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1、办公室管理制度第一章 办公室管理 办公秩序. 1 维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务，公共办公场所桌面、地面、烟灰缸应做到日日清洁，不得将自己的私人物品放在公共办公桌上。 2. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁 3. 打印机附近不要堆放太多文件 4. 发现办公设备损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 服务规范 1. 仪表：机构职员应仪表整洁、大方。 2. 微笑服务：在接待机构内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3. 用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，
2、语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4. 现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。 5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用机构电话时间太长。 工作纪律： 1、上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。 2、工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，不要看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、上网聊天等。 3、员工应注意环保和节约，尽量不使用一次性茶具。 4、电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开机构的员工应确保门、窗、
3、灯均关闭。 5、危险品严禁带入办公区域。 6、各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理；办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。 钥匙领用规定 1.本公司所有的钥匙由行政部统筹管理。各部门相关工作人所需钥匙向行政部领取。； 2不得将本人保管使用的钥匙借给他人使用。造成经济损失的由借出人与借入人共同承担赔偿责任 3.仓库钥匙有行政部保管，临时因公使用钥匙，须向钥匙保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。 物资分类 1. 机构办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 2. 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等 3. 管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等 4.
4、个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资； 5. 实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。 一.办公用品物资采购 1. 公司办公用品物资的采购，原则上由行政部统一购买，属特殊物资经行政部同意，可由申购部门自行购买。 2. 申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门负责人同意，行政部批准；300元以上部门主管同意，行政部审核，中心主任审批。 3. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 1)定点：公司定大型超市进行物品采购。 2)定时：每月月初进行物品采购。 3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 4)特殊物品：选择多
5、方厂家的产品进行比较，择优选用。 二.办公用品的购发： 1. 每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交行政部； 2. 中心主任指定专人制定每月办公用品计划及预算；经中心主任审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部门。由各部主任签字领回； 3 .除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经行政部批准方可领用； 4 .机构新聘工作人员的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5. 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 6. 负责购发办公用品的人
6、员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字； 7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。 物资领用管理 1 .公司根据物资分类，进行不同的领用方式： 2 .低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用 3. 管制品：先想行政主管申请，再向办公室物品保管人员签字领用 4. 贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用 5. 实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状 档案管理 1.归档范围： 公司的规划、年度计划、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、合同、项目方案、通告、通知等具有
7、参考价值的文件材料。 2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 报刊管理 1.报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 2.任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理， 传真机的使用 1.传真机的使用方法 A发传真：把文件放到进纸处，打一个传真号码 对方接通，告诉对方给一个信号 对方给信号后按“确认”或“启动” B。收传真：拿起话筒后按传真，复印、输入 放下电话 2.传真的收、发程序 收、发传真都要由经办人进行认真的登记 A、收传真登记格式如下：收到分
8、解传递备查 B、发传真登记格式如下：送审登记发出备查 信息公开、 下列信息主动公开： 涉及员工，单位切身利益的信息。 需要机构员工广泛知晓或者参与的信息。 反映本单位机构设置、职能、办事程序等情况的信息。 依照法律，法规和国家有关规定应当主动公开的信息。 会议制度 积极机构大会，提前5分钟进入会场 重要文件或重要事情要进行集中学习、研究讨论，有事要向领导请假。 每次开会要有记录员记录会议内容。 会议由行政主管集召，中心主任负责开会。 有话要在会上说，会后不准乱议论。 单位开会每月不能少于1次。 认真贯彻落实会议精神，达到会议目的。 开会时，各参会人员须关闭手机或设置静音状态，不准随意接听电话，以免影响会议的进行
