小狐仙操作手册1用户必读.docx

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1、小狐仙操作手册1用户必读小狐仙商务 第1-1页 第一章、 用户必读 第一节、 灵活使用小狐仙 小狐仙商务软件提供了足够的灵活性于适应不同客户的苛刻要求。通过调整系统中以下几方面内容，可以达到个性化的用户要求和量身定做的效果。 缺省设置：通过调整系统的缺省设置，可以达到用户在操作上的个性化要求，提高操作的方便性. 如：减少按键次数,价格的隐藏、开单的方式、单据存盘时是否即时打印、是否即时收付款、产品和客户的主要查询方式、甚至包括键盘的操作速度等等。 单据设置：通过单据设置，用户可以更改单据名称或对单据详细分类，以满足用户对单据的要求。如：可以将销售单改为送货单、其它出库单改为领料单，或将销售单细

2、分为现金销售单、送货单等。 单据格式：通过单据格式设置，可以方便地制作出自己喜欢的多种单据打印格式，可以采用标准打印方式犹如印刷的单据一样、可以使用节省纸张的各种打印方式以降低成本、可以针对不同类型的客户设置不同的打印格式。如：销售单可针对零售客户采用节省纸张打印方式，针对商场、工厂类客户采用标准打印方式，还可以针对不同的产品采用不同的打印方式。 自定义报表：系统中虽然提供了大量的报表，但每一个企业有自己的管理要求，通过自定义报表可以产生适应企业管理要求的各种特殊统计表。如：可以自定义一份针对某一个代理产品的销售统计表、针对商场类客户的销售统计表等。 第二节、 系统的组成 小狐仙商务系统由商务

3、主系统、FTP自动传输子系统、打印服务子系统、前台数据传输子系统、POS收款子系统、电话精灵(来电管理)子系统、小狐仙商务 第1-2页 条码打印侦探等七个系统组成： 小狐仙商务主系统(如图1.1)：包括进、销、存及简易财务，分成六大模块，是小狐仙商务系统必要系统。 采购管理：提供采购询价及价格比较、采购订货、采购入库、采购退货等功能；提供相关报表，如：订单交货控制表、采购统计表；提供有快速开单和标准开单模式；具有自动产生采购订单、采购退货单的功能；入库时可即时调整售价和增加新产品。 销售管理：提供报价、客户订货、销售、销售退货等功能；提供相关报表，如：订单交货控制表、各种销售统计表、销售毛利表

4、、业务员销售业绩表等；提供有标准开单和快速开单模式；提供有8种价格方案，具有自动提示售价功能；具有低于最低售价或高于上次售价时系统报警功能，具有库存不够时报警功能；提供有销售折扣和折让方式。 标题行 菜单行 六大模块 各模块流程图 退出钮按 操作提示行 小狐仙商务 第1-3页 库存管理：提供有其它入库、其它出库、商品组装、拆卸、商品盈损、库存调整等功能；提供有相关报表及账本，如：库存报表、待采购报表、呆滞商品报表、盈损报表、库存报表、待采购报表、商品呆滞报表、商品进出明细账；提供分类盘点方式，可以多次盘点。 财务管理：提供有收款、付款、对帐、日结功能；提供有相关报表及账本，如：收付款统计表、收

5、付款计划表、应收汇总表、应付汇总表、现金银行明细账、应收应付明细账、各种费用统计表、营业日报表等；可按客户、按单进行货款结算；收付款单有错时自动提示功能。 系统管理：提供有操作员权限分工、系统设置调整、数据备份及恢复、数据清理、自动维护等功能。通过系统管理功能，可以确保数据的安全、自动解决系统中运行过程中所出现的故障。 新增功能：为了使系统适应管理方式的变化和管理要求的提高，我们将不断推出新的功能，你可以通过网站下载新增功能或通过电话索取新的版本。另外，我们将较少用到的功能也会放置在新增功能模块中：如：提成工资、远程数据传输、专柜管理、包装物管理、派车管理等，用户可以为常用新增功能设置快捷键，

6、以提高操作的方便性。 打印服务系统：是必备的附属子系统，提供了打印管理功能，在安装小狐仙商务系统时，系统会默认安装。 FTP数据传输系统：是附属子系统，主要提供数据实时自动备份功能、实现远程数据的传输和接收、实现促销价格的自动启用和恢复。因此，对需要自动备份、促销功能的用户，以及要求公司与分公司、门市与公司、门市与仓库间进行数据传输的用户，必须安装该系统。 POS收款系统：是附属子系统，用户商场、超市、专卖小狐仙商务 第1-4页 店的柜台收款，可以使用条码录入产品或通过产品编号录入产品。 前台数据传输：是附属子系统，用于POS收款系统和商务主系统间的连接。具有自动将后台中修改、增加的产品资料、

