企业部门管理手册.docx

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1、企业部门管理手册编制：总经办 审核：总经理 存档：总经办 执行：年 月 日 1 XX 企业管理手册 目 录 总则 适用范围 第一章 手册说明 第二章 管理理念 第三章 企业架构及部门联系 第三章、 各部门工作说明 第四章、 主管管理条例 第五章、 市场推广工作说明 第六章、 新品开发工作说明 第七章、 形象设计工作说明 第八章、 物料采购工作说明 第九章、 发货售后工作说明 第十章、 商务对账工作说明 第十一章、教育服务工作说明 第十二章、报销管理制度 第十三章、薪酬考核制度 第十四章、工作相应表格 2 第一章 手册说明 工作效率是企业生存的基础，企业管理是企业发展的核心，任何规范的企业，都会

2、建立适合企业特性的管理体系，制订科学的工作标准流程，创建良好的工作氛围，最大化发挥员工的激情、责任感、团队意识，提升工作效率和执行力，促进企业发展！ 很多失败的企业不是没有卓越的人才，不是没有明确的制度，不是没有具备性价比的产品，而是管理思想落伍，导致激情丧失，失误内耗不断，效率低下，难以执行，导致最终淘汰的结局。 至此，XX企业特别制定XX企业工作指导手册，让所有人员清晰了解工作内容、权利义务、工作流程、以及所应承担责任和义务，旨在提升员工责任感，发挥个人能力，提升工作效率，减少不必要的矛盾和错误，促进公司健康顺利的发展! XX企业旗下的每一位在岗人员都应遵循本手册！由于公司发展与经营环境的

3、不断变化，本手册中规定的所有内容定期会相应的修订，届时，总经办会及时通知大家。 3 第二章 管理理念 1.分工明确 作为企业的一员，都应该明确工作内容、职责、任务、目标。只有这样，才能让每个人知道自己的责任，减少不必要的失误，提升工作效率。 2.能上庸下 对于能力出众、乐于付出的人员必须奖励，重用，晋升，对于能力局限、心态良好的人员，必须耐心教导，促进提升，对于消极怠工，推卸责任的人员，必须警告处罚，调整淘汰、能者上，庸者下，只有这样，才能促进员工积极性，让每个岗位发挥作用，推动企业健康发展。 3.科学管理 管理的重点不是体现权威、指责批评，遥控指挥，推卸责任，而是以身作则，现场指导、善于激励

4、，赋予责任，只有这样，才能发挥团队战斗，保持团队的稳定。 4 第三章：企业架构及部门说明 一、企业重要部门架构 总经办 行政部 培训部 财务部 营销中心 采购部 商务部 销售部 市场部 物流部 5 二、部门介绍 1.核心部门 总经办: 负责企业战略规划、资金运作，后勤保障等核心营运工作。 营销中心:负责品牌规划、推广、销售、售后、服务等核心营销工作。 2.主要部门 销售部： 负责市场开拓、网络建设、客情维护等渠道管理工作； 培训部: 负责终端教育，培训，会议等市场服务工作。 商务部: 负责客户订单，发货，信息发布等售后服务工作； 市场部: 负责品牌塑造、开发，规划，推广及相关营销策划工作。 采

5、购部: 负责客户准确发货，成品包材周转等后勤保障工作。 行政部: 负责人事招聘，档案管理，薪资福利等行政人事工作。 财务部: 负责企业账务核算、成本控制、财务报表等财务工作. 6 第三章：主要岗位职责说明 一、总经理 1. 所在部门：总经办 2. 岗位职责 1）负责企业长远战略规划制定和实施。 2）负责企业资金运作、审核、监督。 3）负责企业重要会议的召开及重要事务安排。 4）负责企业重要文件，单据的审核和批准。 5）负责下属部门主管工作安排、指导等管理工作。 6）负责企业运作物资后勤保障工作。 7）负责企业部门工作开展情况跟踪和督促。 1.权职范围 下属部门：营销中心、采购部、财务部、行政部

