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1、ERP系统管理制度XXX电气股份有限公司 ERP系统管理制度 目 录 1总则 . 3 2操作规范及规定 . 3 2.1 新增系统资料规定 . 3 2.2 单据录入时间规定 . 3 2.3 库管签章及盘点规定 . 4 2.4 生产订单管理要求 . 4 2.5 采购单据流转 . 4 2.6 采购发票录入及付款要求 . 4 2.7 销售出库单录入要求 . 4 2.8委外加工管理规定 . 5 2.9非销售产品借用时间规定 . 5 2.10退料业务处理 . 5 2.11 操作员增加及权限规定 . 5 2.12交接工作. 5 3 附表 . 5 2 ERP系统管理制度 1总则 为了加强XXXX集团信息系统的
2、管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使XXXX集团信息系统工作持续健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本制度。 2操作规范及规定 2.1 新增系统资料规定 2.1.1 各部门需要新增型号时，须填写申请确认单，注明新增型号的物品名称、型号、计量单位、库位、物品性质，经技术部门确认后，送ERP小组进行添加，禁止口头 、电话等方式请求添加型号。 技术部门必须在1小时内签字确认回复当事人，ERP小组收到技术部门确认的申请确认单后，必须在1小时内添加到系统。 2.1.2 新产品开发完成投入生产后，技术部负责人须安排技术部门相关人员在下达生产订单前将产品BOM及时准确录入
3、系统，如果因BOM没能及时录入系统或录入信息错误而影响生产和成本计算，可对相关责任人开出按20元/次罚款单。 2.2 单据录入时间规定 2.2.1各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统，如未将单据及时准确录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按10元/次罚款单，并希望大家的监督； 2.2.2当天单据必须在第二天上午10：00前送交财务，若遇特殊情况，必须在3日内送交财务。自制入库单需附对应的领用出库单；样品出库单、补货单以及研发领用单需总经理签字后，方可送交财务，无领导签字签字，财务有权拒收。 2.2.3设有入库审批流的单据，仓库收货后，必须在1小时内审批入库单。以下如遇加
4、急单据，制单人必须在半小时之内将加急单据录入系统，仓库收货后，必须在半小时内审批入库单。 2.2.4当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由隔月处理，公司每月结帐的时间为，在此期间，所有出入库单据必须在每月25日前全部录入系统； 2.3.5各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单人签字后，每月27日上午10：00前送交财务。一旦单据清单送交财务，如有单据遗漏、错误、修改等情况将对责任当事人开出10元/张罚款单。 2.3.6 制作单据时，必须按要求填写统计、部门、职员、出入库类别，单据号必须按照单据号命名规则填写，未按要求填制，将对责任当事人开出按10元/
5、次罚款单。 2.2.7连续三个月未出错，按50-100元奖励当事人 3 2.3 库管签章及盘点规定 2.3.1所有入、出库单据必须有库管签章，包括手工签章和系统签章，且两者签章必须是同一个人。(人员请假或外出怎么办？) 2.3.2如果需要进行物品盘点，须填写盘点申请单，经财务成本会计及总经理签字后，方可在系统中制作盘盈入库单及盘亏出库单。 2.3.3送交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须有总经理签字，无领导签字，财务有权拒收。 2.3.4以上未按要求办理,将对责任当事人开出按10元/张罚款单。 2.4 生产订单管理要求 2.4.1 当月下达的生产订单，生产调度人员必须在每月25日后，两个工作日内
6、全部关闭。 2.4.2 生产调度每月运行MRP计算前，必须查看所有的出入库单据是否审批，是否存在未关闭的生产订单以及对应BOM单是否正确。 2.4.3以上未按要求办理,造成系统MRP计算数据不准，将对责任当事人开出按10元/张罚款单。 2.5 采购单据流转 2.5.1 采购材料到货后，由采购部门填写送检单，质检部门检货后，须当天将质检报告送交仓库，仓库收货后，填写实际到货数量，须当天将质检报告送交供应部。 2.5.2 供应部收到质检报告后，当天所有单据必须按要求录入系统，每周的采购入库单必须在下周一上午10：00点前送交财务。如果制单人未将单据及时录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人
