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1、大型年会学术会议筹备注意事项大型年会、学术会议筹备注意事项 一、会议准备 会议室地点 背板制作：名称、规格、颜色 外部条幅：形式、数量 主席台设置：按领导参会名单安排 会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名 会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花 会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。 会议室用水 礼仪人员数量、任务 贵宾席 会议报告用多媒体：是否使用 到会领导接送：通知时间地点、安排用车 负责人 二、活动日程 早餐时间 上午会议时间、内容、主讲人、主持人 中餐时间 下午会议时间、内容、主讲人、主持人 晚餐时间 餐后活动安排 休息时间 返程票定购、发放 各环节用车及具体安排
2、参观活动的分组及活动时间、内容 离会时间 周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话 三、材料准备 材料准备：收集、印刷、分装 主要文件 参阅文件 领导讲话、致辞 活动安排 证件：参会人员佩带代表证，工作人员佩带工作证，记者佩带记者证，并装入文件袋 领导、新闻媒体材料 零星材料处理方式 负责人 四、专家安排 专家 迎接 住宿 报告顺序 支付讲课费、交通费 交通安排 活动安排 小会交流安排 专家就餐安排 送行 五、 代表安排 会议规模 会议通知 通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执 报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等 纪念品发放 住宿安排
3、返程事宜 临时通知用品 交通安排 六、 活动安排 音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。 提出会议纪律要求 进行会议内容： 1开幕式与领导致辞 2专家报告 3研讨活动 4现场展示 5会议总结 会议各环节主持人 七、参观展示 分会场数量 日期、内容 参观人员的编组 往返交通方式及发车时间 讲解人员：随车讲解员、参观点讲解员 单位工作介绍 单位引导人员 单位提供的材料、纪念品及发放 总协调人和各点负责人 八、宣传报道 新闻媒体(接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排) 单位媒体 主办单位录音录像资料存档 会议简报的撰写与发放 负责人 九、用餐
4、安排 用餐人数 用餐编组 专家用餐 备用数量 专家餐后休息处 十、宾馆业务 接待能力符合会议要求 会议相关设施 食宿收费标准 就餐方式：自助、桌餐 菜单模式与基本标准 会议室标准 付费结帐事宜： 结算方式 1餐：按餐卷、按桌 2宿：按实际、按预定 安全责任条款 食品卫生责任条款 其他问题责任 热水供应 娱乐活动 人员接送 其他特殊要求 会议期间是否允许外营业 出现超员情况的应对方式 宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅 专家、重要领导特殊住宿要求 十一、经费预算 餐费 宿费 资料费 会场布置费 交通费 活动费 专家费用 会务补助费 通讯费 不可预见费 管理人员 房间内水果、洗漱用品标准 印制入住卡，注明姓名、性别、职务
