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1、二十三冶建设集团房建工程分公司风险管理制度汇编终稿 二十三冶建设集团房建工程分公司风险管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范房建工程分公司(以下简称“公司”)的风险管理,建立规范、有效的风险控制体系,提高风险防范能力,保证公司安全、稳健运行,根据中华人民共和国公司法等法律、法规和中国五矿集团公司、二十三冶建设集团有限公司关于全面风险管控的相关规定,结合公司的实际情况,制定本制度。第二条 风险管理的基本任务:树立全面风险管理理念,改进风险管理监控方法,强化风险全程管理,增强识别、计量、预警、防范和处置风险能力,提高风险管理水平,确保风险在可控范围之内。第三条 公司风险是指未来的不确定性对公司实
2、现其经营目标的影响。风险管理工作,指公司围绕战略目标,在公司管理和业务开展的各环节中进行风险管理和风险控制的全过程。第二章 风险管理的原则、目标及要求第四条 风险管理工作应遵循以下原则(一)全面性原则:风险管理工作须包含公司所面临的所有风险类型,覆盖公司所有部门和岗位,并渗透到各项业务的每一个操作环节;(二)相互制衡原则:部门和岗位设置权责分明、相互牵制,各项业务操作环节交叉控制或监督,防止操作失误或舞弊发生;(三)一致性原则:风险管理策略与公司业务发展战略有机结合,与公司长期发展目标相一致;(四)时效性原则:能及时、准确地识别、控制和管理风险;宏观经济、市场环境及公司经营管理发生变化时,能适
3、时适度调整风险管理措施;(五)定性与定量相结合原则:逐步建立完备的风险控制指标体系及定性与定量相结合的评估标准,使风险管理工作更具客观性和可操作性。第五条 风险管理的目标(一)保证公司的经营合法合规及公司各项规章制度的贯彻执行;(二)将风险控制在与公司总体经营目标相适应并可承受的范围内;(三)建立针对重大风险发生后的危机处理方案,防止公司因风险或危机发生而遭受重大损失;(四)形成良好的风险管理文化,强化公司全体员工的风险管理意识。第六条 公司建立完善的风险管理机制,必须做到领导重视、制度缜密、手段科学、监控有效、应对有备、处理得当、纪律严明。第七条 风险管理措施应在对各类风险识别、分类的基础上
4、,根据各类风险的性质和特点制订,相关要求包括:(一)在相关的业务管理制度中制订相应的控制或预防性制度规定及程序规则,包括在流程中设置权限和制约关系,明确各环节上的责任等;(二)综合管理部、监察、审计部门应根据监督、检查的需要,选择相关的控制点进行充分监控和检查,发现问题及时反映、报告;(三)对可能出现的问题制订相应的应对措施,以控制和减小由此带来的损失;(四)当发生风险控制失效造成实际损失时,根据风险控制失效的原因认定相关责任并对有关责任人进行相应的处理。第三章 风险管理组织及职责分工第八条 公司成立总经理为主任的风险管理委员会,负责提出公司风险管理规划和体系建设方案,审批公司风险管理策略和重
5、大风险应对方案,审定公司总体风险水平,监控和评价风险管理的有效性和公司管理层在风险管理方面的履职情况,承担风险管理的最终责任;各部门是公司风险管理的具体实施单位,各部门负责人为风险管理的第一责任人;综合管理部负责风险管理的归口管理。第九条 公司各部门在风险管理方面的主要职责:(一)公司各部门按照公司制定的风险评估的总体方案,根据业务分工,识别、分析相关业务流程的风险,确定风险应对方案。(二)根据识别的风险和确定的风险应对方案,描述业务流程,编制风险控制文档。(三)组织控制制度的实施,监督控制制度的实施情况,发现、收集、分析控制缺陷,提出控制缺陷改进意见并予以实施。对于重大缺陷和实质性漏洞,应向
6、分管领导汇报情况,以便公司监控内部控制体系的运行情况。(四)配合财务审计、纪检监察等部门对控制失效造成重大损失或不良影响的事件进行调查、处理。第四章 风险管理内容及内部控制制度第十条 经营管理系统风险及内部控制措施(一)业主资信的风险业主的资信风险主要来自于业主诚信度、资金信用、项目资金到位情况,项目审批手续是否完备(如立项审批文件、建设用地许可、建筑规划许可、施工许可等),拆迁是否已到位等。控制措施:对项目进行实地考察,多渠道深入了解业主各方面的信息,坚持原则,对业主诚信度不高,资金到位情况不好的项目,不参与投标。(二)外界环境的风险外部环境风险包括宏观经济环境、项目地区政策及社会环境、自然
