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1、办公室主任业务培训专用教材办公室主任业务培训教材 第一节 办公室主任工作任务 企业单位的办公室是直接为本企业领导工作服务的综合办事机构，是沟通上下左右、联系四面八方的枢纽和桥梁，是领导的参谋助手。作为为领导工作服务的秘书工作机构，办公室主任的工作任务概括起来就是：参与政务，掌管事务，搞好服务。 一、参与政务 参与政务就是从本单位领导工作的需要出发，围绕领导工作的重心，协助领导搞好调查研究。在制定方针、决策或贯彻执行上级的指示上，提出参考性意见或可供选择的方案、措施，为领导当好参谋。决不可本末倒臵，越权行事。 二、掌管事务 掌管事务就是协助领导处理领导机关的日常事务工作。事务工作有两方面：一是政
2、务方面的事务性工作；二是机关、单位后勤方面的事务。 三、搞好服务 搞好服务是指办公室工作的指导思想和宗旨。办公室工作的指导思想和宗旨是为领导工作服务，为上级、同级、下级机关服务。其中主要是为领导工作服务，无论是政务性工作还是事务性工作，都是服务性工作。 1 第二节 办公室主任工作权责 一、职务 负责督促、检查行政部门对国家的方针政策、上级指示和总经理办公会、董事会决议及领导决定的贯彻执行。 定期组织收集、分析、综合全公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向上司汇报、请示工作，并定期向上进行书面汇报。 根据上级提出的指示，负责组织上司主持的工作会议，安排做好会务工作。 负责
3、起草上司授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为上司当好参谋。 组织起草公司文件(对各职能科室以公司名义起草的文件负责审核)，做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件立卷、归档、保管的审核工作。 做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发等工作，及时编写公司大事记。 会同其他部门负责协调、安排涉及多部门领导参加的各种会议。 组织做好来客接待和小车的管理工作。 指导做好电话话务与机线维修工作。 根据上级提出的方针、目标和要求，及时编制工作方案，并组织检查、诊断、落实。 2 负责公司各办公室的分配、调整及办公用品用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。 负责
4、完成上司临时交办的各项任务。 二、职权 有权向公司各部门索取必要的资料和情况。 对公司会议决议和上司指示的贯彻执行情况，有权检查督促。 有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。 有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。 有权按上级的指示、协调各部门之间的工作关系。 对各科室以公司名义起草的文件有审核和校正权。 对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。 对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。 有权根据领导的指示和安排，对办公用房进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。 三、职责 对行政工作出现异常情况，未能及时向上司
5、反映，以3 致造成重大损失负责。 对公司行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。 对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。 对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。 对印鉴、介绍信管理不严、使用不当造成不良后果负责。 对所属服务工作质量差，造成不良影响负责。 对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾等事故负责。 对未及时根据企业方针、目标要求，编制好本室方针目标及未及时检查、诊断和落实负责。 第三节 办公室主任工作方法 一、办公室主任的调查研究方法 调查就是要运用各种各样的科学方法和手段，了解和掌握工作对象、周围环境、历史现状及
