力。 便利店业态的重点在于“连锁”和“便利”。前者要求形成严密的连锁体系，总店统一管理，体现集中采购的优势；后者要求坚持便利的经营理念，可在任何时间、任何地点为客户提供所需的商品和服务，如日常用品、电话卡、公交卡充值等。 随着便利店连锁企业的不断壮大，对信息化的要求也越来越迫切，连锁便利店信息解决方案由此应运而生。连锁便利店信息解决方案旨在帮助客户优化业务流程和规则管理，提高企业的内部管理水平，通过信息化手段助力企
5、业做大做强。连锁便利店信息解决方案施并运作之后，势必夯实客户的业务和运营，打造出高效的精英团队，而这些将为客户成就业界的领先优势，为客户的后期部署与发展提供坚实的基础，通过在连锁便利店信息解决方案辅助下各层面的沉淀与积累，客户能更轻松、准确地把握方向、趋势，以着眼未来的高度进行企业的整体运作。 优户科技凭借 O2O新模式理念以及自身技术实力，结合互联网相关技术和模式成就大型连锁企业新一代互联网帝国，让客户足不出户就能方便选购各种日用生活品。 深圳市优户科技有限公司 第 3 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 2 软件的功能框架 2.1 功能总体框架 网络拓朴图 深圳市优户科技有限公司 第
6、4 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 架构图 2.2 方案总述 所谓云方案，即所有核心数据集中至总部统一管理，总部数据存储于云端，也可存储于私有服务器中，并通过一种较安全的方式公布至互联网，通过现有互联网完成数据交换。 n 系统采用多层架构设计 减少门店系统的业务复杂度，门店以销售为主； 减少门店系统实施和维护成本、培训成本； 门店系统可很方便实现更新。 n 数据集中在总部数据中心 总部数据大集中，门店保留POS数据和销售有关的数据； 中间层数据集中可根据企业发展规模灵活扩张； 总店数据挖掘实现商业智能； n 按业务区分本地操作与网络在线操作 深圳市优户科技有限公司 第 5 页 共 49
7、页 深圳市优户科技有限公司 销售业务以本地操作为主； 会员、储值业务以网络操作为主； 适应多样的网络环境； n 总店集中采购 总店汇总各门店要货申请，集中向供应商采购，体现规模效益； 总店统一管理引入新品和淘汰旧品制度； 配送中心按门店类型不同以不同的方式配送给门店； 门店调取总店的配送单，轻松入库； n 总部统一结算和财务管控 由总店统一与供应商对账和结算，便于企业资金控制； 账务数据一体化,销售成本、结算付款、供应商费用等； n 总部统一人事管理 总店统一管理门店人员，也可授权门店店长再授权； 明确人员组织架构关系，按组织架构管理人员权限； 2.3 方案优势 2.3.1 实用性 n 紧扣实
8、际业务 适合多门店、店面小、品类少的业务特点； 支持24小经营，按班次统计营业收入； 支持自营店/加盟店； 以品类管理为核心，构建科学的商品管理体系； 通过信息一体化，消灭信息孤岛，整合系统功能提高企业运作效率； n 实现财务、组织机构、人事的集团管控 系统以财务管控为核心，由总部管理财务结算或授权分店管理； 深圳市优户科技有限公司 第 6 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 组织机构的层数、分支数、组织关系以及权限维护由总部统一管理； 人员与机构挂钩，权限与组织关系由总部管理，从而实现人事的统一管控。 n 极精准的财务核算 采用加权平均和按批次管理的先进先出两种财务核算方式； 入库批次自
9、动生成，出库批次自动先进先出，无需人工干预； 支持成本价和售价两种核算方式，确保账目平衡，分毫不差。 n 商品采用SKU管理，支持一个系统管理多行业商品 (类淘宝) 应用商品动态属性来存储不同商品特有的信息，按属性管理进销存及价格。为不同商品类别制定不同的属性模板，从而实现对所有行业的商品进行管理。如：服装类定义颜色和尺码属性；图书类定义出版社； n 商品类别、仓库、机构等无限分级、方便调整 商品类别、仓库、机构等需要分级或分层管理的信息，采用树型结构设计。分级层数和每级数量不受限制，调整级别只需鼠标拖拽树节点的位置即可轻松完成。修改分类或级别，原业务数据无需做任何修改，便可以新的信息查询。