7、地理环境及灾害等不可控因素带来的风险。控制措施:及时了解国家及行业政策动向,分析市场供求情况,调查项目地区政策、社会及自然环境,合理预测风险,并分别采取控制、规避、转移、分担、承受等应对措施。(三)招投标的风险招投标的风险主要来自于投标决策、对招标文件的响应、投标技术文件的编制、投标报价的确定、竞争对手的实力和操作等。控制措施:和业主及招标代理公司进行充分沟通,深入理解招标文件内容及要求,提高投标施工组织设计的编制水平。详细考察项目所在地的地材价格、施工单价、定额水平、劳务队伍素质及劳务单价后,再结合自身实际及对竞争对手的了解,合理确定投标报价。(四)合同风险施工合同风险来自于合同是否合理、合
8、法、完整,双方的权益和义务是否失衡,尤其是合同价格、付款方式、工期奖罚等方面存在的风险。控制措施:规避固定总价及合同价款不作调整的合同;重视合同谈判及起草,严格执行合同承办部门对合同条款进行细致审查的制度,合同签订前相关部门及领导须对合同进行评审;密切监控合同履行过程,定期检查合同执行情况,一旦发现对方有违约迹象或者已有违约行为,立即采取相应对策,防止风险扩展。在对方违约给我方造成损失后,依法采取协商、仲裁或诉讼等方式挽回损失。第十一条 财务管理系统风险及内部控制措施(一)资金风险资金风险表现为业主方不能按合同约定及时足额的支付工程款,造成回收工程款难度加大并形成坏账。控制措施:项目部主导,财
9、务部配合,及时编制工程款支付申请资料,加强与业主的沟通,加大资金的回收力度。(二)税务风险税务风险包括个人所得税代扣风险和原始凭证不合规、费用列支不规范等影响企业应税所得增加的风险。控制措施:财务部在个人所得税上代扣代缴到位,要求提供合法的原始凭证,费用按税法规定的要求列支。(三)财务报告风险财务报告风险包括重大事项披露风险和财务指标风险。控制措施:完整准确地披露各项财务指标,为领导决策提供正确及时的会计信息。(四)预算风险预算偏离实际,将导致成本费用控制没有准绳,影响公司经营成果目标的确定,也不能准确地制定业绩考核目标,影响业绩考核评价指标。控制措施:加强公司历年预算执行情况及当前实际运行情
10、况分析,据此合理确定产值利润增长水平及费用控制目标,编制预算。(五)财务管理风险财务管理风险包括核算风险和决策风险。财务管理制度或者会计核算办法执行不到位,可能导致收入与成本的计量不准确,不能真实、准确、及时地反映企业的经营成果和生产经营状况,从而影响企业经营目标的制定;财务决策失误,有可能导致工程投标、项目运作出现资金困难,从而导致最终亏损的结果。控制措施:严格按“财务核算办法”、“费用控制和报销制度”、“项目部财务管理办法”等一系列制度来规范会计核算,控制核算风险;财务部在合同评审过程中加强风险管理意识,注重在付款方式、付款比列、是否垫资等方面提出部门意见,为领导决策提供依据。第十二条 工
11、程管理系统风险及内部控制措施(一)进度滞后风险工程项目建设进度受诸多因素影响,即使经过调查研究,在充分评估影响施工进度因素的基础上,编制出进度计划,但在执行过程中,不可避免地会出现考虑不周或组织不到位的情况,使工程项目进度难以按预定计划执行,给公司带来因进度滞后的违约风险。控制措施:在与业主洽谈合同阶段,注重合同工期的合理性;制定的进度计划要留有余地;执行过程中,运用动态控制原理,不断进行检查对比,找出实际进度与计划进度的偏差及主要原因,采取纠偏措施;要通过专业项目计划、月计划、周计划等分计划的制定、交底和组织实施来保证项目总进度计划的实现。(二)质量风险建筑工程体积大、材料的品种数量多、施工
12、工序繁杂、手工作业量大,容易出现结构安全、使用功能、外观质量等方面的工程质量问题甚至质量事故,给企业带来经济损失和质量违约及投诉风险。控制措施:建立健全质量保证体系;注重施工技术方案、工艺标准和作业指导书对工程质量的保证作用;严格工程用料的管理,不管以何种形式进入施工现场的设备和材料都必须有材质证明文件,并按照相关规范、标准和规定取样复检或试验,严禁未经检验合格的材料用于工程实体;切实加强施工过程管理和工序质量控制,以作业质量控制和严格的验收管理确保工程质量。(三)工程资料收集整理风险工程资料包括工程经济资料和施工文件(其中土建工程施工文件包括施工技术准备文件、施工现场准备文件、地基处理记录、