6、其内部和外部的各种矛盾、各种关系，系统而不零散、全面而不缺的相关资料。 研究就是运用马克思主义的立场、观点和现代科学方法，对4 资料进行分析、综合、推理、判断，并进行一番去伪存真，去粗取精，由此及彼，由表及里的加工制作方法，从中引出客观事物的规律性，以找出解决问题的途径和办法。在为领导服务过程中，办公室主任要掌握和运用科学的调查研究方法，应当注意以下几点： 讲求调查研究的科学性 调查研究的宗旨是为了搞清楚事实真相，寻求解决问题的办法。为此，在调查研究过程中，必须坚持实事求是的科学态度，一切从客观事实出发。即从事物本身出发，而不是从设定的原则出发，要善于透过现象看本质，如实、科学地反映客观事物的
7、本来面目，防止片面性和主观主义。 讲求调查研究的针对性 在确定调查研究的方案之前，应根据领导意图和办公室的实际情况，认真拟定调查研究的课题、重点和难点，确定调查研究的任务和时间要求，保证调查研究的质量，避免盲目性和各种简单化倾向。 讲求调查研究的严肃性 不论搞什么样的调查，都不能先入为主，不能为了论证自己或某个领导的观点 ，凭主观意志和想当然去收集或选择有关材料，更不能为了迎合某个领导的口味或适应某种政治气候，在调查中见风使舵，见机行事，混淆黑白，颠倒是非。调查研究工作一定要态度端正、认真严肃，谨防用各种虚假的材料去干扰领导5 工作的正确决策。 讲求调查研究的多样性 科学的调查研究还必须辅之以
8、科学的调查研究形式和方法。在长期的实践中创造、总结出许多行之有效的调查研究的形式(或方法)。其中，较为突出的有两种：一是直接调查研究，即亲自到下边去，通过召开座谈会、讨论会、汇报会、论证会，参观有代表性的单位，走访有关领导和群众，从各种不同角度广泛收集不同层次、不同类型人员反映的情况，从中获取大量第一手材料；另一种形式(方法)是通过各类文稿、报刊杂志等，间接地获取各种信息和情况。无论哪种途径的调查研究，办公室主任都要善于从大量纷繁复杂的素材中提取精华部分，加以科学的归纳、分类、整理、分工；然后向领导提供综合信息和工作动态，发挥其参谋、助手作用。 二、办公室主任的思维方法 办公室主任的思维方法是
9、指办公室主任观察问题、分析问题的角度和逻辑方法。人们的思维方法，是随着社会生产力的进步和科学技术的发展而发展的。办公室主任的科学思维方法，具体包括以下几个基本内容： 从实际出发思考问题 这是辩证唯物主义最基本的观点，也是办公室主任科学思维方法的基础。无论是参与决策，协助领导决策，还是办理具体事务，办公室主任都应当立足现实，从本单位、本部门的实际状况6 出发，创造性地执行中央的方针、政策和上级有关的指示精神，从而达到主观与客观、理论与实践的辩证统一。任何不讲原则、随风赶浪、脱离实际、生搬硬套、搞绝对化、“一刀切”的主观主义、形而上学的思维方法都是片面的、错误的。 运用系统思维方法思考问题 系统思
10、维方法，即用现代系统理论指导人们观察问题、分析问题的思维方法。要把研究和工作对象如实地作为有机整体对待，从整体出发，从综合入手，把事物的各个部分、各个方面和各种因素有机地联系起来，加以综合、系统地考察，从整体和部分相互结合、相互依赖、相互制约、相互作用的关系中去揭示系统的特性和规律性。比如办公室主任在协助领导处理本单位各业务(职能)部分的分工协作问题时，就要把各业务部门放在本单位这个大系统中去考察，从而制定出全面规划、统筹安排的方案。如果不作这样全面系统的分析，就往往会顾此失彼，给工作带来损失。 用发展观点看待一切 任何事物都是处在一定的发生、发展和消亡的过程中，不变的事物是没有的。我们研究问
11、题，要联系一定的历史条件，随着情况的发展而发展，不能固定一点，用永恒不变的模式去剪裁不断发展、变化的现实。用发展观点看待一切，就要求办公室主任要立足现实，着眼未来，要弄清各项重大工作的发展变化趋势及如何发展的，哪些情况的出现是必然的，应该及时采取措施顺应和促成其发展；哪些是应该控制和避免的，从而把工作做到全面。 7 三、办公室主任的领导方法 它是指办公室主任在处理人事和工作过程中所表现出来的思想、品德、知识素养、经验风格和方式的总称，是领导者世界观的集中反映，也是领导者工作宗旨的具体体现。其主要内容包括： 实事求是 实事求是是科学世界观、科学发展观的根本观点，实事求是的优良作风，在办公室主任工
12、作中具体表现出以下特征： 1、求实、求是、求真 一切按客观实际情况办事。无论是协助领导决策，还是办理具体事务，办公室主任都要面向客观现实，一切从实际出发，按客观规律办事。这就要求办公室主任要少说空话、多办实事、不图虚名、不做表面文章，要按照本来面目去认识客观世界，说老实话，办老实事，做老实人，不弄虚作假，不文过饰非，不欺上瞒下，不投机取巧。 2、不唯书，不唯上 正确对待上级指示。作为办公室主任对领导机关和领导的指示和决定，无疑是坚决执行，这是组织纪律性的表现；但是，在执行领导的指示和决定时，一定要结合本部门、本单位的实际情况，创造性地加以执行。任何脱离实际、生搬硬套、搞绝对化、“一刀切”的形而