6、 配合部门：销售部、商务部、培训部、市场部 2.工作权限 1）对企业任何费用支出具备审核和控制权； 2）对下属部门负责人具有管理、考核、调配权利； 3）对配合部门人员具有工作指导、咨询、督促权利； 4）对于企业重大事项具备监督、审核、决策权。 3.工作责任 1）对于企业文化，管理现状、员工心态承担一定责任 2）对于重大事项结果承担一定责任； 3）对于公司后勤保障承担一定责任； 4）对于下属部门工作表现承担一定责任。 7 二、营运总监 1.所属部门: 营销中心 2.岗位职责 1）制定企业年度、月度销售目标的制定及达成计划； 2）负责企业营销管理制度、政策的规范和实施； 3）负责品牌开发、上市、推

7、广策划实施工作； 4）负责品牌推广活动策划、实施、监督工作； 5）负责品牌媒体合作与推广工作； 6）负责下属部门主管工作安排、指导、配合、审核工作。 7）指导配合部门主管做好企业后勤保障工作。 8）负责完成上级主管交待的其它工作。 3.权职范围 直接上级：总经理 下属部门：销售部 商务部 市场部 配合部门：培训部 采购部 财务部 行政部 4.工作权限 1）对企业市场费用，促销政策具备审核和控制权； 2）对下属部门人员具有指导、考核、调配等管理权利： 3）对配合部门人员具有工作指导、咨询、督促权利； 4）对于企业重大事项具备有建议、投票权。 5工作责任 1）对于公司销售目标达成承担一定责任; 2

8、）对于品牌策划水平、推广效果承担一定责任； 3）对于下属部门人员工作表现承担一定责任。 8 三、销售经理 1.所属部门: 销售部 2.岗位职责 1）负责全国年度、季度、月度销量分解及目标的达成，并制定市场拓展计划； 2）负责全国代理商市场开拓、网络建设、客情维护等客户管理工作； 3）负责代理商评估、筛选工作； 4）落实公司促销活动的实施、开展工作，保证促销活动的最大效果： 5）负责区域终端品牌形象的维护和提升； 6）负责部门人员工作培养、安排、指导、监督工作； 7）负责完成直属上级交待的其它工作。 3.权职范围 直接上级： 营销总监 直接下属： 大区经理 区域经理 配合部门： 商务部 市场部

9、采购部 培训部 4.工作权限 1）对直接下属具有管理、考核、调配权利： 2）对销售数据具备咨询权利； 3）对配合部门工作具备咨询、督促权利； 4）对于市场推广策略具备建议、投票权。 5.工作责任 1）对于销售目标达成承担主要责任; 2）对于营销网络布局承担一定责任; 3）对于客户质量水平，客情关系承担一定责任； 3）对于部门人员工作表现，团队工作能力承担一定责任。 9 四、培训经理 1.所属部门: 培训部 2.岗位职责 1）负责加盟店产品知识、 销售技巧的等终端服务工作； 2）负责公司人员关于产品、销售的培训课程； 3）负责加盟店培训教材的策划和编撰； 4）负责加盟店培训、教育会议的开展和实施

10、； 5）负责产品开发及新品功效测试工作。 6）负责部门人员工作安排、指导、配合、审核工作 7）负责完成上级主管交待的其它工作。 3.权职范围 直接上级： 总经理 直接下属： 教育讲师 市场督导 配合部门： 其它部分 4.工作权限 1）对直接下属具有管理、考核、调配权利： 2）对配合部门工作具有咨询、督促权利； 3）对于产品项目决定有建议、投票权。 5.工作责任 1）对于市场服务水平承担一定责任; 2）对于品牌推广效果、产品质量承担一定责任; 10 五、商务经理 1.所属部门: 商务部 2.岗位职责 1）负责代理商订单记录，跟踪、发货、通知等全程跟进工作； 2）负责代理商货款的跟催和对账工作；

