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1、学生会学术部工作手册化学与化工学院第三届第二任团委学生会 学术科技部工作手册 二一二年二月二十九日 1 / 13 目录 一、部门定位及职能. 3 二、部门文化. 3 1、工作目标. 3 三、部门内部建设. 3 1、组织形式：. 3 2、负责人制度. 4 3、内部培训. 6 4、考核制度. 6 5、财务制度. 6 6、信息反馈制度. 7 四、工作模式. 7 讲座类活动开展的基本工作流程. 7 比赛类活动开展的基本工作流程. 10 各项申请程序. 11 五、部门影响力塑造与增强. 11 华工化院学术部的新浪微博. 12 华工化院学术部公共邮箱. 12 广征资源. 12 通讯网. 13 2 / 13
2、 一、部门定位及职能 学术科技部是我院团委学生会组织和管理学生学术、科技、实践活动的职能部门。学术科技部的主要职责有： 1、在团委领导下,负责传达教务处有关教学方面的政策； 2、努力营造学习氛围，开展学风建设工作，并了解各班学风建设情况，对出勤进行不定期抽查并及时反馈； 3、发挥同学们的专业特长,进行学习交流,积极开展课外学术活动,促进良好学风的形成。同时大力开展各项有益于学习的活动,举办各种知识讲座、学术报告，组织辩论赛,推出学术沙龙系列活动，提高同学的学习能力和专业水平； 4、协助教学部门开展学科竞赛的报名工作，参与学院活动的现场工作； 5、进行有关教学评价活动，做好任课教师与学生之间的桥
3、梁工作，及时反馈教学中存在的问题； 6、负责和其它院系的学术交流，参与学术活动的交流，为化院学生提供各方面的资源，引导同学们加强学习，提高综合素质； 7、完成团委交办的其它事务。 二、部门文化 1、工作目标 学术科技部将继承和发扬以往作风严谨、严于克己的优良传统，坚持以学生为本的宗旨，全心全意为同学们服务。面对以往产生的不足，我们将在未来的工作中不断改进，完善自我。展望将来，学术科技部将一如既往地踏实、认真工作，将各种讲座的举办逐步专业化，精化部门职能和管理；并且抓住新的机遇，开展更多以“学术”和“创新”为目标的新活动，为化院学生提供更多的学术资源；同时努力打造化院的品牌活动，加强与兄弟学院的
4、学术交流，树立化院良好的形象，扩大活动影响力。 三、部门内部建设 1、组织形式： 部门成员的职责与工作要求 a）部长 (一) 协调各职能部门的工作，积极组织策划各种科技学术活动，完成学校的教学评估工作，配合教研组搞好学科竞赛的各项事宜，完成团委交办的其他任务； (二) 定时组织本部门的例会，合理安排工作； (三) 每次部长会议或常委会议后，及时将会议精神传达下级； 3 / 13 (四) 积极与副部长协调沟通，根据干事的长短处合理分配工作，关注他们的成长，给予他们更多的锻炼； (五) 在平常的工作中，要以身作则，起到带头作用，在干事中树立威信； (六) 平时要加强与常委、副部长沟通交流，参与到成
5、员研讨工作中，保证各方面的深入了解和活动的顺利举办； (七) 在非工作繁忙时期，部门内举办一些活动，加强大家的沟通交流； (八) 除部门内的沟通以外，平时也要和其他部门沟通好。在组织活动时，安排干事一起工作，促进沟通交流，共同进步； (九) 部长应发现工作或部门内部的一些问题，应尽量解决，并及时向部门常委反应情况。平时也要做好向常委反馈的工作； b)副部长 (一) 积极主动协助部长的工作，完成部长交办的各项工作； (二) 对于工作中的主要事情和重要事情及时向部长和常委反映，并经常互相沟通情况，提出有利的建议； (三) 关注本部门成员的成长，了解他们的学习、生活方面遇到的困难，提供帮助，团结整个
6、部门； (四) 修改并完善本部门的各项规章制度。 C）干事 (一) 自觉遵守部门章程及各种规章制度，执行部门决议，支持部门工作，认真高效完成分配的任务； (二) 对部门工作有批评或建议，可以及时向部长提出。对部门规章制度的修改、删减和增添具有表决权； (三) 准时参加部门活动和例会，不得无故迟到、早退或缺席，并认真做好会议记录； (四) 平时自觉加强部门内部、部门与部门之间的沟通交流，增进彼此的友谊。 2、负责人制度 为了培养干事的统筹能力，为新干事提供一个良好的学习、锻炼平台，促进新干事成长；同时也为了活动可以更好的运作，制定本制度。 l 负责人的产生： 负责人的产生流程如下： 部长、副部长