13、上学方法和本本主义、教条主义的作风都是与实事求是的原则大相径庭的。 3、求实精神和工作胆略相结合 8 强调实事求是，按客观规律办事，并不是听天由命，在客观情况面前无所作为；而是要勇于开拓、善于进取，把求实精神和胆略有机结合起来，这才是现代领导者的特有品质。各级*机关的办公室主任，尤其需要这样的特殊品质和工作作风。这是因为只有具备将求实精神和革命胆略相结合的特殊品质和优良作风，才能维护人民的根本利益；才能在各项工作中，破除迷信，解放思想，打破各种陈规陋习，积极进取。 民主 1、密切联系群众，遇事同群众商量 办公室主任主持事务服务，要努力倾听群众的意见，密切联系群众，切忌独断专行，偏听偏信。特别是
14、协助领导作出重大的决策，或者与群众切身利益密切相关的事项，办公室主任更应当广泛听取各方面意见，同群众做知心朋友，尽可能取得绝大多数群众的理解、同意和支持。而当领导作出决定以后，办公室主任还要深入群众，同群众交心、谈心，以便随时了解群众的各种反映，改进领导工作；同时还要采取各种适当方法向群众宣传，把领导的决定化为群众的自觉行动。 2、要注意发挥群众的积极性 民主作风的本质，就在于调动、发挥群众的积极性。而要发挥、调动群众的积极性，不能单靠职权、靠行政命令等简单办法去发动。作为办公室主任，要对其下属的领导、群众的业务能力、工作志趣、业余爱好以及家庭环境等情况尽可能地了解和熟悉，9 并在不违背国家政
15、策和法律的情况下尽可能帮助解决其工作、生活中遇到的各种问题和困难。同时，要在自己的职权权限范围内，尽可能为本单位的领导者、群众创造发挥能力和培养、提高的机会。 3、妥善处理好民主与集中的关系 发扬民主作风，并不是不要集中，而是要坚持民主与集中的统一。办公室主任在处理民主与集中的关系问题上，要根据当时的形势和变化了的情况、不同情况而有所侧重。比如，在领导决策前，要充分发扬民主，协助领导广泛收集同决策相关的各种情况和信息，然后进行充分地研究和论证，为领导提出可供选择的多种方案。在领导决策之后，办公室主任固然要通过调查研究，了解和掌握意见的贯彻执行情况，但更主要的是要强调集中统一，把领导的决定化为群
16、众的自觉、统一的行动。在出现有令不行、有禁不止和极端民主化、分散主义等倾向时，办公室主任应及时向领导汇报，严格组织纪律，加强集中统一领导，以保证领导决定得以顺利贯彻、执行。 严于律己 严于律己既是一种美德，又是一种领导作风。办公室主任作为领导层的一员，作为领导身边的“近臣”，更应身体力行，做严于律己的楷模。树立全心全意为人民服务的思想，模范地遵守国家的政策法律，除了制度和政策规定范围内的个人利益和工作职权外，不谋求任何私利和特权；要识大体，顾大局，克己奉公，10 不做有损于全局的事。 第四节 办公室主任工作策略 一、办公室主任的谏言观 为领导决策谏言，是办公室主任的重要职责，是为领导提供高质量
17、服务的具体体现。然而，要保证自己的谏言被领导采纳并发挥作用，进谏必须讲究艺术和方法。或委婉表意，或以理服人，或以情感人，做到不仅敢谏，而且善谏。换言之，就是要有自己的谏言观。 不以言轻而金口难开 在一般干部和群众眼里，办公室主任为决策者提供服务，位尊势炫。但与决策者相比，办公室主任又显得人微言轻。然而，言轻并不等于言庸。办公室主任利用自己接触基层和群众机会较多的特点，平时搜集、掌握了大量的基层信息。经过分析研究，对一些问题的解决形成了真知灼见，这对促进领导正确决策都是十分宝贵的。所以，在领导对某个问题的处理形成决策之前，办公室主任要不失时机地把自己对该问题的认识以及了解掌握的情况准确反馈给领导
18、，供领导决策参考。因担心自己说了不算，怕得罪人，遇到问题总是三缄其口，这样的办公室主任是不称职的。具体工作中，要坚决克服三种倾向：一是疏于研究，腹中无物；二是受命于人，机械照办；三是明知不对，少说为佳。要时常保11 持积极主动的态度，勤于研究，大胆进谏，服务于决策。 不以位低而轻声附和 工作中，办公室主任有时会在某个问题上和领导意见相左。此时，办公室主任应根据实际情况，认真研究，反复推敲。如确认自己建议的实际效果更佳，则应选择时机，据理进谏，共同商榷，找出有利于解决问题的最佳方案。有的办公室主任，因自己的意见和领导不一致，怕说出来引起领导不满而总是随声附和，这实质上是一种明哲保身的行为。是以自
