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1、会议室管理办法会议室管理办法 1 目的 为加强会议室管理， 明确责任和工作要求，保障公司会议室的合理使用，充分有效利用会议室资源，使行政工作科学化、制度化，特制定本办法。 2 会议室位置、配备设施、编号及使用范围 序号 编号 位置 配备设施 使用范围 备注 3 职责分工 3.1 *是公司会议室的管理部门，负责会议室的使用管理、设施配备及日常保养维护、服务和技术保障，负责第一、二会议室、接待室的卫生清理，具体负责办理会议室的使用登记、布置及调配。 3.2 第三、四、五会议室由使用部门自行负责卫生清理；培训室卫生清理由*负责。 4 使用要求 4.1 会议室使用实行登记制度，由*负责。会议改期或取消
2、的，应及时更改或取消预定登记。*设专人负责会议室管理，具体负责各会议室的使用登记、会前准备、会场整理、会后的设备归位及会议室设备设施的日常管理、维护、报修工作。对出现的会议服务问题，统一由*解决。 1 4.2 *负责会议系统的技术保障工作。 4.3 除特殊情况外，平时会议或接待承办部门应在每周五前将会议计划或接待方案报*，*根据各部门的会议接待计划方案安排一周会议表。如有临时计划调整的，会议或接待承办部门应提前一天向*提交变更后的会议计划或接待方案，需要会议服务的项目必须在计划或方案中注明，经承办部门负责人、分管总经理及*部长确认后方可使用。 4.4 会议因故取消的，会议承办单位应及时通知*，
3、会议承办单位负责通知参会人员。 4.5 *接到会议计划或接待方案后，应提前做好服务和技术保障准备。会议服务和保障工作主要包括：会议服务人员提前到位、布置会场、准备会议用水和保洁等工作。冬、夏季要提前半小时开空调；负责人员应提前确认设备运行正常，做好会议中的技术保障工作。 4.6 会议期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录，多媒体一体机操作等工作；负责监督与会人员维护室内环境卫生，并爱护会议室公物和设备设施；未经*同意，不得私自将会议室物品及设施带出，不得随意破坏各类设施，如有违者，均照价赔偿；会议期间，遇设备故障问题，不得私自操作，必须报告*进行处理。 4.7 会议结束
4、，会议使用部门要及时清理会议室卫生，将所借用的会议设备及设施及时归还*，关闭电器，关闭门窗；第一、二会议室每次会议结束，会议室管理员对会议室进行检查，具体检查项目包括电器设备是否关闭、桌椅是否还原、设备设施是否完好、门窗是否关闭等。 4.8 会议室实行先登记先使用的原则，发生冲突时，使用者协商解决或由*负责协调；以公司名义组织的会议和重要的外事活动，经*负责协调 2 后可优先使用。 4.9 各部门若遇紧急情况需要召开临时会议，应协助会议室管理人员进行会议准备工作，包括会议通知、会议用水等。如部门或个人临时取消申请，再使用时需重新申请。 4.10 第一、二会议室的钥匙由*负责保管，第三、四、五会
5、议室的钥匙由各使用部门自行保管。 5 会议室的维护和管理 5.1 根据职责分工，各部门要定期清理所负责会议室卫生，包括会议室桌、椅。定期清理玻璃窗、窗帘、地板、地毯。会议室使用前，应进行卫生检查，按照使用要求完成桌椅的布局调整。 5.2 *会议室管理员定期检查会议室各设施的运行状况。在日常使用中保洁人员、会议室使用人员发现会议室桌、椅、音响设备、投影机、照明灯光等出现问题的，应及时向*会议室管理员报告，由*负责解决。 5.3 *会议室管理员负责会议室话筒、遥控器、激光笔及相应设备的管理，使用人员应进行借用登记并在会议结束后及时交回，如有丢失，应予赔偿。 5.4 会议如需其他服务项目，由会议主办
6、单位提前提出方案要求，由*统一采购布置，会议主办单位协助。 5.5 会议室管理员、会议室使用部门应及时将会议室供应物品的储备情况向*报告，*及时补充。 6 考核 6.1 会议室卫生清理不及时，卫生不达标的，扣罚相关责任单位200元/次。 6.2 因使用不当造成会议室相关设施损坏的，责任人承担维修费用外，视情节扣罚相关责任人100-1000元/次。 6.3 会议室管理员对会议室设施检查不到位或会议室设施维修不及时影响正常使用的，扣罚会议室管理员200元/次。 3 6.4 未按要求办理会议室使用手续的，扣罚责任单位200元/次。 6.5 会议主办单位未按要求提供会议及接待方案的，扣罚相关责任单位200元/次。 6.6 *未按会议及接待方案要求布置会场、提供服务的，扣罚*200元/次。 6.7 会议室使用单位发现会议室设施故障未及时上报*的，扣罚责任单位100元/次。 6.8 会议室使用单位在会议结束后未按要求清理现场的，扣罚责任单位100元/次。 6.9 会议室接待物品更换补充不及时的，扣罚*100元/次。 7 附则 7.1 本办法自发布之日起施行，由*负责解释。 8 附件 8.1 会议室使用登记表 4 会议室使用登记表 序号 时间 使用部门 事由 需求 联系人 备注 5
