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1、ERP系统管理制度ERP系统管理办法 二一三年十月 1 总则 1.1 为配合ERP系统物资管理模块的上线使用，保证系统的正常运行，特制定本管理办法。 1.2 本管理办法自ERP系统物资管理模块上线试用起开始执行，随着ERP系统的推行而逐步完善。 1.3 ERP系统物资管理模块包括物资需求、采购、库存、物资编码等子模块。 1.4 所有进入ERP系统物资管理模块的用户根据其岗位和工作性质的不同都有明确的授权，只能从事跟自己业务有关的操作。其账户和密码由个人妥善保管和维护，任何违法的操作在系统内都有记录，其责任将直接追究到账户责任人。 1.5 用户在执行业务流程时应采用系统提供的通讯方式或电话联系，
2、保证流程的正常进行。必需了解本管理办法和具体操作手册的内容。 1.6 ERP物资模块正式运行后物资采购申请、采购业务全部在ERP系统中单轨运行，取消书面审批业务。 1.7 K3系统原有仓库业务维持不变，ERP系统库存业务与K3系统保持同步。 1.8 公司各部门人员在系统中办理业务时要确保录入系统的各种数据信息准确无误。 1.9 库管员在物资下发时要及时打印实物交接单，按月汇总装订存档，以备查询。 1.10需用部门在ERP系统中填写材料申请单时，要确保预过账项目准确无误且与K3系统相一致。 2 职责 2.1 物资采购部提供系统运行的基础数据，如库存表、物资编码明细、供应商明细、暂估物资明细、审批
3、流程等内容； 2.2 ERP项目核心组负责基础数据库存表、物资编码明细、供应商明细等信息导入工作，暂估物资由采购部各业务员依照采购订单的形式录入。 2.3 在系统投运后，物资采购部负责物资管理模块基础数据的维护和完善，并对实施中存在的问题提出意见和建议，经营管理部负责技术实施。 2.4 物资部根据授权及操作流程规定使用本系统处理业务，并对使用中存在问题及时以书面形式向经营管理部反馈。 3 管理内容 3.1 系统建立 - 1 - ERP核心组在投运前将物资编码、库存信息，库位等基础数据导入系统；对系统材料申请、供应商询价、采购订单、入库等流程测试完善。 所有上述工作及结果均应在有关部门充分讨论的
4、基础由ERP核心组以文档形式确定并经由审批、发布程序后方能实施。 3.2 系统维护 物资采购部指定专人负责对投运后业务流程及有关文档的管理、修订，对修订内容应及时形成文档、批准、发布、执行；信息中心配合负责技术实施。 如需新增物资编码，则由公司其他部门提出物资编码申请，物资采购部指定专人负责物资编码的创建和维护；其他基础数据的变更要求，ERP项目组定期组织讨论确定并执行修订，对修订内容应及时形成文档、批准、发布、执行；信息中心配合负责技术实施。 采购代码的创建和维护由公司各部门计划员定期完成，并按时汇总提交物资采购部。 3.3 系统使用 用户在“ERP”系统中必须遵守ERP系统物资模块操作手册
5、的规定，结合实际业务需求进行，用户在系统中的任何操作均被记录，不能随意操作。学习使用ERP系统功能可以在ERP练习库中进行，可以随意操作。用户在使用系统中发现问题及时记录并向ERP项目组反映，任何疑难问题均由信息中心负责解决。 3.3.1 物资编码申请创建管理规定 3.3.1.1 填写物资编码申请单 物资编码在物资模块上线之前已经导入七千多条，这些编码不足以满足公司各部门申请材料时的需求，所以需用部门在有物资需求时还需要创建物资编码。物资编码申请流程是由需用部门申请，物资采购部物资编码管理员审批并完成创建。 l “名称”文本框中填写需要申请物资编码的物资名称或者需要申请物资编码的用途； l “
6、审批流程编号”文本框需填写物资编码审批流； l 零件行中的物资名称、型号规格、计量单位、物资大类、物资中类、物资小类、会计组要根据ERP项目组下发的“物资编码导则”来填写。 - 2 - 3.3.1.2 物资编码创建 需用部门在提交物资编码申请单之后物资部物资编码管理员必须在规定时间内完成物资编码的创建工作，以便需用部门及时填写材料申请单。物资编码管理员在创建物资编码前要确认零件行大中小分类、会计组等信息正确无误后；方可创建编码，若大中小类、会计组填写有误，则要对责任人对出考核意见。 3.3.2 材料申请模块使用管理规定 3.3.2.1 采购代码维护 ERP系统物资模块在上线之前已经创建了各部门
