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1、中小物流企业内部控制建设刍议胡玉,等:中小物流企业内部控制建设刍议研究与探讨doi:10.3969.issn.1005-152X.2009.07.027中小物流企业内部控制建设刍议胡玉,邬跃(北京物资学院,北京101149)【摘要】健全且执行有力的内部控制对中小物流企业顺利渡过当前的严冬以及健康快速发展具有重要意义.首先明确了研究对象,然后从内部控制的定义及中小物流企业特点人手分析我国中小物流企业目前内部控制的特点,最后从控制环境,风险评价,控制活动,信息与沟通以及持续监控五方面论述中小物流企业如何建立内部控制.【关键词】物流企业;中小企业;内部控制【中图分类-1F253【文献标识码】A【文章
2、编-1005一l52x(2oo9)07008503DesignofInternalControlforSmall/mediumSizedLogisticsEnterprisesHUYu.WUYue(BeijingWuziUniversity,Seijing101149,China)Abstract:Thepaperspecifiestheresearchobjectivefirst.andthenanalyzesthelaturesofsmall/mediumsizedlogisticsenterprisesin-ternalcontrolstartingfromdefinitionofint
3、ernalcontrolaswellascharacteristicsofsmall/mediumsizedenterpriseperspective.Finallyitde-scribeshowtodesigninternalcontrolforsmall/mediumsizedlogisticsenterprisesinfiveaspectsascontrolenvironment,riskassessment,controlactivities.information&communicationandongoingmonitoring.Keywords:logisticsente
4、rprise;small/mediumsizedenterprise;internalcontrol;1引言肆虐的金融风暴刮倒了雷曼等全球知名企业,把全球经济带入了几十年不遇的严冬.为什么会爆发金融风暴,众多专家的观点各异,但他们都不反对这一观点内部控制薄弱或未得到有力执行.制造业是我国经济的核心,也是对物流需求最为旺盛的产业之一,金融风暴直接导致我国制造业发展受阻,物流企业特别是中小物流企业本不平坦的发展之路也因此更加崎岖.虽说内部控制不是万能的,但健全且执行有力的内部控制对于企业顺利过冬,乃至冬去春来的发展壮大有重要促进作用.内部控制因行业,企业自身特点不同而各异,中小物流企业如何建立内部
5、控制制度是本文所要探讨的问题.2研究对象的界定2.1中小物流企业物流企业是指从事物流活动的经济组织.中小物流企业分为两类进行界定,第一类交通运输业中小型企业须符合以下条件:职工人数3000人以下,或销售额30000万元以下.其中,中型企业须同时满足职工人数500人及以上,销售额3000万元及以上;其余为小型企业.第二类邮政业中小型企业须符合以下条件:职工人数1000人以下,或销售额30000万元以下.其中,中型企业须同时满足职工人数4OO人及以上,销售额3000万元及以上;其余为小型企业.2.2内部控制内部控制是指企业为了合理保证运营的效率,财务报告的可靠性,相关法令的遵循性等目标的达成,由董
