《秘书学》期末复习重点.docx

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1、秘书学期末复习重点秘书学复习重点 一、秘书学的含义与学科特征 秘书学的含义 秘书学就是以秘书为研究对象，研究秘书活动和秘书工作规律的学科。 秘书学的学科特征 1.实践中的应用性 2.理论上的兼容性 3.时代的发展性 4.鲜明的政治性 二、秘书学与相关学科的关系 1秘书学与管理学的关系 秘书工作是管理工作中不可分割的辅助和服务性工作。机关秘书工作是机关管理工作的一部分，私人秘书也必须为主事者操办和管理事务。 管理体制、管理内容、管理方法、管理环境等对秘书工作模式影响极大；而秘书工作效率和质量对管理秩序、管理成效也能产生直接的不可低估的影响。秘书办文、办会、办事等都是管理工作的具体内容。 管理学中

2、的组织、决策、计划、指挥、协调、控制、监督、激励等方面的理论，都适用于秘书学理论并对秘书辅助管理起着指导作用；而秘书学的理论、原则和方法，均要符合现代管理的基本思想。 1 2.秘书学与领导科学的关系 秘书工作是为领导工作服务的，是领导工作的扩展、伸延和铺垫。领导对秘书工作起导向作用，秘书工作对领导工作提供服务和辅助保障。领导与秘书是主辅配合、工作一体化的上下级关系。秘书学与领导科学虽然研究的对象和侧重点等有所不同，但有着不少相互交叉、重叠和融合之处。 秘书学中的参谋、协调、信息、督促检查、处理信访、受权理事等理论，都必须符合领导科学的规律和原则；领导科学中的激励、分工、权责相宜、人才培养等理论

3、，也适用于秘书工作；领导科学中的决策理论、决策执行理论等与秘书学中的辅助参谋理论、综合协调理论等是相通的。 秘书学要融入领导科学的理论和原则，秘书工作实践必须符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。 3.秘书学与应用写作的关系 中外秘书理论中都必须研究应用写作，特别对公文写作、法律文书写作的要求更高，因此，应用写作是秘书学研究的重要内容之一。 秘书学领域的应用写作研究，是将应用写作的理论与实践知识与秘书办文办会办事有机地结合起来的，是将常用应用文写作理论与文书处理理论、档案处理理论、会议文件处理理论等有机地结合起来的。 秘书学领域内的写作理论既与应用写作有交叉和重叠，又有自身特定的侧重点。

4、4.秘书学与其他相关学科的关系 秘书学理论对其他相关学科的兼容性很强，这就使秘书学与诸多相关学科有着十分密切的关系。这些相关学科主要有： 2 v历史学； 社会学； v经济学； 政治学； v心理学； 文化学； v信息学 ； v文艺学； 民俗学； v公共关系学 。 (二)美国秘书的定义 朗曼当代英语词典所下定义 为他人起草信件，保管档案，安排会见等事务的人员。 2职称词典所下定义 是指工作水平高超，能够贯彻执行以下工作的人员： 全面处理公司行政工作，以减轻公司管理人员较次要的行政事务及办公室工作。 能够运用速记记录口述。 能够使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字。 安排上司的约见并就此提醒上司

5、。 接待办公室的来访客人。 接打电话。 处理上司的重要私人邮件，撰写日常信函。 对办公室其他工作人员进行监督。 整理公司人事档案。 涉外秘书的定义 3 涉外秘书是指在我国三资企业、外国驻华机构、我国涉外单位、部门供职的秘书，是新型的外向型、复合型秘书。她们掌握一门以上外语、能操作办公自动化设备、懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。 三、董事会秘书的特点 第一，具有决策权和监督权 第二，类似美国的公司秘书。 四、涉外秘书与机关秘书的区别 1.管理目标不同 涉外秘书从事企业辅助性管理工作， 三资企业的管理目标是以取得最大经济效益为出发点和归宿，管理者关注的是最佳效

6、益。因此，涉外秘书提供的服务，也必须有利于提高企业的经济效益，这是衡量涉外秘书的工作高效或低效、有效或无效的基本尺度。 v 机关秘书从事行政辅助管理工作，行政管理的主要目标是追求整个社会的公共利益，以满足人民群众日益提高的物质和文化生活的需求。因此，机关秘书提供的服务，必须以公益和民意为依据，必须关注社情民意、了解整个社会的动态和发展趋势，关心人民疾苦，反映群众意愿，辅助领导着眼于社会整体利益、长远发展，为人民排忧解难，追求最佳社会效益。 2.服务对象的区别 v 涉外秘书为企业主管上司(总经理、行政总管、经理)服务，而且，涉外秘书和上司是外国人，往往是一对一配臵。三资企业中，经理或总经理的个人