7、所需的采购代码，各部门计划员负责定期维护即可，维护内容包括：1、采购代码按时申请采购；2、采购代码的有效期维护。具体操作流程如下： l 需用部门有急需物资的材料申请单产生之后部门计划员在一个工作日内要完成申请采购流程，并且采购代码到期之前两个工作日内要完成采购代码的汇总申请采购流程； l 需用部门计划员在采购代码到期之前一个工作日内要完成采购代码的有效期维护，以便部门人员在填写材料申请单时能够随时使用该采购代码； l 采购代码在维护时要注意采购代码的状态，采购代码只有在“下达”状态时才能使用，所以在维护采购代码有效期时必须要注意转换其状态； l 需用部门计划员在维护采购代码时只能更改其有效期范
8、围，不容许更改会计组等其它内容。 3.3.2.2 填写材料申请单 申报物资计划时系统会自动预留该物料申请单中所列所有材料给申请部门，这些材料采购入库后只有申请部门才能领用，如果申请部门没有全部领用，且剩余材料全部或有部分取消预留，这种情况下其他部门才可以申请领用已经取消预留的这部分材料，需用部门材料申请人一定要明确这一点。 l 根据物资用途正确填写“申请物资描述”文本框； l 根据所在部门和所属专业真确填写部门文本框和专业文本框； l 根据物资用途和物资所属会计科目正确填写内部目的地标识和采购代码； l 申请行中到期数量字段为物资所需数量，申请行保存之后可用数量字段中会- 3 - 显示出该物品
9、库存中可用的数量，根据这个数量调整更改到期数量字段中的值，一定要确保正确填写。 3.3.2.3 材料申请单审批流 “审批流程编号”文本框是在保存材料申请单时自动带出，跟采购代码和部门是相互匹配的，在这描述一下其中的匹配规则，在填写材料申请单时一定要确认审批流正确。 l 采购代码为空时自动带出审批流：物资领料申请； l 物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为01，物料申请单中部门文本框选择20或21，自动带出的审批流为：生产原材料、低值易耗品申请； l 物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为01，物料申请单中部门文本框选择非20且非21，自动带出的审批流为：非生产原材
10、料、低值易耗品申请； l 物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为02，物料申请单中部门文本款选择20或21，自动带出的审批流为：生产固定资产需用计划； l 物料申请单如果填写采购代码，采购代码中会计组文本框为02，物料申请单中部门文本框选择非20且非21，自动带出的审批流为：非生产固定资产申请。 3.3.3 采购模块使用管理规定 采购员对已下达的采购申请单要及时办理，急需物资在一个工作日内要进入询价流程，一般物资在7个工作日内要进入询价流程，以免物资到货时间延误。 l 在填写供应商报价单时要在附件中挂接供应商报价传真，另外采购订单附件中也要挂接中标供应商的报价传真或者采购合同，如
11、果有会议纪要，也需要同时挂接到采购订单中； l 采购员在“订单询价核准”界面选定中标供应商之后，需在“评审结果”文本框中录入中标供应商理由，如有特殊情况，需挂接附件详细说明； l 在ERP系统和K3系统双轨运行期间，采购员必须在ERP系统和K3系统中同- 4 - 步办理采购业务； l 采购订单在进入审批流之前，采购员一定要核准零件行中物资单价和合同单价一致。 3.3.4 采购订单到货登记验收入库 采购订单中所列物资全部到货之后由库管员在系统中办理到货登记手续，在办理入库手续时一定要注意系统入库数量和实际入库数量一致。 l 采购订单登记之后，库管员联系需用部门验货员到仓库验货； l 验收员验收结
12、束之后，必须登录本人或者班组账户将验收人姓名录入“QC分析员”文本框中，并且要告知库管员验收结果； l 库管员要对已接收的物资移入库存时必须核对好移入库存数量与实际入库数量一致； l 物资模块正式上线之后仓库的退货业务也要在系统中执行。 3.3.5 物资领用和退库 物资采购入库之后在系统中有两种状态，一类是已预留的，这类库存件在需用部门填写材料申请单时系统自动预留，领料时只有申请部门才能领用，库管员直接在系统中执行一部下发操作即可；另一类是未预留的，这类库存件在系统中的来源有二，其一是物资系统上线前存在的库存件，其二是其他材料申请单取消预留的库存件，这类库存件没有对应的材料申请单，任何部门都可