10、n 完善的连锁配送业务 系统根据门店类型可设置不同的配送方式，为直营门店可设置成本价调拨和批次跟踪，即商品调拨到分店后仍然可以跟踪到商品的入库批次和供应商；为非直营门店可设置加价调拨和分店重新生成新的批次，分店不能查看总店的成本和供应商。并提供了从分店要货申请-总店要货确认-总店调拨出库-分店调拨入库-分店调拨退回出库-总店调拨退回入库的完整配送流程。 n 严格的权限管理 系统采用角色管理，每个角色有不同的权限，每个用户可拥有多个角色。不同角色的权限可叠加，用户可禁用角色所享有的权限。同时可指定深圳市优户科技有限公司 第 7 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 用户的仓库权限，指定每个用户
11、可操作的仓库。 n 强大的会员功能 会员集积分、打折、储值、计次、主副卡功能于一身，对会员进行分类管理，根据不同会员类别设置不同的功能及积分和打折规则，同一类别的会员又可根据不同的商品分类及价格类型设置不同的积分的折扣率。提供会员的日常管理功能，如挂失、奖励积分、兑奖、积分返利、充值等功能。支持连锁使用会员卡和发卡中心统一发卡给非连锁店使用。 n 集团化管理 系统可采用总店统一管理，分店只允许销售的模式。总店统一管理分店的人员及权限；总店指定分店要上传哪些数据和分店可下载哪些数据；分店货物由总店统一配送，分店不能自行采购。 n 供应商平台 客户与供应商之间无需再通过QQ、电话、传真、邮件等方式
12、下订单。只需通过优户供应商平台即可完成快速下单。 n 优户小助手 老板可以通过微信等主流手机软件工具随时随地查看各种报表，如库存报表、当天营业额、账款报表等。 2.3.2 易用性 业务操作多样化，摒弃以固定步骤操作的方式； 系统界面以友好、简化用户操作为理念设计； 系统为每个操作、每个设置提供微帮助； 深圳市优户科技有限公司 第 8 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 2.3.3 可靠性 POS断网收银、断电保护； 数据传输采用压缩输来提高可靠性； 服务器灾难恢复； 2.3.4 安全性 采用国际公认不可破解的加密算法进行密码身份认证及核心数据保护； 数据库与外网隔离，确保不被恶意攻击； 安
13、全审计、操作日志记录； 2.3.5 扩展性 n 在与传统业务和习惯兼容的同时，使用互联网、电商、物联网思路及技术进行架构和框架的设计 系统从设计之初就有很强的电商、互联网及物联网元素和技术。例如，系统商品分类和SKU设计参考了淘宝的设计，只要淘宝上能够卖的，本系统就可以卖；连锁的数据交互采用了互联网大数据技术；对主流硬件的支持上，除了能够支持常规的不同类型硬件，还能够采用总线寻址交互等技术与大量同一类型的硬件进行交互。 n 软件架构支持多达千家连锁便利店，当进行分布式部署或者对硬件进行负载均衡，则可支持过万家连锁便利店； n 支持百万级商品； 深圳市优户科技有限公司 第 9 页 共 49页 深
14、圳市优户科技有限公司 3 方案核心功能 3.1 总部系统 3.1.1 基本信息 基本信息模块用于维护系统使用的基础资料，系统主要的基础资料如下： n 商品信息 商品信息用于维护商品基本档案，包含商品编号、条码、名称、类别、供应商、价格等信息。用户可使用该功能新增、修改、删除商品信息。 深圳市优户科技有限公司 第 10 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 提供百万商品标准库，方便用户输入资料 可直接下拉输入商品相关的基础资料,不用切换窗口 可直接绑定商品包装关系，如一条烟包10包的关系 可设定每个商品的采购周期和到货周期，用于计算补货量 可设定每个商品的提成方式和提成比例 可设定每个商品是否
