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1、,行政人员岗位的标准化管理主讲人：从化校区办公室主任魏宪平 2009年1月14日,一、为什么要制订工作人员岗位标准和工作标准二、行政人员“两个标准”的基本内容及主要特点三、建立和落实“两个标准”的工作要求四、行政人员要高标准地做好本职工作,一、为什么要制订工作人员岗位标准和工作标准？,案例1：问题出在哪个环节？学院某系因新生注册人数大大超出计划，故急需聘请班主任，为此该系在向有关部门提交报告的同时，自行联系了两位应届毕业生进行面试和测评，并组织了试讲，试讲合格后分别安排了工作。由于人事部门当时没人参与，对新聘人员不了解，故一直没有提出聘任意见，导致新聘人员已经上岗位而学院人事部门却没有录用记录
2、的不正常现象。虽然这个问题早已纠正，学院也从人事聘用方面健全了工作制度和程序，今天我们再来讲这个案例，主要想起到“举一反三”的作用。分析此案例，有两个问题值得我们反思，一是规范工作程序是学院管理工作顺利运作的前提，建立相应的工作责任制，凡事按程序办，工作就好做多了；二是加强部门间的沟通是有效管理的保障，学院是一个有机整体，部门相互连动，积极沟通才能提高工作效率，减少矛盾和问题的发生。,案例2：一则新闻给人的启示 某报登载了一则新闻，我市会计电算化考试在某学院举行，由于没有做好考前准备工作，同一试室重复安排了两批考生应考，导致在同一时间有多出一倍的考生（数十人）进入该试室参加考试，场面十分混乱，
3、考试无法进行后来经学院领导出面处理，才使所有考生得以参加考试，但考试时间已被延误了数小时。“新闻”一出，引起社会哗然。分析此案例的原因，除了相关人员的工作疏忽，课室管理方面的问题也不能忽视。可见，学校必须制定严格的管理制度、标准和实施程序，只要相关人员在落实这项工作过程中严格按照程序和标准办事，规范操作，失误是可以避免的。,案例3：该由谁来负责？从化校区党总支收到某系党支部交来一名学生党员的转正材料，经审核，这名学生06年6月从中学毕业后，在家乡的村党支部填写了入党志愿书，考入我校后，村党支部为其出具了党员关系介绍信。系党支部把该学生的档案材料交给有关负责部门，将其列入党员管理，每月按时缴纳党
4、费。在讨论其入党转正时，发现入党志愿书没有上级党组织审批意见，再查，由村党支部出具的党员介绍信并不符合接转党员关系的有关规定，该名学生不具有预备党员资格，只能把材料退回其家乡的党委组织部门处理。分析此案例，学校对接收学生党员关系有规定，但是在工作上有漏洞，程序不规范，标准不统一，各负责部门、校区和系党组织没有认真审核把关，是造成这次问题发生的主要原因。,在学院下发的关于编制工作人员岗位标准和工作标准的通知中，首先提到了制订“两个标准”的目的及其重要性。第一，岗位标准是学院人力资源管理的基础性文件，是招聘、录用员工提供的依据和入职培训的教材，也是学院进行目标管理和员工职业生涯规划的基本依据。第二
5、，工作标准是对工作的内容、方法和质量要求所作的规定，是执行、验证和评审各项工作，特别是部门和员工绩效考核的重要依据。,在学院下发的关于编制工作人员岗位标准和工作标准的通知中，首先提到了制订“两个标准”的目的及其重要性。第一，岗位标准是学院人力资源管理的基础性文件，是招聘、录用员工提供的依据和入职培训的教材，也是学院进行目标管理和员工职业生涯规划的基本依据。第二，工作标准是对工作的内容、方法和质量要求所作的规定，是执行、验证和评审各项工作，特别是部门和员工绩效考核的重要依据。,第三，制定和落实“两个标准”的现实意义一是有利于建立与学院发展同步的管理保障体系。二是有利于推进对工作人员的专业化管理。
