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1、关于提高办公室各部门及人员工作效率方案1 深圳市协鑫包装机械有限公司 因各部门、各环节衔接方面工作，无具体明细的责任人和相关文件、事件跟进处理责任以及处理时效,并且无监督和 监察依据，导致办公室人员工作效率低下。经召开各部门协调会议得出解决方案如下： 一：明确定单流转流程和各部门对接人以及单据流转时效性和各环节工作时效性。 (见下图1-1） 2 深圳市协鑫包装机械有限公司 订单运作流程图 业务下单 袁阿新 设计部 物控部 采购部 机加部 装配部 仓务部 定单信息、 定单信定单信 备料计划 息、加工息、加工 QC 计划 计划 自制 QC 入仓 QC 装配组装 OQC 入仓 出货 安装/调试 验收
2、 3 深圳市协鑫包装机械有限公司 1：业务部 下单周期要求：正常情况下，业务定单需保证90天周期。 定单明细要求：各设备技术要求、配置明细、备品清单需明细表明。 2:孙娟 系统下单要求：收到业务定单信息后一个工作日内，需把业务定单下到袁阿新,并同时出ERP系统业务单。 定单跟进要求：根据定单要求，跟进各定单的图里各个环节进度，考核指标为各环节确定周期内是否按时完成。 3：袁阿新 收到定单后，一个工作日内把定单下放到各部门，适时组织召开定单评审会议，根据定单各设备要求明细结合会议讨 论了解得到各部门的实际情况，初步定出定单交货计划日期和各部门工作计划随时跟进监督各计划上交进度，以及计划执行进度和
3、情况。15天 +30天+30天=90天。 。 l 备注：如几个定单重叠，二个定单内，设计部门出图、清单，生产计划不变，采购计划+采购定单下单，顺延相对应周期天数，机加生产顺延相应接图纸和材料到货周期，装配有物料情况下一个月二条生产线同时进行，各事项考核、监察依据见第二大项。 4：设计部 4 深圳市协鑫包装机械有限公司 出图、清单、BOM周期要求：标准设备定单或标准装置定单包括小改动15天内，大改动及新设备根据难易程度结合交期还定。 中途增加设备或备品：标准设备或标准物料，正常进度为3-7天，特殊情况特殊处理。 新设备投产要求：设计部门需指定专人现场跟进解决问题，并把修改部分及时以出ECN形式给
4、到物控部，如牵涉技术上问题，技术部门需同时联系生产部门。新设备组装完后，设计部门需指定专人，对该设备所有物料、图纸进行整理归档，ERP专员参照整理后清单进行BOM核对，交主管工程师审批签名确认后进行存档。 新设备出机后要求：设计部需通过售后服务部门或自部门，联系客户了解设备使用情况，在得到实际使用确认OK后方能把设备定型，物控部门才能对这一新设备物料执行根据定单数量进行实际需求型的批量采购。 l 备注：图纸、清单负责下发人、与外部门单据联系人：张宁 5：物控+外协采购 在收到各定单设备零件、市购品物料清单后，一个工作日内要给到市购品采购、仓库和装配。便于仓库核对库存确认反馈采购数量，装配提前备
5、料。 物料计划+采购定单：收到定单BOM+图纸后，3-7天内做出材料采购计划和确保材料回货，15天内做出物料采购计划+加工清单和下完所有采购定单。除上交二领导外，同时需给到仓库一份用来监督和统计，便于物料追查和统计，可省去目前各部门核查缺什么物料的人力和物力，并可周期性提醒采购部和机加部物料进度情况。加工清单需及时给到机加部做生产计划。 采购计划出来后，采购人员需阶段性跟进物料在供应商处进度，发现问题及时知道提前处理，。 每天只少二次下到车间了解各人所负责设备进度，对异常物料进行及时知道及时处理。 售后服务物料定单，一般情况下要求收到图纸后3天内下出采购计划或加工清单，特急件除外。 异常物料处
6、理时效 外协采购件： 1：未开始组装设备物料，在收到物料检讨报告后供应商1-3天内需受理提货5天内处理回货。 2：已在组装设备物料，在收到物料检讨报告后1天内供应商需受理提货3天内处理回货。急需物料加急处理。 市购品采购件： 1：未开始组装设备物料，在收到物料检讨报告后供应商1-3天内需受理提货5天内处理回货。 5 深圳市协鑫包装机械有限公司 2：已在组装设备物料，在收到物料检讨报告后1天内供应商需受理提货2天内处理回货，急需物料加急处理。 自制加工件： 1：未开始组装设备物料，在收到物料检讨报告后3天内必须返修入仓。在收到物料 检讨报告+补件加工单后，5天内必须加工完成入仓。 2：已在组装设
7、备物料，在收到物料检讨报告后1天内必须返修完入仓。在收到物料 检讨报告+补件加工单后1-2天内必须加工完入仓。 6：市购品采购 收到物控部下发的市购品清单后，3天内出采购计划，7天内下出所有采购单。 在做采购计划时根据物料的价格、使用率结合已排生产定单数量，是否可进行计划性定单批量采购。 仓库在反馈库存数时需考虑到已排产定单的总需求数量和已在组装定单是否未发货数量，采购员在做采购计划时也需考虑进去。 辅助品用量之前已根据生产各工种制定出相应月发放标准，在仓库严格按照标准发放的情况，可试行月计划来避免缺货，钻头、铣刀、打磨片等损耗品，可在仓库有意识控制的情况下，通过3个月的平均用量得出月采购计划