11、3）负责代理商资料，销售数据等相关信息的统计和分析工作； 4）负责代理商电话回访工作，积极反馈市场需求及动向，维护良好客情关系； 5）负责代理商投诉详细记录，处理，并积极反馈至相关部门； 6）负责代理商对退换货产品的完善处理工作； 7）负责代理商对促销，大型活动客户通知、发布、以及跟踪； 8）负责配合销售人员完成售后服务工作； 9）负责部门人员工作安排、指导、配合、审核工作 10）负责完成直属上级交待的其它工作。 3.权职范围 直接上级： 营销总监 直接下属： 客服文员 配合部门： 采购部 销售部 市场部 培训部 4.工作权限 1）对促销政策具备审核权； 2）对直接下属具备管理、考核、调配权利

12、： 3）对配合部门工作具备咨询、督促权利； 4）对于重大事项决定有建议、投票权。 5.工作责任 1）对于公司销售目标达成承担一定责任; 2）对于售后服务、客情关系承担主要责任; 3）对于部门人员工作表现，团队工作能力承担一定责任。 11 六、采购经理 1.所属部门: 采购部 2.岗位职责 1）负责产品包材、配件、物料采购、验收，入库工作； 2）负责供应商的评估、考核、管理工作 3）负责物资采购过程中异常事件的处理。 4）负责采购物资数据报表，并确定合理安全库。 5）负责物资采购周期的分析、预测。 6）定期跟踪物资数量，负责公司物资按质、按量、按时的供应。 7）负责完成直属上级交待的其它工作。

13、8）负责仓库成品数据管理工作； 3.权职范围 直接上级： 总经理 直接下属： 物流主管 采购助理 配合部门： 其他部门 4.工作权限 1）对直接下属具有管理、考核、调配权利： 2）对其他部门采购具备咨询，审核、建议权。 5.工作责任 1）对于采购物资质量水平，性价比承担一定责任; 2）对于企业物资保障承担一定责任。 3）对于部门工作表现，团队工作能力承担一定责任。 12 六、市场经理 1.所属部门: 市场部 2.岗位职责 1）协助营销总监制定企业月度、年度销售目标以及营销规划； 2）负责公司产品开发、市场定位及相关品牌规划工作； 3）负责市场及产品文案的策划和编撰工作； 4）负责品牌VI形象建

14、设及形象物料的管理和发放； 5）负责推广活动的策划、筹备、实施； 6）负责大型推广活动的筹备和策划； 7）负责媒体合作细节工作； 8）负责市场信息整理、分析，并提供建议性市场策略； 9）负责部门人员工作安排、指导、配合、审核工作 10）负责完成上级主管交待的其它工作。 2.权职范围 直接上级： 营销总监 直接下属： 平面设计 市场策划 品牌经理 网络推广 配合部门： 商务部 销售部 培训部 3.工作权限 1）对直接下属具有管理、考核、调配权利： 3）对配合部门工作具有咨询、督促权利； 4）对于企业重大事项决定有建议、投票权。 4.工作责任 1）对于企业销售目标达成承担一定责任; 2）对于品牌推

15、广效果及形象承担一定的责任; 3）对于部门人员工作表现，团队工作能力承担一定责任。 13 七、行政经理 1.所属部门: 行政部 2.岗位职责 1）负责企业文化的宣导，及规章制度的制订和实施； 2）协助各部门进行人事招聘和面试工作； 3）负责员工考勤外出记录工作； 4）负责人事档案管理、合同登记工作； 5）负责建立更为科学的员工薪酬、激励、福利制度； 6）负责新进人员企业知识培训工作； 7）负责办公用品、物资、样品的有效发放、管理； 8）负责公司行政表格的申领、管理、归档； 9）负责公司其他行政后勤工作。 10）负责完成上级主管交待的其它工作。 3.权职范围 直接上级：总经理 直接下属： 行政前

16、台 配合部门： 其他部门 4.工作权限 1）对直接下属具有管理、考核、调配权利： 2）对员工行为规范具备提醒、监督权利； 3）对于公司管理决定有建议、投票权。 5.工作责任 1）对于企业管理水平和工作环境承担一定责任; 2）对于员工激情，凝聚力承担一定责任; 3）对于部门工作表现，团队工作能力承担一定责任。 14 八、财务经理 1.所属部门: 财务部 2.岗位职责 1）负责企业费用和往来账的数据核算和分析； 2）负责企业费用支出审核、控制、报销； 3）负责客户货款的审核和通知； 4）负责提供有效的财务数据报表； 5）负责重要客户账务核对工作； 6）负责工商，税务，银行关于账务往来的工作。 7）