7、、委员通知将要举行的活动 有意担任负责人的干事报名 部长、副部长、委员讨论决定负责人 4 / 13 负责人产生，并开始履行职责 l 负责人的职责： 负责人直接对活动负责，合理安排、协调各项工作有序进行，处理活动过程中的突发事件，及时上报工作进度，并在活动后及时总结。具体职责如下： a) 活动筹备阶段： 1）策划的拟写：在活动开始前约2周，将活动策划上传至群邮，并根据大家的意见做进一步修改。在活动开始前约天，将最终版的策划提交。最终版策划应按照标准格式书写，并附注好注意事项，方便进一步操作。 2）人员安排：根据个人意愿协调工作，确保活动整个流程中的各项工作都有专人负责，对于一些比较重要的负责人应
8、该重点关注；如果工作未能及时完成，负责人应当及时提醒。 3）活动物资准备：活动物资，根据现场需要准备，对于比较重要的物资最好可以留有备用，如果难以准备备用物资，则应做好详细的应急预案。 4）相关部门的沟通：我们的活动，经常需要其他部门协助完成，负责人应安排专人与其他部门联系；对于一些比较重要的任务需要安排专人跟进，确保准备充分；对于其他的申请，申请之后需要确认，并留有相关部门负责人的电话，方便联系。 5）相关文件的处理：负责人应安排相关人员写好文件，确保格式等符合规定，并检查其中是否有疏漏之处；在撰写完成后，应提交之部长、副部长、委员处审核，通过之后方能使用 6）跟进上报：负责人每天应对当天工
9、作进行总结，并安排好第二天的任务后，对主管部长、副部长、委员进行回报，并及时反映遇到的问题或困难。 b) 活动实施阶段： 1）场地布置：根据策划安排，进行场地布置，使场地美观、有序，并注意在特定地点使用指定标志，对于线路等进行合理固定。控制好时间，合理安排人员。 2）设备调试：组织专门人员对设备进行调试，及时排除故障，确保活动过程中，不出现意外。 3）意外情况的应对：活动过程中，负责人应掌控全局，最好不担任具体工作。对于突发状况，应当及时处理。 c) 活动收尾阶段： 1）物资收集整理：活动结束后，立即对需要回收的物资进行回收，清点无误后方可离开。 2）活动总结：活动结束后，3天内应将活动总结按
10、要求上交，总结应包括活动的成功之处、不足之处以及自己的感想。 3）人员考核：活动结束一周之内，负责人应当完成活动的考核，并进行公示，表格见附录。 4）资料整理：活动结束一周之内，负责人应当把本次活动所有相关资料整理、打包发到部长处。 5）报销：负责人按照报账流程，收集发票，填写表格，进行报销。 5 / 13 l 负责人的权利： 活动过程中，负责人对活动直接负责，可以调动部门所有人员、物资，相关人员应积极配合。 3、内部培训 部门将有针对性的进行相关培训，包括工作意识、工作方法、工作技巧、策划、礼仪、视频及海报制作、主持人等各方面的内容 4、考核制度 日常评估 在部门例会、常规活动及其他工作中对
11、每一位成员的表现情况进行登记，作为日常评估。内容包括会议及活动的出勤率，工作态度，工作表现等。 请假 对于学生会全体会议、部门例会的请假要求提交书面请假条；对于各项部门活动的请假应及时与负责人联系，并尽可能找其他同事代替。 5、财务制度 部门支出一般采用个人垫付时候保障的方式，但为了减轻干事的垫资压力，我们部门在原有财务制度的基础上，大胆做出了改进，以集资成立基金库的方式，将垫资压力在一定程度上分摊到每个部门成员身上，把部门工作对干事正常生活的影响降到最小。 新的财务制度的施行流程： 干事集资，成立基金库 干事在活动中垫资 向基金库管理员即时报账并上交发票 活动结束后由基金库管理员向学院报账并
12、将保障所得款充入基金库中 并将保障所得款充入基金库中 任期结束后，基金库解散，资金返还给干事。 这样做的好处是，基金库基本上完全承担了垫资压力，干事不再需要苦等一个月来拿回自己的钱，而是即时从基金库里拿回，省去了垫资给生活带来的麻烦。因为基金库可以等报账回来后再把钱充回去，保证资金稳定，整个过程实质上是部门内所有成员先集资，用基金库来共同垫资，共同分担压力。 6 / 13 6、信息反馈制度 为了确保各项工作的顺利完成，工作人员在没完成一个阶段的工作后，都应将完成情况及时有效地反馈给活动负责人，再由活动负责人及时反馈给主管部长，特别是未能及时完成的工作必须尽快向负责人反馈。除此之外，鼓励部门成员