8、+仓库提前提醒应可杜绝。 7：品质部 外协件，除批量大件需1-3个工作日内，其他件在收到齐全的单据和图纸，1个工作日内检完。当自制件、市购品、外协件出现同时批量送检时，在收到齐全的单据和图纸，3个工作日内处理完。 市购品，大批量货物如轴承等物料同时回货需1-2个工作日，其他物料回货1个工作日内检完。 自制件，如不是自制件、市购品、外协件出现同时批量送检情况，收到完工单后和图纸后1-2天内工作日检验完。 每周出一次外协、市购、自制异常物料报表周二前出，每月3日前出月品质统筹报告， 每周召开一次品质会议，需有会议记录，用于追溯采购件、自制件异常物料处理时效性。 外协件、自制件执行钢码制。 8：仓务
9、部 收到物料清单后，三天内反馈给到外协采购，市购品采购。 供应商送货物料在单据齐全情况下，货到一小时内知会品质部检查。品检合格产品，一个工作日内需完成入仓动作。 自制物料在收到品质签名完工单一个工作日内需完成入仓入帐动作。 根据装配计划表综合物料情况，提前一星期做好备料动作提前3天发货。 物料发放需做签收记录，在收到签收记录后一个工作日内需扣完所有已发货物数量。 根据生产部原材料申领计划或生产计划进行开料，或由物控部门根据组装计划提前下出原材料备料开料计划。，相应原材料需在生产前3天给到生产部门。 物料退仓处理 1：车间物料退仓：使用部门知会品质部现场了解调查和检验得出实际原因，开出物料检讨报
10、告，写好退料单合同物料检 6 深圳市协鑫包装机械有限公司 讨报告方能物料退仓，领取新物料。，物料退回仓后由仓务部根据物料检讨报告批注进行处理。 2：售后退货入仓：货发回到公司，货物料渠道先联系售后服务专员孙娟， 孙娟进行物料核对后，开出退料单送仓库，仓库收 到 退料单后，联系品质进行检验，开出物料检验报告，根据检验报告上相应批注进行入仓。 仓库每月一次盘点定在每月5日前盘点完并上交盘点报表，每年二次公司性盘点 目前公司生产效率方面最大瓶颈在于物料的不能及时交货，还导致这一原因的因素，基本上为上所述内容，基于这些因素，提出上述8大点，针对于各部门影响物料因素进行规范和提出相应要求。 二：各环节考
11、核监察途径 业务/孙娟：对定单发放进行签收记录发放日期、跟进和督察各项计划和定单进度。 袁阿新：在规定时间内做出组装计划及生产计划对定单发放进行签收记录发放日期，依据各部门所定各环节所需时间，进行跟进监督、落实，并对各部门各环节进度和完成情况进行考核。 设计部门考核、监察依据 1：设计部出计划及时率：考核依据为参照定单发放日期，对照收到计划签收日期） 2：设计部出图、BOM考及时率：参照出图、BOM计划，物控部对照收到图纸、BOM清单签收记录日期。 3：根据每月品质报表得出设计部门工作质量或异常明细，掌控设计部门品质质量。 物控/外协部门考核、监察依据 1：物料清单发放及时率：考核依据参照设计
12、部出图纸、清单发放签收日期，对照物控部清单发放签收日期。 2：出原材料采购计划及时率及原材料回货率：考核依据为参照出图、BOM签收日期，对照收到计划和原材料 回货入仓日期。 3：出物料采购计划：考核依据为仓库或上级领导，参照出图纸、BOM签收日期，对照收到计划。 4：出加工计划及时率：由机加部参照出图纸、BOM签收日期，对照收到计划和图纸。 5：采购计划及时+达标率：考核标准由仓库部门对照采购计划，每日记录各项物料实际回货日 期，月底总结出达标率和及时率） 6：根据品质部每月发出各异常物料处理情况和异常物料汇总，得出物控部门异常物料处理及时率和达标率， 市购品采购部考核、监察依据 7 深圳市协
13、鑫包装机械有限公司 1：出采购计划及时率：考核依据为参照收到市购品清单签收日期，对照采购计划上交日期。 2：采购计划达标率：由仓库部门对照采购计划，每日记录各项物料实际回货日期，月底总结出达标率和及时率） 品质部考核、监察依据 1：仓务部、机加部、装配部、物控部，可参照完工单、送检表来考核品质检验及时性和完成达标率，以及根据收到品质签收 日报表来考核品质部单据流转效率。 2：各部门可根据每月、每周品质报表签收日期，考核品质部门出报表及时率。 3：根据现场组装、售后服务物料品质反馈，考核品质部门工作质量。 4：物料使用部门，可根据物料异常报表开出日期，监督品质部对异常物料跟进处理力度。 仓务部考
14、核、监察依据 1：物料信息反馈及时率：采购部、物控部通过物料清单发放日期签收表，核对仓库部物料库存反馈及时率。 2：对生产计划、采购计划达标统计工作考核：可通过核对各类物料的入库单上，品质部签收日期来考核仓务部是否在每日及时负责的统计和监察。 3：物料库存准确性：通过使用部门领料反馈或财务盘点考核。 4：物料收货、入仓及时率：通过核对入仓表上QC签收日期，对照物料入仓入帐日期来考核。 5：物料扣数及时率：通过核对发料单上 6：开料及时率：参照生产部原材料申请计划或生产计划及物控原材料计划性定单备料计划 对照实际原材发料日期进行考核。 7：退仓物料处理及时性：根据品质部门开出物料检讨报告上各部门批注的处理意见在收到单据一个工作日内处理完。 8 深圳市协鑫包装机械有限公司 9 深圳市协鑫包装机械有限公司