7、客户资料传输到POS系统中，具有将POS系统中的收款单转入至后台的功能。因此，使用了POS系统的用户，必须安装前台数据传输子系统，否则，POS系统无法与后台的商务系统连接。 条码打印侦探：是附属子系统，用于打印产品条形码。可通过商务系统中产品资料的打印、增加、修改功能发出条码打印请求，也可以在做采购入库单或销售单时发出条码打印请求，条码侦探在侦测到打印请求时，将自动打印条形码，用户可将条形码贴在产品上。 小狐仙商务 第1-5页 指定后台商务系统位置 小狐仙商务 第1-6页 指定后台商务系统位置 小狐仙商务 第1-7页 第三节、 系统操作 一、快捷键 鼠标操作虽然简单，但在大量数据操作时，却不如

8、键盘操作速度快。因此，系统中提供了大量快捷键来代替鼠标，以提高操作速度和系统的实用性。 快捷键分为两种：单键快捷键和组合快捷键。 常用的单键快捷键有 +、*、/、DELETE、HOME、END、ESC、F2、F8、F9 等键，系统在运行时，将会在屏幕底部的操作提示行中提示可用快捷键及相应的功能，因此，用户应注意提示行的提示内容。 组合快捷键有ALTO、ALTQ、ALTE等，通常用于按钮中，在按钮上将标出所使用的字母，这些字母与ALT键联合使用时，相当于用鼠标的左键点击该按钮。操作时应先按住ALT键不放，然后再按住相应的字母，再一起放开。 按ALTO相当于点击确认按钮 按ALTQ相当于点击取消按

9、钮 按ALTB相当于点击预览按钮 二、系统提示 在使用系统过程中，系统有许多提示，分为两大类：操作提示、警告类提示、报警类提示、询问类提示，用户应注意提示内容。 u 操作提示：在系统的最底行是操作提示行，显示光标所在位置的操作方法。如果WINDOWS的任务栏没有设置成自动隐藏，将遮住提示行。建议用户将WINDOWS的任务栏设置为自动隐藏。 小狐仙商务 第1-8页 光标在客户编号时的操作提示 u 警告类提示：图1.8-1是操作员进入自动维护功能时所出现的警告提示。它告诉操作员自动维护功能要求独占系统，现在仍有其它用户在使用系统，暂时不能执行本功能，用户回车即可。 u 报警类提示：图1.9是操作员

10、在开销售单过程中填写单价时所出现的报警提示。它告诉操作员所填写的单价低于最低售价。操作人员有两种选择一光标所在位置 小狐仙商务 第1-9页 是退回修改单价，二是跳过去不修改单价。如果要修改单价可直接回车，如果不要修改单价，可按N或按键将光标移到“否”按钮上，然后回车。 u 询问类提示：图1.10是操作员在按打印预览按钮时，所出现的询问提示。如果要把内容直接从打印机中打印出来，直接回车；如果想预览查看打印效果，请按N或按键将光标移到“否”按钮上然后回车；如果既不打印也不预览，请光标所在位置 按ESC键或按键将光标移到“取消”按钮上然后回车。 三、帮助录入 在开单时，我们要填写产品、客户或供应商。

11、为了提高开单速度，我们将大量的资料预先建好，并保存在相应的资料表中，如产品资料表、客户资料表、供应商资料表，在开单时只需将这些资料调过来即可。 为便于操作人员快速找到这些资料，系统提供了帮助录入方法，只要录入不正确，系统将提供选择窗口，供用户选择。为了使系统提供的帮助更加准确，要求用户提供较准确的信息，并选择最佳帮助方式。 u 帮助录入客户：系统提供了4种方式帮助查找客户，即按编号查找、按记忆码查找、按名称查找、按电话查找。 当你知道客户编号的前几位时，你可以填写所知道的编号。 例：查找佳盛。输入A13然后回车。 小狐仙商务 第1-10页 1.输入客户编号前几位 2.在选择窗口中，自动找到编号

12、为A13开头的客户 3.按编号排序 当你在建立客户资料时，为客户建立了记忆码，可输入记忆码查找。 例：查找豪发。输入“/2HF”，其中/2表示按记忆码查找客户。 1.输入/2HF 3.按记忆码排序 2.在选择窗口中，自动找到记忆码为HF的客户 如果在建客户资料时没有建记忆码，可按客户名称查找，提供模糊查找。 例：查找佳盛。输入“/3佳”，其中/3表示按名称查找。 小狐仙商务 第1-11页 2.在选择窗口中自动找到名称中含有“佳”字的客户 1.输入/3佳 如果你记得客户电话时，且登记在客户资料中，可按电话查找。 例：查找客户莞城副食，电话为2238089，输入“/42238”，其中/4表示按电话

