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1、办公室来客接待管理流程办公室来客接待管理流程 第一条 为规范集团公司来客、来电、来函管理，特制订本流程。 第二条 来客接待 接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系，并请来客填写来宾登记卡。 根据来宾填写的登记卡，由前台接待人员与相关部室电话对接，同时，为来宾指明楼层及办公室房间号。 来宾要访问副总裁以上领导，则由前台接待人员与集团办公室对接，请来宾在秘书室稍事等候，由秘书通告总裁或副总裁，接见来宾。 遇来宾要访问的副总裁以上领导外出，或遇领导在会议中或其他特殊情况，不便接待
2、来宾时，由秘书向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由秘书通知来宾，再次来访。 来宾来访结束后，由接待人员或秘书将来宾送在电梯处，并欢迎来宾再次来访。 第三条 来电管理 电话铃声在响第二声到第三声之间必须要接起来。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请 稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。 接待人员在接听电话时要使用规范用语。接起电话使用规范用语：“您好！*集团公司，请问您找哪位？”。在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！” 来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体人
3、姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上告知。 来电为重要事项，则由接待人员要将来电内容填写电话接听单，转集团办公室，由集团办公室转报相关领导批示，回复来电。电话接听单要求编号、存档。 如果来电要求知道领导电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位，或可直接转办公室。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾， 或者转到相关部门处理。 第四章 来函管理 接待人员要将所有来函登记。 一般函件要及时通知函件接收人领取，函件一般要求本人领取，函件接收人或他人代为领取时要签字。 重要函件由接待人员签收后，统一由办公室会议管理员分发各高管，并及时告知。 来宾登
4、记卡 日期 进入时间 离开时间 来宾姓名 人数 事 由 备注 来宾联络单 日期 来访时间 来宾姓名 联系方式 人数 事 由 备注 办公室来客接待管理流程 200X年 第 号 日 期 时间 来电单位 来电人姓名 来电号码 来 电 内 容 拟 办 意 见 领 导 批 示 办 理 结 果 备 注 经办人 来函登记卡 日期 接收时间 来函单位 收件人姓名 领取时间 领取人签字 备注 集团办公室接待管理流程 来客 来电 来函 前 台 填写来客登记表 填写电话接听单 填写来函登记单 集团办公室 各中心、各部室接待 一般 重要 一般 重要 填写来客登记表 转各中心，各部室 转集团办公室 安排来宾等候，请示相关领导 请示办公室主任、分管常务副总裁 相关领导外出或其他特殊情况，想来宾说明情况，另约时间 接见 办理、回复 送别 由办公室会议管理员分发各高管 通知函件领取人领取