13、以领用。 l 在K3系统与ERP系统双轨运行期间，需用部门未在K3系统和ERP系统同步办理物资出入库业务； l 物资到货后，需用部门应在三日内领用出库，否则申请人应取消预留； l 库管员在物料下发时要确认领料人是否为材料申请单中所示部门、专业人员，若非材料申请单中所示专业人员，则要拒绝下发； l 库管员在办理退库流程之前要准确找到需退库物资所对应的材料申请单号，以免引起库存混乱。 4 考核细则 4.1 物资编码的申请和创建 - 5 - l 需用部门在填写物资编码申请单时，物资名称、规格、计量单位、大中小分类、会计科目填写不准确，每项物资考核需用部门20元； l 如果有同种物资重复申请物资编码，
14、则考核责任人50元； l 需用部门提交物资编码申请单后，物资编码管理员未及时创建编码，每次考核物资编码管理员50元； l 对于物资编码申请完成较好者奖励50-100元。 4.2 采购代码维护 l 需用部门计划员未及时维护采购代码有效期，导致部门人员在填写材料申请单时没有可用的采购代码时，每次考核需用部门计划员50元； l 需用部门计划员随意创建采购代码，导致采购代码使用混乱，考核责任人100元； l 需用部门计划员未按时汇总采购代码并提交申请采购，导致需用物资无法按时采购的，每次考核需用部门计划员100元。 4.3 材料申请 l 材料申请单中“申请物资描述”文本框中填写不规范，每次考核责任人3
15、0元； l 需用部门在创建材料申请单时未填写“部门”、“专业”两个文本框或者“内部目的地标识”、“采购代码”两个文本框填写错误时，考核需用部门材料申请单创建人50元； l 在填写材料申请单时，如果零件行中到期数量小于或等于可用数量，则该物资不需采购，可在材料申请单中不填写采购代码，直接领用，若在已知可用库存数量满足需求的情况下继续申请采购，则每次考核责任人100元； l 材料申请各项数据填写准确，完成质量较好者奖励50-100元。 4.4 物资采购 l 采购员对已下达的采购申请单要及时办理，急需物资必须在一个工作日内进- 6 - 入采购流程，一般物资必须在7个工作日内进入采购流程，如果急需物资
16、未按规定时间办理，每次考核责任人200元，如果一般物资未按规定时间办理，每次考核责任人50元，异常情况需说明不考核原因。 l 每个供应商报价单附件中必须挂接供应商报价传真，另外采购订单附件中也必须挂接中标供应商的报价传真或者采购合同，如果有会议纪要，也需要同时挂接到采购订单中。如未按要求挂接相应的文档，则每次考核责任人100元。 l 采购员在“订单询价核准”界面选定中标供应商之后，需在“评审结果”文本框中录入中标供应商理由，如有特殊情况，需挂接附件详细说明，若果没有中标供应商理由，则每次考核50元； l 在ERP系统和K3系统双轨运行期间，采购员必须在ERP系统和K3系统中同步办理采购业务，若
17、未同步，导致两系统运行数据出现偏差，每次考核责任人100元； l 物资采购符合流程规范，价格录入准确、发票移交、付款等各项数据填写无误者，奖励50-100元。 4.5 采购订单到货登记验收入库 l 库管员应严格把关，确保K3系统和ERP系统物资入库、验收工作同步进行，若由于保管员把关不严，导致K3系统和ERP系统物资账目不同步情况出现，考核责任人100元/次； l 物资到货验收之后，库管员在办理入库流程时要核对清楚需要入库的物资数量跟实际入库数量一致，若出现偏差，每次考核50元。 l 物资到货登记之后，需用部门应按时完成验收工作，若逾期未验收，则考核需用部门50元/天； l 物资入库、验收工作
18、及时进行，且完成质量较好者，奖励50-100元。 4.6 物资领用与退库 l 在K3系统与ERP系统双轨运行期间，需用部门未及时在K3系统和ERP系统 - 7 - 同步办理物资出入库工作，考核100元/次； l 在K3系统与ERP系统双轨运行期间，需用部门在K3系统和ERP系统同步办理物资出入库工作出现错误，未及时整改而影响系统双轨运行，考核100元/次； l 物资到货后，需用部门应在三日内领用出库，否则申请人应取消预留，若超过三日未领用出库且未取消预留的，则超出时间每个工作日考核需用部门30元； l 库管员在物料下发时要确认领料人是否为材料申请单中所示部门、专业人员，若出现冒名领用情况，每次考核冒领部门200元，考核下发库管员50元； l 库管员在办理退库流程之前要确保需退库物资所对应的材料申请单，若选择需退库的材料申请单号错误，则考核责任人50元/次； l 物资领用手续办理准确合格，且保持K3系统与ERP系统同步，奖励50-100元。 4.7 库存基础数据 l 在K3系统与ERP系统双轨运行期间，库存基础数据不准确，每次考核责任人50元。 l - 8 -
