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1、工程招标代理项目中的协调沟通问题探究科学之友FriendofScienceAmateurs2012年01月工程招标代理项目中的协调沟通问题探究汤豪光(广西建经工程监理有限责任公司,广西南宁530022)摘要:有效的协调沟通是招投标活动取得成功的前提和关键.文章结合笔者自身实践,就招标过程中有效沟通的目的,内容及方法进行探讨,并通过实例,说明了协调沟通的重要性.关键词:招标代理;协调沟通;招标人中图分类号:F284文献标识码:A文章编号:10008136(2012)03010302所谓工程招标代理,是指将工程招标作为代理对象的代理.它涉及到工程建设项目整个过程的方方面面,主要代理内容为各类工程建
2、设项目的勘察,设计,咨询,监理,还有与工程建设相关的设备,材料等的采购,以及附带的相关服务等.招标投标活动的重要特点之一是参与的相关方面较多,涉及的利益相关人主要有招标人,投标人,招标代理机构,专家评委和监管机构等.所有参与招标投标活动的各方都从不同阶段,不同角度或不同方式影响着招标投标活动.其中,招标人作为提出招标项目,进行招标的组织,自始至终影响着招标投标活动.因此,招标项目管理人员不仅要做好招标环节的基本工作,更要加强与招标人的协调沟通,以促进招标投标活动的顺利进行.1协调沟通的目的招标项目管理人员在提供招标服务时,从接受委托至招标结束,在各个阶段都要与招标人进行协调沟通,其主要目的如下
3、:1.1构建良好的合作关系在遵守公正,公平,公开原则的前提下,与招标人进行必要的沟通,能促进双方形成良好的合作关系,加强双方的协作与配合,保证各种必要的招标程序得以Jl,N实施,最终实现招标目标.1.2明确责任.与招标人进行适当沟通可以明确双方的责任与义务,增进彼此间的了解,促使双方认真履行职责,进而最大限度地保证有关各方的合法权益.1.3保证招标质量.提高招标效果和效率,为招标人提供更好的服务与招标人适当的沟通可以使招标项目管理人员获取更多的相关信息,利于正确分析各种疑难问题,作出合理判断,在不违背原则的条件下,为招标人提供更多,更好的服务,增加服务附加值,从而降低招标风险,确保招标服务质量
4、.此外,有效的协调沟通还能避免一些不必要的麻烦,从而节约招标成本支出,提高招标效率.2协调沟通的主要内容招标代理项目环节多,程序性较强,在每个对应的环节中,对应着招标代理与招标人进行必要沟通管理的内容,具体如表1所示.招标项目管理人员应依据招标环节内容,就涉及的要点与招标人加强沟通.3做好协调沟通关系的方法思考3.1理解招标人建设工程的总目标及意图招标项目管理人员要同时了解项目构思的基础,起因,出发点,尤其是政策性,意义性重大的国有投资项目,否则,可能会因对代理目标及任务完成有不完整的理解,给代理工作造成困难.3.2编制切实可行的招标方案招标方案是以招标项目的技术经济,管理特点,条件和功能,质
5、量,价格,进度需求为基础,依据有关法律法规,技术标准规范编制的招标项目的实施目标,方式,计划和措施.招标项目管理人员在与招标人沟通的基础上形成招标方案的初稿,需涵盖以下内容:工程建设项目背景概况;程招标范围,标段划分和投标资格;工程招标顺序;工程质量,造价,进度需求目标;丁程招标方式,方法;工程发包模式与合同类;工程招标工作目标与计划;工程招标丁作分解;工程招标方案实施的措施.3.3招标方案的审核与确定招标项目管理人员通过与招标人讨论,审核招标方案,做好代理机构的宣传工作,增进招标人对代理工作的理解,特别是加强对代理工作及招标法定程序的理解.主动帮助招标人增强对招标投标法等一系列法律法规的认识
6、,以自身标准化,规范化,制度化的服务去影响和促进双方工作的协调一致.合理的招标方案是提高招标T作质量的前题,同时也是招标人认可招标代理工作的一次契机,通过对方案的讨论,加深了相互了解与认同,为后续工作打下了良好的基础.3.4拟发出的成果文件必须得到招标人的确认招标代理机构必须依法代理,在招标人授权范围内行使职能,其在法律意义及授权范围上与招标人是等同的主体.招标代理机构应在尊重招标人的前提下,双方共同投入招标工作的全过程中.在发出一切成果文件前必须与招标人进行研究,并得到其确认.成果文件包括:招标方案,招标公告,资格预审公告,招标文件,招标答疑,评标报告,中标通知书等.对招标人在成果文件中提出
7、的可能违反法律法规,违反三公原则性的问题,要及时向其进行解释.可采取书面报告,提供法律依据等方式说明原委,尽量避免发生误解,以使代理丁作顺利实施.3.5加强招标结束后的协调沟通一般而言,招标代理机构在中标人确定并发出中标通知书后,招标人与中标人签订经济合同,该招标项目即告完成.为更好地服务招标人,在完成招标_丁作后,招标项目管理人员还应与招标人加强协调沟通:监督合同的执行,协调合同执行过程中的矛盾.工作中,招标项目管理人员应主动回访招标人,沟通招标人与中标人合同执行中是否出现问题,若有,应尽最大努力解决.并对合同执行过程中出现的问题进行收集,分析,一103科学之友FriendofScience