19、身利益为重，以事业大局为轻的思想表现，势必使领导难以及时纠正决策失误，有时给工作和事业带来的损失是不可估量的。同时，作为办公室主任，直言直谏是一个基本职责，如果任何时候总是不辨真伪，哼哼哈哈，唯唯诺诺，那就会使公室主任的进谏作用丧失殆尽。具体工作中做到不随声附和，还要切忌自吹自擂，夜郎自大，讲话要客观，语言要谦恭，不能左右领导决策，更不能把自己的意见强加于领导。但一旦形成集体决策后，就必须认真贯彻执行。 不以好恶而固执己见 好恶是一个人在长期的工作和生活中养成的一种惯性思维方式，体现着个人的感情色彩。随着时间的推移，地点的转变，事物每时每刻都在不断发生着变化，有的甚至朝其原来相反的方向发展。凭
20、好恶而固执己见，是用静止的、一成不变的观点和思维方式考虑和分析问题的一种典型表现，是主观主义者的习惯做法，是与马克思主义认识论观点格格不入的。 12 作为办公室主任，凭好恶而固执己见，就会使自己养成简单、片面、静止地考虑问题的陋习；就会使自己以感情定是非，戴着有色眼镜待人待事；就会使自己考虑和分析问题有失公正。有时，由于认识的局限和条件的制约，有的办公室主任难免会一叶障目，自错难查，对事物形成一种表面的、肤浅的甚至错误的认识。以这样的认识，凭好恶固执进谏，势必扰乱和误导领导的视线和思路，耽误工作，遗害无穷。因此在进谏中必须坚持三个原则：一是从公心出发，端正进谏态度；二是丁是丁，卯是卯，不把工作
21、和个人感情掺在一起，混为一谈；三是以事业和大局为重，不以一己之好恶而取舍，在关键时刻能够隐忍甚至牺牲自身利益。 不以变化而见风使舵 进谏是下级向上级表述自己对事物的认识和看法，帮助和促进其审时度势，制定出适合形势要求、行之有效的决策。办公室主任作为领导身边的“谏官”，要始终坚持自己的正确主张，并通过多种渠道，采取多种方式向领导进谏，绝不能靠看领导脸色的“阴”、“晴”来决定自己的谏言，领导高兴时说东，领导不高兴时就说西，漂浮不定，见风使舵，丧失立场。如果整天只知道察颜观色，迎合领导，取悦领导，这样的办公室主任，无秉公进谏之意，有溜须拍马之嫌。为避免因阴晴影响进谏，办公室主任一要选择时机，注意场合
22、，在领导容易接受时进谏；二要态度诚恳，语言委婉、不能因冲撞领导而影响进谏；三要多角度、多方式准备进谏方案，给领导以充足的选择余地。唐朝著名谏臣魏征，胸13 怀坦荡，铮铮铁骨，有时在遇到重要问题的关键时刻，他不惜以身触犯太宗怒颜，冒死进谏，据理力争，促使了许多问题的解决。他一生进谏无数，悉被采纳，为唐朝的“贞观之治”的形成做出了贡献，为后人进谏献策树立了榜样。 不以理直而气壮如牛 进谏的目的就是使谏言被采纳并转化成领导的决策，以利促进问题的解决或事业的发展。一位明智的办公室主任，为达到自己进谏的目的，首先，要找准位臵，不可越位；其次，即使在理直的情况下，也要讲究一定的方法和艺术，或旁征博引，或以
23、情感人，以事动人，以理服人；第三，要坚持己见，但又不能言高压主。如果以为理直而气壮如牛，盛气凌人，不仅无助于谏言的采纳，而且还容易引起领导的反感，形成对立情绪。谏言需要丰富的阅历，可贵的气质，更需要平心静气的叙述方法和交谈艺术。 不以无关而沉默寡言 “事不关己，高高挂起，明知不对，少说为佳，明哲保身，但求无过。”这是毛泽东同志在反对自由主义一文中给一些自由主义者的画像。办公室主任，工作在领导身边，身处“重地”，每天接触到、参与到的事情很多，其中大部分与自己的切身利益无关。如果因此而听之任之，不理不睬，做甩手管家，不仅犯了自由主义的错误，同时也是对工作、对事业极不负责任的表现。作为一名办公室主任
24、，首先必须明白，虽然有的事与自己的利益无关，但每一件事都与自己的责任有关，责任当前，决不可沉默14 寡言，袖手旁观。其次，对自己不懂的事要深入调研，掌握真情实因；对自己已了解掌握的问题要坚持主见，积极进谏。第三，要光明磊落，襟怀坦白，牢固树立大公无私、刚直不阿的“谏官”形象。从工作特点上看，办公室主任工作量多，面广、责重，所以必须摈弃那种以私利为先的思想和做法，从工作和事业的大局出发，深入调研，掌握情况，分析归纳后向领导提出中肯的意见和建议，帮助领导制定切合实际的正确决策。 二、 办公室主任的服务观 服务是办公室的重要职责。办公室工作千头万绪，没有一项离开服务这个主题的。作为办公室主任，在日常
25、工作中具备积极、高效、全局的服务精神，是当好助手和参谋，提高工作水平的重要因素。 孰轻孰重，突出政务服务 在办公室工作中，政务服务和事务服务都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齐观。对办公室主任来讲，政务服务重于事务服务。政务服务优劣，直接关系到领导重大决策的贯彻落实好坏。政务服务贯穿于整个中心工作，渗透到工作的每一个层面。在决策前，办公室是领导的外脑和助手，要尽可能提供第一手资料，并进行初步的综合分析，提出有价值的参考意见。在决策中，要准确无误地领会领导意图，吃透上级精神，在深刻理解的基础上与领导保持高度一致。在决策后，要善于迅速制定出落实方案，在缜密中体现果敢，在细致中突出效率