13、工程图纸变更记录、材料及构件质量证明文件及复试报告、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录等)。这些资料和文件若不能按计划随工程进度完整准确的建立、收集和整理,将给项目的正常施工、分部验收、工程计量、进度款支付以及最后的竣工结算和工程款回收带来众多的风险。控制措施:建立健全资料管理制度;明确资料主管、专管和相关人员的责任;在项目实施策划和工作计划中把资料的建立、收集和整理作为重要内容,列出与工程进度同步的资料明细和资料质量要求,确保工程资料随工程进度及时、准确、完整的建立。(四)技术管理风险施工技术准备和施工过程技术管理工作对工程项目的进度、质量、安全
14、乃至成本起着非常重要的作用,技术方案、措施的失误和过程技术管理的不到位将给项目的质量、安全和效益带来巨大的风险。控制措施:建立健全公司技术管理体系,按要求配足项目技术管理人员;严格要求技术人员在工程开工前研究、熟悉设计图纸,及时编制施工组织设计和施工方案并按规定程序报审,消除方案失误带来的风险,特别是安全风险;切实做好施工过程技术交底、技术监督和技术指导工作,防止技术疏漏对工程质量和施工安全造成不良影响。第十三条 安全环保系统风险及内部控制措施(一)主管部门执法风险建设行政主管部门对项目建设程序、安全开工条件、施工过程安全文明施工管理及现场安全防护执法检查导致项目停工、记发不良行为记录等风险,
15、特别是其中有部分是施工单位无法控制的风险,如建设单位在手续不齐全的前提下要求施工方进场施工等。控制措施:全面实施并推进建设工程标准化管理,避免违法施工,对外界因素影响造成的违法施工,及时保留相关证据并向主管部门说明,做好自我保护。(二)劳务资源风险新的社会保险法规定用人单位必须给所有的务工人员购买基本社会保险,且劳动合同法规定:劳务作业人员在用人单位连续工作12个月以上而未签订合同的,视为已订立了无固定期限劳动合同。该类人员一旦在施工现场发生生产安全事故,除了能依法享受到工伤保险的赔偿外,还能依法以人身损害赔偿起诉施工单位或要求订立无固定期限劳务合同,给依照行业习惯用工的我司带来风险。控制措施
16、:与公司人力资源部协同,组织策划、编写、细化与临聘人员的劳动合同,进一步明确双方的责权利。对施工现场劳务部分,坚决支持有资质的劳务公司进场,化解公司大部分的用工风险。(三)起重设备、周转材租赁风险作为建设行政主管部门重点关注的起重设备和架子材料的安全性问题,在不规范的租赁市场环境和公司目前的管理状态下存在以下风险:1、个别租赁单位或私人供应商有设备合格证、使用登记证等相关证明,但其租赁单位本身并不具备安装资质,于是安装设备的单位资质为多挂靠,甚至有不法商人以假资质蒙混过关,给我司带来风险。2、部分设备的维护、保养无人问津。设备安装完成后,租赁及安装单位对设备本身的维护及保养不重视,而建设工程安
17、全生产管理条例及起重设备安全管理相关说明中一再明确了总承包施工单位在这方面的安全管理职责,责任未分解是我们在管理中一大风险;3、架管、扣件、顶托等周转材料的质量问题多次导致事故的发生,是目前整个建筑行业普遍存在的一大风险。控制措施:公司安环部门牵头对目前整个公司的起重设备进行监督管理,对准备安装起重设备的工地,由项目部组织先对租赁及安装单位进行资格审查后报公司安环部门批准后方可进场。安环部配合物资部加强对架管、扣件、顶托等周转材料的租赁及进场验收安全监管。(四)生产安全事故风险建筑行业属高危行业,安全事故发生频率高,且容易造成较大的人身伤害和财产损失,相关法律法规对发生生产安全责任事故的企业和
18、相关责任人员的处罚力度也非常之大,是我司需重点防范的风险。控制措施:1、安全第一,预防为主,时刻将安全生产工作的重点落实在预防上;2、全面落实安全生产责任制度,将各项制度分解到各个部门及相关责任人员,切实做到“横向到边,纵向到底”;并协同公司各部门、各组织,以创造“党政工团,齐抓共管”的安全管理局面。3、注重安全技术方案和措施,确保安全投入,落实现场安全防护。4、特别注意加强对项目重大危险源的辨识及检测、控制工作,对危险性较大及超过一定规模的危险性较大的分部分项工程予以重点监控,确保不发生“群死群伤”事故。(五)环境保护管理风险对建筑行业来说,污水排放、噪声污染、泥土及建筑垃圾对环境的影响受到
19、人民群众及主管部门的关注,且一旦经过媒体或主管部门曝光,给项目施工和企业形象带来严重影响。控制措施:建设工程经过开工前环境评价后,严格按照环境评价的相关要求组织实施,并倡导“绿色施工”概念,做好环境保护工作。(六)应急突发事件风险人员及周边环境复杂是大部分在建项目面临的实际问题,故打架、斗殴、偷盗、滋事的情况时有发生,给项目的正常施工及人员或财产的安全带来风险。控制措施:加强对项目管理人员应对和处理突发事件的相关法律法规及经验的培训,提升项目部在预防及应对该类事件中的处置能力。第十四条 物资管理系统风险及内部控制措施(一)风险内容(1)物资管理的外因型风险。包括由于自然、国家经济政策、价格变动
