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1、浅谈现代企业秘书的会议管理三明市农业学校 陈晓玲摘要：本文主要是讲述企业秘书人员在现代企业会议管理中所起的作用，所处的地位，以及在会议过程中的各个阶段所应做的各项工作。通过对企业秘书在会议管理的会前筹备、会中服务、会后善后等三个阶段的工作，阐述了企业秘书所应具备的各项会议管理技能。关键词：企业秘书 会议管理 基本内容 能力培养在先代企业中，秘书所包含的涵义已不再是传统的“打杂的”或者是领导的小跟班了，新时代的到来，市场的竞争，企业的要求，企业秘书人员应具备的能力也随着发生了改变，在企业中所起到的作用也不同。许多企业进行决策、管理、组织、宣传等方面的事项都是通过会议实施，会议是为了企业的发展而服
2、务的。而企业会议的开展，秘书在其中占有重要作用，本文就企业秘书的会议管理展开了阐述。一 、现代企业秘书在会议管理中的重要作用（一） 会议管理是现代企业管理的一个重要环节会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。在我国，会议已成为企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已经成为企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式，是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，交流经验，布置工作，统筹协调，解决问题的重要手段。社会生产的每一步发展，社会文明的每一个进步，都离不开科学的决策，而科学的决策必须依靠围绕决策展开的
3、各种会议活动方能实现。通过会议的科学决策，便可以产生解决问题或展开行动的方案，来达到为企业服务的目的。通过会议形成的决议，要比单纯的行政命令更具有权威性，同时会议也是实施行政领导和指挥的重要手段之一。现代企业可以通过会议进行信息沟通，传达上级的意图，公布企业整体状况，了解下属工作情况，明了下属思想情绪状态，及沟通其他信息。因此，会议的开展是现代企业进行管理的一个重要环节。（二） 现代企业秘书在会议管理中起着重要的作用参加会议，搞好会务工作作为企业秘书的一项经常而重要的工作，是人们所公认的。能否成功地组织好一次会议，企业秘书在其中扮演着重要的角色。现代企业秘书在筹备一次会议时扮演着总策划师的角色
4、，规划好一切会议中各个阶段的琐碎事务，使之能够顺利进行。而面对着在会议中所突发的各种事件与意外，企业秘书要能够果断地进行处理，做好与领导、同事以及下属的沟通。概括的讲主要有5大作用。一是起到了决策作用，帮助领导作出决策。二是拥有执行作用，有效开展会议的各项工作。三是具备沟通作用，在会议中起到上情下传，下情上达的桥梁。四是起到协调作用，协调在会议中的事项进程安排。五是具有监督作用，对会议完成情况的监督评估。企业秘书人员应该在会议管理中积极发挥综合协调、承上启下的作用，在大量周密细致的工作基础上，及时协调解决会议中出现的问题，做到良好沟通，为确保会议取得良好效果发挥积极作用。二、现代企业秘书会议管
5、理的基本内容（一）会前筹备工作要做好会议的准备工作。准备工作很重要，准备是否充分，直接影响会议的质量和效果。1.确定会前筹备方案一场会议筹备方案的形成，企业秘书人员首先应组建会议筹备委员会，划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案负责人，以形成责任到位制度。再与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具，若是需要进行电话或视频等远程会议时还需事先准备好所应用到的设备与工具。还有文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排。最后方案拟订后要上交给上司审核，再行具体安排与部署。2.检查会务筹备情况会议筹备方案完成并展开后，企业秘书还需进行会前的情况检查，主
6、要方法有听取会议筹备人员的汇报，以及会前现场检查，以确保所有事项都齐全，若发现问题也可及时予以催办和落实。事例：某某公司在某市会议中心举行新产品展销订货会，会前有关领导反复强调要加强会前检查，不要出现任何安全隐患，但会议筹备机构的有关人员未能引起足够的重视，他们只是听了会议筹备方和参展方的简单汇报，没有到现场进行必要的检查，结果被市消防局的有关部门责令停展，进行停顿，因而给企业带来了不必要的损失。这事例说明了会议的检查是一项严肃的工作，企业秘书既要作到全面周到，一丝不苟，注重细节，逐项落实，又要眼见为实，实地检验。而会务筹备情况检查结果可通过书面形式、口头形式、协调会形式了解，其中书面形式是必
