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1、公司用印管理制度XXX企业印章管理制度 为规范公司印章管理,保证公司印章使用的正确性、规范性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理制度。 1 公司印章的种类 本制度中所指印章是指在公司发布或管理的文件、凭证、文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。主要包括:行政公章、法人章、合同专用章、销售合同专用章、财务印鉴章和部门专用章。 2 公司印章的使用范围和管理权限: 2.1 公司各部门对所分工管理的行政公章、法人章、合同专用章、财务印鉴章及部门专用章的管理和使用负全责,承担用印后果。用印时,必须获得相应审批后,方可办理。 2.
2、2 行政公章:主要用于公司对内、对外签发的各类文件;以公司名义出具的证明及有关资料;公司对外提供的财务报告等,由印章保管人负责保管并严格执行本管理制度。 2.3 用印时需严格执行审批和登记手续,先在OA上填写印章申请,经相关权限领导审批后,获得公章使用权限。 2.4 印章保管人员应核对审批情况,经核对无误后,用印申请人在印章登记台账上登记后方可使用。印章保管人及人力中心对行政公章的使用实施监管,并对不当使用造成的后果承担相应的责任。 2.5 法人章:主要用于需加盖私章的公司法人代表授权证书、招投标书和项目申报材料等。 2.6 合同专用章:主要用于除销售合同以外的公司所有对外业务合同文件。合同签
3、订前,需由公司法务经律师审核,公司相应领导批准后方可盖章。 2.7财务印鉴章:包括财务专用章和法人章,主要用于公司对内对外的现金、银行收付业务、外部业务以及财务相关业务的证明材料等,由财务中心负责进行保管并严格执行本管理制度。财务负责人对财务印鉴章的使用实施监管,并对不当使用造成的后果承担相应的责任。 2.8 部门专用章:仅限于公司内部工作联系使用,一律不得对外。由公司各部门负责人进行保管并严格执行本管理制度。各部门负责人对本部门专用章的使用实施监管,并对不当使用造成的后果承担相应的责任。 3 印章管理的相关规定 3.1 印章保管人职责:公司各类印章应设专门的印章保管人负责保管和使用。印章保管
4、人如发生职位异动,应及时进行印章和使用情况登记的交接工作。 3.2 印章的刻制:根据工作需要或因印章散失、内容变更、损毁、被盗等原因,需新刻或重刻印章的,应及时提出提交印章刻制申请表,由公司领导核准后,按照国家有关印章刻制的规定进行刻制。 3.3 印章的启用:公司行政专员应对公司所有印章进行登记备案,注明印章名称、发放单位、枚数、启用日期、收到时间、保管人、批准人等信息,做好戳记,建立公司印章档案,并永久保存。平台分公司的印章档案应将备份电子文档发到公司总部进行备案。 3.4 印章的停用:当公司名称变动、印章损坏、遗失或被窃时,印章必须停用。印章停用应及时填写印章停用申请表印章销毁的登记档案。
5、 3.5 申请人必须严格遵循印章使用审批程序,按照印章的使用范围,经审批后方可用章。印章保管人应设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。 3.6 印章一般不得携带外出使用,如因特殊情况,需携带外出,必须经相应领导审批后外借,原则上印章外借当天借当天归还。如需借出外地,须董事长审批。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。 3.7 任何印章管理人不得在申请人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕,注明日期,字迹须清晰、正确。 3.8 加盖印章时用印位置恰当,要骑年盖月,字组端正,图形清晰。 3.9 上班时间,印章不用时应存放在保险柜中并上锁,不得
6、放在办公桌面上。如发现保管的印章有异常情况或丢失,应保护现场,及时报告领导,查明情况,做出处理,必要时向公安机关报告。 4 对印章违规使用行为的处理办法 4.1 未经审批,任何部门和个人不得擅自刻制公司印章,擅自私刻印章或有意隐瞒、拒绝登记者,一经发现,必须追究其法律责任,由此造成的民事、行政、刑事责任,由当事人本人承担。 4.2 违反印章刻制、保管、使用规定,视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。 4.3 印章保管人因使用公章不当而造成损失的,视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人违反公司印章管理制度,不当使用印章,一经发现视情节和后果追究其相应责任。 5 附则:本制度自发布之日起实施。