26、，协调15 各部门原原本本地贯彻落实。 政务服务是纲，纲举目张；要善于抓“牛鼻子”，牵一发而动全身；事务服务是现过现，要细心周到，滴水不漏。作为办公室主任，抓住政务服务就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。办公室工作最庞杂，最忙乱。如果分不清轻重缓急，越渴越加盐，胡子眉毛一把抓，往往会陷入事务堆中难以自拔，搞得越忙越乱，越辛苦越被动。一个合格的办公室主任，必须把政务服务当作第一要务，做到超前谋划，周密安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，指挥若定，争取工作主动权。 沉着冷静，突出重点服务 办公室主任每天要面对很多人、很多事，如果疲于应付，势必会顾此失彼，捉襟见
27、肘。所以，要保证整个办公室的高效运转，必须有一种“大将风度”，处变不惊，临乱不慌，在沉着冷静中理出工作思路，突出重点服务。什么是重点？领导关注的热点就是重点，群众议论的焦点就是重点，推进工作的难点就是重点。当然，重点也往往因时因地而异，一个阶段有一个阶段的重点，一项工作又有一项工作的重点环节，在具体操作中，全靠办公室主任的一双慧眼去准确捕捉，靠灵敏的脑子冷静思索，靠科学的实践去把握。在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点；抓不住重点就没有工作效率，就16 很难与领导保持高度一致，服务也就难以到位。当然，
28、强调重点并不等于不顾其它，顾此失彼，非重点工作出现失误，同样会给全局带来负面影响。 小中见大，突出要事服务 抓重点，抓急务当然是最重要的工作方法和要求，但作为办公室主任，仅仅做到这些也还是不够的，还要在仔细、周密和严谨上下功夫，在重点服务中突出要事服务。比如在对外商洽谈中，一个小小的失误，可能会给领导带来很大的被动。相反，如果能虑事周详，及时为领导拾遗补缺，原先可能造成不良影响的“细节”也会得到及时化解。在对上服务的全过程中，貌似小事未必是小事，容易忽视的地方也可能出现大的纰漏。所以，衡量办公室主任的服务水平，要在事关大局的小事和细节上看素质、论高低。小蕴含着大，小影响着大，所谓小，既是我们容
29、易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。要做到小中见大，首先要吃透上级的方针政策，吃透领导的意图，在创造性贯彻执行中，不忽视任何事情，特别是对领导关注的事情，事关全局的事情要盯住不放，一抓到底；其次，要把自己的工作放在全局中去考虑，去谋划，抓住了大局，就抓住了大事要事；第三,增强工作的敏感性，善于发现和抓住一滴水见太阳的东西，举一反三，做好大局文章。 胸怀全局，突出整体服务 办公室主任对上处于服从地位，不可不知进退而越位。但工作性质、角色安排又决定了我们必须胸怀大局，从整体上去谋划17 服务工作。下棋讲大局观，干工作也要讲大局观，尤其是办公室主任。有人认为只要听命于领导就可以了，“不在其位，不谋
30、其政”，其实这正是办公室主任之大忌。没有大局观，就不可能准确理解、全面落实领导的重大决策，就不可能在步调上与领导保持一致，服务的水平和质量就肯定上不去。大局观从哪里来？从强烈的事业心和责任心来，从勤于学习和思考中来，也可以从失败的教训和成功的经验中摸索出来。有了大局观，在工作摆布上就不再是就事论事，而是从整体意义上面对局部工作，牵一发而动全身，窥一斑而知全豹。这是最能体现办公室主任综合素质和领导水平的一个方面。整体服务中要处理好三个关系：一、听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二、处理好急务、杂务和中心工作的关系。三、处理好上下左右之间的关系。三方面的关系处理好了，整体服务就会上档次、上
31、水平。 超前把握，突出决策服务 作为办公室主任，一般来说，查办落实领导交办的任务相对容易，而超前谋划，提出建设性的决策参考往往较难。 究其原因，一是不居高位又需站高位谋划，立足现实又要有前瞻性思考，服务到位又不能越位，在分寸上很难掌握。二是既要处理好日常的事务工作，又要从中超脱出来谋大事；既要深入基层掌握实情，又要提出有高度和深度的决策建议，在操作上非常不易。要突破这两难，不外乎放胆和吃苦。吃不透上头，犹如行舟无船标，必须刻苦钻研上级的方针、政策，在创造性执行上18 有建树。闭门造车想不出高人一筹的好点子，就必须沉到基层搞大量实实在在的调研工作。缩手缩脚也很难撞出创造性思维的火花，只能流于工作
