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1、外部来文处理流程外部来文处理办法 第一条 办法。 第二条 集团总经理办公室为外部门来文的管理部门。负责对来文进行登记，拟为进一步加强外部来文的管理，提高文件办理的质量和效率，特制定本办、催办及传阅。收文记录表见附件1，收文阅批单见附件2。 第三条 集团总经理办公室应依据来文的业务内容提出拟办意见，根据重要性及秘密性确定传阅范围，并指定专人对需要办理的业务进行催办。外部来文的重要性及秘密性的判断依据和传阅范围确定依据表见附件3附件5。 第四条 第五条 总经理办公室负责人应在收到外部来文后24小时内提出拟办意见，并?,?来文处理流程如下图所示： 送主管领导批示，必要时由主管领导确定是否报送其他上级
2、领导指示。外部来文在办理1 过程中不得延误、推诿，且应明确办理时限，各业务部门要严格按时限要求办理，确有困难的，及时予以说明，无时限要求的应在一周内办理完毕。 第六条 文件应严格按总经理办公室负责人提出的传阅范围进行传阅，杜绝乱传、漏传和自行扩大阅读范围的现象。传阅的文件应予以登记，阅件人应在收到文件后十日内给出阅后意见，由集团总经理办公室负责汇总意见呈报主管领导批示。文件传阅意见登记表见附件6。 第七条 传阅形式依据外部来文的秘密性有所不同。若为绝密性文件，只能传阅纸质文件而不应通过邮箱。若该绝密文件为纸质文件，则不得进行扫描处理，若为电子文件，则由专人进行下载及复印处理。具体地传阅形式如下
3、表所示： 文件秘密性 绝密 文件制式 纸质 文件处理方式 复印 传阅形式 两人一份进行传阅 两人一份进行传阅 邮箱每人一份传阅 邮箱每人一份传阅 邮箱每人一份传阅 邮箱每人一份传阅 电子 纸质 机密 下载打印复印 扫描 不需处理 扫描 不需处理 电子 纸质 秘密 电子 第八条 来文处理完毕后，按集团档案管理办法及时整理、归档。任何单位和个人不得保存应当归档的文件。 第九条 若有其他非传阅范围内人员因工作需要需阅读时，须经其主管领导同意，总经理办公室负责人审核签批后，由档案管理人员按集团档案管理办法进行借阅。若为绝秘性文件一般应在档案室进行阅读，不得将文件带出工作场所。 第十条 对来文未及时处理
4、、或未及时对文件进行传阅的，及其他处理不当的情况，依情节对责任人处以1001000元的罚款。 第十一条 本办法解释权归集团总经理办公室。 第十二条 本办法自发布之日起执行。 2 附件1： 收文记录表 序号 收文编号 来文单位 原文字号 201001 标题 收签时间 收签人 备注 3 附件2： 收文阅批单 收讫日期： 年 月 日 收件编号：201001 来文单位 收文字号 20号 公文实际印发时间 标 题 收讫部门 负责人拟办1、重要性判断； 意见 2、秘密性判断； 3、业务办理部门； 4、文件传阅范围； 5、办理时间要求。 主管领导批办意见： 相关部门批办意见： 4 附件3： 外部来文的重要性
5、判断 重要级 来文单位 很重要 县*相关部门 市*相关部门 省*相关部门 股东 战略合作客户 上下游单位 其他单位和组织 重要 一般 附件4： 外部来文的秘密性判断 秘密级 来文涉及的主要内容 绝密 投资类 资金管理类 人事调整类 工程项目类 战略合作类 审计监察类 出席会议类 培训 机密 秘密 5 附件5： 外部来文传阅范围确定依据 传阅范围 很重要 重要 一般 绝密 三位总裁 三位总裁 总裁办公会成员 机密 总裁办公会成员 总裁办公会成员 总经理办公会成员 秘密 总经理办公会成员 总经理办会成员 集团高层 附件6： 文件传阅意见登记表 来文单位 文件标题 序号 1. 2. 3. 4. 5. 6. 阅件人姓名 收文字号 收文时间 阅后意见 阅读时间 6
