秘书实务期末考试复习资料题型及核心考点.docx

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1、秘书实务期末考试复习资料题型及核心考点秘书实务期末考试复习资料题型及核心考点 一填空题 1. 秘书工作主要包括哪些内容：文书撰写；文书制作；文书处理档案管理会议组织调查研究信息资料工作信访工作接待工作协调工作督查工作日程安排日常事务办公室管理其他临时交办事项。 2秘书工作的性质特点是：辅助性，综合性，机密性，服务性。 3.秘书部门工作的三服务是指:为本级领导服务为各部门服务为人民群众服务 4. 收文处理程序：收文(含签收、分类、登记)与阅文；筛选与传阅；拟办与批办；承办和催办；立卷、归档与销毁。 5.文书工作的基本要求：及时，准确，安全。 6. 发文办理程序：交拟拟稿，审核与签发，复核，缮印与

2、校对，用印、登记与封发。 7. 案卷目录的编制。案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。 8. 催办的方法主要有：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。秘书部门催办工作的要求是：制度化，经常化，讲究说话的态度和方法，并及时将催办情况向领导汇报。 9. 会议工作的主要任务是：会议筹备；会议接待；会议组织联络；会场管理；撰制会议文书；组织会议选举；实施会议保密。 10. 会议工作的原则是：充分准备；严密组织；周到服务；勤俭节约；安全保密；提高效率。 11. (1) 邮件的发送程序：查对；登记；封装；交寄；结算。(2) 邮件的接收程序

3、：点收；分拣；拆封；登记；分发。 12.保密工作具有重要意义：关系到国家的安全；关系到社会的稳定；关系到经济和科技的发展；关系到领导工作的成败。 二名词解释： 广义的秘书 ：我们统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是秘书，即由组织或人事部门正式任命的，具有某种职务的秘书人员，如秘书局局长、处长、科长和科员等。二是秘书工作者，即虽无秘书职务，但实际上从事秘书工作，或秘书性工作的秘书人员。三是机要人员，即由保密工作部门和用人主管部门审批的，经管国家和集体秘密事项的人员。四是秘书首长，即拥有决策权、指挥权，又主管办公厅工作的负责人。 综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面

4、不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。 督查：是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。 公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 案卷归档：有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。 信访工作：是各级领导机关的一项重要的经常性的工作，它是领导机关同人民群众信息沟通的有效途径，也是维护人民群众的民主权利，为人民群众排忧解难的重要手段。 三简答： 一、什

5、么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？ 宫中的秘藏之书。一开始指书而不是指人。东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。秘书不仅指物，也指机构、人。在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。辅臣。行政职位。现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。秘书是广泛的社会职业之一。社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。秘书不仅服务于*机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助

6、手的。 广义，指领导人的事务与信息助手。狭义，指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。 二督察工作应该遵循哪些原则和程序？ 原则： 1、 领导负责：包括事前批准、事后检查，以及办理过程中必要的指导。秘书则应该事前、事后和办理过程中作必要的请示和汇报，重大事项不可独断专行。 2、 分级负责：秘书工作不能越上级的权，不能越下级的权，只能一级促一级，一级抓一级，形成自上而下逐级落实，都抓落实的正常机制。 3、 实事求是。督察工作的第一步是了解情况，只有查清了情况才有资格督促。 4、 不能直接办案。秘书督查只是督促、检查、帮助下级工作，而不是越俎代庖。

7、 5、 讲求时效。秘书应以只争朝夕、锲而不舍的精神和作风去办理，按时按质办理，切不可再拖延或半途而废。 程序： 1、 查办立项。秘书吧查办的单位、内容和目的填写查办单。单内还应写明查办的具体指标、操作步骤、负责部门人及人员，然后呈送领导批示。 2、 查办通知。立项后由秘书将查办内容、要求与领导批示通知原经办单位、部门或人员，要求他们在规定的时限内核实情况，予以处理。通知的形式有会议、发文、电话、派员四种。 3、 催办。通知下达后，秘书应定时催办或查问，以了解办理的进程和结果，如有重大疑难，要及时像领导汇报。 4、 直接调查。如经催办到限时仍无结果者，由秘书直接调查。其 目的是为了摸清情况，不宜