13、查找，电话号码可以不输完整。 1.输入/42238 2.在选择窗口中，自动找到电话为2238开头的客户 3.按电话排序 u 帮助录入供应商：方法与帮助录入客户相同。 u 帮助录入产品：系统提供了7种方式帮助查找产品，即按编号查找、按记忆码或条码查找、按品名查找、按规格查找、按产地查找、按颜色查找、按记忆码或条码后6位查找。 因每一个用户对产品的描述有可能不一样，如编号有可能改为型号、品名可能改为品牌、颜色改为大条码等，因此在实际使用时，小狐仙商务 第1-12页 应注意系统的提示，本手册中以通用叫法为准。 按编号查找：如果你记得产品编号的前几位，可输入产品前几位编号。 例：查找加加酱油，加加酱油

14、的编号为0106开头，输入“0106”并回车 1.输入0106并回车 2.在选择窗口中自动找到0106开头的产品 3.按编号排序 按类号+产品编号的查找：如果你记不住产品的编号前几位，你可以输入产品的类号，系统会首先提供分类表供你选择，然后再进入产品选择窗口供你选择产品。 例：查找加加酱油，现只知道大类号为01，可输入“01.”然后回车，系统将提供分类表供你选择，在分类表中选择加加系列后，系统将进一步提供产品选择窗供你选择产品。 小狐仙商务 第1-13页 2.提供类别选择表，在此选择类别 1.输入01. 3.自动找到0106类产品，在此选择具体产品 按记忆码或条码查找：如果在建产品资料时为每一

15、个产品均设有记忆码，你可以很容易找到产品。记忆码通常用品名或品牌的拼音缩写表示。 例：查找三九味精，可输入“/2SJ”，图1.16。 小狐仙商务 第1-14页 1.输入/2SJ 2.自动找到记忆码为SJ的产品 按类号+记忆码查找：因产品的记忆码重复现象较多，如三九牌产品的记忆码为SJ，三角牌产品的记忆码也为SJ。解决的办法有两种，一是记忆码设置长一些中，二是查找时指定类号。因为同一类中重复的记忆码较少，且可以提高查询速度。 例：查找三九味精。因三九味精的类号为01，可以输入“/201.SJ”。因输入的类号不完整，系统提供类号选择表供用户选择，选好类别后，系统将找到指定类别产品中记忆码为SJ的产

16、品，并提供产品选择表。 1.输入/201.SJ 2.选择三九系列 小狐仙商务 第1-15页 3.自动找到0102类中记忆码为SJ的产品 按品名查找：如果在建产品资料时没有设定记忆码，可按品名查找产品。系统提供了模糊查找方式，因此可输入品名中的任可文字。 例：查找三九味精，用户可以输入“/3味精”(/3表示按品名查找),。 2.自动找到品名中含有1.输入/3味精 三九的产品，且按“三九”所在位置排列 按类号+品名查找：按品名查找虽然方便，但因使用了模糊查找方式，因此在产品较多时查找速度较慢。为了提高查找速度，用户可以指定要查找产品的类号。 例：查找三九味精，因三九产品的类号为01，可以输入“/3

17、01.味精”。因未指定具体的类号，因此，系统将首选提供类别选择窗供用户选择类别，在选好类别后，系统将进一步提供产品选择窗供用户选择产品。指定类别后的查询速度要比未指定类别时要快很多。 1.输入/301.味精 2.选择三九系列 3.自动找到0102类中，且品名中含有“三九”的产品 按规格及类号+规格的查询方式与按编号查询方式相同。 按产地及类号+产地的查询方式与按编号查询方式相同。 按颜色及类号+颜色的查询方式与按编号查询方式相同。 按条码后6位的查找：因条码位数较多，因此系统提供了按条码后6位的查询方法。 小狐仙商务 第1-17页 例：查找条码后6位为658163的产品。输入“/7658163

18、”，因产品条码后6位重复的比较少，在没有重复时，系统不会弹出选择窗，而填写找到的产品。如果后6位有重复时，系统将提供选择窗。 输入/7658163后，自动找到条码为：6921539658163的产品，编号为：010402，品名为：享通麻婆豆腐 四、快速查询 为了提高系统的实用性和操作的方便性，我们提供了快速查询方法。快速查询方法既简单又方便，与一般查询方式不同： 一般查询方法是：点击查询按钮，然后在查询窗口中找到相应的项目再填写查询内容，最后按确定，此时系统才按提供的条件查询。 快速查询方法是：在表格中直接输入“/数字”选择查询方式，然后在表格中直接输入要查询的内容，一边输入系统一边查找。 在

