办公室培训计划.docx

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1、办公室培训计划广东石油化工学院学生职业生涯规划与就业服务中心 办公室礼仪培训+值班培训 培训时间：确定部门助理后的第一个周末。 培训地点： 培训形式：实地现场讲解。培训分五批进行，每批一个部门。各批次 培训中，本部门部长、主任处或老师助理里必须至少要有 培训流程：周五：晚上秘书部；培训流程： 培训内容： 一人到场。 周六：上午服务部；下午网络部； 周日：上午规划部；下午宣传部。 1、按规定时间，各相关人员到场； 2、秘书部向助理 解说办公室礼仪+值班相关事项； 3、各部门部长对自己部门助理补充说明； 4、主任处和老师助理对相关注意事项的补充说明。 1、简单介绍下我们办公室和隔壁几个办公室的老师

2、情况 及座位分布； 2、说明学生助理去办公室值班的重要性； 3、办公室礼仪+办公室值班须知+办公室电脑使用。 广东石油化工学院学生职业生涯规划与就业服务中心 办公室礼仪 仪容仪表 1、保持衣服平整，不要过于华丽。 2、整洁的仪容及恰到好处的修饰，均能显示出人的修养，及本人对的自信心，因此除了衣着要得体外，在卫生方面也应严格要求自己。 3、忌穿紧身、暴露服装，均不可在上班时间穿着。 4、首饰应少而精，与自身条件相协调，注意寓意及习俗。 递接物品要求： 1、递接物品的原则是尊重他人。双手递物或接物体现出对对方的尊重。如果在特定场合下或东西太小不必用双手时，一般用右手递接物品。 2、若双方相距过远，

3、递物都者应主动走近接物者，假如自己坐着的话，应在递物时起立。递给他人的物品，应直接交到对方手中在递物时，应为对方留出便于接物品的空间。 3、递笔、刀、剪之类尖利的物品时，需将尖端朝向自己握在手中，而不要指向对方。 4、如果是招待客人用茶时，往往一手握茶杯把儿或扶杯壁，一手托杯底，并说声“请用茶”，若茶水较烫，可将茶杯放到客人面前的茶几上 5、递书、文件、资料、名片等，字体应正对接受者，要让对方马上容易看清楚。 语言礼仪 1、与客人交谈时，首先保持站姿端正，无任何小动作。 2、正面对着客人，表情自然大方，态度亲切、诚恳。 3、谈话清晰易懂，注意语音、语调、语速及节奏感。 4、正确提及客人姓名，并

4、在后面加上先生、女士、小姐等称呼用语。 5、谈话中如想咳嗽或打喷嚏时，应先说对不起，再转身向侧后下方，同时尽可能用面巾纸遮住。 6、直接见面，应先介绍己方的人，再介绍对方的人。 7、在介绍顺序上，应先介绍领导和年长者，先把职级低者介绍给职级高者。若难以判断，可把年轻的介绍给年长的。在自己学校和其他公司的关系上，可把本校的人介绍给别的公司的人。 8、把一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的或酌情而定。 广东石油化工学院学生职业生涯规划与就业服务中心 9、男女间的介绍，应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。 接待客人时的注意事项： 1、有客人来办

5、公室时都应该主动问好，礼貌地请其坐，然后拿一次性杯为其倒水，水不可太满，也不可太烫。如果客人来时你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。 2、主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。 3、陌生客人的接待：陌生客人光临时，务必问清来者的目的、是什么人，然后根据实际情况作出引导。通常可问：请问您有什么事吗？。 5、同客人交谈时，应正视对方，注意倾听。谈话间如遇有急事，需要马上处理，应礼貌地示意客人稍候，并表示歉意。 电话礼仪 1、不打无准备之电话。打电话的人作为主动行为者，应该考虑到被动接听者

6、的感受。拿起听筒前，应明白通话后该说什么，思路要清晰，要点应明确。 2、选择适当的通话时间。原则是尽量少打扰对方的作息。 3、注意说话礼貌，始终要用礼貌语。打电话时，应作简要的问候、自我介绍并说出要求通话的人。接听电话时，以礼貌用语通报自己的单位名称。当电话交谈要结束时，须询问对方，这既是尊重对方也是提醒对方，最后以“再见”之类的礼貌语结束。 4、转接电话有分寸。如果对方要传呼其他同事，接听者应该热情地告诉对方，如：“好的，请稍候。”然后用手捂住受话器，或去请或直接把话筒递给同事。如果同事不在场，接听者应委婉地说：“需要转告吗?”，“可以留下您的电话吗?”，切忌以一声“不在”、“没看到”即挂断

7、。 广东石油化工学院学生职业生涯规划与就业服务中心 职划中心办公室值班须知 1、 早上1、2节课值班的同学首先打开办公室的门窗，然后将办公桌面整理干净，报纸的整理，并打扫卫生。 2、 主动帮办公室的各位老师倒水。 3、 进办公室时，敲门三声，然后主动大声地向各位老师问好。 4、 值班时必须佩带工作证，不可穿奇装异服、不穿拖鞋。 5、 值班必须填写值班签到表。 6、 值班时打开电脑，首先浏览一下我校的就业服务网，了解最近的工作动态。 7、 办公室各种办公工具，如还不会使用，可在空闲时请教会用的同学。 8、 需要复印时，先去教育管理科杨东华老师处借档案室的钥匙，复印完后关灯关门并归还钥匙。 9、

