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1、关于建立OA系统的建议关于建立实施“OA系统”的建议 在众融资平台中我集团作为仅成立三年的事业单位，以目前的规模和地位，其发展可谓是高速的。随着集团管理手段的不断创新，对管理的要求在不断的提高，人员、设备、环境等条件也需要不断的增长和更新 ，面对集团规模的日益壮大，现采用的“传统办公模式”已经不能为集团发展提供有力的支持。为提高集团办公效率、高效管理，提议建立“0A办公系统”,实施信息化是集团自身发展的重要步骤，也是进一步提升市场竞争力的根本保障。 一、传统办公模式的弊端 传统办公模式工中工作繁琐、重复劳动和检索不便；政策、通知等各类文件使用纸张打印传阅，文件下达慢,造成大量纸张浪费；信息流转
2、不畅通造成高沟通成本，低响应效应；任务分配不明确，缺少协作和反馈；决策的制定和实施周期，人为的增长；依赖领导者的个人能力、精力、经验、风格、习惯、感觉等，而员工的办公也依赖其个人意愿甚至喜好来进行，由于这些因素的不科学性、不正规性及不确定性，造成办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立起健康、高效的组织办公文化。 二、现代办公模式OA办公系统 OA系统为自动化办公系统, 随着计算机的普及与应用，通信技术、网络技术和软件技术的发展，OA系统软件越来越实用于各大企事业单位,成为最重要的应用软件系统之一。 对于单位的领导来说OA系统是决策支持系统，能够为领
3、导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。实施OA系统能够帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形、无形(业务信息、知识)资产避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。 三、OA系统具体作用 OA系统的核心意义在于：规范内部管理、提高办公效率、降低办公成本、强化资源共享、建立内部信息发布平台、提升信息化管理水平，方便领导决策，实现无纸化的全球移动办公。 地区性无障碍办公。领导层可在世界任何一个有互联网的地方随时查看下属部门
4、工作状态及工作进度情况。跟踪监督以提高执行效率和力度，并提出批示意见。出差在外的员工可以在任何一个有互联网的地方随时了解企业动态、时时保持与企业的沟通、提高执行力。 节省办公费用支出。将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。 加快信息传递。下发的通知、文件、任务可以在几秒内同时传达到相关人员，无任何中间环节。员工的意见和建议都可通过OA系统在第一时间畅通无阻的反馈到领导层，便于及时发现问题，改进工作和发现人才。同时保证安全性和私密性，电子自动化办公、降低行政成本，实现无纸化OA系统办公，可减少不必要的浪费。 工作流
5、程自动化。变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门来回跑动， 不用在等候审批、签字、盖章上浪费过多的工作时间。此系统是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中必要却复杂环节。 文档管理的自动化。可使类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动
6、化以后，如：一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，只需进入系统就可以看到与他的身份符合权限阅览范围中的所有的，如规章制度、各种业务文件等等，减少了很多培训环节。 建立信息集成平台。财务系统存储着一些经营管理业务数据，对集团的经营运作起着关键性作用，但目前集团有的数据台账只是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使员工能有效获取处理信息，提高集团整体反应速度。 增强领导监控能力。强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。 辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 信息化是各企事业单位发展的必经之路，建立OA系统，不仅能建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进集团制度与文化、人与组织的和谐发展。