19、产品资料、客户资料、供应商资料查询或选择窗口中均提供有快速查询方式，下面以产品资料为例。 例1：产品资料选择窗口中的快速查询。 例2：在产品资料选择窗中切换查询方式 小狐仙商务 第1-18页 在表格中输入02，显示在此 在表格中输入02，快速找到02开头的产品 在表格中输入0202，显示在此 在图1.20-1基础上再输入02后，快速找到0202开头的产品 小狐仙商务 第1-19页 1.现在按产品编号查询 2.在表格中输入/3，转为图1.21-2的品名查询 3.改为按品名模糊查询，在表格中输入品名将快速找到。 u 所输入的查询内容反映在右上角中，如果输入错误，用户可以按退格键删除输入的内容。 小

20、狐仙商务 第1-20页 u 所输入的查询内容稍待片刻将自动清除，因此在输入查询内容时，要连续输入，相隔时间不能太长，否则会误认为下一个查询内容。相隔时间长短由缺省设置中的击键速度决定，击键速度快相隔时间短。 u 在表格中按光标移动键也会清除输入的内容。 五、快速增加、修改资料 在产品资料选择窗、客户资料选择窗、供应商资料选择窗中均允许快速增加、修改相应的资料。 在开入库单时，经常有新增加的产品要求加入到产品资料中、有新的供应商要增加到供应商资料中；而在开销售单时，经常有产品要求调整售价、有新客户要求加入到客户资料表中。在这种情况下，用户无须转到产品资料建立窗口、客户资料建立窗口、供应商资料建立

21、窗口。 在资料选择窗中按+键，将弹出增加窗口 在资料选择窗中按-键，将弹出修改窗口 在资料选择窗中按DELETE键，将询问是否删除资料。 例：在图1.21-2中的产品选择窗中输入-号，系统将弹出修改“华多料酒”的窗口。 六、批量选择产品 在产品资料选择窗中，系统提供了批量选择产品方式，方法如下：按CTRL选定，按CTRL+去除选定。 被选定的产品底色变为桔红色，退出产品资料选择窗口时，系统将选定的产品自动填写在单据中。 小狐仙商务 第1-21页 底色为桔红色的产品被选定 CTRL+选定 CTRL+去除选定 第四节、 注意事项 许多客户在购买软件后，以为万事大吉，事实上并非如此。如果要想使系统发

22、挥应有的作用，保证系统正常运作，请注意以下问题： 小狐仙商务 第1-22页 1. 在安装小狐仙商务软件之前，请将你的要求详细向经销商提出，良好的沟通和密切的配合，是确保系统正常实施和发挥作用的前提。 2. 电脑硬件是软件运行的基础，如果硬件经常出现问题，将难以保证软件的正常运行及数据的安全，对不合格的硬件应予淘汰或对硬件进行升级，不可将就。 3. 与经销商一起做好客户、供应商、产品的分类方法及编号方式的规划，并严格执行，确保资料容易查询、并产生各种相应的统计报表。 4. 认真做好售价的规划工作，即销售方案。 5. 认真细致建立资料。资料是系统的根本，如果资料建立不完整或错误，有可能导至严重后果

23、，不可贪快。 6. 在安装小狐仙商务软件前，请调试好操作系统、打印机、网络。在调试正常后，请不要随意修改或调整设置，也不要将电脑提供给非正规操作人员使用，以免无意中修改了系统设置。 7. 建议将小狐仙商务系统安装在D盘，而不是安装在C盘，以免操作系统损坏时，造成对数据的丢失。 8. 在系统全部调试正常后，建议使用GHOST对C盘做好备份。以便在硬件或操作系统出现故障时，快速恢复。 9. 虽然系统提供有自动维护功能，但我们仍然希望用户每天做好备份工作，通过恢复备份来解决问题是一条最有效的途径，同时可以免受经销商的影响。 10. 系统所偍供打印预览功能仅作查看打印效果之用，并不能代替实际打印。因此，在打印单据及报表时，请不要通过预览功能来打印。 11. 为了保证在网络下使用时库存的真实性，系统采用了实时库存处理方法。即在开销售单、入库单等涉及库存的单据时，当填写完数量后，系统将即时修改库存，而不是在单据存盘时才来修改库存，以防止多个用户选择同一产品时，造成用户所见库存的虚假性。因此，用户所开的临时单已经修改了库存，不能长期保留，应该及时将临时单转为正式保存或取消临时单，否则将影响库存的真小狐仙商务 第1-23页 实性。 12. 无论你有何种建议或想法或问题，请及时与经销商取得联系。