6、事会,管理层和全体员工共同设计与实施的一系列程序和政策,是在内部牵制的基础上,由企业管理人员在经营管理实践中创造,并经审计人员理论总结而不断完善的自我监督和自行调整体系.具体内容包括控制环境,风险评估,控制活动,信息和沟通及监控等五个要素.按控制的目的不同,可将内部控制分为会计控制和管理控制.会计控制是指与保护财产物资的安全性,会计信息的真实性和完整性以及财务活动合法性有关的控制;管理控制是指与保证经营方针,决策的贯彻执行,促进经营活动经济性,效率性,效果性以及经营目标的实现有关的控制.内部控制的重要作用是不言而喻的.健全而有效的内部控制有利于中小物流企业改善经营活动,提高工作效率和管【收稿日
7、期12oo90611【基金项目】北京市现代物流研究基地项目资助【作者简介】胡:E(1981-),女,湖北广水人,北京物资学院研究生部管理科学与工程专业研究生,研究方向:物流工程;邬跃(1957一),男,北京人,教授,北京物资学院院长,研究方向:物流管理与工程.一85研究与探讨物流技术2009年第28卷第7期(总第202期)理水平,关系到企业经营管理工作的成败和企业的兴衰.其作用表现在:(1)规范激励作用.物流企业对作业标准程序要求非常严格,内部控制着眼于各业务环节是否符合既定的规范标准,从而使企业的经营活动做到有章可循.与此同时,合理的监督考核体系较真实地反映员工工作业绩,激发员工的工作热情和
8、潜能,从而提高工作效率.(2)梳理整合作用.近几年中小物流企业的快速发展,要求其健全有效的内部控制不仅能查弊纠错,还能统筹全局,帮助管理层实现管理的规范化与制度化,整合企业资源,控制风险.(3)协调促进作用.内部控制注重流程设计,通过内控流程,启发管理者了解业务部门的实际工作动态,充分发挥控制的影响力,达到工作的协调.(4)信息与沟通方面的特点.很多中小物流企业没有信息传递与沟通渠道,企业尤其是管理者不重视倾听基层员工的声音,认为管理是领导的事,一线员工干好自己的活就够了.信息反馈不及时,就很难对市场变化做出快速反应,服务质量的提高也就无从谈起.沟通不畅,员工的声音得不到重视,其积极性以及对企
9、业的认同就会受到影响,高流失率就产生了.(5)持续监控方面的特点.中小物流企业缺乏对业务流程的规范和控制,员工操作很随意;会计处理不规范,财务报告的编制受管理层约束;不存在内部审计部门;由于很多不是公司制法人,基本不聘请外部审计师进行审计;很少对内部控制进行科学评价并采取措施弥补内部控制的缺陷.3中小物流企业目前内部控制特点4内部控制的建立大连智丰物流咨询服务有限公司一项调查显示:75%的被调查中小物流企业管理层内部控制意识薄弱,组织机构设置不合理,企业制度不健全,没有内审部门,企业内控部门责权不对称,内部控制和监督不力.我国中小物流企业规模小,组织机构不健全,法人治理结构缺失等原因决定了其当
10、前内部控制有以下特点:(1)控制环境的特点:企业文化尚未形成,员工价值取向多样化;企业吸引力弱,员工流失率高,对员工培训不足,很多员工不具备应有的胜任能力;企业创立不久,很多是个体户或家族企业,法人治理结构基本不健全,基本不存在董事会和审计委员会;企业管理哲学和经营风格就是创业者的管理理念和经营方式,缺乏稳定性与科学性;组织结构不健全或机构臃肿低效;职责不明,权责不对等;人力资源政策模糊,执行不到位.(2)风险评估方面的特点.企业管理层风险管理意识淡薄,对企业面I临的风险预见不足,分析不够,缺乏评估和合理的应对策略.宅急送是国内大型物流企业,也是国内管理较好的物流企业.突如其来的金融风暴几乎把
11、这个野心勃勃的物流企业刮倒:近乎疯狂的扩张导致资金链几乎断裂,无奈地与外资结盟又因准备不足未过商务部审核关无果而终,走上了裁员压缩成本的道路宅急送遇险与其内部控制不健全不无关系,与其淡薄的风险管理意识和对市场过于乐观的态度是分不开的.一个在业界称得上优秀的企业风险管理尚且如此,其它企业就更不用说了.(3)控制活动的特点.物流业务一般包括市场营销,接收订单,派车,上门提货,开票,收款,存储,流通加工,送货,货物追踪,客户回单等多个环节,涉及到物流,商流,资金流和信息流,整个业务流程是非常复杂的.按照内部控制要求,很多岗位需要分离,包括但不限于接收订单与派车,收款与开票,送货与货物追踪等.而在现实