8、如工作没做完，则一定要跟下一个值班的同学交接好工作。 10、上午3、4节课和下午7、8节课值班的同学下班时关闭电脑，倒垃圾，锁好门窗。 11、在办公室值班时，应在空闲时间翻看就业推介宣传册，记住各个院系主管就业的辅导员老师的名字、电话、样貌和办公室等信息。 12、遇到不懂做或者能力不够，可随机应变请教老师或者同学。体力活也可到隔壁事务管理中心找学生帮忙。 P.S如当节课值班的同学临时有事不能去值班，应提前自行和其它同事换班，如实在找不到人换班，应向所属部门部长请假并写好请假条，再由部长应该打电话给彩路老师请假。 办公室接电话的注意事项： 1、电话响起2-3声后拿起话筒，接起助理座位的电话时因报

9、“您好！”；接起老师座位的电话时因报“您好！招生办”或者“您好！” 2、如有电话找某位老师，但老师不在时，因根据实际情况，向对方作答。例如出差、开会、出去办事等。如有信息留下，可以写一张便签放在老师桌面，事后记得提醒老师。 广东石油化工学院学生职业生涯规划与就业服务中心 3、接电话时，老师的私人电话，即手机号不能泄露。 4、有打电话来问关于成人教育的有关问题的，礼貌地请他打成教的电话。 5、接起电话时，如遇到专插本等不会回答的问题，可礼貌地请杨意老师接听电话。其它如关于招聘的问题，不会回答时，可礼貌地请曾彩路老师接听电话。 6、如有电话打进来查其他机关处室的电话时，因礼貌地请其稍等，然后根据我

10、们已有的资料迅速地找到电话告诉对方。 7、听电话时备好纸笔，以便记录。电话记录需简洁完备，没有听清的要及时请对方复述。电话记录应包括：来电时间、来电者姓名、来电者公司、来电者联系方式、来电目的、受话者姓名、记录人姓名。 8、如有企业打电话来咨询招聘事宜，因将我校的招聘流程告诉对方，即 首先将公司简介、营业执照复印件、招聘要求/条件及联系方式等四条信息发到我校的邮箱：。我校审核后，将招聘信息挂在我校就业服务网。如公司有意来校举办专场宣讲会/招聘会，可在企业接收到一定数量的电子简历后，再发邮件或打电话跟我校约定来。如对方只要求招聘少数毕业生或所招聘的毕业生人数不多时，可按学院专业等信息，请其联系相

11、关院系的辅导员。 9、对办公室来访老师要主动问好 10、需复印时，先到教育管理科杨东华老师处借档案室的钥匙，复印完后关灯关门并及时归还钥匙。其它人员来办公室借用工具，需要登记清楚所借物品、他的姓名、联系方式以及将要归还的日期。 11、对在办公室门外徘徊的同学主动询问并热情地提供帮助。 12、坚守岗位，按时交接班，手上的工作未完成或有特殊需要明确交代提醒的情况时，必须给接班人交待清楚情况，做好交接工作。如果因为要上课，不能口头接班，也要打电话或在办公室计算机“交接班文件”上交待上两节课办公室值班的情况，要确保能顺利接班。 13、周五下午7，8节值班同学，需更换办公室白板上的值班签到表，新的值班签

12、到表在老师助理桌左上角活页夹处。 若遇新的签到表没有时，应提前告知秘书部。 广东石油化工学院学生职业生涯规划与就业服务中心 遇老师需要你制作某种表格或某种表格模版，可先在计算机桌面的“表格模版”上查找。 在值班结束时，要保证计算机桌面的清洁，不能在上面留下你任何类型的文件。 遇值班会遇到的问题，详情参照计算机桌面“职划中心”文件夹下的“值班会遇到的问题”文档。 早上1，2节或下午3,4节值班的同学到办公室后，注意搞好办公室环境卫生，打开办公室的门窗，然后将办公桌面整理干净，报纸的整理，并打扫卫生。 下午7，8节课值班的同学，在下班前应将办公室桌面整理干净，相关文件放回原位，清理垃圾和脏水，并锁

13、好门窗。 温馨提示： 1、注意声音和表情.沟通过程中表现出来的礼貌最能体现一个人的基本素养，养成礼貌用语随时挂在嘴边的习惯，可以让客户感到轻松和舒适。 2、电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。 3、对上述说明有所不懂的，致电秘书部或者老师助理，大家将虔诚为你解答。只要做好自己该做的，你就会发现，值班，也是件美好的事情！ 办公室电脑使用须知 广东石油化工学院学生职业生涯规划与就业服务中心 1. 该文件夹为存放中心各部门工作所设，内含为五个部门分设的文件夹，各部长助理可在本部门文件夹内新建一个以自己姓名

14、命名的文件夹用来存放个人日常工作的资料。 2. 该文件夹为办公室值班交接工作专用，值班人员须把交接工作的具体内容标记后存放在该文件夹内，并在桌面建立一个txt文档表示有文件交接，接班的同学知道后应及时将文档删掉，当天最后一个值班的同学应及时清理“交接班文件”文件夹。 3. 该文件夹内存放了各种日常工作会用到的表格，包括值班签到表，各种申请表，签收表等，当有表格需要用到时，可到该文件夹内查找然后打印。 4. 飞鸽联有三台电脑，靠窗的为“职划助理”，对面的为“老师助理”，彩路老师的电脑为“彩路老师”，三台电脑中，只有彩路老师的电脑可以打印，值班的时候注意打印机上是否有纸，没纸记得添加。 5. 扫描仪的使用：现将要扫描的东西放入扫描仪，然后打开软件按照提示进行扫描。 6. 上网时不懂的东西不要乱点，尤其一些图片，广告漂浮在浏览器页面中的不要点击它。 7. 不要随便下载和安装互联网上的一些小的软件或程序，不要打开陌生人的邮件，特别带有附件的。 8. 使用u盘前先进行杀毒，或者使用“安全打开”选项。