32、的平庸化。需要特别提出的是，决策服务绝不是看领导眼色行事，顺着领导的意图随声附和，它是独立思考后的慎重进谏，是出于对工作负责、对领导尊重的大胆直言。即使是与领导意图相悖的见解，也可能对最终的科学决策提供有价值的参考意见。 搞好决策服务，关键要把握好四个要点：一是政治要敏锐，能够见一叶而知秋，发现别人容易忽略的重要问题；二是情况要熟悉，眼观六路，耳听八方，知领导所未必知，准确提供决策依据；三是反馈要及时，对决策的贯彻落实情况实行动态反映，提供有价值的信息，为领导决策后的调控提供服务；四是督办要有力，保证不因为局部问题影响全局工作的快速推进，维护决策的权威性。 总之，办公室主任要为领导做好服务工作
33、，必须突破保守、陈旧的传统观念，在被动中求主动，在稳健中求创新，做到大事不糊涂，小事不疏忽，在服务的岗位上不断加强自身修养，最大限度地发挥积极能动的作用。 三、 办公室主任的办事观 办公室主任处于繁杂的事务中，大事、小事、杂事缠身，办事，是办公室主任的主要职责之一。 不以事小而不为 19 办公室工作无小事，是从办公室性质特别，职能重要而言的。事物本身有大小、主次之别。必须突出重点抓要事、干大事，不能眉毛胡子一把抓、西瓜芝麻一起拣。办公室主任面对大量繁杂的事务，立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的，但对一些小事也不能不顾及，小事不抓，日积月累，就会酿成大事，贻误工作。特别是对那些看似小事
34、，抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的，更不能束之高阁、听之任之。这也是办公室工作无小事的内涵之所在。小事，对办公室主任来说，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。要抓小事，就要做到： 1、知大知小。办公室主任要胸有全局，用大局的天平来衡量谋划办公室的工作，分清主次、大小、难易，这样，才可避免指挥一盆浆，工作一团麻。 2、小中见大。小事孕育着大事，这是办公室的显著特点。如值班、会议通知、座次安排、后勤服务、接待等等这些“小事”，稍有不慎就会捅大漏子。办公室主任必须增强宏观把握的能力，做到政治敏感，头脑冷静、眼光锐利，小中见大，以大带小，以小促大。 3、举轻若重。对有些看似小
35、事的经常性工作，要用笨功夫去抓，建章立制，写在本上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩；用巧功夫去抓，从中找出规律性的东西，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节；用韧功夫去20 抓，明确专人，盯死不放，直到办完办妥为止；用细功夫去抓，按部就班，严细缜密，不出纰漏。 不以事杂而乱为 办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。要避免东一榔头西一棒子，头脑里必须有一张清晰、规则的运行图，哪个该为，哪个不该为；哪个是重点，哪个是次要，应一清二楚，不能乱为。不乱为，就要知重知轻，避免力量均衡使用，重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头；不乱为，就要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，
36、才有主心骨。摸透了下情，办事才有的放矢，才会迎刃而解；不乱为，就要知书知礼。知书就是要求办公室主任多读书，多学习，不仅理论水平高，政策懂得多，而且还通晓方方面面的知识，这样才能把握事物的本质，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意；不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室是规矩之室，办公室主任更应成为讲规矩的楷模。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该当家的要敢拍板，该馈送的不截留。切勿忘乎所以，授人以柄。 不以事急而盲为 办公室固定式、程序化的工作多，但意料外、突发性的事情也会随时出现。办公室主任是急事和