12、中,很多物流企业规模小,为了压缩成本,一个业务员同时负责整个流程,丢货时有发生,有些时候货,车,款,人突然间从人间蒸发也时有耳闻设计合理的控制制度并有效执行,是广大物流企业降低经营风险,提高服务水平,健康发展的保证,而这点恰巧是中小物流企业重视不足的地方.一864.1内部控制建立的原则(1)制衡原则.具体而言,如完成某项工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作,相互监督,相互制约,相互证明;(2)成本效益原则.在设计内部控制时,一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比,控制点设定需根据实际情况,力争以最小的控制成本获取最大的经济效益;(3)岗位责任原则.在设置岗位时必须考虑到不相容岗位相分
13、离,让员工理解其各自的控制责任;(4)系统原则.按照系统网络原则的要求,各项控制点应在企业管理模式的控制之下,设立要齐全且点点相连,环环相扣,不能脱节;(5)灵活适用原则.企业不同内部控制设计不可一刀切,设计内部控制是为了真正提高企业经营效率,因而不可华而不实.4.2中小物流企业内部控制设计框架4.2.1控制环境.中小物流企业控制环境建设需要先从企业最高领导者开始,管理层必须传递一种信息,即在正直守德的价值取向上是不能妥协的,员工也必须收到并理解这种信息.管理者必须立言,立行以昭示其高水平的道德标准.唯有如此,才能营造出良好的职业操守和道德情操,企业文化才具有实质内涵.管理者必须明确每一工作岗
14、位所需的能力水平,并将此能力水平具体化为所需知识和技能.企业人力资源政策应体现企业的价值取向,保证各级员工应有的胜任能力.董事会及审计委员会,能够提供重要的监督功能.中小物流企业一般都没有董事会这样的治理层,但企业可以设置具有此类职权的管理岗位,选用具备履行职责所需能力,知识与经验的人担任此职务,同样可以做到防止管理层凌驾于内部控制之上,确保内部控制的有效性.企业公司的组织结构的设置既不可过于简单以至于不足以对企业经营进行适当监控,也不能过于复杂而阻塞信息传递,同时应确保权责对等,权责明确,分工适当,授权适度.4.2.2风险评估.企业不论大小都面临多种风险,树立风险防范意识对企业持久发展具有重
15、要作用.广大中小物流企业风险意识狭隘,很多只关注员工是否偷窃,运费是否能收回等,这些是风险,但企业只关注这些是远远不够的,企业需要首先关注战略风险.战略的正确与否决定企业命运,战略风险是企胡玉,等:中小物流企业内部控制建设刍议研究与探讨业最大风险,雷曼如果预见到了战略风险就不会破产,宅急送如果预知战略风险就不会走到今天舍弃员工以求自保.评估战略风险并积极应对需要企业最高管理层具有战略眼光,时刻关注赖以生存的环境变化,保持高度警惕,树立危机意识.企业需要注意的另一个风险是经营风险,其影响仅次于战略风险.识别经营风险,评估经营风险进而制定应对策略需要管理层制定完善的规章制度,并使各级员工理解认知并
16、严格遵循这些规章制度,需要企业投入一定的人力,物力和时间.4.2.3控制活动.控制活动包括一套全面的政策和相关的执行程序,以确保管理层的指令得到正确执行.这些政策和程序有助于企业采取适当措施,管理风险,从而确保其目标的实现.物流企业对作业标准程序要求非常严格,内部控制着眼于各项业务环节是否符合既定的规范标准,从而使企业的经营活动做到活而有序,达到预期效果.目前,大多数中小物流企业的业务流程比较混乱,而现在有很多咨询公司可以提供帮助企业涉及业务流程等相关服务,而且收费是中小物流企业能够承受的,此外企业可以把自己不擅长的领域进行外包,例如将帐务处理,人力资源等外包.4.2.4信息与沟通.信息对于企