20、等造成风险;由于供应商操纵市场带来的价格风险;由于供应商供应的材料质量达不到设计要求造成的的质量风险;因技术进步造成原库存材料被淘汰而产生的技术风险;合同欺诈形成的合同风险等。(2)物资管理的内因型风险。包括计划不准确或计划管理不科学造成的计划风险;采购合同内容不清、履行不当、管理混乱造成的合同风险;材料员对进场材料品种、规格型号、质量、数量把关不严造成的验收风险;供应不及时影响施工生产、库存过多造成资金积压等产生的存储风险;市场价格信息及趋势掌握不准确导致的采购价格风险;材料员业务技能不熟、责任心不强甚或假公济私导致的业务及责任风险。(二)内部控制措施:(1)建立和完善公司的物资管理办法、物
21、资管理程序和市场信息公开制度;推行采购人员准入制度;建立健全内部监控制度,从制度上规避内部风险。(2)从大宗材料集中统一采购入手,强化物资的全面集约化管理,便于监控,最大限度防范价格风险,同时发挥批量优势,降低采购成本。(3)加强材料的招投标管理,严格执行集团公司关于材料招投标的相关规定,凡是符合招投标要求的材料必须走招投标程序,从而选择合适的供应商,并做到每年进行一次供应商复审评定,建立合格供应商名册。(4)强化物资管理从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款、领用和账务处理等所有环节的全过程控制。重点是计划制定、合同签订、材料验收、结算付款四个关键环节的控制。做到计划合理、准确,合
22、同严谨无风险,验收严格、准确无误,结算付款程序合理、规范。(5)加强合同管理,严格合同签订和评审程序。符合合同采购条件的材料必须实行合同采购,并按照制度规定进行合同评审,审查合同的主要条款是否完备、文字表述是否准确、合同签订是否符合法定程序等。同时,建立合同台帐,加强合同管理,随时检查合同的履约情况。(6)建立和加强教育制度。一是要加强材料员的业务技能培训,让材料员掌握本岗位必需的业务技能,提高工作能力。二是通过法制和道德教育,让材料员增强法制和道德观念,做到依法照章办事。(7)开展效能监察,进行绩效评估。通过效能监察能规范管理程序,堵塞漏洞,而进行绩效评估,能发现工作中的不足,实行物资管理的
23、最佳绩效,进而达到防范风险。第五章 风险评估及风险对策第十五条 公司业务开展实行稳健的风险管理理念和程度适中的风险偏好,对于高风险项目采取谨慎介入的态度。第十六条 公司根据所确立的风险管理理念,对可能面临的各类风险进行辨识、分析和评价,并据以提出风险对策。第十七条 公司识别与实现风险管理目标相关的内部风险和外部风险至少应关注以下因素:(一)公司识别内部风险应关注的因素1、公司经理层及其他管理人员的职业操守、员工专业胜任能力等人力资源因素;2、公司组织机构设置、经营方式、资产管理、业务流程等管理因素;3、财务状况、经营成果、现金流量等财务因素;4、合同履约、工程质量、进度等项目管理因素;5、工程
24、安全、员工健康、环境保护等安全环保因素。(二)公司识别外部风险应关注的因素1、经济及产业政策、融资环境、市场竞争、资源供给等经济因素;2、法律法规、监管要求等法律因素;3、安全稳定、地域文化、社会信用、教育水平等社会因素;4、技术进步、工艺改进等科学技术因素;5、自然灾害、环境状况等自然环境因素。第十八条 公司风险分析方法一般采用定性和定量方法相结合。在不适宜采取定量分析,或者用于定量分析所需要的足够可信的数据无法获得,或获取成本很高时,公司可采用定性分析方法。第十九条 公司主要根据风险发生的可能性和影响大小对风险级别做出分析判断,确认哪些风险应当引起重视、哪些风险予以一般关注。第二十条 公司
25、应该根据风险分析的结果,结合风险发生的原因以及承受度,权衡风险与收益,选择风险对策。风险应对方案分规避风险、减少风险和接受风险三种。(一)规避风险:对超出风险承受度的风险,通过放弃或者停止与该风险相关的业务活动以避免和减轻损失。(二)减少风险:指公司在权衡成本效益之后,准备采取适当的控制措施降低风险或者减轻损失,将风险控制在风险承受度之内。(三)接受风险:指公司对风险承受度之内的风险,在权衡成本效益之后,不准备采取控制措施降低风险或者减轻损失的策略。第二十一条 公司建立风险监控报告和预警制度。通过有效的沟通和反馈,使公司领导和有关部门及时了解公司业务和资产的风险状况,相应调整风险管理政策和管理