37、突发性事件的第一知情者，处臵的第一道工序。在这种情况下，办公室主任必须政治敏感、21 头脑冷静，不能盲为。一是要沉着应付，切忌慌了阵脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时做出解决方案，呈送领导，并按领导要求协调相关单位，组织力量进行处理。二是要胸有主见，切忌唯唯喏喏。面对急事或突发性事件，不能退缩，应大胆地往前站。必须胸有主见，既不能乱表态，乱许愿，又不能唯唯喏喏，态度暧昧，以免为彻底解决问题埋下隐患。 不以事难而怕为 在应付处臵事务中，不乏一些超出预见，超出职责，难以料理的事情。对这些事，是上推下卸，绕着走，还是主动出击迎着上，这不仅反映办公
38、室主任的工作水平，更主要的是检验办公室主任的职责感和工作态度。 一个称职的办公室主任，就必须坚持：不怕揽矛盾，敢于冲在前面，成为众矢之的；不怕丢面子，个人受点委屈也无所顾及；不怕得罪人，将自己荣辱名利抛于脑后；不怕找麻烦，跑断腿，磨破嘴，饿肚也心甘情愿。要做到这些，就应要求自己： 1、讲职责，义无反顾。办公室主任是干啥的，职责是什么，只要心里始终清楚，遇到的事情不管多难，都应义无反顾，挺身而出。 2、讲品质，身先士卒。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该代领导冲锋陷阵，替领导分忧解愁，这是职责义务，更是对办公室主任品质的检验。 22 3、讲艺术，左右逢源。处理问题不能一个面孔、一个腔调
39、、一种方法，要带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，既讲原则，又讲灵活，因人因事施法。 4、讲精神，敢碰硬茬。办公室主任处事要讲究柔中有刚，不能当好好先生，特别是在原则问题面前，要敢于碰硬茬儿。否则，一味追求和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处理优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。 四、办公室主任的参谋观 在对事物认知的基础上认真研究，合理分析、科学推理，积极为领导决策想办法、出主意，帮助领导制定正确决策，是办公室主任发挥自身参谋作用的体现。笔者认为，为使所参之谋符合实际，切中要害，发挥作用，办公室主任必须在日常的工作与生活中注重研究，勤思善谋。具体讲，就是要做到“
40、六有”。 胸中有数 胸中有数是指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸，是办公室主任充分发挥参谋作用的基础。很难想象，一位对所辖区域和单位的相关情况和问题一无所知或知之甚少的办公室主任，能为领导决策臆造出切合实际的参考意见来。作为办公室主任，不仅要熟知方方面面原有情况和问题，而且要通过多种渠道洞悉其在新形势下发生的细微变化，掌握最新的情况、信息。要成为所辖区域和单位各种问题的“活字典”，大事小事的“百事通”，只有这样，才能在决策所需时信手拈来，给领导提供准确及时的23 参谋意见和建议。 同时，办公室主任必须着力培养自己具备三种能力：其一是深入调研，不断积累。要进百家门，吃百家饭，知百家事，深入基
41、层，调查研究，见物识物，不断积累和丰富自己基层一线情况和知识。其二是深入分析，去伪存真。要学会对获得的直接情况进行精细加工，剔除表面现象，牢牢抓住事物和问题的本质。其三是把握趋势，预知结果。要在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，科学推进，准确预测事物的发展方向和结果，夯实参谋的基础。 脑中有路 有的办公室主任，虽然自己平时也注重调查研究，掌握了一些情况，但由于他掌握的情况杂乱无章，没有形成自己认识事物和处理问题的清晰思路，这样的人自己处理问题总是眉毛、胡子一把抓，主次不分，毫无头绪，参谋的作用也就无从得以很好发挥。所以，作为办公室主任，在胸中有数的基础上，还要善于把握好分析、梳理和推断三个
42、环节，要理清哪些是问题产生的原因，哪些是原因的结果，哪些是制约和影响问题的主要因素，哪些是次要因素，制定决策首先应干什么，随后再干什么。这些问题综合起来，依据科学的逻辑推理，找出解决问题的正确思路，就是做到脑中有路。 三国时期，诸葛亮虽躬耕于南阳，但时刻关注着天下局势的发展变化，对曹操、孙权、刘备等各个军事集团的实力以及当时24 的优劣条件都了如指掌，并结合时势结合分析，在脑中针对每个军事集团的去从形成了正确的认识和思考。正因为如此，当连遭败绩的刘备三顾茅庐，咨其以当世之事时，诸葛亮准确精辟分析了董卓专权以后天下局势，向刘备提出了“避曹联孙，进军巴蜀”的战略参谋，指出了建立蜀国、构建三国鼎立局