17、负责完成上级主管交待的其它工作。 2.权职范围 直接上级： 总经理 直接下属： 出纳 财务助理 配合部门： 其他部门 3.工作权限 1）对企业费用支出具有审核，建议、控制权利； 2）对员工报销支出具备咨询权利。 4.工作责任 1）对于企业费用控制.，资金周转承担一定责任； 2）对于企业账目数据真实承担全部责任。 3）对于部门工作表现，团队工作能力承担一定责任。 15 第四章、工作管理条例 一、基本规定 1.必须保护公司内部重要数据及资料，严禁泄露公司资料、数据行为发生； 2.提倡团结互助，严禁部门之间拉帮结派，自私自利、破坏团结现象发生； 3.必须尊敬同事，真诚为客户服务，严禁发生争吵、拒绝为

18、客户服务等现象发生； 二、管理制度 1.会议制度 1)工作进度会： 总经理每周一下午14：00召开工作进度会议，各部门主管汇报上周工作进展，上交工作总结，协商沟通工作问题，并确定下周工作计划。 2)季工作会议： 季度会议于次季第一个月25日下午14：00召开，由总经理宣布上一个季度全国销售业绩，市场问题，总结计划执行情况，及下季度工作安排，由各部门负责人沟通讨论，提交详细工作计划。 3)项目工作会议： 公司根据工作需要有重大项目需要开会，总经理可临时召开特别沟通会议。 行政部会提前通知会议内容和时间，在岗部门主管都必须准时参加，行政部人员做XX企业会议记录，提交行政部存档备案，做为工作开展重要

19、依据。 2.工作汇报 所有人员须每周一上午向上级提交周工作计划总结，每月5号之前提交月工作总结。 3.现金制度 未经上级许可，严禁任何人员收取客户货款或以公司名义借钱，若特殊原因收取定金必须向上级主管申请，经上级主管批准后，并尽快汇入公司货款帐号！ 4.私自承诺。 未经上级许可，任何人员不得私自向客户承诺公司政策外市场支持(退货，铺货，配送、人员服务等)！ 三、违规处理 初次违反工作管理条例，口头警告，再次违反处以10-100元罚款，多次违反视情节予以扣薪、降职、调职，劝退处理，如造成公司严重经济损失； 16 第五章、重要工作流程规定 一、物资采购流程 1.物资采购流程图 采购申请 费用审核

20、形象设计 采购谈判 打样确定 验收入库 2.工作流程说明 1） 采购申请 申请人(主管以上)仔细填写物资采购申请表,经销售部经理、营销总监、总经理签字确认，提交至市场部经理； 3）形象设计 市场部经理负责确认物料采购申请表相关内容，提交至物资设计稿提交至申请人签字确认; 市场部经理将已确认物料采购申请单及设计定稿图片提交至采购经理. 4）采购确认 采购经理负责供应商选择，谈判，并确定物资价格，供货时间，提交至申请人、营销总监签字确认； 长期合作供应商需签订合同。 5) 打样确认 采购经理将打样物资提交至申请人签字确认后正式采购。 6) 采购入库 采购经理负责验收采购物料，并保证采购物资与样品一

21、致.数量齐全。 采购经理按照规定时间采购物料采购至公司，并通知申请人。 说明:以上物资特指产品包装、形象品物资。 二、订单发货流程 17 1.订单类别 按货品性质分类 1）一般订单：指客户一般季节正常订货下达的订单 2）加急订单：指客户因特殊原因需要公司紧急发货的订单 3）促销订单：指客户参与公司促销活动订货产生的订单 ； 4) 特别订单：特价供货，活动换购、无偿赠送的产生的订单； 按付款方式分类 1）现款订单：以现款方式结算货款的订单； 2）预付订单：尚有余款客户产生的订单； 2.发货工作流程图 接收订单 3.工作流程说明 核实库存 区分开单 订单确认 货款提醒 订单审核 订单跟踪 发货审核