17、业决策至关重要.企业不论大小都应积极通过内外部多种渠道收集信息,包括但不限于行业信息,宏微观经济信息,政策法规信息,监管信息等,并对这些信息进行加工处理以获得决策依据.同时企业需要加强内外部沟通.加强内部沟通是指给员工提供一个畅所欲言的平台,使他们没有顾虑地向企业表达心声,做到这点与企业大小无关,只要管理层愿意做,这样做也是增强企业凝聚力,提高员工满意度最有效的方法之一.加强外部沟通是指企业积极主动与外界各方投资者,政府部门,竞争对手,客户以及其它利益相关者进行沟通,使社会了解企业,这点对企业的市场营销和危机处理有很大帮助.4.2.5持续监控.企业内部控制的建立和执行是一个持久的循环过程.对企
18、业已有的控制执行状况进行监控,发现问题及时反馈,企业随即修正原有监控制度.当环境等发生变化,企业原有的控制制度又可能失效,企业又需要设计新的控制.如此往复,周而复始同时,企业需要定期或不定期地对某些关键控制点进行个别评价,以保证这些关键控制点的控制手段有效,企业无大的风险.每个周期末,企业需要将持续监控所发现的内部控制缺陷向适当管理层(考虑到中小物流企业一般没有治理层)予以反馈,以保证内部控制始终健全而有效.5结束语内部控制存在很多固有缺陷,不是企业发展的万能药,但这并不影响企业投入资源建立健全内部控制并使之行之有效.内部控制的设计是非常困难的工作,笔者在此抛砖引玉,希望更多的人关注中小物流企
19、业的发展进步.【参考文献】1毕马威会计师事务所.COSO内部控制框架测试程序【R】.2007(上接第55页)体法律制度包括物流企业设立的条件,经营许可,物流企业设立程序和开展经营活动条件等内容.物流企业市场准人问题,资质问题也是物流业发展的基础性问题.现行物流法律法规却对此问题无任何规范和调整,因此,加快物流企业市场准入问题,资质问题的立法更是当务之急.第二,物流行为法律制度.即指调整物流主体从事物流活动的行为的法律规范;市场行为包括物流活动,涉及采购,仓储,运输,流通加工,包装,配送,装卸,搬运,信息处理等方面;虽然大多数的物流行为是可以分拆为若干个单行法律来调整和管理的,但涉及综合性的就缺
20、少法律依据.这些问题,都需要有相应的法律指导和规范.第三,物流秩序法律制度.即调整国家与物流主体及物流主体之间特殊市场关系的法律规范.包括主管机关对物流管理的职责,物流产业政策的制定,政府作用的发挥和对物流业发展的扶持等.市场监测调控与管理包括商业网点规划,生活必需品应急管理,特殊商品,特殊行业,市场流通促进等.市场秩序包括反垄断,反不正当竞争,商事交易管理,知识产权保护,价格等.健康的市场秩序离不开法律制度的有力保障.通过法律手段加强对物流的组织管理,创造公平,公正的市场竞争环境,是政府职能的一部分.第四,物流标准法律制度.即与国际技术和管理标准体系接轨的我国物流技术与管理标准法规,主要是技
21、术操作规程和标准.技术规范主要包括物流运行中的技术标准,物流的技术规范较多地体现为包装,搬运和装卸等物流系统的技术标准和行业标准.标准化是现代化生产和流通的必然要求,也是现代科学管理的重要组成部分,因而,它构成物流法的内容.物流标准化是流通现代化的基础.根据目前我国物流标准化进程中存在的问题和国际物流标准化的发展方向,要加强物流术语,计量标准,技术标准,物流作业和服务标准等基础标准的建设.把重点放在技术标准的制定与推行上,对通用性较强的物流设施和装备的标准进行全面梳理,修订和完善,并形成系统的标准法规体系.物流发达国家的经验告诉我们,现代物流业的发展离不开物流标准的制定和实施.国家物流规范标准的缺失,已成为物流现代化和国民经济发展的一大阻碍,以立法的高度建立物流标准化体系是目前工作的重中之重.参考文献】【1】中华人民共和国国家标准物流术语(GB/T183542006)的解释.2孟咸美,钱芝网.物流法概论【M】.北京:中国时代经济出版社,2007.一87
