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1、会议流程表序号 办理流程 责任人 主要工作内容及要求 根据区领导指示，协调有关部门： 相关附件 备注 争取做到每年12月通知各单位上报下一年度建议召开的全区性大会的计划，以便于安排会议时间和合并会议。 注意与主办单位沟通会议议程。 办公室分管副 召开全区性大会条件是否成熟； 1 会前协调 主任、办公室 尽可能会议合并召开； 主任 明确会务总指挥及会务工作分工。 秘书督办处 会议时间、地点、内容、议程、起草会议通知 办会岗 主持人、参会人员等安排妥当。 呈办公室分管副主3 任 审核 4 秘书督办处 审核会议安排是否妥当； 2 办会岗 审核通知行文是否准确。 秘书督办处呈办公室主任审核 同上 办会
2、岗 呈分管办公室的区领导审阅 呈开发区党委、管 同上 由区领导秘书送领导审阅。 根据会议内5 6 委会，萝岗区委、区*相关领导签发 签发会议通知稿。 容，呈相关领导签发。由区领导秘书送区相关领导签发。 正确使用红头纸、格式规范； 7 制作正式 会议通知 秘书督办处 附件齐全； 盖章正确。 发出正式 会议通知 会务筹办 流 程 秘书督办处收发通信岗 责任人 及时发出会议通知； 发放范围准确。 公文发放登记表 文印岗 份数合理； 办会岗负责对正式会议通知作抽检。 8 序号 主要工作内容及要求 应提前2-3天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括： 会议材料准备进展； 相关附件 备注 场景；
3、 领导座位安排； 出席领导落实； 灯光、音响、录音、多媒体； 饮料； 空调； 电子屏蔽设备； 签到布置； 颁奖席、记者席安排； 安全保卫、医疗卫生保障； 车辆安排及交通指示； 天气情况掌握及相关用品准备； 就餐及食品卫生检查安排； 礼仪策划及彩排安排； 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定； 会场工作职责分工。 序号 会务筹办 流 程 责任人 主要工作内容及要求 根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。 场景； 领导座位安排； 出席领导落实； 会议材料准备是否齐全； 颁奖席、记者席安排； 灯光、音响、录音、多媒体； 会场布置 检 查 会务总指
4、挥、相关单位领导及会务人员 饮料； 空调； 电子屏蔽设备； 签到布置； 安全保卫、医疗卫生保障； 车辆安排及交通指示； 天气情况掌握及相关用品准备； 就餐及食品卫生检查； 礼仪策划及彩排； 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实； 明确会场工作职责。 确认各个环节、各个方面准备工临会前最后协 调 会务总指挥、相关单位领导及会务人员 作完成情况，特别注意各环节之间的衔接； 进一步明确各会务人员现场工作职责； 查漏补缺。 序号 12 会务筹办 流 程 会前现场 责任人 主要工作内容及要求 相关附件 备注 参会领导专 一般在大会前一天晚上进行。 相关附件
5、 备注 10 11 会务总指挥、 会务人员按规定时间就位，分头 组织工作 相关单位领导做好准备工作； 及会务 人员 现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题； 及时掌握参会领导的行踪； 参会人员签到、发放会议材料工作等； 组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序； 引导领奖人员、记者到指定位置就座； 引导出席会议领导到指定位置就座。 临时事件处理； 人接待，全程陪同。 发生临时事件，相关岗位人员先临时处理，需要动用其他人员，统一由会务总指挥调度。 13 会中现场 工 作 会务总指挥及 颁奖组织； 会务人员 会议材料回收； 领导交办其他事宜。 文稿起草单位 文稿起草单位负责全面、准确整14 讲话稿整理下 发 和秘书督办处理讲话稿； 、综合 秘书督办处或综合信息处信息处 制文、送审、下发。 会议主办单位或秘书督办处 及时发出督办通知； 督办事项全面、明确； 15 对会议布置事项进行督办 跟踪督办工作进展； 督办岗 协调督办事项有关问题。 秘书督办处 按“一会一档”的原则整理保16 会议材料 归 档 将完整的材料送档案室档案员归档。 管，年终归档； 办会岗 归档材料要齐全，无遗漏。