43、面的方针和思路。 口中有物 办公室主任作为领导的一个优秀参谋和助手，不仅要心能谋之，而且要口能言之，把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来，不能茶壶里煮饺子有货倒不出来。要讲究口才，讲究语言艺术，做到言之有物。根据不同的时间和地点，该详讲时旁征博引，娓娓道来；需略时一语中的，言简意赅。 由于办公室主任只是一个参谋者，而不是最终的决策者，所以在表述参谋意见时要注意变换视角，多方制定思路和方案，上策、中策、下策多谋并参，促使领导选择而发挥作用。不能自古华山一条道，抱定一条思路，一种方案，以不变应万变，遇到情况变化，便思竭谋断，遇到领导详问便嗫嚅。此外，做到言之有物，就要力戒两种现象：一是心中
44、有没有思路，总是徐庶进曹营一言不发；二是参谋意见的表述是零碎的，片面的，不做准备，没有层次，没有形成明确的思路。 耳中有“洞” 宇宙中有一种天体叫黑洞，它能够吸收任何靠近它的物质，办公室主任的耳中就要有这样的“黑洞”。我们说要做到胸中有数，25 数从何而来？耳听八方，广纳博收，做到耳中有“洞”，就是不断扩充“内存”，丰富胸中之数的有效途径。一位办公室主任，要在听取与自己相同意见的同时，听得见与自己意见相左甚至相反的意见，顺耳逆耳的话都能听得进，做到兼听则明，海纳百川；在听取上级的方针政策和工作部署的同时，耳中容得进老百姓的街谈巷议；既会唱国戏，又精通地方戏；在听取正确意见的同时，也要了解一些错
45、误的思想和言论。 在此基础上，经过分析对照，可以使不同意见成为不断修正自身的“尺子”，使街谈巷议成为了解社情民意的“窗口”，使错误思想和言论成为提供警示的“红灯”。办公室主任不断地倾听来自各方面的声音，并进行分析和归纳，就能使自己胸中之数越积越多，为领导决策当好参谋的基础越来越厚。要切忌做“两耳不闻窗外事”的塞听主任，那样会使自己和基层、和群众“绝缘”，也就谈不上为领导当好参谋了。 手中有果 决策一旦形成并付诸实施后，实际效果怎样；有什么样的结果，究竟是符合实际，深受欢迎？还是存在弊病，尚须修正？抑或是差之千里，当即停止？办公室主任作为领导身边的大参谋，统领本室的所有人员，可以采取亲自或组织人
46、员深入群众、深入基层进行调研和督查的方式，印证决策，把决策的实施结果迅速掌握到手中，为修正和完善决策进行新的参谋。要切忌手中无果的“半程式”参谋，只负责决策前参谋，决策形成后就万事大吉，26 大功告成，那样，参谋的作用就没能得到完全发挥。有时只管决策，忽视结果，还会铸成失误。 参中有谋 办公室主任为领导的决策参谋，是把自己基于对决策问题的深刻认识而形成的决策思路自荐给领导，帮助领导全面考虑，正确决策。参谋的过程是办公室主任深思熟虑，归纳提炼自己解决问题观点和思路的创造过程，是言辞达意，协助领导，变思路为决策的转化过程，参谋意见中要体现出自己对问题独到的思考和见解。而不是简单的材料罗列和情况汇报
47、。 如果不去分析，不去研究，不去思谋，只是照本宣科，或者人云亦云，那实质上是瞎掺乎，不仅对领导的决策无益，有时还会扰乱领导视线，甚至误导领导决策。办公室主任在平时的工作中要注意养成四种习惯，以便于做到参中有谋。一是擅于调研，发现问题；二是精于分析，掌握规律；三是广泛联系，独立思谋；四是谨慎进言，非谋不参。 五、办公室主任的处世观 如何立身处世，是每个人都应正视的人生课题。站在办公室主任的角度来看待这个问题，由于特殊的工作岗位和角色要求，必然在处世观上有其特殊性。怎样对上？怎样对下？怎样对左邻右舍？怎样把主观世界与客观世界和谐地统一起来？作为一个合格的办公室主任，应该具备以下几条： 豁达大度 2
48、7 办公室主任要想协调好各方面工作和人事关系，保证办事的高效率，必须有容人的雅量和风度。古人云：“人有厚德，无问小节；人有大举，无訾小故”。无论对上对下，都不能求全责备，怨天尤人，而应在理解中积极寻求解决问题的最佳途径。工作中难免有被领导误会的地方，但真金不怕火炼，要相信随着时间的推移很多问题将得到澄清。 在对上关系中，办公室主任要做到受宠不惊，受辱不怒，受冤不喊，受责不沉，以一颗平常心积极对待自己的本职工作。在处理对下关系时，要有五湖四海的胸怀，一视同仁，与人为善。对于部下的缺点或失误，不以偏概全，抓其一点不及其余，应给予耐心的帮助和改正的余地。对内对外，都要坦坦荡荡，表里如一，言行一致。 夹紧尾巴 很多人都很羡慕办公室主任这个特殊的位臵和影响力，有的人也自以为身居要职，可以呼风唤雨。其实，正是因为这个职务处在上下左右矛盾的焦点，所以需要格外小心谨慎，夹紧尾巴做人，不能狐假虎威，更不能拉大旗作虎皮。要时刻想着自己是人民的仆人，是上级领导和基层群众的服务员，在任何情况下都不能忘乎所以，飞扬跋扈。即使在春风得意的时候，也要能把握好自己，不能趾高气扬，目空一切。 谨慎是