22、 发货通知 跟踪补单 1） 接收订单 客服人员需仔细聆听客户电话内，并用作好详细记录 若收到客户订单传真，客服人员须立即致电客户，核实订单内容与细节. 2） 确认订单 客服人员确认订单明细后，应及时确认成品和物料库存，进行电脑下单 电脑输单必须明确订货时间、客户名称、联系电话、产品名称、规格、数量等； 订单备注栏必须注明订单说明，如促销、换购、特价、赠送、配送 18 3）货款提醒 客服人员根据备货情况向客户告知发货数量和实际金额，并通知客户打款； 新客户必须传真公司盖章银行账号公函。 4）订单审核 客户通知汇款后，财务每天第一时间通知商务部经理到款情况； 商务部经理确认订单金额到账后，仔细核对

23、订单金额和订单标准, 确认订单生效.并下单至仓库。 促销、换购、特价、赠送、配送订单,必须经营销总监、总经理签字确认生效； 超过3个工作日内，原则上不更改客户订单 5）订单跟踪 订单生效后，客服人员须每天跟踪仓库，咨询仓库客户订单发货情况， 6) 发货审核 仓库人员告之客服人员客户发货明细，开具发货单签字传真至商务部经理 商务部经理在发货前与客户再次确定发货金额，货品明细,及代收托收安全； 商务部经理审核无误后后签字盖章，将发货单传真至仓库人员发货； 仓库人员凭签字盖章发货单当放行条发货。 7）发货通知 仓库人员每天填写发货明细表，将发货情况告之商务部经理，客服人员及时通知客户发货情况； 8）

24、客户补单 仓库人员记录客户缺货情况，并通知商务部经理补下生产单，产品补全后，仓库人员及时通知客服人 员补发客户货品。 若某产品已停止生产或15天以上缺货,客服人员应及时通知客户,协商调换处理！ 9）订单管理 未打款订单：商务部经理应作好相应登记，并与客户沟通付款，若订货后7天仍未付款，此订单作废。 已下订单：商务部经理做好客户订单记录，定期更新发货订单数据， 三、 出差流程与规定 1. 出差流程图 出差申请 出差审核 出差准备 出差借支 19 2. 出差流程标准 1.出差申请 出差人员根据工作需要填写出差申请表提交至部门经理，营销总监审核确认； 2.出差准备 行政主任负责出差人员车票及样品；

25、商务部经理负责安排物料，印刷品；， 3.出差借支 出差人员填写借支单，由营销总监、总经理签字后，提交至出纳领取现金； 若长期出差，出纳人员每15天向出差人员指定账户汇相关出差费用。 4.工作汇报 出差人员出差期间，离开每城市必须告知商务部经理出差地点，每周一向上级主管提交周工作总结和 报告 5.提交报告 出差人员返回5日内，向上级主管提交周工作总结和报告出差市场工作报告，由上级主管签字 并批示。 6.费用报销 出差人员将填写报销单，出差票据报告提交出纳核对签字； 出差人员将出纳确认单据，工作报告提交至营销总监，由总经理签字确认后至出纳报销！ 出差报销 提交报告 工作汇报 流程管理规定 所有人员

26、相关必须严格遵守流程规定，分工明确，相互配合，各担其责，保证工作顺利开展，因为违反标准造成经济损失情况，视情节轻重以罚款，调职，降薪，辞退处理。 四、营销审核流程 1. 营销审核图 政策申请 营销审核 批准执行 编档保存 20 代理申请 2流程标准 1.政策申请 销售人员填写促销协议书代理商申请表，注明客户名称，相关内容，提交至商务部审核。 2.出差准备 商务部经理审核签字确认后提交至营销总监。 3.批准执行 营销总监仔细审核申请内容，签字后确认。 4.便档保存 商务部经理一式两式，自己保留一份，交还营销总监一份，编档保存，并定期提供营销总监。 流程管理规定 所有人员相关必须严格遵守流程规定，分工明确，相互配合，各担其责，保证工作顺利开展，因为违反标准造成经济损失情况，视情节轻重以罚款，调职，降薪，辞退处理。 21