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1、档案分类编号表各部门负责人您们好！ 中百信息技术有限公司要对公司的档案资料进行高标准的规范化管理，现在需要各部门负责人指定专人对本部门的所有档案资料进行清查，并按照中百信息技术有限公司档案分类制度编制本部门的档案分类编号，以备公司进行统一的档案管理工作，望各部门能够给予配合，尽快统计本部门到目前为止所持有的资料档案，以及尽快编制档案分类编号，汇总与综合部卢金保处。 以下是已经编制完成的资料档案管理制度中档案分类制度的规定，各部门指定的档案管理兼职人员应尽快按照此档案分类制度编制本部门的档案分类编号表。 中百信息技术有限公司档案分类制度 2.6.1档案分类应视档案的内容、部门组织、业务项目等因素
2、，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2.6.2档案分类应力求切合实用。如果因文件、资料较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如文件、资料不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 2.6.3档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2.6.4档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有各级分类名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。各部门对档案分类并统一编号以及将来对编号作变更的应及时报综合部门备案。
3、 2.6.5各级分类、卷次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。 2.6.6档案号表示顺序如下： 从左到右依次是经办部门代号、大类号、小类号、档案卷次号。 如：综合管理部人事专员经办的人事档案一件，假如综合部的部门编号是01、人事在综合部的大类编号是03，人事档案在人事这一大类下面的小类编号01，假如本次经办的人事档案在所有的人事档案中的卷次是0097。那么综合管理部人事专员本次所经办的人事档案的编号就是0103010097。图例如下： 管理01 综合管理部01 行政02 人事档案01 人事03 人力资源开发与培训02 卷次0097 法务04 美工05 2
4、.6.7档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 2.6.8档案号以一案一号为原则，档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 2.6.9档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写在案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 以下表格是综合部卢金保编制的各部门档案分类的图例，由于其本人不明白各部门的具体业务，也就没有能力对各部门的档案进行分类，望各部门参考以下图例尽快把本部门的档案分类编号表制作出来，谢谢！各部门的资料档案清查与分类编号应在下周三之前处理完毕汇总到综合部卢金保处。 制度01 卷次001 管理01 综合管理部01 车辆02 行政02 人事档案01 人事03 法务04 人力资源开发与培训02 卷次001 美工07 公司注册登记、变更文件01 财务部02 会计账本、凭证02 税务凭证03 出纳凭证04 合同05 工程实施部05 工程实施图纸01 工程实施方案02 工程实施过程中的技术资料03 客户资料01 营销部03 营销策略02 营销计划03 广告设计04 知识产权申报材料05 产品研发计划01 研发部04 A产品01 产品研发方案02 B产品02 产品实施进度03 C产品03 产品研发成果04