7、开出按10元/张罚款单。 2.5.3 当天采购入库单录入完毕后，须在2小时内，将质检报告返还仓库，仓库人员必须在1小时内确认采购入库单，进行库管签章。 2.6 采购发票录入及付款要求 2.6.1 供应部收到发票后，必须在当天按要求录入系统，每周一上午10：00前将上周的全部发票送交财务。 2.6.2在签字付款时凭发票的产品名称、规格型号与到货物品一致；入库单与到货的实际产品名称、规格型号一致；付款单位名称与发票单位名称一致，才能予以支付货款。 2.7 销售管理规定 2.7.1 销售人员制作销售订单时，必须查清库存数量以及在订量，如盲目下达缺货清单，影响生产排程，一经查实将对责任当事人开出按10
8、元/次罚款单。 2.7.2 销售人员必须按要求录入销售结算清单，如出现产品型号、发货库位错误，影响仓库成本，一经查实将对责任当事人开出按10元/张罚款单。 2.7.3 送交财务的销售结算清单必须库管签字，若销售清单与系统单据金额不一致，将对责任人开出5元/张的罚款单。 2.7.4 所有的出库清单必须在第二天上午10：00前送交财务，财务在接到销售清单后必须在2小时内签章，并在48小时内开票，若财务人员未在规定时间内签章，将对财务人员开出5元/张的罚款单。 4 2.7.5 累计三个月已发货未开票，除特殊情况，将对销售负责人开出每家单位50元的罚单。 2.8委外加工管理规定 2.8.1仓库人员应按
9、采购部门对材料的外发加工收、发及时办理相关的手续，填写委托加工出入库单据，所有的材料或产品外出，必须先办理入库后出库，登记入帐。 2.8.2委托加工出库单必须有采购部门签字确认方可送交财务，单据按照2.2规定将单据送交财务。 2.8.3以上未按要求办理,将对责任当事人开出按10元/张罚款单。 2.9非销售产品借用时间规定 2.9.1因工作需要，借用本公司产品，借用的时间不能超过30天；X 2.9.2对继续借用的物品，仓库必须落实存在；X 2.9.3对已累计超过30天的借用产品，由仓库主管按内部联系单在每月1日前上报财务，在当事人工资中扣除。如果仓库主管未按规定上报，影响销售发货数量准确性的，在
10、扣除当事人工资时，对仓库主管开出按10元/张罚款单。X 2.10退料业务处理 2.10.1 退回仓库的废料，相关人填制领用出库退货单，首先退回原库，然后，填制物品调拨单将废料调入废品库。 2.10.2 废料调拨单每月填制两次，如有加急单据处理，可当天填制调拨单，按照2.2.2规定将单据送交财务。 2.11 操作员增加及权限规定 2.11.1 各部门如需添加新用户，需填写增加权限申请表，部门经理以及财务负责人签字后，方可送交ERP小组进行添加。 2.12交接工作 2.12.1各岗位人员工作调动或者因故离职，必须将本人工作移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。 2.12.2仓库主管
11、工作调动或者因故离职，必须将本人所管辖的仓库进行按要求盘点，没有盘清仓库及办清交接手续的，不得调动或者离职。 2.12.3接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了的事项。 3 附表 表一：ERP系统各岗位操作员列表 表二：单据号命名规则 表三：增加权限申请表 表四：盘点申请表 5 表一： ERP系统操作人员确定表 单据类型 自制入库 领用出库 领用出库退货 销售销售 制单人 库管签章人 备 注 成品库 销售销售退货 其它入库 领用出库 盘盈入库 盘亏出库 物品调拨单 物品采购 物品采购退货 其它出库 自制入库 领用出库 领用出库退货 物品采购 零件库 物品采购退货 领用出库退回 其它
12、入库 领用出库 盘盈入库 盘亏出库 物品调拨单 其它出库 领用出库 领用出库退货 生产预测单 生批次MRP计算 生产订单 6 产 表二： 套料发放 完工登记 7 表三： ERP用户权限申请表 申请人姓名： 新增用户 部门： 新增权限 详细工作范围： 财务负责人： 部门主管： 申请人： ERP用户权限申请表 申请人姓名： 新增用户 部门： 新增权限 详细工作范围： 财务负责人： 部门主管： 申请人： 8 表四： 盘点申请表 部 门： 盘点库位： 申请人： 物品编码 物品名称 规格型号 计量 单位 账面 数量 盘点 数量 盘盈 数量 盘亏 数量 盘点原因 9 总经理： 成本会计： 部门经理： 申请人： 10