15、可打折 n 类别信息 优户系统商品分类采用无限分级模式 商品分类可随时调整，而不影响商品 可通过鼠标拖拽方便地修改商品分类结构 n 机构信息 机构信息用于维护企业的组织架构，可添加区域分公司、门店信息 机构信息采用无限树形结构设计，可无限添加机构和机构关系 可指定每个机构的业务类型，成本价批次调拨还是加价不管理批次，即直营店还是加盟店 n 仓库信息 深圳市优户科技有限公司 第 11 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 仓库信息采用层级设计，即仓库下可以再建立子仓库 仓库层级和数量可无限增加 每个仓库都隶属于一个机构，只有该机构下的人员才可查看该仓库的数据 n 往来单位信息 往来单位信息用于
16、维护供应商和客户信息 可为每个不同的单位设定不同的结账周期和结算方式 n 条码标签打印 用于打印商品条码标签和价格标签 用户可自行设计打印格式并保存 系统采用先进条码打印服务，可直接使用普通打印机打印条码，并拥有很好的扫描识别率，省去条码打印机的费用 3.1.2 采购管理 采购管理主要是处理与采购相关的业务，主要包括采购计划单、采购订单、采购入库单、采购退货单、智能补货、供应商商品关系。 n 采购计划单 深圳市优户科技有限公司 第 12 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 用于处理定时定量采购的业务，即采购周期及采购数量相对固定的业务 采购计划单可直接转入采购订单和采购入库单 n 采购订单
17、 采购订单即向供应提供的采购货物清单 可以由总店统一采购再配送到分店，也可以总店下订单，分店入库 采购订单可直接存成采购计划单，方便下次使用 n 采购入库单 供应商送达货物后使用采购入库单入库 入库单可从采购订单和采购计划单导入生成 入库单审核后增加库存，并生成供应商应付账款 n 采购退货单 支持分店直接退货，或分店将货物退回总店再用总店退货两种方式 退货单可从入库单导入生成 退货单审核后减掉相应的库存，并冲减供应商的应付账款 n 智能补货 深圳市优户科技有限公司 第 13 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 系统根据用户选择的补货方式，自动计算补货量，并按商品的供应商生成不同的采购订单。
18、 按库存指标：根据设置的商品安全库存补货，低于安全库存时自动补货。 按预估销量：根据指定时间段的预估销量计算所需库存，低于所需库存时补货。 按历史销量：根据同期或上期的历史销量计算所需库存，低于所需库存时补货。 按单据补货：根据分店要货单或销售订单的数据补货，库存低于要货数量或订单数量时补货。 n 供应商商品关系 深圳市优户科技有限公司 第 14 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 设置供应商供货商品的价格或折扣比例 查看供应商供应的历史信息,如：最低价、最高价、最近价等 3.1.3 仓库管理 仓库管理的业务始终围绕着商品的库存管理，其中主要包括商品移库，商品报损，其它出入库，商品拆分，商
19、品组合、盘点及库存指标。 深圳市优户科技有限公司 第 15 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 n 移库单 商品移库就是把商品从一个仓库移到另一个仓库； 移库操作后移出仓库存立即减少，移入仓库存立即增加； 移库操作只能在同一个门店之间的不同仓库操作，不同门店的移库需要作用调拨业务； n 报损单 报损单用于处理货物损坏或丢失的业务操作； n 其它出入库单 其它出入库单用于处理系统现有出入库方式以外的进出库操作； 其它出入库单即可作入库业务，也可以作出库业务； 其它出入库单不产生账款数据； n 拆分单 为了适应店里对生鲜商品的管理需要，系统提供了商品拆分功能。方便企业将一种商品拆分成几种商品分