26、措施。第二十二条 各风险管理责任部门对其风险管理情况实施持续监控,对各类风险信息进行记录、汇总、分析和处理,并保留风险管理记录。各部门所有涉及风险管理的相关资料须向风险管理部门报备。第二十三条 公司的风险报告分为定期风险报告和不定期的专项风险报告。定期风险管理报告是对一个阶段公司经营发展中存在的风险和纠正情况进行的汇总报告;不定期专项风险报告是对监控中或风险专项检查中发现的重大风险或风险隐患问题进行的专项报告。第二十四条 公司相关部门应建立风险预警系统,以发现并应对可能出现的风险:(一)财务预警系统:公司财务部门通过设置并观察一些敏感性财务指标的变化,对可能或将要面临的财务危机进行预测预报。(
27、二)经营管理预警系统:公司经营部及项目经营管理人员根据各个业务环节特有的性质来设计不同的风险控制机制,及时掌握风险的来源和可能的影响。(三)工程管理预警系统:公司工程部及项目部施工、质量管理人员根据项目实际情况,分阶段对可能或将要面临的风险进行预测预报,及时掌握进度、质量及技术资料存在的风险。(四)安全环保系统:公司安环部及项目部施工、安全管理人员根据项目实际情况,对可能或将要面临的风险进行预测预报,及时掌握危险源、环境因素、安全隐患等带来的影响。(五)物资管理系统:公司物资部及项目部材料管理人员根据外部环境、国家政策的变化,对可能或将要面临的风险进行预测预报。(六)全面风险信息报告系统:各部
28、门有责任及时无保留地向公司综合管理部报告有关风险的真实信息。第二十五条 公司应及时对风险进行初步评判,确定是属于一般性风险还是对公司声誉、经营活动和内部管理造成重大影响的风险。对一般性风险,责成风险单位负责人负责组织处理;对可能造成公司危机的重大风险,须由公司决策后处理。第六章 重大风险管理解决方案第二十六条 公司建立灵敏高效的危机处理和应急管理机制,对新出现的、缺乏风险应急预案的重大风险,风险发生部门应会同综合管理部,与相关部门紧急协调,组织人员及时研究制定风险应急方案,并报公司风险管理领导小组审批后实施。第二十七条 危机处理程序(一)成立风险和危机处理机构危机发生后,公司应在第一时间成立危
29、机处理小组,该小组由分管风险管理的公司领导担任组长,分管业务部门领导任副组长。(二)制订危机处理方案危机处理小组应及时根据现有的资料和情报,以及公司拥有或可支配的资源来制订危机处理方案。方案必须体现危机处理目标、程序、组织、人员及分工、后勤保障、行动时间表以及各个阶段要实现的目标,同时还应包括社会资源的调动和支配、费用控制和实施责任人及其目标。方案制订完成并获通过后,应立即开始进行物质资源调配和准备,展开全面的危机处理行动。(三)危机处理1、对于尚未造成社会影响的事件,在对危机事件进行详细的调查了解和核实的基础上,根据法律法规及相关规定,果断做出处理决定,以避免事态的进一步恶化。2、对于已造成
30、社会影响的事件,应保持与社会各方的良好沟通,及时披露事实真相,以助对事件做出客观公正的报道和评价。3、在处理过程中,应处理好与危机事件对方当事人的关系,及时安抚,避免出现纠纷。4、在事件处理的全过程中,危机处理小组均应与当地政府、监管部门保持紧密联系,及时通报事件进展。(四)教训总结与责任认定危机事件处理完成后,危机处理小组应及时提交总结报告,如实反映事件的起因、发生过程、处理方法和结果、责任认定、反映的问题等,并提出整改建议或意见,以避免新的风险和危机发生。第七章 风险管理工作的监督与考核第二十八条 风险管理工作的监督与考核是指对风险管理的效果和效率进行持续监督与考核评价,包括对公司风险管理
31、相关部门的风险管理工作执行情况进行定期检查,对风险管理工作任务完成情况进行考核,并根据监督或考核的结果,对公司风险管理工作进行改进与提升。第二十九条 监察、审计部门对公司风险管理相关制度和流程在各部门的执行情况进行监督和检查,对公司风险管理总体状态和内部控制的效率与效果进行检查和评价,对公司各项经营管理活动和财务收支活动进行审计。第三十条 综合管理部对公司风险管理工作进行总结,对发现的问题及时分析原因,改进管理设计和运行缺陷,并据以修订风险管理相关制度。第三十一条 公司建立多层级风险责任机制。各风险管理责任单位必须评估每一个操作程序所遇到的风险,再把每一个风险细分为次风险,并据此制定风险管理操
