财务付款程序指引.docx

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1、财务付款程序指引财务付款程序指引 为适应公司发展形式，及时支付供应商、外协厂家等合作客户的款项，以更好地配合生产、经营需求，同时也为了加强营运资金的管理，提高资金使用效率，严格督导公司各相关部门付款办理流程的规范与高效运作，财务部在此提供了相关的工作指引。 一、 适应范围： 本指引适用于各类付款事项，如所有原材料、辅助材料、工器具、OEM、资产设备采购、基建装修、经销商/客户索赔、退款、一般费用报销等支付申请，但不包括差旅费、业务招待费用报销。 二、 付款办理时间 收单时间：逢周三上午、周五上午：各部门将审批手续齐全的付款单据、发票等交到财务部，由财务部加以汇总、整理。 付款时间：逢周二上午、

2、周五上午：财务部将整理后的付款汇总表上呈财务总监及总裁签批支票办理支付手续，遇节假日、财务总监或总裁出差的则顺延至下一期支付。 因为每个月月底财务需要处理增值税发票扫描、会计系统月末结帐等工作，故每月25号-31号不受理增值税发票的付款申请。 报销周期：一般情况下会计营运科完成单据审核工作时间为三个工作日，特殊时间如月结时间段则不超过五个工作日，但单据不符要求时退单处理时间除外；会计营运科在所有单据上加盖收单和交单时间的日期印章；总监和总裁签章时间为各一个工作日。 绿色通道：对于突发情况下的紧急支付，财务部亦建立绿色通道，可予以即时办理。但需要：在付款或报销申请上注明紧急字样并签注理由；由主管

3、副总裁审批；总监和总裁签章时间另计。 三、 付款单据填写指引 1付款单据：所有付款申请必须填制“付款申请单”。 2“付款申请单”填写指引： “申请人、所属部门”：由业务经办人填写其姓名及所属部门。 “申请日期”：实际填写本单据的日期。 “货款到期日”：依合同/订单条款确定的应付货款的最终日期。 “用途”：指本次付款申请的项目或事由，如：180#燃料油3000T*4000=12,000,000. 1 / 12 “付款性质”栏目中：“已结算到期付款”指合同/订单已执行完毕，正式结算并支付货款；“有合同预付款”指按签订的合同/订单条款支付预付款，经办人有责任合理保证预付款的风险水平；“按合同进度付款

4、”指合同未执行完但按其条款注明进度支付的款项；“其他”指上述类别之外的付款，如经销商索赔款、退多余货款等。 “汇往单位名称”：应填写单位全称，一字不差。并与合同、入库单、发票抬头单位保持一致。 “开户银行及帐号”：老客户不须填写，新客户及有变动的客户应认真填写。 “审批审核意见”：由各审核、审批人填写其审批、审核意见。 “附件张数”：本申请单后面所附单据、资料的自然张数。 “申请人”等签名项目：在单据底部由各相关责任人亲笔签名。 出纳在付款办理完毕后应在申请单和所有附件上加盖“银行付讫”印章。 3. 付款计划：为了使财务部合理安排、调动资金，大宗物料采购需制订付款计划，每月的27号前采购部根据

5、合同/订单的付款条件编制次月“付款计划明细表”交财务复核。 其他部门经办的付款业务对照本条款办理。 4附件要求： 属于预付款项的的，严格按合同、订单相关条款执行，无合同或订单不得申请预付款项； 属于后付款项的应附上各项原始单据，一般应包括采购申请单、采购合同/订单、客户送货单、入库单、验收单、发票、签呈、使用或品质部门确认手续等能证明各业务环节状况的文件/单据。实际付款时的的附件要求视乎不同类别及不同情形下的付款审核需要来执行。 业务经办部门/经办人应保证所有单据核对相符，并按要求粘贴、整理，不需要在发票背面签字，相关签字手续在“付款申请单”上完成，正常付款程序无须再写签呈，填写“付款申请单”

6、申请即可，如退还未中标单位的保证金等）。 日常付款业务分类及其附件要求列举如下： 1）材料采购： A.按物料采购类别来要求： 坭沙料、化工料、燃料类：采购申请单、合同或订单、入库单、付款申请单、发票; 包装材料类：寄售物料结算清单、付款申请单、发票; 机物料类： 属于寄售类的请提供寄售物料结算清单、付款申请单、发票；非寄售类的附入库单、付款申请单及发票； 广告物料类: 采购申请单、订单、入库单、付款申请单、发票; 需要预付款项时，应附合同/订单原件、采购申请单； 分期执行并分期付款的，需附付款申请单、发票、入库单； 最后一期退质量保证金时需附合同复印件及使用或品质部门确认文件。 2 / 12