7、意志是整个企业活动的核心和主宰，他们指挥整个企业以4 盈利为主要目的而运转，涉外秘书直接受他们支配。因而工作随意性较大，所受干扰较小，办事效率高。他们要懂外文、了解外国的历史、文化与习俗。 v党政机关秘书，是为整个领导群体服务，如党委办公室秘书为整个党委服务。机关实行的是集体领导，领导个人的意志作用不像涉外企业主管那样大，领导班子主要围绕党和国家某一时期的方针政策来办事，较为有序。因而机关秘书工作随意性较小，客观上受多头支配，婆婆多，办事效率不如涉外秘书高。 3.职责范围的差别 v涉外秘书职责可归纳为处理事务，综合服务。 v涉外秘书的事务杂而繁琐，分工不细，中小三资企业往往仅一名秘书，凡办公室

8、整理、接待应酬、安排约会，办理会务，处理文书、管理档案，安排上司日程、陪同出差、参与谈判、翻译、样样都干，事务性、综合性很强。 v机关秘书职责可归纳为处理事务，辅助决策。 v机关秘书工作分工很细，设有专职秘书部门，专事某项业务，如信访办的秘书人员专事信访工作，档案室的机要秘书专管档案，领导办公室的秘书也有分工，如文字秘书专掌文件起草等。总体上看机关秘书侧重于辅助决策、参谋 、协调等工作。 4.业务侧重点不同 v就办文而言， 三资企业的文书除了与行政机关公文往来需遵循行政机关公文处理办法外，各类企业在经营中的经济合同、商务协议、立项论证报告、商品广告、产品说明、技术鉴定书等等，均带有明显的行业性

9、和5 功利目的。内部运行的业务文书如会议通知、值班记录等，呈现表格化，具有企业鲜明的特点，有的甚至自创文体、自定格式和办文程序，只要符合本企业需要和便于提高效率就行，不像行政文书那样有严格、统一的体式要求。 机关文书是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。因此，在办文中必须严格遵照国家行政机关公文处理办法。 v就筹备会议而言，行政会议是制订、传达、贯彻执行各级*政策法规的工具。大体上有决策性会议、动员会、检查汇报会、办公会、总结评比会、表彰会等。机关秘书筹办会议侧重于准确地领会领导开会意图，对与会人员的

10、资格有着严格的要求，有的甚至要进行专门审查，与会人数也要准确掌握。 三资企业除了内部管理用上述会议形式外，还有大量业务性会议，如展销会、新产品新闻发布会、产品论证会、质量检验会等等，都是企业经营活动或为经营服务的公关活动。 v涉外秘书筹办经营性会议往往与公关、销售人员配合，侧重于市场竞争的需要，服务于提高经济效益的目的，并以丰富多彩、引人注目的会场布臵和富有艺术性、趣味性、宣传性的会议形式，吸引与会者，以产生更大的社会影响，提高企业知名度和经济效益。 v 就办事而言，机关秘书不管是受权理事还是处理日常事务，大多有严格的授权范围、工作规范和程序，秘书自主权较小。 v相比之下，涉外秘书在这方面要灵

11、活得多。他们必须根据顾客和社会公众不同的需要，不同的心理状况，采取灵活多样的工作方法，自主处理有关顾客、用户的问题。 6 5.任职资格、待遇不同 v第一，涉外秘书以女性为多，占大部分，反映出国外秘书是女性的职业这一特点。机关秘书则相反，大部分为男性。 v第二，涉外秘书是一种相对独立的职业，任职者大多受过专门训练，由学校推荐或自行应聘后任职，未受专门训练的也被送去培训。 v 第三，流动性较大，涉外秘书是一种独立的职业，任职者往往合则留，不合则走，跳槽现象普遍。而机关秘书往往终身任职。 v 第四，他们都通晓英语或数门外语。 v 第五，他们须具有商务、外贸知识。 v 第六，他们要能了解中外文化的差异

12、。 v 第七，他们处于一个开放型、竞争型的环境中，接触面广泛，要求善于搞公共关系。 v 第八，会操作办公室自动化设备。 v 对涉外秘书来说，这些知识、能力、技能是必须的，不然的话，就无法从事工作；对机关秘书来说，这些要求就不需那么全面了。 v 第九，涉外秘书的职级不像机关秘书那样划分明显，有的相当于部门经理级，略高于一般白领员工。由于目前涉外企业员工的工资待遇普遍高于机关工作人员，所以涉外秘书的工资待遇一般也高于机关秘书。 v 机关秘书的职级参照我国的行政职别而定，如副科级、科级、副处级、处级，享受相应职级的工资待遇。 v 7 第三节 秘书工作的特点 一、机要性 二、辅助性 4.秘书的气质对工

13、作的影响 v 不同气质影响秘书活动的效率 v 秘书由于工作需要形成了许多分工，有专管文字工作的文字秘书，有专管事务的行政秘书，有负责文件印章和通信的机要秘书等。 v 胆汁质和多血质的人在处理日常事务、与各方面打交道中能够热情主动，因而能够高效率地完成工作； v 粘液质和抑郁质的人由于安静稳定，能够比较耐心细致，不容易出差错，较顺利地完成任务。 根据气质类型进行合理分工 v 胆汁质类型的秘书办事果断，不拖泥带水，适合于从事鼓动组织类型的工作、处理办公室的日常事务和进行具有开创性的组织工作。当领导制定出一项新的决策时，如果由胆汁质类型的秘书去发动和组织工作，能够制造比较热烈的气氛和一种情绪感染。