32、作程序。各级风险管理单位必须把风险管理的责任落实到每一环节的相关人员,真正做到风险控制责任到人。第三十二条 明确员工及部门的风险管理责任,对于因员工个人风险意识淡漠、操作不当、管理失职等原因,或由于部门制度不完备、工作程序不合理、管理混乱而给公司带来风险或危机并造成损失的,应追究直接责任人或领导的责任,视其给公司造成的损失及影响程度,由监察审计部门提出责令反省、暂停职务、调换岗位等处理处分处罚建议,报请公司批准后,依照纪律或法律法规规定处理。第三十三条 对于完善风险规章制度、防范风险工作积极主动并卓有成效的部门,公司给予表彰与奖励。第八章 附则第三十条 本制度由公司综合管理部负责解释。第三十一
33、条 本制度自发布之日起实施。 二十三冶建设集团房建工程分公司文件管理制度第一章 总 则 第一条 为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。本制度适用于房建工程分公司。 第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,政府有关文件,相关方有关文件,公司上报下发的各种文件、资料。 第三条 公司各类文件由综合管理部归口管理。 第二章 收文的管理 第四条 凡来公司的公启文件均由综合管理部登记签收。 第五条 综合管理部对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”及时进行传阅,并分类登记、编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,
34、也应交综合管理部办理正常手续。 第六条 公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合管理部进行登记、编号、保管,不得个人保存。 第七条 凡正式文件均须由综合管理部部长根据文件内容和性质阅签后,分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司相关领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要立即阅办。 第八条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 第九条 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交综合管理部,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,综
35、合管理部应督促有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 第十条 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,须办理借阅手续,以防止丢失、泄密。 第十一条 文件阅完后,应送交综合管理部,不得横传。 第十二条 综合管理部对文件负有催办检查督促的责任,承办部门征得综合管理部同意后,可以复印或摘抄,原件应及时归档。 第三章 发文的管理 第十三条 上报下发正式文件的权力集中于公司,由综合管理部具体承办。 第十四条 各部门需要发文时,由部门拟稿,并将文件底稿交公司综合管理部审核。公司同意发文时,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。 第十五条 对公司影响
36、较大、较重要的文件,须由公司相关领导会签,总经理签发。一般文件由公司分管领导签发。 第十六条 凡是以公司名义发出的通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报、对外函件,均属发文范围。 第四章 文件的立卷与归档 第十七条 凡下列文件统一由综合管理部负责归档: 1、上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复; 2、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等; 3、党政联席会议、各种专题会议、例会纪要; 4、公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等; 5、有保存价值的来信、来