6、三是有利于调动工作人员的积极性、创造性。四是有利于促进工作方式向程序管理转变。五是有利于实行目标绩效考核。,二、行政人员“两个标准”的基本内容及主要特点 标准的基本内容：1）岗位标准是按当前每个工作岗位的职能和分工，对该岗位的名称、类别、任职条件、工作职责与权限、工作联系及本岗位相关的典型工作标准清单提出明确要求。岗位负责的多项工作均归入一个岗位标准进行制定。已经完成编写的岗位标准，对这些规定的内容都有具体祥尽的描述。,广州工程技术职业学院党务宣传岗位标准 GIT-JD-A706,2）工作标准包括相关的岗位在该项工作中所承担的职责，完成该项任务的程序、方法及质量要求等，要求与教育部评估紧密结合
7、，在日常工作中积累评估所要求的材料，特别是相关记录等。与岗位标准比较，工作标准中的程序与质量要求更具有量化、数据化的特点，因此，对标准化工作的理解，就是要使每项工作都有规定的质量标准，在考核时有精确的合格标准。,广州工程技术职业学院党务工作标准 GIT-DS-A702,标准的主要特点：1）基础性。体现按工作岗位和任务要求作出的各种规定，如“岗位标准”当中，岗位名称、类别、任职条件、职责与权限、工作联系及标准清单；“工作标准”当中，相关岗位承担的职责，完成任务的程序、方法、质量要求及相关记录等，都是标准化管理的基础工作。2）操作性。体现按工作责任要求，提出具体明确的指标、数据作为管理工作的执行和
8、考核依据。每一项标准都要注重可操作性，从质和量两个方面作出具体的规定，反映各项工作完成的程度；根据质量指标，准确指导工作行为和进行考核，确保高质量完成各项任务。,3）规范性。体现对岗位工作的专业化、标准化、程序化要求，具备管理模式的可复制性；工作标准是规范化管理的保证，有统一的固定模式，对标准的概念有明确的要求，充分反映每项工作的内涵及要素，克服工作的随意性，增强工作的条理性，是实现规范化、精细化管理的基本要求。4）相关性。在岗位标准中，工作联系的内容是职责的延伸，把本岗位、本部门管理活动的内容按规定格式反映传递给相关部门，明确具体提出需要外部协作的清单，执行严格、清晰的工作流程，协调部门和岗
9、位之间的联系，从而提高管理系统的整体效能。,广州工程技术职业学院学生管理岗位标准 GIT-JD-B406,三、建立和落实“两个标准”的工作要求 案例1：学期初班主任值班为什么没落实？班主任按统一安排参加值班，是学生管理工作的需要，也是学校的制度规定的，但是往往在落实上出现问题。如这两年在工作中曾经重复出现的事情，新学年9月开学，可是到了10月底，都没有班主任值班签到，在两个月的时间里，没有人检查，也没有人纠正。直到问题被发现后，才知道班主任没有接到值班安排。再查，学工处确实是作了安排，主办人把安排表交给保卫室了，保卫室拿到安排表并没有去通知班主任，因为班主任正常值班一直都是由学工处安排和布置的
10、，保卫部门只是备查而已。学工处这位主办人是新接手这项工作，他以为保卫室会负责通知（行政值班和节假日值班是保卫室安排），结果问题就发生了。究其原因：第一，这项工作虽然有制度，但没有形成严格的工作程序；第二，也反映出职能部门监督和检查的工作不落实。,案例2：校车发生交通意外事故后-今年10月21日早上，每天接送老师去从化的校车在环市东路天河立交桥下转弯时与另一辆车发生意外碰刮，事故发生后，校车驾驶员忙于与对方交涉、与交警联系处理事故，却没有及时把事故情况告知校区车管部门和相关领导，延误了采取补救措施、调整车辆的时间，造成了部分教师上课和上班迟到，影响了教学和工作的正常进行。分析这个案例，其原因主要
11、是，当校车出现交通意外事故时，驾驶员应对处理的程序不清楚，只懂得通常的交通事故处理方法，而没有按照“保证安全准时把老师送到校区”的要求，明确校车司机应该执行的程序和工作。虽然这个案例发生在校车驾驶员身上，但也反映了作为车管部门管理上的问题，如工作程序和标准的不规范、不严格等。,在建立标准中应注意的几个问题 1）关于工作职责。要明确每个工作人员的岗位职责，建立岗位相应的工作规范，需要承担的责任和义务；按管理责任赋予权限，促使教工遵守规范、承担责任，自觉履行义务，对岗位兼管的其他工作做到尽责尽职；重视按功能区域明确责任，消除管理工作上的“盲点”和“死角”。,广州工程技术职业学院学生宿舍管理工作标准