14、v多血质类型的秘书由于灵活敏捷、活泼好动，善于与各种熟悉的和不熟的人打交道，适合于从事对外联系、交际方面的工作，同时还适合于处理各种人际关系的协调工作，能比较灵活地化人际矛盾与争端。 v 粘液质类型的秘书由于比较沉着冷静，注意稳定而工作踏实，适合于从事材料综合及文书处理方面较细心的工作，能够做到工作有条理性。 v 抑郁质类型的秘书由于感受性强，思维周密、深入，直觉性强，分析8 问题较深刻，有一定的预见性，因而适合于从事文件起草和提供咨询工作，能够深化领导的思想，使工作经验系统化。 人的气质类型本身并无好坏之分。每一种气质既有积极的一面，也有消极的一面。人类历史上不同气质类型做出伟大成就的大有人

15、在。 v俄国的四位著名作家普希金、赫尔岑、果戈里和克雷洛夫就是四种不同气质的代表。普希金具有明显的胆汁质特征，属于不平则鸣的典型诗人气质；赫尔岑具有多血质的特征，他一生不断地积极参加革命活动；克雷洛夫属于粘液质，是一位新闻工作者，从事寓言写作；果戈里属于抑郁质的气质类型，他的一部死魂灵描写深刻、人木三分。他们都在文学上取得了杰出的成就。 3.秘书的性格要求 v自信 诚实 谦虚 宽容 幽默 三、秘书人际关系的特征 v1.业缘性特征。2.首属性特征。3. 广泛性。4.强制性。 四、人际关系在秘书工作中的重要性 v1.有利于提高工作效率。2.有利于秘书人员建立良好的人际环境 第三节 处理人际关系的艺

16、术和技巧 v一、秘书处理人际关系的原则 v(一)平等原则 (二)互利原则 (三)信用原则 (四)相容原则 二、秘书处理人际关的方法 v(一)感情投资法 v是指对人要倾注真挚的感情，舍得在密切感情方面花本钱、下功夫，以 9 争取对方的欢心，从而建立起良好的人际关系的方法。 (二)心理吸引法 v就是通过提高自己的素质修养以使自己创造出一种心理磁场，使人们在接近到这种心理磁场后便容易被其所吸引。 (三)求同存异法 v在处理人际关系时，对双方的差异应作客观的分析，不应过分强求一致。应该做到求大同、存小异，大事讲原则、小事讲风格。在枝节问题上不苛求于人，才可以建立起良好的人际关系，成为知己的好朋友。 人

17、生得一知己足矣，斯世当以同怀视之。由此可以看出两人相交的程度。 准确无误 v准确无误是指公文在办理阶段的各个环节上，在内容、方向、方式及其结果方面，应完全符合行文制度和实际情况。 v准确是对公文办理的首要的、基本的要求，是对公文办理的质量要求。不准确，出现差错、漏洞和失误，不仅会影响办文的质量，而且会影响整个机关工作，有损于机关的形象。 讲究时效 v公文的办理要及时、迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现机关工作高效化的重要条件之一。 v要加快公文办理的速度，一要强化时间观念，二要缩短文书的运转周期，三要简化办文程序。 19 安全保密 v一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失

18、、不损坏，这就是安全的意思。 v二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到不泄密、不失密，这就是保密的意思。 统一管理 v公文的撰制和保管，都必须由秘书部门集中统一管理。这也是办文的基本要求之一，它直接影响着机关工作的效率和质量。如果不统一，容易造成文件丢失、漏办、积压、脱节、混乱，直至造成重大失误。 必须做到管理统一于秘书部门，依据统一于公文法规，生效权统一于主管领导。根据集体领导与个人分工负责相结合的制度，机关和部门的领导者应有专人主管公文的处理，集“签发”、“批办”于一人。 办会工作, 就是办理会议事务的工作。 简称会议事务 ，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。分为两个方面： 会议

19、政务：由会议的领导者和组织者完成和处理，是实现会议既定目标和完成会议任务的主体性工作。 会议事务：由协助者或服务者来完成和处理，即由秘书人员完成和处理，这一部分工作是实现会议既定目标和完成会议任务的根本保证，十分重要，不可轻视。 7会议议程 一次会议中各项议题、活动安排的先后次序 20 6会议议题 在一次会议上所要讨论或解决的问题。 (十七)拟写会议方案 会议方案就是会议的策划和筹备工作的具体计划。由秘书工作者根据领意图、指示拟写，经领导者审核批准后由秘书人员实施。 1.方案的主要内容 导思想、名称 会议的议题、议程、日程安排 拟邀请的有关领导、贵宾 出席、列席会议的人员；规模 会议的起讫时间、报到时间 会场的地点、规格及布臵要求 拟设立的会议组织机构 会议的方式和技术手段 会议的后勤保障及文体活动安排 会议的宣传方式 会议经费预算及筹措渠道 21