37、访记录及处理结果; 6、参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等; 7、上级单位领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料; 8、反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品; 9、公司日志和大事记录;公司招投标相关资料; 10、公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。 第十八条 项目部日常工作中形成的文件资料,由项目部负责立卷归档。 第五章 文件的销毁 第十九条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司综合管理部应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。 第二十条 经公司总经理审核同意销毁的文件
38、,应派专车由公司综合管理部护送到指定的纸厂监视销毁。 第二十一条 本制度由综合管理部负责解释,本制度自行文之日起施行。二十三冶建设集团房建工程分公司印鉴管理办法第一章 总 则 第一条 为规范公司印鉴管理,维护企业的合法权益,特制订公司印鉴刻制、启用、保管和使用的规定。 第二条 本规定所指印鉴包括4级:1级印鉴为公司党委公章、行政公章;2级印鉴为工程合同专用章和介绍信专用章;3级印鉴为财务专用章;4级印鉴为综合管理部公章(其他部门公章由部门设专人管理)和项目部公章。 第三条 公司综合管理部为公司内部印鉴管理业务部门,负责公司印鉴的管理、制度的制订和监督执行。综合管理部部长是印鉴管理第一责任人。
39、第二章 印鉴刻制与管理 第四条 所有印鉴均须由公司综合管理部统一刻制。 第五条 印鉴的刻制必须严格审批程序。印鉴须经公司总经理签字同意后方能提请刻制。 第六条 凡以集团公司资质承揽的工程项目所组建的项目经理部刻制印鉴时,须按照集团公司规定办理相关手续,由集团公司总裁办公室统一刻制。 第七条 公司印鉴均由综合管理部统一保管。印鉴的使用 第八条 凡以公司名义行文的请示、报告、公函、通知、合同、协议等书面文件均须加盖公司公章。 第九条 各部门或项目单位需盖公司公章时,须经公司总经理签字同意后,方可加盖公章。因业务紧急、总经理不在而无法签署意见时,必须由总经理委托签字人(必须是公司领导)代为签字,或由
40、公司综合管理部电话请示总经理并得到其许可,由综合管理部部长签字同意后才能加盖公章,但必须在存档文件上注明请示时间。所有委托签字和电话请示同意后的文件必须待总经理回来补签后才能正式将文件存档。 第十条 印鉴领用部门、项目部必须建立印鉴使用和管理制度,确保印鉴实行专人保管,并签订印鉴使用和管理责任状。 第十一条 各类印鉴在使用过程中,专管人员必须坚持原则,加盖印章必须经印章使用审批人签字同意,同时做好印鉴使用记录以备查询和追溯。第四章 印鉴的回收和销毁 第十二条 公司所属各部门、项目部撤销或名称变更后,其所有印鉴必须在15天内交回综合管理部,部门印鉴由公司行文注销,项目部印鉴由公司综合部交回集团公
41、司总裁办公室统一处理。 第十三条 印鉴收回后,因业务关系在处理原项目部遗留问题需使用原印鉴时,须公司开具证明,授权委托人来办理。 第十四条 项目部所有债权债务清理完毕后,由公司综合管理部报请公司总经理同意后,对所有作废印章进行统一回收,上交集团公司销毁。 第五章 责任处罚 第十五条 印鉴在使用过程中,专管人员必须坚持原则,严格公章使用范围,凡因印鉴管理不善造成印鉴超范围使用的,严格追究印鉴管理责任人和印鉴专管人员的责任,情节严重的予以撤职、调离工作岗位直至追究责任人法律责任,五年内不得从事与印鉴管理有关的工作。第六章 附 则 第十六条 本规定由公司综合管理部制订,并由综合管理部负责解释。 第十
42、七条 本规定与国家有关法律、法规相违之处,以国家现行法律、法规为准。本规定未尽事宜,由公司综合管理部修订。 第十八条 本规定自行文之日起施行。二十三冶建设集团房建工程分公司档案管理办法第一章 总 则 第一条 为加强公司档案标准化、现代化管理,充分发挥档案在各项管理中的作用,特制订本制度。本制度适用于房建工程分公司。第二章 档案管理部门 第二条 公司综合管理部归口管理各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等工作。客户档案由公司市场经营部负责建立;工程档案由工程管理部负责建立;财务档案由公司财务审计部负责建立。第三章 档案管理的种类 第三条 法规性文件。包括上级颁发、需
