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1、公文写作基本要求公文写作基本要求 公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性，因此，要写好公文，除了必须遵从诸如文字通顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作规则之外，还必须遵循下列一些基本要求： 一、合“法” 合“法”，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。 二、实事求是 实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题；各种判断要合乎实际；各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。 三、平实得体 首先是文体要正确，务
2、使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求，其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。 四、简明通顺 简明，即要求尽量用最简洁的文字，顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。 五、庄重严谨 严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周密确切不生歧义，没有漏洞。 六、表达准确 准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真。 七、格式规范 规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不能“标新立异”。 八、结构完整 完整，即要求公
3、文结构完整，不遗漏任何必备的内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，减少沟通次数，提高沟通效率。 九、字迹清晰 清晰，即要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。 十、材料耐久 耐久，即要求公文的制成材料(书面公文主要包括纸张和字迹材料)应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。 公文的格式 公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。 1.国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五
4、分之二,用横隔线与正文分开。 文件名称由发文机关全称或规范简称加上文件二字组成(函只署发文机关名称),置于首页的上端,用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文,牵头主办机关排列在前,也可只用主办机关的名称。党委和*联合行文,党委排列在前。 发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成,位于文件名称之下、横隔线之上正中位置(函的发文字号标注在标题的右上方)。两个以上机关联合行文,只标明主办机关的发文字号。 上报的文件,应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。 秘密等级、紧急程度,应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为秘密、机密、绝密三种;紧急程度分为急
5、件、特急件。机密、绝密文件应标注份号。 *令的文头由套红印刷的*令和编号组成。*令的编号为第号。 2.公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。 标题。 公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用:一是揭示内容,点明主题,使人一目了然;二是给公文定名,标题就是该公文的名称,便于收文机关登记管理,便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号,不能以引用文件字号代替内容提要。 主送机关。 指收受、办理文件的单位。俗称抬头。除公告、布告、通告以外,正式公文一般都应
6、标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下,正文之上左端顶格位置书写。决定、命令(令)、会议纪要等文种,主送机关可置于文尾主题词之下,发送栏内抄送机关的上方,标为主送:或分送:。向上级机关的请示,只写一个主送机关,如需同时送其它机关,用抄送形式。 正文。 即公文的具体内容,是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺 序是:第一层用一,第二层用(一),第三层用:1.,第四层用(1)。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲,要把事情交待清楚,什么事、什么问题,准确无误。观点要鲜明。需要受
7、文单位做什么,解决什么问题,准确明白。从形式上讲,条理层次清楚,文字简练确切,标点符号准确无误,篇幅力求短。 发文机关。 是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页,不得不在下一页落款时,可将落款放在空白页,同时,必须在落款前的空白处用括号加以注明:此页无正文。发文机关应写机关全称或规范化的简称。(也可用单位的印章代替) 成文时间。 是以领导人签发日期为准。经会议批准的文件,以会议通过的日期为准,电报以 发出日期为准,几个机关联合发文的,按最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元 纪年,用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下
8、面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据,要求准确、完备、具体,不能忽视。 印章。 印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外,都应加盖印章。联合上报的非规章性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应加盖在成文日期处,上边沿不压正文,下边沿骑年盖月。会议通过的决定,日期可注于标题之下,印章可盖在正文末尾发文机关处。 附件。 公文如有附件,附件名称注在正文之后,文件落款之前,如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送,如不能订在一起,应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。 抄送机关。 即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机
9、关。在实际工作中,需注意几个方面:抄送机关不能滥抄滥送,也不能漏抄漏送;请示公文不要同时抄送下级或同级机关;向下级机关的重要行文要抄报直接上级机关;向下转发上级机关的文件,不要再抄报上级机关。 3.文尾部分包括主题词、发送栏、印发机关与印发日期、共印份数等项。 主题词:标于文尾部分发送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选词标注,其 它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词不少于2个不超过7个。标注主题词应准确,规范。 发送栏:位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关,一般 按党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、军队、*部门的顺序排列。发送机关的名称用全称或规范化简称。正文中已标明主送机关的,发送栏只标明抄送机关。 印发机关与印发日期栏位于发送栏之下,左端标注公文印发机关名称,右端标注印发日期。 翻印文件,此栏标注翻印机关名称和翻印日期。 文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧,标注有(共印份)。 主题词、发送栏、印发机关与印发日期栏之间分别加横线分开。 公文从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文纸一般用16开型(长260毫米,宽184毫米),左侧装订。布告、公告、通告用纸大小,视实际需要确定。