8、Amateurs2012年01月整理,若合同执行过程中出现的问题是因为招标文件本身不完善或存在缺陷,应将这种不完善或缺陷及时总结和反馈,并指导后续其他项目的招标.做好顾客满意度调查.招标人对招标服务满意既是招标代理机构服务的出发点又是落脚点.招标项目管理人员应主动与投标人沟通,为招标人提供良好的条件和渠道来提出意见及建议,以判断招标服务中存在的不足,改进招标服务水平,进而争取更多的客户.4案例分析某招标代理机构受某公司委托,承接其驻外分公司招标属地管理的项目.因几乎每个城市的建设招标管理部门都有针对该地区特点而制定的具体监督管理条例和执行办法,因此为促进该项目的顺利进行,必须了解该地区工程建设
9、的有关规定.对此,招标项目管理人员A(以下简称A)在项目计划中特别制订了详细的沟通计划,列出了项目关系人及他们各自需要的信息,何时需要,如何得到等.首先,该项目的出资单位专门派出负责人去当地了解项目情况,A主动要求一同前往.在A的沟通计划中,此行的目的如下:了解项目本身情况;了解该项目在当地分公司的主要参与人员和负责人员;了解当地建设招标管理部门的有关规定.第一轮沟通执行过程中,通过项目介绍会议,前两个方面的任务圆满完成.分公司主要参与人员和负责人员在项目前期工作中也走访了当地的建设招标管理部门,介绍了项目本身及当地一些管理办法和有情况,特别提出了当地规定在招标文件中不能出现具体的建材型号.问
10、题l:因A忽视了在沟通过程中的过滤和障碍情况,将它们都当成了有效信息,因而在和当地建设招标主管部门的沟通中忽视了对部分信息的核对,造成在招标文件的材料清单中重要建材没有具体参考型号.A根据在当地购买的招标标准文本和管理手册等相关文件,编制招标文件.文件制作完成后,A再次赶赴项目地点,经过审批,开始正式发售文件.在此过程中,A通过和当地建设管理部门以及其他当地招标公司沟通后,发现招标文件中可以通过参考字样写出建材型号.若无供参考的建材型号,各个投标厂商一般都会报上参考品牌中较低档的材料,以降低报价,提高中标率,而这种建材装修出的效果很有可能达不到设计要求.对此,A立刻作出关于项目状态及预测信息的
11、绩效报告,并和项目委托方分公司负责人沟通了该情况,但此时再添加建材型号已来不及了.问题2:此时,A未将此重要信息汇报到项目委托方总公司负责人,信息发布中的项目关系人和时间控制发生了遗漏.评标结束后,最低报价的厂商中标,A按照当地规定将结果进行了网上公示,公示期结束后,A通知中标厂商领取中标通知书,并进行下一步的签约工作.至此,招标工作告一段落.然而由于沟通工作中的疏漏,在该项目的签约工作中,项目委托方分公司和中标厂商就建设材料及价格出现了较大分歧,总公司也对该价格和中标价格间出现的差额提出异议签约一度搁浅.A协同专家和总公司负责人再次前往该地进行情况核实.在这次的情况调查和核实工作中,A将所有
12、过程做了详细的说明,专家进行了实地论证,总公司同意将该部分差额按照设计变更计算.在收尾工作中,A将此次沟通的完成记录和遗漏部分,作为沟通范围变更进行记录并保存,为完善以后类似项目的沟通计划做参考.5结束语我们可以设想,A如果在不出现任何遗漏的情况下,项目应如何进行.首先对第一次遗漏,若A重视了沟通中可能出现的过滤和障碍信息,就会考虑到该项目组成人员转述的要求不一定非常准确,进而可以和主管部门进行证实.证实后,A应就此事向委托方总公司和分公司的负责人进行声明,并给出合理化建议:为避免以后和中标厂商就建材类型产生分歧,而细化招标文件中的有关条款.如此,虽然前提准备T作时间会有所延长,但节省了后期工
13、作成本且可避免委托方总公司因此对招标结果产生的疑虑.当A第二次通过有效沟通了解到实际情况时,若将信息传达给总公司,即使最终未能更改招标文件,总公司也会对此情况有所了解并知道可能引起的后果,提前做出准备,使最终的签约顺利进行.A在这两次沟通中虽然在事后都采取了补救措施,但因时间因素,不但影响了招标项目的顺利进行,还导致了招标成本的增加.表1招标项目沟通内容序号招标程序环节招标代理机构沟通要点与内容1合同签订合同要件;项目情况2方案制定项目需求;招标人要求;项目难点3发布公告投标市场的预测;投标人资格要求;时限4投标报名报名情况;报名结果5预审文件编制与发布资格预审要求;评审办法6资审评审评审情况
14、;评审结果技术要求;商务要求;经济要求;投标要求;7招标文件编制与发布评标办法8答疑,踏勘j预备会项目特征;投标注意事项9开标会议情况;开标会流稗;开标记录与结果lO评标评标准备;评标情况;评标结果11公示公示过程情况;投湃与质疑12定标定标有关问题;定标结果参考文献:1程艳霞.管理沟通M.武汉:武汉理工大学出版社,2003.2戴革胜.投标师如何做好与利益相关人的协调沟通J.中国招标,2010(42):2123.(编辑:王平)TheExplorationofCoordinationandCommunicationProblemsintheProjectTenderAgencyTangHaogu
15、angAbstract:Theeffectivecoordinationandcommunicationisthepremiseandkeyibrthesuccessofthebiddingactivity.Basedontheauthorsownpractice,ontenderobjectives,contentsandmethodsofeffectivecommunicationprocesstoexplore,andanexampletoillustratetheimportanceofcoordinationandcommunication.Keywords:tenderagent;coordinatio12andcommunication;tender一104