43、企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。 第四条 企业的重大决议。公司组织的相关会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 第五条 计划性文件。包括公司总体规划、生产计划、经营计划、财务计划等。 第六条 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、部门和项目的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 第七条 批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、经营指标以及公司各类命令、工作指示等。 第八条 凭证性文书材料。包括公司各部门上报的,在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、合同书、协议书等原始记录和文本。 第九条 证件性文书资料。包括施工许可证、规划许可证、公司和产品获得各类
44、荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 第十条 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 第十一条 人力资源资料。包括公司各部门的职务任免、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 第十二条 声像制品资料。包括公司重要会议及各部门和项目部在其经营活动或政治、文化娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 第十三条 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 第十四条 技术性资
45、料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 第十五条 实物档案。包括奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等(归档必须有原件,并保持其完好无损)。第四章 档案立卷归档 第十六条 归档原则 公司实行档案集中统一管理的原则。档案应由各部室收集齐全,并进行整理、立卷,定期移交到综合管理部,由档案人员负责审查把关,分类排列上架,编制检索目录,妥善保管。凡属归档范围之内的文件资料,任何人不得据为己有,原件必须送档案管理人员保存。因工作需要使用原件,应经领导批准,方可办理借阅手续,使用后应及时归还。 第十七条归档时间 各部室要按时收(搜)集、整理各类文件材料。文书档案在次年三月底前整理归档,竣工资料在工程竣工
46、后三个月内归档。业务管理档案在项目结束后归档。仪器设备资料档案和声像档案随时归档。 第十八条 归档要求 档案要以全宗为单位,进行科学的分类、排列、编号。凡归档的文件、材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备,并一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水。 第十九条归档手续 各部室向综合管理部移交档案时,必须履行填写交接清单、双方在清单上签字等手续,以备查考。第五章 档案借阅利用 第二十条 档案主要供本公司利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司总经理批准,可查阅无密级档案。 第二十一条 各部室工作人员借阅档案须办理登记手续,按所要查阅的内容,由档案员负责查找,禁止查档人自行翻找。 第二十二条 借阅人员未经许可不得摘录、翻印档案,确因需要摘录、翻印的,必须经综合管理部批准。 第二十三条 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理人员要及时催还。 第二十四条 档案的借阅者应负责档案的完整,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、划线、裁剪、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