12、 GIT-DS-A705,2）关于工作程序。要清楚地规定整个活动在实施过程中的每一步骤和环节，相关部门的责任及其义务。即使是没有从事过工作的人，通过工作程序也能清楚地了解此项质量活动的内容和过程，并能很快地明确按其流程应该做什么和怎样去做的要求。这是实现工作规范化、标准化的基本要求。,行 政 督 办,行政秘书将工作任务书交普高（校区）领导审阅,如同意，经领导确认签名后将其在校园网上发布,如不同意，行政秘书根据领导意图再作修改，将修改后的工作任务书报普高（校区）领导审阅，确认签名后方可发布,上校园网发布工作任务,行政秘书根据任务完成期限及时检查、督促，并根据各项任务完成进度及时向领导汇报，确保工
13、作的正常运行,月末，行政秘书收集、汇总各部门本月工作任务完成情况，报普高（校区）领导确认,电话告知任务责任人接收任务，并按要求完成,行政秘书每月根据普高（校区）领导对各部门下达的任务进行收集整理，制定每月工作任务书,：行政督办工作流程图,3）关于工作质量。规定工作程序的每个步骤应达到的质量要求，既要有定性要求，又要有定量指标，尽量用数据说话，使工作质量指标化、数据化；应明确时间要求,对于不能量化的内容，也应考虑制定标准后的可考核性。根据工作性质不同，提出不同的合格标准，使员工明确该干什么、干到什么程度才算达到标准。,卫生、物 资 管理 员岗位目标月 度 考核表,在落实标准的工作中，把以下要求作
14、为着力点：1）把工作标准作为每个员工的行为指南。首先要求教职工都能全面了解岗位职责，熟悉业务流程、业务要求；同时，学院也要依据相关规则和标准判断员工的工作行为和结果是否符合要求。行政人员尽管各自的工作职责不同，工作目标重点各异，但都要有强烈的责任心，遵守岗位相应的规范，履行义务，尽职尽责，努力按照标准的各项要求把工作做好。,2）把执行力作为落实工作标准的有力保证。执行力是团队的核心竞争能力，既包含领导者的领导能力，也包含所有员工的职业素质。实施标准化管理，尤其需要强调部门和员工的执行能力，把各项标准制定出来，不等于就达到标准化管理了，再好的标准，没有人去执行或执行不到位也没有用。通过推行标准化
15、管理，把工作做实、做精细，有效地解决过去存在的推诿扯皮、效率低下等问题，把“为学院服务、为师生服务”真正落到实处。,3）把严格考核作为实现工作目标的有效机制。精细化管理，不是制定标准装装门面，走走过场，而是作为学院优化管理的系统性工作。所以，在实行考核时，应以是否达到岗位标准衡量员工日常工作的好差，并根据考核结果兑现奖惩，真正做到奖优罚劣，调动全体人员的工作积极性，促使每个岗位都达到规定的工作标准和质量要求，达到精细化管理的目标。,4）把信息化系统作为标准化工作的重要平台。信息化建设已经成为我们学院的一个特色，现时的办公（教学）信息化平台做得非常有特点，特别是系统的“远程功能”、“提醒功能”、
16、“查询功能”，对行政人员和教师受领任务、避免遗漏差错，密切工作配合有很大的帮助。“考核功能”在员工的业绩考评中也起到了重要作用。樊院长最近强调，后勤管理也要实行信息化，建立后勤数字化平台，改进工作手段，全面实现学院的信息化管理。,四、行政人员要高标准地做好本职工作 介绍院线评论文章职业感就是每个人都做好本职工作，行政人员做好本职工作包括两个方面：第一，要以满腔的热情对待工作。如果轻视自己的工作，觉得不足道、无所谓，那就可能对工作敷衍塞责，得过且过。俗话说：三百六十行，行行出状元。学院各岗位都有提升自己、发挥自己的机会，关键在于自己是否用心，是否专心致志做好了本职工作，是否在工作中追求完美。,第二，要以精益求精的态度对待工作。首先要热爱自己的工作，发自内心地去追求完美。精益求精的前提是要敢于让别人去挑剔工作中的毛病，不要总是抱怨别人对你的要求过高，如果能够在你的工作中找到失误，那就证明你还没有做到精益求精，不应该寻找任何借口，不应该搪塞或是掩盖自己的缺陷。,祝各位领导、老师新春快乐！牛年大吉！牛气冲天！欢迎批评指正，谢谢！,