20、开销售。增加了商品销售处理的灵活性。 如将A商品拆分成B,C商品，那么A是待拆商品，B、C是拆分后的子商品。深圳市优户科技有限公司 第 16 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 系统将根据拆分单，减少A商品数量,增加相应的B、C商品的库存。 n 组合单 与拆分单相反，给合是将几种不同的商品(即原料)组合加工成一种商品(即成品)。组合后系统减少原料商品的库存，增加成品的库存。该操作主要用于店里熟食加工业务。 n 盘点 系统以开始盘点、打印空盘点表、录盘点单、查看盘点差异、盈亏处理一系列流程来完成盘点业务； 系统支持按仓库、按类别等等盘点方式； 系统可自动生成盘点单，减少人工输入操作； n 库
21、存报警设置 库存报警设置就是给每个商品设置库存上下限。当商品库存数量低于下限时，可在每是提示中查看，并可以红色字体显示在系统主界面，同时智能就可以根据库存指标进行智能补货。 库存指标设置 深圳市优户科技有限公司 第 17 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 库存预警 3.1.4 促销管理 促销管理以商品的价格管理为核心。主要包括特价(零售特价，限时特价，超量特价，会员特价)、阶梯价促销、打折促销、促销赠送和买立减促销，以及商品调进和礼篮组合等业务功能。 深圳市优户科技有限公司 第 18 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 n 零售特价单 零售特价，某些商品在零售时，在一定的时间段内，享
22、受一定的特价。“开始日期”和“结束日期”是指在这个时间段内该商品零售时打特价。“每单限购数量”是指该商品每次只能购买数，超过的数量就不打特价。“特价总数量”是指一共拿出多少商品来打特价，如果销售数量已经超过了这个数，那么特价就取消了。如本次拿100条纸巾来打特价，每单限购2条。那么当客户购买3条纸巾时，有两条是打特价，1条是按原价销售。如果销售总数已经超过了100条了，那么特价就取消了，即使买1条纸巾也不打特价了。 深圳市优户科技有限公司 第 19 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 n 固定时间特价单 固定时间特价单就是在固定时间段内对指定商品打特价，所以也叫限时特价。限时特价与零售特价
23、相比，限时特价不仅指定了开始日期和结束日期，还指定了开始时间和结速时间。限时特价可应用于类似晚上蔬菜、熟食等的特价促销。 n 超量特价单 超量特价就是超过一定数量时才打特价。如卖糕点时，1个面包1.5元，超过2个时，每个1元一个。 n 会员特价单 会员特价，顾名思义，就是只有会员才享受的特价。通常某些商品是只有会员才享受特价的，或会员特价低于一般特价。 n 阶梯价促销 阶梯价促销就是根据购买数量的不同来确定享受的特价。不同于超量特价超过指定的数量即享受一个固定的物价，阶梯价可根据数量阶梯设定多个特价，即买得越多优惠越多。如某商品买1包原价，买多包时，第1包原价，第2包9折，第3包8八折。 n
24、打折促销 支持对多种商品范围进行打折促销，如单个商品、多个商品、某品牌商品、某类别商品； 支持按数量和金额两种方式设定促销条件； 支持多种折扣方式：连续折扣、循环折扣； 深圳市优户科技有限公司 第 20 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 n 促销赠送 支持对多种商品范围进行促销赠送，如单个商品、多个商品、某品牌商品、某类别商品； 支持按数量和金额两种方式设定促销条件； 支持送单一商品和从多种商品任选一种商品的方式； 支持加X元赠送某商品的促销方式； 用来赠送用来销售深圳市优户科技有限公司 第 21 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 n 买立减促销 买立减促销用于处理购买商品达到一定