7、不可少的一种检查形式。会议文件包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。对于这些会议文件的审核主要有对校法、折校法、读校法。一般会议文件审核过程是由起草文件的秘书自审，再交由主管秘书进行初审，最后由主要领导实行终审。而在检查过程中企业秘书应当将情况及时与领导汇报沟通，以书面报告或口头汇报会议情况等形式使得领导与秘书等会议筹备人员之间能够保持会议进展情况的流通。3.拟定会议的应急方案任何会议的开展，无论筹备方案多么详细，仍可能会有些紧急的和意外的事件发生，它们将使会议出现混乱，因
8、此企业秘书人员在会议开始前应制定出应急方案。方案内容应包括人员、场地、设备、资料、健康与安全问题及行为问题。企业秘书应在会议应急方案中将各种可能出现的情况作到责任落实到位。在制订应急方案中应注意住宿安排要妥善。具体安排住宿时，要根据与会人员的年龄、性别、健康状况以及房间条件统筹安排，还应注意的一点是要尽量避免少数民族与会人员的民族宗教禁忌。餐饮服务要周到，医疗卫生工作要有备无患，交通保障应落实到位，建立24小时的用车值班制度。会议通讯服务要力求标准、稳定、可靠、迅速、注意保密。在休会期间娱乐生活需丰富多彩，企业秘书应筹备举办一些电影观摹、联欢会、舞会，为与会人员提供交际联谊的机会和场所。最后，
9、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位。（二）会间具体工作在进行阶段，要按照各自分工，做好会务工作和各项服务工作，确保会议的顺利进行。1.签到及入场工作与会人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计与会人数，便于安排会议工作。一般设有：簿式签到、会议工作人员代为签到、证卡签到、座次表签到、电脑签到等方法。与会者报到时，企业秘书应安排好接待人员做好查验证件、登陆个人信息、接受审查资料、发放文件、预收一定费用、安排与会人员的住宿、引导与会者就座与保持会场秩序等的工作。2.会间秘书的相关工作在会议开展期间，企业秘书应做到确认与会人数，将其编组，做好会议记录，会议发言进程，也应适当地促进会议
10、决议的形成，注意会议的保密工作。而会议记录的内容应包括会议的概况、会议的进程如发言情况、表决情况、会议结果等，会场情况如迟到早退等，会议记录签署会议发言则应分为邀请相关人员发言以及与会人员自由发言讨论两重形式，使得会议内容更为全面丰富。而会议的保密工作应通过加强对与会者的教育，健全制度、人员管理、文件管理、设备管理等进行。在休会期间，若是较长时间的会议，企业秘书则需要安排一些娱乐节目作为调节，在安排活动的过程中应把握组织安排工作、娱乐设施的安全、娱乐经费预算等。3.处理会中突发事件会中突发事件可分三类：人员问题、健康与安全问题、行为问题。企业秘书在处理人员问题时，若是演讲人不能按时到会可安排替
11、代这或修改议程。处理健康与安全问题则应组织专门安全小组负责加强会前安全检查、安排好医护人员以应急，加强值班工作和应急车辆的安排。而处理行为问题时，可对发言人进行发言前的沟通，如行为不当者可请其暂时离场。而一般情况下，企业秘书处理会中突发事件的程序为向领导报告，启动会议应急方案并实施，必要时向公共应急机构请求支援，最后则是向受害者及其家属进行安抚，与媒体沟通等。企业秘书处理善后工作时应注意作到责任分工，落实到位。事例：已经是晚上8点钟了，天地公司的部门经理会还在热烈的气氛中进行。王副总正准备进行总结时，用力一挥手，不料刚刚续上茶水的茶杯被打翻了，开水全泼到了旁边林叶的手上，林叶被烫得跳了起来，就
12、在大家惊呆时，总经理秘书高翔迅速打开一瓶矿泉水浇在了林叶的手上，又马上把她拉到洗手间用冷水冲洗，自己则回到办公室拿来了一管烫伤药给林叶敷上。然后安排了车派人把林叶送往医院。王副总在一旁欣慰的看着，对高翔感到了十分的满意。在这次的会中突发事件，高翔的果断处理来自平时对工作要求的了解和丰富的生活常识。在办公室内备有一些应急药物，是一个企业秘书应该想得到，办得好的。（三）会后善后工作会议结束后，企业秘书应及时做好会议文件的立卷归档工作，会议文件应包括会议正式文件、参阅文件、发言稿、讲话记录等其他有关资料。安排与会人员离场，安排交通工具和行车路线，确保每个与会人员及时安全的离场。企业秘书还应及时进行会