8、当场表态。 5、 商讨处理。秘书对调查得来的情况进行分析研究，提出处理意见，经领导审核同意后，再会同原经办单位、人员商讨决定，仍有原经办单位、人员处理。 6、 结案反馈。原经办单位、人员处理后，将结果反馈给秘书。秘书应审核是否正确、适当，然后将处理结果；联通秘书审核意见呈报领导。 7、 立卷归档。最后，秘书将查办过程中的全部文件：立项单、领导批示、查办原件、调查报告、处理结果、审核意见等组成案卷，归档备查。 三研究有哪几种主要方法？试比较其侧重点。 (1)归纳法。就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。 (2)综合法。将众多的零散事物进行横向组合或纵向串

9、联，视作一个整体研究。 (3)统计法。运用统计数据来描绘社会经济现象的状况和变化，认识社会经济规律的方法。 (4)比较法。把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以深刻地认识各自的特点。 (5)分析法。就是将复杂的事物进行分解，联系其他有关因素，从而辨析、认识事物的本质和规律。 (6)演绎法。是逻辑推理的方法之一。 前三者适于做定量研究。后三者则宜于作定性研究。 四会议有哪些要素？ 1）与会者。与会者就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。 2）主持人。主持人是会议过程中的主持者和引导者

10、，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 3）议题。议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。 4）名称。正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。必须用确切、规范的文字表达。 5）时间。会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。 6）地点。会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。

11、为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 五秘书应具有哪些能力？ 秘书人员应具有以下能力：写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 协调能力 观察分析能力 应变能力 使用先进的办公器械的能力 预测能力。 六秘书应具有哪些职业道德？ 答：秘书有以下五条职业道德 1、忠于职守：大而言之是忠于国家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。 2、严守机密：要严守党和国家机密，不得泄露或出卖本单位和政治、军事、经济、科技情报。不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事。 3、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大，秘书人员为忠于职守必须在工

12、作人际交往中恪守信用。 4、文明礼貌：在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。 5、廉洁奉公：秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不接受贿赂。 七会议准备阶段有哪些秘书工作？ (1) 制定会议预案 (2) 组建会议机构 (3) 发送会议通知 (4) 准备会议文件 (5) 布置会场 (6) 人员编组 (7) 制作会议证件 (8) 安排食宿和车辆 (9) 会前检查 (10) 接站与报到。 四实际操作： 1,公司准备召开一次科技成果汇报会，参加会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人员，约30人，会期三天。请按制定会议方案的基本要求与方法，草拟一份会议方案。 (1)

13、会场预约 根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。 (2)会场的布局，设备安装调试 根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 (3)印刷材料的设计制作 根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。 (4)参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。 (5)参会者的餐饮 根据参会人员的喜

14、好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。 (6)参会者业余时间的安排 根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路 (7)统筹安排安全、保卫、消防、交通、供电、供冷、供暖等工作，确保万无一失 2. 一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！ 董事长口述

15、完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。 对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法： .“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。 .秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。 .秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点！想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢？我们还是先反省一下自己,再慎重处理这件事吧。” .秘书退下去将信打印出来,但没有马上寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好,请您过目,您觉得这样可以寄出去吗？” (材料来源：夏目通利秘书常识趣谈) 请问,在以上A、B、C、D四位秘书的处理方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当？为什么？ 3.会议决定事项催办通知单 办通编号 通字 号 催办人 催办日期 受催部门 联系人 联系 电话 催办内容 4. 你在值班时接到一个电话，打电话者对你的上司颇有微词，你该如何应答这个电话？ 提示：应该向来人解释，可能是对方误会了，同时把关注的重点放到对方要办的事情上。