13、以任何方式向部长提出工作的不满以及对工作的改进意见。 四、工作模式 讲座类活动开展的基本工作流程 前期准备 时间 确定活动负责人 干事撰写活动策划，并交予负责的部长进行修改 递交活动申请表 最终活动策划确定，并群邮 由干事负责人协调安排干事的工作，并反馈给部长负责人 备注 各部长明确自己的工作 负责人跟进确认所申请的场地 确认活动当天可以到场的人员，合理安排工作，确保所有人都能参与到活动中来 确认海报和横幅的批号 由总负责人负责联系，说明讲座的内容、时间、地点，并请主讲嘉宾做好相应的准备 需要专人负责与主持人联系，确保主持人清楚明白活动的流程和注意事项 认真填写海报申请表，交予总负责人审查后向
14、网宣部申请 专人负责与主持人联系，修改主持稿 注意使用模板，完成后交 向团委申请宣传批条 联系主讲嘉宾 联系主持人 申请海报 拟写主持稿 现场ppt的制作、修改 7 / 13 予总负责人审核修改 制作QQ宣传语和黑板宣传语 海报、横幅设计完毕并交付打印 开始全面宣传活动 1. 张贴海报，悬挂横幅 2. 写好黑板宣传语 3. 开始QQ宣传 4. 开始网络宣传 购买主讲嘉宾礼物 注意保留发票 申请礼仪 认真填写礼仪申请表后交予总负责人审查后向礼仪队申请，注意沟通细节问题，互留联系方式 申请现场报导 认真填写现场报导申请表后交予总负责人后向信息中心申请，注意沟通细节问题，互留联系方式 PPT修改完成
15、 向院办公室申请物资 主要是麦克风，台签，绸布，排插等 审核主持稿 确认主持人熟悉活动流程和主持稿 邀请嘉宾 做好邀请函并送出，确认等到回复 讲座票的打印、盖章 讲座票数目大约300张，视实际情况增减 打印好台签 再次确认主讲嘉宾、嘉宾、主持人、礼仪、确认时间、地点通知到位 现场报道 确认所有物资准备妥当 从头梳理一遍所以的准备，保证所以的准备到位 讲座开场前安排 时间 拿好所有物资到活动现场 场地布置 悬挂横幅，粘贴海报、院旗 学好黑板宣传语 布置签到桌，摆放饮用水，台签 8 / 13 调试用电设备的工作人员坐在离电脑较近的位置 打开多媒体，链接电脑无线麦，测试音响设备和麦克风 测试现场pp
16、t 播放背景音乐 观众陆续进场 主持人到场 礼仪到场 新闻报道到场 嘉宾到场 主讲嘉宾到场 观众基本入座完毕 嘉宾，主讲人入座 再次确认电脑设备和麦克风等正常使用 讲座进行中 注意事项： 1、活动设备故障： 出现音响问题，立即调用备用音响，工作人员注意控制好观众的情绪，并处理出现问题；主持人解释原因。 出现灯光问题，工作人员找技术人员检查；主持人解析原因，注意控制好观众；后台控制注意物资的保管。 另外准备两台手提电脑，以备不时之需。 准备好麦克风的电池，以防麦克风没电。 出现大问题活动不得不暂停时，工作人员负责将物资保管并收好，并引 导观众离场；流通组维持现场秩序；主持人安抚观众及嘉宾的情绪。
17、 2、现场秩序混乱：工作人员事先将进行训练，应实行责任制，明确分工，便于管理。如有突发事件发生，工作人员可灵活处理，防止现场失控。 3、若某些工作人员迟到，赶紧电话联系，使其尽快到场。若其因突发事件无法到达，可先安排其他工作人员代替其工作。 4、如果会场人数太少，安排观众尽量往前排坐 5、如果现场气氛不够活跃，则安排工作人员作为观众，活跃气氛；但要控制好“度”，不能过分夸张和过分；负责的人员根据需要适时调动气氛。 6、若所邀请的嘉宾缺席，主持人应在介绍嘉宾时随机应变。 7、在与观众互动的环节中，如果观众未能积极响应，则由安排在观众席中的工作人员率先响应，调节气氛。 8、其它情况，由工作人员配合
18、灵活处理。 后期工作 1、海报处理，与活动结束后24小时内将过期海报撤除 2、物资归还，活动结束后第二天将物资归还至办公室 9 / 13 3、报账，尽早整理好报账清单与等值发票 4、活动总结，负责人将资料整理好打包交部长审核，并在活动结束后两天内提交工作总结 5、活动举行的相关信息及时发布 比赛类活动开展的基本工作流程 活动准备 依据活动策划合理安排人员分组开展工作 主持人主持比赛并协助维持现场秩序物资组负责物资的准备、清点和保管以及现场小道具的发放，引导观众进场和离场联系嘉宾、礼仪队和信息中心，与参赛队进行联系通知发布比赛要求等信息外联组统计组负责人宣传组统计各个参赛队的得分并评出名次，工作