13、务工作总结，检查会议目标的实现情况，各个小组的分工执行情况，将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，不断改进会议的组织服务工作，奖惩相关人员，并妥善解决会议的遗留问题，使会务工作圆满结束。一般除机密性较强的会议外，企业秘书都需要将其此次的会议工作整理并发布新闻报道，进行宣传为公众所知。还需要对会议进行评估，有三方面：对会议组织者的评估，是根据会议主持人、会议发言人的表现情况，以及会议议程进行的情况来进行的；对与会中个人的评估是为了使与会者能够更加了解自己的表现及需改进的地方；对会议的成本评估，有时间成本、直接会议成本、效率损失成本。任何会议都需要进行成本核算，这是对企业管理者的一
14、般要求，更是会议组织者必须掌握的一项工作责任。没有经费预算、不计成本投入多少的会议，即使效果再好，也会对企业造成不必要的浪费。三现代企业秘书提高会议管理能力的途径对于现代企业秘书会议管理能力的培养，可以从加强学习、岗位培训、工作中的实践这三方面进行。（一）加强学习由于现代大多企业会务工作内容十分广泛，并且会议的类型多种多样。因此要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，掌握同本职工作相联系的各方面的情况，使用各种为会议服务的设备要求企业秘书人员成为“通才”和“杂家”，能够站在全局的角度观察与考虑问题，这就要求企业秘书应具备更高的素质及会议管理技能。因此企业秘书人
15、员必须加强学习，这主要是抓好思想政治学习和各项业务技能知识的学习。加强思想政治学习是培养企业秘书工作的使命感和责任感的基础，而学习各项业务技能知识，是使自己能更好地驾驭本职工作的关键，起到领导的助手作用，做到遵从领导指示，以配合领导做好各项工作。加强学习可采取多种形式，如请专家做演讲、收看电视讲座、组织学习讨论等。并且，企业秘书应通盘了解会议业务的种类及要求，熟悉会议管理的各种技能，并加强会议管理技能的学习，培养自身的会议管理策划、协调沟通、组织协作等技能，通过这些能力的加强学习及巩固，形成比较扎实的会议管理技能基础，为实践中的会议管理做好铺垫。（二）岗位培训待添加的隐藏文字内容2岗位培训是结
16、合一定的职业要求对企业秘书人员进行会议管理技能的培训。面对着市场竞争的加剧，科技的发展，现代企业的会议管理模式也在发生着改变，传统的会议模式已经逐渐为电子化的会议管理模式所取代，如电话会议、视频会议、网络会议等的远程会议。会议模式的转变意味着新型会议模式的到来。而现代企业秘书应该在传统会议管理基础上加强现代企业会议管理能力的培训，以适应未来企业的发展。而通过能力的加强学习无论如何是不能够完全掌握会议管理技能的精华，所以企业秘书人员可以通过岗位培训示范教学来通盘把握会议管理技能的要点。岗位培训可以邀请有关人员、专家示范，也可以通过大众传媒和现代化培训教学手段让受岗位培训的企业秘书人员来学习，并在
17、培训模拟实践中不断积累经验获得能力的提高。（三）工作中的实践通过加强学习基础的巩固，岗位培训的学习，最后是在真正工作中进行实践。企业秘书人员要真正掌握会议管理技能，就必须积极投入到工作实践中去，通过在工作中的实践来检验和纠正在加强学习和岗位培训中得来的知识，并且通过在会议工作过程中实际运用加强学习与培训过程中所学得的各种知识经验来提高能力，通过对整个会议进程的策划筹备组织来掌握对于企业秘书会议管理所应具备的技能。会议是一种有组织有领导的活动，现代企业秘书人员应要掌握较强的办事能力和组织协调能力，较高的文字水平等能力，就必须通过在实际工作过程中获得的经验来达到这些能力的提高。只有通过工作实践，才
18、能巩固自己所学，从而成为一名出色的企业秘书人员。现代企业秘书提高会议管理技能的这几种方法应该相互联结，相互弥合，在发挥各自优势的基础上相互支持，形成合力来加强企业秘书会议管理能力，达到能力的提高。加强基础学习既不能架空于实践经验之上，实践经验也不能没有加强基础学习作为后盾，两者相辅相成，现代企业秘书应该通过这些途径来提高自身会议管理能力。四、结论综上所述，我们可以了解会议工作在现代企业中的重要作用，许多企业进行决策、指导工作都是通过开会的方式进行，而企业秘书是服务于企业发展的，在会议开展中起到了重要的作用。企业秘书必须扎实掌握好会议管理的基本内容，做好会前筹备工作、会中具体工作、会后服务工作等，从加强学习、岗位培训、工作中的实践等方面提高企业秘书的会议管理能力，做到做好上司的左右手，为企业的发展发挥积极作用。参考文献：1天虹.会议管理实务.北京：中国纺织出版社，20052罗杰.摩司魏克，罗伯特.尼尔森.会议管理.桂林：广西师范大学出版社，20013张浩.办公室事务管理执行标准.北京：蓝天出版社，20074廖金泽.怎样做高级秘书.广州：广东旅游出版社，2000