7、2）外协加工： 需要预付款项时，应附合同/订单原件； 分期执行并分期付款的，需附合同/订单复印件、厂家生产入库明细表、本次付款产品货值估算表、OEM订单付款跟踪表，并在付款后三天内将相当于付款额70%的发票交回财务部，余下30%发票在一个月内交回，“付款申请单”须对应并注明订单号； 最后一期退质量保证金时需附合同复印件及营销等相关管理部门确认文件。 3）基建、装修工程： 基建、装修工程项目付款申请单上应有预算编号，并需经立项及审批，审批后首期预付款需附合同原件及项目审批表或签呈；如有按进度付款则应附合同复印件、我方施工监督人员的进度确认书；工程完工验收后付款时需附合同复印件、工程竣工验收单或工

8、程预算书、发票，退工程质量保证金需附合同复印件及资产质量确认单。 预算外的项目需先到财务预算分析师处取得一个编号方可申请。 4）设备等固定资产采购： 设备等固定资产采购严格在预算内开支，并需经立项及审批签呈，审批后首期款需附合同原件及合同审批表；二期款需附合同复印件、固定资产验收单、发票，最后一期付尾款需附合同复印件、资产质量确认单，并需要到设备部门取得固定资产编号方可申请付款。 5）办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购： 办公资产采购应附发票、采购申请单、入库单；备品备件、工具器具采购付款可参照材料采购执行。 6）模具制造： 首期款需附合同原件及合同审批表或签呈；二期款需附合同复印件、发

9、票、模具验收报告，最后期余款需附合同复印件及资产质量确认单。 7）客户及经销商索赔付款： 应附事故处理报告、责任界定报告、客户及经销商索赔申请、客户及营销商索赔审批表等。 8）经销商退款： 退款申请表、客户余额确认表。 9）一般费用支出报销： 除差旅费用与业务招待费用外，费用报销填写“付款申请单”，如有不同费用项目请分别在“用途”栏注明项目、金额。 10）能执行价格招标的采购费用支出报销，需附三家以上报价资料，招标确定的年度供应商，由财务部备案。免价格招标须附已按程序批准的免价格招标申请表。 5财务部会计人员在审核无误后，制单汇总，办理支付手续。其中： 3 / 12 资产类别的付款申请由资产管

10、理会计负责处理； 经销商类别的付款申请由营销会计负责处理； 其他类别的付款申请由应付会计分别负责处理。 四、相关结算要求 1为加强采购工作的监督，采购合同/订单原件由采购中心整理归档，而合同复印件由财务核对及备查。财务部将严格对照合同/订单审核发票等单据的单价、数量和交期等重要信息是否相符。 2原则上申请付款时应有增值税专用发票。特殊情况由经办人申请可顺延一个月，但不能按时拿回则应由经办人相应承担公司的税款损失，具体承担比例根据实际情况由公司高层决定。 3OEM产品、大宗原材料、外购外协等结算必须在签定合同时确定结算方式、结算日期、合同总金额等项目，并考虑资金成本因素，付款方式、日期以合同协议

11、、审批报告为准。 4付款到期日的计算：以我方验收并开出入库单的日期为起始日期推算。一个月内分批入库的，按最后一批入库日期推算合同规定的最终付款期限。 5与供应商的合同、协议中一般应注明质保金条款，在与供应商停止业务往来关系后的一年内结算完毕，合同中另有约定的从其约定。 6结算方式：由财务部根据资金状况、结算成本等情况作出安排。 具体方式包括支票、信汇、电汇、承兑汇票、国内信用证等； 7付款信用期：公司要求一般情况下应有一个月以上、争取2-3个月的的付款期限；鼓励供应商采用承兑汇票方式结算，其他条件相同时采购人员应优先安排。同一个月内分批送货的，付款到期日按最后一批入库日期计算。 8所有付款均由

12、出纳到银行直接办理，本公司员工不得代供应商收受支票、现金；特殊情况下需要采取先付形式的，应以备用金支付，金额较大、采购人员需自带支票购货的，由经办人填写“员工借款申请单”，采购总经理确认签字后方可办理，并要求在业务处理完毕后两个星期内核销。 9内部控制：采购、付款等工作是公司最重要的工作之一，公司倡导和信赖员工的自律亦建立必要的内部控制程序保证采购、付款等工作的良性运作。 A建立完整的合格供应商档案，是采购部门的重要工作，亦是加强公司内部控制的重要程序。 1） 凡日常生产经营所需之周期性的采购业务必须与合格供应商档案中的供货商进行，不得临时寻找。 2） 所有经过评审合格的供应商档案应备份至财务