19、人员、嘉宾及选手的签到前期宣传及后期活动信息的网上发布技术组负责为参赛选手提供有关比赛方面的技术支持，同时负责操作和管理现场的多媒体设备礼仪队迎接及欢送嘉宾信息中心现场拍照和视频记录10 / 13 活动宣传 1张贴海报：南校区南北宣传栏、南校区各宿舍楼楼下的宣传栏、南校区各教学楼楼下的宣传栏。 2. 网络：在学校的各个主要的群上发布消息，在学院主页、人人、QQ等 媒介上发布。 3摆摊：活动前一周在饭堂门前派发传单摆摊。 4. 短信：通知化院各班班长，请其帮助通知到班上同学。 5. 黑板宣传：南校区教学楼、宿舍楼黑板发布相应消息。 6.扫楼：如有需要，可进入宿舍楼进行宣传。 各项申请程序 按要求
20、填写申请表 发送 相关部门安排 反馈 干事确认 主持人 海报 进一步跟进、交流 活动开始前1天再次提醒 活动后期工作 五、部门影响力塑造与增强 为了塑造部门的影响力，拉近华工化院学术部与广大同学的距离，并且在此过程中，不断完善自身的工作制度和工作模式，让部门的工作给更多的同学带去帮助，树立先锋团队的形象，我们部门将试行以下措施，尽最大努力将其做到最好。 11 / 13 华工化院学术部的新浪微博 微博作为目前应用非常广泛的网络平台，提供了当代学生普遍接受的交流方式。因此，我们用可以吸引广大学生参与交流的方式来开展工作，将会取得良好的效果。为此，我们部门申请开通了新浪微博，名称为“华工化院学术部”
21、。部门微博的主要功能是： 1、与广大学生取得联系，聆听他们的心声，以使部门的工作方 向时刻与广大学生的切实需求相吻合。 2、发起一些投票活动，调查同学们对一些热点话题的观法，以便更好地了解同学们的思想动向。 3、发起一些讨论，引领时事讨论思潮，激发广大学生关注时局时势的热情，培养增强当代大学生的自身素质。 4、发表活动预告，为活动做宣传，以使同学们能迅速掌握第一手的活动资讯。 5、共享一些资源，如视频，文档等，为学生的学习、生活和工作提供尽可能有用的帮助，积极成为为学生所依赖的资源渠道。 我们会设置专人管理微博，及时更新信息，回复同学们的问题，为同学们提出的困难寻求解决方法。我相信，通过我们的
22、努力，华工化院学术部的微博一定可以成为同学们信赖的好朋友、好伙伴。 华工化院学术部公共邮箱 公共邮箱，即一个账号及密码均对外公开的、供广大学生登陆共享资源的邮箱，是一个非常好的资源下载平台，我们无法忽视它的作用。因此，我们部门申请了一个163邮箱，我们将一些有价值的资源，如讲座活动中主讲人的PPT，比赛的现场视频，还有一些学习资料等，以邮件的方式发至公共邮箱，以最方便快捷的方式提供给大家下载分享。 公共邮箱与微博紧密结合，工作模式为：在微博上发布可供下载资源的消息，并附上公共邮箱的地址和登录密码。这样，广大同学能方便地下载到自己需要的资源，切切实实地得到了便利，那么，我们的部门微博必将能受到越
23、来越多的关注。另外，我们通过积极与学校学生会学术部和其他学院学术部的同仁们取得相互关注，又可以将我们部门的视野向纵深开阔，影响力必将大大增强。 同样，我们会设置专人管理邮箱，及时上传各种资源，竭诚为广大学生服务。 广征资源 要为学生提供资源，我们必须要建立强大的资源库，所以，广征资源是我们的重要工作之一。我们会向所有渠道征集资源，号召更多的同学将自己12 / 13 手头拥有的资源拿出来与大家分享，鼓励赠人玫瑰、手有余香的行为。通过这种征集活动，我们可以获得来自各方的资源，经过审核后，收录入资源库中，然后用微博-公共邮箱的工作模式发布出去，供广大同学下载分享。我们也会根据上传人的意愿附带鸣谢，实现将有用资源经过学术部的组织协调得到广泛充分利用的双赢结果，营造浓厚、和谐的学术氛围和生活气息，体现学术部作为一个helper的重要作用。 通讯网 我们学术部还积极与学院各年级各班的班委、学院学生会的各个部门联系，通过飞信与他们组成通讯网，以便工作上的资讯可以迅速地传达到各方手中，为处理紧急事情打下良好的工作基础。 13 / 13