25、金额后，立即减掉多少钱的促销方式； 支技限定是否可重复减的方式； 支持对多种商品范围进行促销赠送； 3.1.5 财务管理 财务管理包括：供应商费用，预付款，退预付款，供应商对账，付款单；客户费用，预收款，退预收款，客户对账，收款单以及费用信息等功能模块。 n 供应商费用单 对产生费用的供应商生成供应商费用单，单据日期为改费用的生成日期，账款日期为该费用的收付日期，门店指定费用属于哪个门店。 n 预付款单 有时为了能保证货源，在下采购订单时，对于某些物品，在某个时期，需要给供应商一定的预付款。预付款单有两种生成方式，一种是在下采购定单时，如果该采购订单填了预付款，那么系统自动根据这张采购订单生成
26、相应的预付款深圳市优户科技有限公司 第 22 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 单，另一种方式就是在预付款功能模块里生成预付款单。无论是哪种方式生成的预付款单，都能在预付款功能模块里进行审核。 n 退预付款单 收了预付款，当然就会存在退预付款的时候，退哪张预付款的钱，退多少，都在退预付款功能模块里处理。 n 供应商对账 供应商对账模块的主要功能是生成对账单。对于供应商来说，供货是手段，收到货款才是关键，财务人员首先进行供应商对账，然后根据对账单生成付款单，然后财务根据付款单给供应商付款。供应商对账模块里，会根据某个供应商在一定时间内的采购定单和采购退货单生成对账单。当然可以根据商场的实际
27、情况，选择对哪些订单进行对账。 深圳市优户科技有限公司 第 23 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 n 付款单 付款单用于财务实际付款时，选择某个供应商，该供应商未付款的结算单就会全部列出来，然后确定每张结算单的本次付款金额。 n 费用信息 费用信息用于与往来单位结算 3.1.6 会员管理 会员管理对会员的消费情况进行查询及统计，该模块包括积分方案，卡类别，优惠方案，会员设置，卡券管理，人员管理，积分调整，人员类别信息，计次商品换购，会员生日，积分调整，充值，换卡，制卡管理。点击主功能区的“会员管理”按钮就进入会员管理主模块。 深圳市优户科技有限公司 第 24 页 共 49页 深圳市优户
28、科技有限公司 n 积分方案 积分方案的品种不能手工修改，品种数目取决于商品类别信息，设置积分方案的编号和名称，可批量设置以下列表中的各个类别的积分率。原价积分是指商品原价时的积分。特价积分是指商品打特价时的积分，因为打特价时的积分和商品原价的积分不一定相同，所以将原价积分和特价积分分开。“零头不积分”勾选时，就表示只有整数积分，其余的就不积分，如10元积1分，那么15元应是积1.5分，如果零头不积分，那么15元也只能积1分。积分为0，就表示不积分。“批量设置”就是将当前积分方案里的所有原价积分或特价积分一次修改为同一个数值。 n 优惠方案 特价折扣是指如果商品已有特价，会员在特价上的折扣率，折
29、扣率应输入小数，如98折输入0.98。新增优惠方案后新增完后原价折扣和特价折扣默认为100%，只需手动输入修改折扣或通过批量设置即可。 深圳市优户科技有限公司 第 25 页 共 49页 深圳市优户科技有限公司 n 卡类别 该功能用于管理卡类别信息，对于不同行业都有不同的卡，这就是卡类别。对于不同类别的卡，其积分功能，优惠方案，储值功能，计次功能都不尽相同，这就需要进行卡类别管理。 只有主卡才有卡类别，附属卡和购物券是没有卡类别的，所以在卡券管理中为了让人区分卡券类别和卡类别，就把直接把卡类别改称“主卡类别”。卡类别是根据客户需要自己定义的，而卡券类别是固定的，卡券类别只有主卡，附属卡，购物券三类。 n 人员信息 在人员信息中输入人员的详细信息，并可对这些信息进行删除和修改。并可查看每人综合信息，卡券信息，积分业务明细，优惠业务明细，购物券业务明细，计次卡业务明细。模糊查询能按会员编号、卡号、名称、电话号码、手机号码查询会员。 n 会员积分调整 会员积分调整:输入需调整分数选择奖励或冲减，右下角可查看结余分数 n 卡券管理 在卡券管理里可以进行制卡，发卡，删除卡信息，积分调整，充值，换卡，挂失等操作。卡券分主卡，附属卡，购物券。 当一张卡券做好后，可以发不记名卡，选择要发放的卡可以一次发放。如果是要发记名卡，就可以在这里登记每张卡券的持有者信息，也可以记录是发给
