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1、会议管理制度范 山西华鹏新型建筑材料科技研发有限公司会议管理制度 会议管理制度 1、 目的： 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 2、 适用范围： 山西华鹏新型建筑材料科技研发有限公司 3、职责： 3.1行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行政部登记备案。 3.2会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议，行政部应予协助。 3.3除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、分发、立卷、存档。 4、会议分类： 4.1公司级会议：主要包括董事长会议、总经理办公会议、公司周工作例会、公司年
2、终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请公司总经理批准后，由行政部负责组织召开并做好会议纪要。 4.2专题会议：即全公司性的政策、业务综合会。比如：业务部门的专项工作等，由相关部门提出会议计划报总经理批准后送行政部备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。 4.3部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。 4.4各类培训课程：由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。 5、会议安排： 5.1例会安排： 为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：
3、5.1.1总经理办公会议 此会议的举行时间为每周一，上午9：00点由高层管理人员参加，主要研究公司的重大事件的解决以及重大决策的确定，以宏观掌控公司的发展目标及管理动向。由行政部部长列席此会议并负责会议纪要的整理和分发。 5.1.2公司周工作例会 第1页 共4页 山西华鹏新型建筑材料科技研发有限公司会议管理制度 此会议的举行时间为每周六下午16：00，遇法定假日时间顺延至下一星期的周六进行，如有其它变动行政部将提前通知各部门。由各部门部长参加，总结各部门一周工作，汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜；由总经理传达集团公司的会议精神；布署下周商业公司的整体工作。
4、周五之前，行政部将对各部门本周工作总结与下周工作计划进行汇总，报总经理及副总审阅。 5.1.3公司各部门工作会议 总结部门工作，并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间，并转达行政部备案登记。 5.1.4公司年终总结表彰大会 总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政部具体组织实施。 5.1.5各专题会议 相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、工作开展、企划工作、管理工作、合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。 5.2其它会议安排 凡涉及到多个部门部长参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集
5、部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政部，由行政部进行统一安排，方可召开。 5.3行政部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。 5.4凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人不得随意调整正常会议计划。 5.5各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 5.6会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向直属副总请假，获得批准后方可指派专人代为参加
6、，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 第2页 共4页 山西华鹏新型建筑材料科技研发有限公司会议管理制度 6、会议的准备： 6.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作； 6.2会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 6.3上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，公司应准备果品和鲜花； 6.4根据会议规模需使用音响设备的，由行政部提前做好音响调试安排； 6.5特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：
7、 6.5.1会议议程安排； 6.5.2会议资料准备； 6.5.3会议场所布置； 6.5.4会议服务人员的安排； 6.5.5会议签到； 6.5.6会后事项安排。 6.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。 7、其他规定： 7.1应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。 7.2会前，由行政部负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。 7.3与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。 7.4重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。 7.5与会人员必须
8、用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政部将不定期抽查与会人员的会议记录。 7.6公司会议的会议纪要由行政部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。 7.7会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门第3页 共4页 山西华鹏新型建筑材料科技研发有限公司会议管理制度 工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将
9、各部门完成情况报公司领导。 8、会议纪律 8.1任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假，否则视为缺席。违者将视情节严重性予以50元以上的处罚。 8.2与会人员不得因任何理由迟到。高层管理干部迟到将予以100元得处罚，中层管理干部迟到将予以50元的处罚，其他人员迟到将予以30元的处罚。 8.3召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以50元处罚。 8.4与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言，违者将予以50元的处罚。 9、会议记录内容： 会议时间、会议主题及内容、主持人、与会人员、发文部门、备注。 10、附则： 本制度由行政部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。 山西华鹏新型建筑材料科技研发有限公司 二O一一年五月九日 第4页 共4页