13、部存档备查。 3） 凡年采购金额在10万以上的采购业务必须有三家以上合格供应商档案，10万元以下的应有2家以上供应商档案。 4） 供应商档案中应有评审表，内容包括具体物品规格名称建档时供应价格验收标准联系人名称地址电话等内容。 4 / 12 5） 合格供应商档案每半年必须进行一次维护。 B涉及到计划、申请、采购、验收、入库、付款等业务流程的各相关部门应建立必要的内部管理程序，以合理控制经营风险，所有原始的业务单据包括物料需求计划、采购申请单、采购合同/订单、客户送货单、入库单、验收单、发票、签呈、使用或品质部门确认手续等应建档管理备查，未经批准不得擅自处理。 C物料采购允许收货的溢缺范围为不超

14、过合同或订单中规定采购数量的10%。 10财务部在支付手续办理完毕后，应填写“付款记录表”并报财务总监处。 11本指引未尽事宜，参见费用结算管理制度。 5 / 12 五、付款业务流程图 流 程 图 负责部门 需求部门 采购中心 采购中心 采购中心 采购中心 采购中心 财务部 财务部 财务部 采购中心 公司领导 财务部 财务部 6 / 12 说明 1. 采购中心进行合同原件归档，合同复印件由财务核对及备查； 2. 材料采购人员核对发票与采购入库单等是否一致； 3. 根据采购合同按月编制“付款计划明细表”、平时整理发票、采购入库单等填制“付款申请单”； 4. 采购人员将采购合同复印件、采购申请单、

15、订单、采购入库单、发票、“付款申请单”逢周三、周五(每月25-31号除外)上午提交到财务应付组复核； 5. 财务人员对提交的单据清点后签收 6. 财务部手工复核单据，核对发票的金额与数量是否与系统金蝶K3一致； 7. 财务部复核无误后进行请款汇总，有错的退回采购人员。请款标准：一个月内分批入库的，按最后一批入库的日期推算合同规定付款期限为付款到期日。超合同协议的计划外付款、紧急付款由经办部门申请，财务部审核，送总裁审批；凡是预付款的在付款后一个月内必须回发票； 8. 财务部汇总后，逢周二、周五将审批表交采购总经理、副总裁、财务总监、总裁审批； 9. 领导审批后交审批汇总表到出纳处出具支票、电汇

16、单等； 10. 一般情况下所有支票电汇单均由出纳到银行转出，特殊情况下采购人员需自带支票购货的，由经办部门申请，采购总经理确认签字方可自带划线支票。 合同归档/备案 整理、复核相关请款资料 填制“付款申请单” 提交发票及有关单据到 财务部 单据签收 财务复核 对 错 制单/汇总 退回采购员 公司领导审批 办理支付手续 六、生效日期 本指引自审批下达之日起正式执行。 批准： 附件：单据格式： 附表一：付款申请单 附表二：付款计划明细表 附表三：资产质量确认单 附表四：员工借款申请单 附表五、付款记录表 审核： 7 / 12 撰写： 会计营运科 附表一： 申 请 人 付款申请单 申请部门 货款到期

17、日 申请日期 预算内：编号： 预算外 用 途 A. 已结算到期付款 B. 有合同预付款 (合同号: ) C. 有合同分批付款 D.其他： 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 附件张数 付款性质 发票号码 汇往单位名称 开户行及帐号 申请付款金额 审批审核意见 申请人： 审批： 会计复核： 财务审核： 以下由财务部填写： 会计科目类别： 销售费用 管理费用 财务费用 费用项目： 生产成本 资本化支出 借方： 贷方： 8 / 12 附表二： 付款计划明细表 部门： 计划期间： 年 月 报送时间： 编号 用款用途 采购数量 备注 计划用款 1 2 3 4 5 6 7 8 9 合 计 申请人: 审

18、批: 会计复核: 9 / 12 附表三： 资产质量确认单 编号： 申请部门 项目内容 合同编号 资产编号 资产金额 资产验收日期 基建、装修 设备办公资产 模具 其他 经办人： 部门负责人： 资产使 用部门 意见 资产管理 部门意见 备注： 1、本表于结算最后一期质量保证金时适用； 2、模具转移至外协厂使用时，必须经外协厂注明其使用状态，并签盖公章确认； 3、各类资产的管理部门请参照固定资产管理制度。 10 / 12 附表四： 员工借款申请单 借款日期： 年 月 日 部门 借支事由： 职位 借款人姓名 还款日期 月 日 月 日 月 日 月 日 合 计 申请借款金额 审 核 意 见 万 仟 佰

19、拾 元 角 分 还款方式 还款金额 借款人： 审批： 会计复核： 11 / 12 附表五 Peony International Ltd. Payment History 付款记录 company: Bank: Account Number: Date 日期 Payee Name 收款人 Cheque No. 支票号码 Payment Amt 支付金额 Requested by 申请人 Prepared by 填表人 Approved by 审批人 Voucher No. 记账凭证号 Account Code 会计科目 Confidential Payment Description 付款描述 12 / 12